TRONDHEIM KOMMUNE. Økonomistyring ved Barne og familietjenestene i Trondheim kommune

Transkript

1 TRONDHEIM KOMMUNE Økonomistyring ved Barne og familietjenestene i Trondheim kommune Januar 2005

2 Forord Denne rapporten oppsummerer resultatet av undersøkelsen Økonomistyring ved Barne- og familietjenestene i Trondheim kommune. Rapporten har sin bakgrunn i de store overskridelser innenfor Barne- og familietjenestene. I tillegg til denne rapporten har enhet for revisjon og resultatkontroll utarbeidet en rapport som omhandler økonomistyringen ved hjemmetjenestene, Økonomistyring ved Hjemmetjenestene i Trondheim kommune. Prosjektgruppa har bestått av Elin Ingeborg Vassmo (prosjektleder), Børge Sundli, Thomas Furunes og Magnar Andersen. Arbeidet med denne rapporten er gjennomført av Elin Ingeborg Vassmo og Børge Sundli, mens Thomas Furunes og Magnar Andersen har jobbet med rapporten innenfor hjemmetjenestene. Undersøkelsen ble gjort i løpet av høsten Rapporten har vært på høring til rådmannen i perioden til Trondheim Per Olav Nilsen Direktør Elin Vassmo revisor Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

3 INNHOLD Sammendrag Bakgrunn Problemstillinger Rammeverk for vurderingskriterier KOMMUNELOVENS BESTEMMELSER TRONDHEIM KOMMUNES ØKONOMIREGLEMENTET BYSTYREMERKNAD ETTER MERFORBRUK 1. TERTIAL STANDARD FOR INTERN KONTROLL VURDERINGSKRITERIER Metode og gjennomføring Beskrivelse av tjenesteområdet ORGANISERING AV BARNE- OG FAMILIETJENESTENE BARNEVERNSFORSØKET ØKONOMI SAMMENLIGNING MED ANDRE KOMMUNER Resultater BASERER BUDSJETTET SEG PÅ FORVENTET UTVIKLING? ER BUDSJETTET FULLSTENDIG? DEKKER BUDSJETTET ENHETENES BEHOV? ER RAMMER OG MÅLSETTINGER UTARBEIDET, KOMMUNISERT OG KJENT FOR ENHETENE? ER HINDRINGER SOM STÅR I VEIEN FOR Å NÅ MÅLENE IDENTIFISERT OG HÅNDTERT? ER DET LOJALITET MOT MÅLSETTINGER OG RAMMER? ER RELEVANT OG NØDVENDIG KOMPETANSE MHT ØKONOMISTYRING TILGJENGELIG? HAR ENHETENE TILGANG TIL NØDVENDIG ØKONOMISTYRINGSVERKTØY? BLIR MÅLSETTINGER FOR ENHETENE FULGT OPP OG RAPPORTERT? HAR RÅDMANNEN GITT MELDINGER TIL BYSTYRET VED VESENTLIGE ENDRINGER? Revisjonens vurderinger BASERER BUDSJETTET SEG PÅ FORVENTET UTVIKLING? ER BUDSJETTET FULLSTENDIG? DEKKER BUDSJETTET ENHETENES RESSURSBEHOV? ER RAMMER OG MÅLSETTINGER UTARBEIDET, KOMMUNISERT OG KJENT FOR ENHETENE? ER HINDRINGER SOM STÅR I VEIEN FOR Å NÅ MÅLENE IDENTIFISERT OG HÅNDTERT? ER DET LOJALITET MOT MÅLSETTINGER OG RAMMER? ER RELEVANT OG NØDVENDIG KOMPETANSE MHT ØKONOMISTYRING TILGJENGELIG? HAR ENHETENE TILGANG TIL NØDVENDIG ØKONOMISTYRINGSVERKTØY? BLIR MÅLSETTINGER FOR ENHETENE FULGT OPP OG RAPPORTERT? GIR RÅDMANNEN MELDINGER TIL BYSTYRET VED VESENTLIGE ENDRINGER? Konklusjoner Rådmannens høringsuttalelse Revisjonens kommentarer til Rådmannens uttalelse...45 Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

4 Sammendrag Bakgrunn og problemstilling Bakgrunnen for undersøkelsen er at det over en periode på flere år har vært store overskridelser innenfor lovpålagte tjenesteområder i Trondheim kommune. Kontrollkomiteen besluttet derfor våren 2004 at enhet for revisjon og resultatkontroll skulle gjennomføre en undersøkelse rettet mot økonomistyringen i Barne- og familietjenestene. Hovedproblemstillingen er: Hvorfor har Trondheim kommune store overskridelser i forhold til vedtatt budsjett på barne- og familietjensteområdet? For å svare på dette spørsmålet, definerer revisjonen følgende delproblemstillinger: I. Er budsjettet realistisk? II. Er det god økonomistyring? III. Er rapporteringen til bystyret i tråd med kommunelovens bestemmelser? Revisjonens vurdering av delproblemstillingene er basert på kommunelovens bestemmelser, Trondheim kommunes økonomireglement og bystyremerknad i forbindelse med behandlingen av bystyresak 0099/04 og en internasjonal standard for intern kontroll der økonomistyringen er et viktig element. Revisjonskriteriene og de funn og vurderinger som revisjonen har gjort, vil bli gjennomgått nedenfor. Undersøkelsen er gjort ved gjennomgang av budsjett og økonomiplaner, tertial- og årsrapporter, bystyresaker, interne dokumenter i forbindelse med omorganisering av tjenesteområdet og oppstart økonomistyringsprosjekt, samt sammenligning av barnevernstall med andre kommuner. Undersøkelsen bygger også på verifiserte intervju med kommunaldirektør for oppvekst og utdanning, en rådgiver i rådmannens fagstab med spesielt ansvar for Barne- og familietjenestene, tre økonomimedarbeidere ved Økonomitjenesten, tre enhetsledere innenfor forvaltningsenhetene (bestillerfunksjonen) og enhetsledere innenfor Omsorgsenheten, Ressurssenteret og Avlastningstjenesten for barn og unge (utførerenhetene). For en beskrivelse av Barne- og familietjenesteområdet i Trondheim kommune, viser vi til rapportens kapittel 5. Resultater og vurderinger 1. Baserer budsjettet seg på forventet utvikling? Bruker- og kostnadsveksten som ble lagt til grunn innenfor barnevernet og avlastningstjenesten var for lav i budsjett for 2003 og Den sterke aktivitetsveksten spesielt i 3. tertial 2003 resulterte i et merforbruk på 22,5 mill. kroner. Aktivitetsveksten i egne kommunale tjenester som ble lagt til grunn for budsjettet for 2004 ble derfor for lav. I tillegg var inngangsverdien og beregning av vekst som staten la til grunn i barnevernsforsøket for 2004 for lav. Revisjonen mener at det bør legges mer vekt på den generelle veksten i barnevernet i de store byene når det gjøres kostnadsberegninger som grunnlag for budsjettarbeidet i Trondheim kommune. Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

5 For å tilpasse seg den økonomiske rammen på tjenesteområdet ble det i budsjettforslaget for 2003 og 2004 lagt inn krav om effektiviseringer og kostnadskutt. Innsparingstiltakene for 2003 hadde ikke tilsiktet effekt. I tillegg var aktivitetsveksten større enn forutsatt i budsjettet for Revisjonen mener at det var knyttet vesentlig usikkerhet til den økonomiske virkningen av innsparingstiltakene. Når det gjelder innsparingstiltakene i 2004 har de gitt resultater på flere områder. Revisjonen mener dette skyldes at rådmannenen er med og planlegger hvordan innsparingstiltakene skal gjennomføres i praksis og har tett oppfølging underveis mot enhetene for å få den effekten som ønskes oppnådd. 2 Er budsjettet fullstendig? Det går frem av budsjettforskriftene at årsbudsjettet skal være fullstendig. En forståelse av begrepet er at alle kjente inntekter og utgifter skal være med i årsbudsjettet. Det er et minstekrav at ingen større budsjettposter må være utelatt. Revisjonens gjennomgang av 2004-budsjettet på enhetene innenfor Barne- og familietjenestene avdekker ingen tilfeller der budsjettet er ufullstendig eller områder som det ikke er budsjettert for. Statens finansiering av Barnevernsforsøket og Ressurskrevende brukere er ikke inntektsført på Barne- og familietjenesten, men er inntektsført sammen med de frie inntektene i Revisjonen mener at dette ikke endrer prioriteringen av ressursene på området, men at det har betydning for hvilken informasjon regnskapet gir til brukerne av regnskapet og politikerne. I forhold til helheten vurderer revisjonen budsjettet som fullstendig. 3 Dekker budsjettet enhetenes behov? Budsjettene innenfor de bydelsevise forvaltningsenhetene og tiltaksenhetene har vært fordelt etter kriteriemodeller. Når det gjelder budsjettene innenfor de byomfattende enhetene som Omsorgsenheten, Ressurssenteret og Avlastningstjenesten er de fordelt etter til dels historiske budsjett og dels etter fordeling av årsverk besluttet gjennom prosjektet Felles Dør. Etter revisjonens mening dekker ikke budsjettet enhetenes ressursbehov godt nok ved forvaltningsenhetene. Dette har sammenheng med generelt press på tjenesteområdet og fordeling av budsjettet til forvaltningsenhetene innenfor Barne- og familietjenestene. Det er mye som tyder på at kriteriemodellene ved forvaltningsenhetene ikke har tatt tilstrekkelig hensyn til forskjellig press og fordeling av plasser i egne eller kjøpte institusjoner. I økonomistyringsprosjektet er det et forslag til endringer som vil bidra til å rette på skjevheter mellom bydelene. Revisjonen mener dette er viktige tiltak for å få til en bedre og riktigere budsjettfordeling mellom forvaltningsenhetene. Tatt i betraktning at flere av de byomfattende enhetene er nye enheter i 2004, mener revisjonen at fordelingen av budsjett til disse enhetene har vært bra i Er rammer og målsettinger utarbeidet, kommunisert og kjent for enhetene? Rådmannens viktigste verktøy for å kommunisere rammer og målsettinger til enhetene er lederavtalen. Revisjonen mener kravet om at enhetene må styre innenfor vedtatte budsjettrammer går klart fram av lederavtalen. Rådmannen og enhetene mener det er lagt opp til en god formidlingsprosess av budsjettet. Økonomitjenestens rolle i dialogen med enhetene er et viktig bidrag når rammer og målsettinger gjøres kjent. Lovens bestemmelser om pliktmessige ytelser er tydelig på reglene for omsorgsovertakelse. Rådmannen mener det kan diskuteres alternative måter å oppfylle loven på. Rådmannen har formidlet overfor enhetene at vedtak skal fattes ut fra et faglig forsvarlig minimumsnivå. Revisjonen mener det er av vesentlig betydning at det gis klare nok rammer og målsettinger for Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

6 de ytelsene som gis med bakgrunn i skjønnsutøvelse innen Barne- og familietjenestene. Vi mener at det bør utarbeides mer klare føringer for den individuelle skjønnsutøvelsen. Vi ser at kommunen har tatt tak i dette ved å sette ned en gruppe som skal se på mulighetene for å utarbeide standarder i barnevernet. 5 Er hindringer som står i veien for å nå målene identifisert og håndtert? Rådmannen viser til at vekstfaktoren er vanskelig å beregne innenfor Barne- og familietjenestene. Revisjonen mener at uforutsigbarheten er en faktor rådmannen kan identifisere og håndtere bedre og ta større hensyn til den i budsjettarbeidet og økonomioppfølgingen. Rådmannen viser til at tilretteleggingen av den nye Barne- og familietjenesten, innføring av forvaltnings/ tiltaksmodell, ny bydelsstruktur og igangsetting av barnevernsforsøket har ført til en krevende driftssituasjon for enhetene. Det ble utarbeidet en risikoanalyse i forbindelse med dette. Revisjonen er av den oppfatning av at rådmannen burde håndtert de identifiserte risikoene på området bedre. Dette gjelder identifisert sårbarhet når det gjelder bemanning og saksbehandlerkapasitet ved to av de nye forvaltningsenhetene. Revisjonen mener det blir viktig å gjennomgå rutinene for saksbehandling ved forvaltningsenhetene og tiltaksenhetene for å se om saksbehandlingen kan effektiviseres. Vi anser det som et viktig tiltak at rådmannen besluttet å starte opp et økonomistyringsprosjekt på tjenesteområdet i Flere av delprosjektene har som målsetting å få bedre kontroll og styring på økonomien innenfor Barne- og familietjenesten. 6. Er det lojalitet mot målsettinger og rammer? Gjennom intervju går det frem at de fleste enhetslederne har vilje til å utøve styring og kontroll. Revisjonen er enig med rådmannen i at flere enhetsledere innenfor den tidligere hjelpetjenesten og avlastningstjenesten har hatt problemer med å tilpasse tjenesteproduksjonen til vedtatte budsjettrammer på grunn av mangler ved styringsverktøy og støtte på økonomistyring. Revisjonen mener at faglig skjønnsutøvelse på tjenesteområdet ikke har vært godt nok tilpasset økonomisk tankegang. Gjennom samtaler med rådmann, rådgiver i fagstaben, Økonomitjenesten og enhetsledere går det frem at det har skjedd forbedringer mht fokus på styring og kontroll på tjenesteområdet i Revisjonen mener at det er igangsatt flere viktige delprosjekter i 2004 innenfor økonomistyringsprosjektet for å løse noen av utfordringene enhetene har mht økonomistyring. 7. Er relevant og nødvendig kompetanse mht økonomistyring tilgjengelig? Økonomitjenesten er styrket med to personer i 2004 og består nå av tre personer med ansvar innenfor Barne- og familietjenesten. Det har vært gjennomført et opplæringsprogram i økonomistyring høsten 2003 og våren 2004 hvor halvparten av lederne innenfor tjenesteområdet deltok. Revisjonen mener at det er en forutsetning for god økonomistyring at det er økonomisk kompetanse tilstede tilpasset enhetenes behov. Vår undersøkelse viser at det har vært for dårlig støtteapparat og hjelp til enhetene til å foreta nødvendige økonomisk styringsgrep i egen organisasjon. Styrkingen av Økonomitjenesten i 2004 innenfor Barne- og familietjenestene har ført til at enhetene gis mer støtte og følges bedre opp. Rådmannen mener at enhetene har et selvstendig ansvar for å tilegne seg og å besitte nødvendig økonomisk kompetanse. Dette mener revisjonen er uheldig og kan føre til stort sprik i kvaliteten på økonomistyringen ved de forskjellige enhetene. Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

7 8 Har enhetene tilgang til nødvendig økonomistyringsverktøy? De fleste enhetene innenfor Barne- og familietjenesten mener det burde vært satset mer på å utvikle gode styringsverktøy for å kunne forenkle informasjonsbehovet innenfor økonomistyring. Revisjonen ser klart at tonivåmodellen og det utstrakte ansvaret som er lagt på enhetslederne, fordrer at nødvendig økonomistyringsverktøy er tilstede for enhetene. Inntrykket etter våre undersøkelser er at det ikke har vært lagt godt nok til rette for at lederne skal ha tilgjengelig oppdatert styringsinformasjon til rett tid. Dette har gjenspeilet seg i dårlig kvalitet i prognosene fra enhetene. Revisjonen vurderer det nyetablerte styringsverktøyet kostnadsberegning av vedtak som et viktig skritt i riktig retning. Dette vil være med på å sikre blant annet kvalitet og sammenligninger mellom bydelene. Selv om det er satt i gang en del tiltak i løpet av 2004, er det fortsatt mangler ved økonomistyringsverktøyene innenfor Barne- og familietjenesten. 9 Blir målsettinger for enhetene fulgt opp og rapportert? Lederavtalen er rådmannens viktigste styringsverktøy. Oppfølging av målene i avtalen skjer to ganger pr. år gjennom rådmannens kontaktperson. Tertialrapportene fra enhetene er det viktigste verktøyet for rådmannen for å følge opp økonomien ved enhetene. Etter revisjonens mening er det svakheter i rådmannens system for tilsyn og kontroll med økonomistyringen på tjenesteområdet. Revisjonen stiller spørsmål ved om tertialrapportering er tilstrekkelig for rådmannen i tider med stort press på tjenestetilbudet. Revisjonen mener at rådmannen burde stilt krav om månedlig rapportering av regnskapet i forhold til budsjett. Dette er viktig for at enhetene selv skal ha styring og kontroll. I tillegg vil da rådmannen og Økonomitjenesten bli informert så tidlig som mulig om negativ utvikling på enhetene. De enhetene som praktiserer månedlig rapportering har god erfaring med det og mener det gjør det lettere å ta inn et eventuelt merforbruk. 10. Gir rådmannen meldinger til bystyret ved vesentlige endringer? Politikerne fikk informasjon om merforbruket på tjenesteområdet i 2003 da årsregnskapet ble lagt frem for politisk behandling i mars Rådmannen mener det var uheldig at politikerne ble informert så lenge etter at resultatene var kjent. Rådmannen mener det er viktig for bystyret at de til enhver tid blir holdt informert av rådmannen om endringer av betydning i organisasjonen, slik at de kan utøve den myndighet som er tillagt bystyret etter kommuneloven. Etter revisjonens vurdering burde rådmannen informert bystyret på et tidligere tidspunkt om den store overskridelsen på tjenesteområdet i 2003, ettersom det fikk følger for aktivitetsnivået i Konklusjoner Revisjonen vil konkludere med følgende: I. Er budsjettet realistisk? Budsjettet for 2003 og 2004 avspeiler ikke bruker- og kostnadsveksten på tjenesteområdet. Selv om beregning av vekst på tjenesteområdet kan være komplisert og uforutsigbar, er det utviklingstrekk på landsbasis som gjør at Trondheim kommune bør legge vekt på større vekst i kostnadsberegningene for budsjettarbeidet. Innsparingstiltakene som ble lagt til grunn i budsjettet for 2003 har ikke hatt forventet effekt. Revisjonen ser at god planlegging, gjennomføring og tett oppfølging av enhetene, har gitt bedre effekt av foreslåtte innsparingstiltak i budsjettet i Revisjonen har ikke avdekket tilfeller der budsjettet er ufullstendig eller områder som det ikke er budsjettert for. Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

8 Revisjonen mener at det er behov for en bedre kriteriefordeling av budsjettet til forvaltningsenhetene. II. Er det god økonomistyring på området? De økonomiske rammene er kommunisert og kjent for enhetene i barne- og familietjenestene. Revisjonen mener at det ikke er gitt klare nok rammer og målsettinger for enhetene når det gjelder den individuelle skjønnsutøvelsen i barnevernet og at det bør utarbeides mer klare føringer for denne. To forvaltningsenheter har et sterkt press på tjenestetilbudet. Rådmannen har ikke foretatt tilstrekkelig risikovurdering i forhold til uforutsigbarheten i bruker- og kostnadsvekst til forvaltningsenhetene. Disse enhetene må håndtere ulik bruker- og kostnadsvekst innenfor egne budsjettrammer. Rådmannen har utarbeidet en risikoanalyse ifm ny organisering på tjenesteområdet og barnevernsforsøket. Revisjonen mener de avdekkede risikoene ikke er fulgt opp av tilstrekkelige kontrolltiltak. Gjennomføringen av Økonomistyringsprosjektet er et viktig tiltak for å nå målene for Barne- og familietjenestene. Revisjonen mener at det er viktig at rådmannen bidrar til å styrke kompetansen til enhetslederne på økonomistyring. Revisjonen mener det er viktig at rådmannen innfører gode økonomistyringsverktøy. Godt tilsyn og god kontroll av enhetene krever hyppigere økonomisk rapportering enn ordningen med tertialrapportering. III. Er rapporteringen til bystyret i henhold til kommuneloven? Det er behov for kortere intervall i økonomisk rapportering når det oppstår vesentlige endringer i forutsetningene. Rådmannen bør gjøre fortløpende vurderinger om tertialrapportering dekker informasjonsbehovet til bystyret. Rådmannens uttalelse med revisjonens kommentarer Rådmannens høringssuttalelse viser at rådmannen og revisjonen i hovedsak har lik forståelse av utfordringene innenfor barne- og familietjenestene. Rådmannen sier at de i 2004 har tatt tak i de fleste problemstillingene som revisjonen har påpekt gjennom Økonomistyringsprosjektet i Barneog familietjenestene. Vi vurderer flere av delprosjektene i Økonomistyringsprosjektet som viktig for å bedre styringen av økonomien, men anser samtidig problemene innenfor tjenesteområdet som såpass store at de styringsmessige utfordringer ikke er løst på kort sikt. Effekten av de iverksatte tiltakene bør derfor evalueres. Rådmannen påpeker i høringssuttalelsen at lederavtalens krav til økonomistyring forutsetter at enhetene selv skal sørge for å inneha nødvendig kompetanse for å utøve økonomistyring. Revisjonen mener at rådmannen har et overordnet ansvar for å sikre at enhetene har tilstrekkelig kompetanse og verktøy for at økonomistyringen skal fungere på enhetene. Revisjonen vil fremheve behovet for raskt å få på plass et helhetlig ledelses- og økonomistyringsverktøy innenfor tjenesteområdet. Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

9 1. Bakgrunn Trondheim kommune har hatt merforbruk i forhold til vedtatt budsjett på lovpålagte tjenesteområder i flere år. Det endelige årsresultatet for 2003 viste et langt større merforbruk enn prognosen i 2. tertialrapport. Kontrollkomiteen ønsker på bakgrunn av dette å gjennomføre en undersøkelse rettet mot økonomistyringen i Trondheim kommune. Denne rapporten omhandler Barne- og familietjenestene. 2. Problemstillinger Prosjektet har følgende hovedproblemstilling: Hvorfor har Trondheim kommune store overskridelser i forhold til vedtatt budsjett på barne- og familietjenesteområdet? For å svare på hovedproblemstillingen har vi delt den inn i 3 deler. Den første delen dreier seg om budsjettets realisme. Siden dette er lovpålagte oppgaver vil enhetenes handlingsrom være styrt av svingninger i etterspørselen etter tjenester. Dette betyr at budsjettet bør legge til grunn forventet utvikling på området og ha rom for behovsendringer. I den andre delen av undersøkelsen ser vi på hvordan økonomistyringen og budsjettkontrollen fungerer. God økonomistyring forutsetter at både ledere og ansatte har forståelse for målrettet og effektiv drift av enhetene. Enhetene må også være i stand til å foreta resultatbetraktninger for enheten og vurdere utsiktene fremover. Forutsetning for dette er at enhetene disponerer nødvendig økonomistyringsverktøy og at de har tilgang på personell med ferdigheter til å utøve god økonomioppfølging. Det er viktig at dette er satt i system og at aktiviteter følges opp i forhold til bruken av ressurser. Rådmannen har ansvar for å sørge for at informasjonsflyten og rapporteringen på området er god og rett-tidig. Tidlig informasjon om merforbruk er avgjørende for økonomistyringen gjennom året. Muligheten for å sette i verk tiltak svekkes desto senere informasjonen fremkommer. Den tredje delen av undersøkelsen omfatter rådmannens rapporteringsplikt til politisk ledelse når det foreligger merforbruk, jf kommunelovens 47. Ut fra dette har prosjektet definert følgende delproblemstillinger: I. Er budsjettet realistisk? II. Er det god økonomistyring? III. Er rapporteringen til bystyret i henhold til kommuneloven? 3. Rammeverk for vurderingskriterier Rammeverket for utarbeiding av vurderingskriterier er lover og forskrifter, kommunens økonomireglement, politiske vedtak og anerkjente prinsipper for økonomistyring. Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

10 3.1 Kommunelovens bestemmelser Kommunelovens økonomibestemmelser fremgår av 44 som omhandler økonomiplan. I bestemmelsene heter det at økonomiplanen skal omfatte de fire neste budsjettår, og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i perioden mm. I kommunelovens 5 punkt 2 heter det at kommunens planlegging skal bygge på realistiske vurderinger av den forventede utvikling i kommunen og av de økonomiske ressursene som vil stå til rådighet. Kommunelovens 45 og 46 stiller videre krav til innholdet i årsbudsjettet. Av forskriftene til loven fremgår det at årsbudsjettet har som krav at det skal være reelt, fullstendig, oversiktlig og i balanse. Budsjettet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året og anvendelsen av disse midlene. Årsbudsjettet er for bystyret et viktig styringsdokument og kan betraktes som et delegeringsvedtak der det fremkommer hva som er bevilget til hvilke formål. 47 i kommuneloven tar for seg årsbudsjettets bindende virkning. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal rådmann/administrasjonssjef gi melding til bystyre/kommunestyret. I rapporten skal også rådmannen foreslå nødvendige tiltak. 3.2 Trondheim kommunes økonomireglementet Kommunelovens økonomibestemmelser er videreført i Trondheim kommunens økonomireglement vedtatt av bystyret Sentralt i reglementet er punktene 2, 3 og 4 som omhandler økonomiforvaltningen i Trondheim kommune. Her heter det at de rammer som er angitt i årsbudsjettet for de enkelte tjenesteområdene ikke skal overskrides uten at det på forhånd er foretatt nødvendige endringer i budsjettet (pkt. 2.5). Bestemmelsene sier at hvis det oppstår svikt i forhold til tildelte rammer skal den ansvarlige for enheten i god tid reise spørsmålet om budsjettendring. Enhetene er løpende ansvarlig for å treffe nødvendige tiltak for å holde budsjettrammen. Skjer det vesentlige endringer i kommunens økonomiske rammebetingelser i løpet av budsjettåret i forhold til oppførte utgifter eller inntekter, skal bystyret etter forslag fra rådmannen og innstilling fra formannskapet, vedta eventuelle nødvendige justeringer. Videre legges det vekt på at budsjettet til enhver tid skal være reelt, fullstendig, oversiktlig og i balanse. Under punktet om budsjettkontroll og regnskapsrapportering, går det frem at det skal utarbeides vurderinger av regnskapsutviklingen hvert tertial med tertialrapportering til bystyret (pkt ) 3.3 Bystyremerknad etter merforbruk 1. tertial 2004 De viktigste politiske vedtakene knyttet til økonomistyringen ligger i Økonomireglementet og økonomiplanen. I tillegg til dette behandler bystyret tertialrapportene fra Rådmannen. I forbindelse med behandlingen av 1. tertialrapport 2004 ble det fremført kritikk i forhold til merforbruket. I flertallsmerknaden til bystyresak 0099/04 heter det at bystyret ikke er fornøyd med Rådmannens kontroll over økonomien, og presenterer med dette en klar forventning om at de tiltak som er nødvendige for å innføre god økonomistyring og kontroll i alle våre tjenesteområder iverksettes umiddelbart. Videre heter det i vedtaket at bystyret er klar over de utfordringer kommunen står foran for å få økonomien i balanse. Disse må kommunen imidlertid Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

11 møte så raskt som mulig for å sikre en god økonomi og et godt tjenestetilbud på sikt. Bystyret forventer at Rådmannen legger frem et realistisk budsjett i balanse for 2005, uten at handlingsregelen for uttak av kraftfondet brytes. 3.4 Standard for intern kontroll God økonomistyring forutsetter at ledelsen har nødvendig oversikt over og kontroll av driften slik at denne kan gjennomføres som planlagt og innenfor vedtatte budsjettrammer. Økonomistyringen krever at en har løpende oversikt og kontroll med faktisk ressursbruk. Løpende budsjettkontroll skal gi oversikt og svar på forbrukte og gjenværende ressurser i forhold til vedtatt budsjett, og angi mer- og mindreforbruk. Prognoser for resten av året utarbeides med utgangspunkt i regnskapsrapportene og med kunnskap om planlagt drift og forventet kostnadsnivå for gjenværende periode. Økonomistyring krever riktig periodisering av budsjettet over driftsperioden for å frembringe pålitelige prognoser. I undersøkelsen av økonomistyringen, har vi lagt til grunn en internasjonal anerkjent modell for intern kontroll 1 der økonomistyringen er et viktig element. Intern kontroll defineres som: Intern kontroll defineres i videste forstand som en prosess, iscenesatt og gjennomført av foretakets styrende organer, ledelse og ansatte. Den utformes for å gi rimelig sikkerhet vedrørende måloppnåelse innen følgende områder: Målrettet og effektiv drift Pålitelig intern og ekstern rapportering Overholdelse av gjeldende lover, regler og vedtak Det er 5 sentrale komponenter i rammeverket som utgjør grunnlaget for å oppfylle de tre nevnte målsettingene. Komponentene er kontrollmiljøet, risikovurderinger, kontrollhandlinger, informasjon/kommunikasjon og overvåkning. Begrepene forklares nedenfor: Kontrollmiljø Kontrollmiljøet består av verdigrunnlaget, holdninger og adferd, og setter standard for ansattes holdning til kontroll. Kontrollmiljøet avspeiler hele organisasjonen, og danner grunnlaget for de øvrige kontrollkomponentene. Kontrollmiljøet i forhold til økonomistyringen er avhengig av de menneskene som skal utøve den. Klarer organisasjonen å få medarbeidere som er faglig kompetent og motivert med gode verdier og holdninger, har virksomheten et godt utgangspunkt for økonomistyring og kontroll på området. Risikovurderinger Virksomheter må forholde seg til en rekke risikoområder som påvirkes av både eksterne og interne forhold. Med risiko menes forhold som kan hindre måloppnåelse. For eksterne forhold kan risikoen være knyttet til markedsmessige endringer på etterspørselsiden, lovendringer, endringer i skatteinntekter m.m., mens for interne forhold kan risikoen være knyttet til organisering, ansattes kompetanse, bedriftskultur m.m. Risikovurdering består i å identifisere disse. 1 Solberg, M (1996): Intern kontroll et integrert rammeverk. Oversettelse av COSO-rapporten. Cappelen akademisk forlag, Oslo. Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

12 For økonomistyringen vil spesielt endringer i forutsetningene for budsjettet representere utfordringer. For kommunen er håndtering av endringer og uforutsette hendelser viktig for å styre driften innenfor vedtatte økonomiske rammer og mål. Kontrollhandlinger Kontrollhandlinger dreier seg om handlingsplaner og rutiner for risikohåndtering, og bør utformes som en integrert del av virksomheten. Valg av kontrollhandlinger bør vurderes i forhold til kostnad og nytte av redusert risiko. God og fornuftig risikohåndtering innebærer å prioritere kontroll av utviklingen på områder som kan få vesentlige konsekvenser hvis forutsetningene svikter. Informasjon og kommunikasjon Tilgang på økonomisk informasjon er viktig som styringsinformasjon for ledelsen og de politiske beslutningstakerne. Budsjettering innebærer ofte planlegging og beslutning under usikkerhet. Desto større usikkerheten er, desto viktigere er den økonomiske informasjonen som forutsetning for økonomistyringen. Det er i tillegg viktig at den økonomiske rapportering og oppfølgingen gjennom året er aktuell og av god kvalitet. Informasjon bør være oppdatert til enhver tid og skje så ofte at ansvarlig beslutningsinstans kan gjøre nødvendige prioriteringer og beslutte tiltak iverksatt. Overvåkning Resultater bør overvåkes og følges opp mot de mål som er fastsatt. Forutsetningene som ligger til grunn for virksomhetens mål bør gjennomgås med jevne mellomrom. Det bør utarbeides og gjennomføres oppfølgingsrutiner for å sikre at nødvendige endringer eller handlinger blir utført. Økonomistyring er i denne sammenheng en prosess som vurderer hvor god dette fungerer over tid. Det er derfor behov for en kontinuerlig vurdering av økonomistyringen. 3.5 Vurderingskriterier På bakgrunn av overnevnte rammeverk er følgende kriterier lagt til grunn for å belyse problemstillingene: 1. Budsjettet baserer seg på forventet utvikling 2. Budsjettet er fullstendig 3. Budsjettet dekker enhetenes ressursbehov 4. Rammer og målsettinger er utarbeidet, kommunisert og kjent for enhetene 5. Identifisere og håndtere det som står i veien for å nå målene 6. Det er lojalitet mot målsettinger og rammer 7. Relevant og nødvendig kompetanse mht økonomistyring er tilgjengelig 8. Enhetene har tilgang til nødvendig økonomistyringsverktøy 9. Målsettingene for enhetene blir fulgt opp og rapporteres 10. Rådmannen gir meldinger til bystyret ved vesentlige endringer Kriteriene 1, 2 og 3 svarer på den første problemstillingen, kriterie 4,5,6,7,8 og 9 svarer på problemstilling to, mens kriterie 10 svarer på problemstilling tre. Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

13 Kriteriene til den første og tredje problemstillingen baserer seg på økonomibestemmelsene i kommuneloven, mens kriteriene til den andre problemstillingen baserer seg på modellen for intern kontroll. 4. Metode og gjennomføring Problemstillingene er undersøkt gjennom intervju med enhetsledere, intervju med økonomimedarbeiderne ved Økonomitjenesten, en rådgiver i Rådmannens fagstab og intervju med Kommunaldirektøren for oppvekst og utdanning. Samlet har vi intervjuet 11 medarbeidere i Trondheim kommune. Åtte av informantene er intervjuet enkeltvis, mens tre informanter er intervjuet i gruppeintervju (økonomimedarbeiderne). Samtlige intervju er gjennomført som strukturerte intervju og verifisert. Gjennom intervjuene har vi først og fremst søkt å få en oversikt over kontrollmiljøet og kontrollhandlingene som er knyttet til økonomistyringen av områdene, samt å kartlegge årsakene til eventuelt merforbruk ved enhetene. Det finnes et stort antall dokumenter om økonomistyringen i Trondheim kommune. Følgende typer dokumenter er gjennomgått i denne forbindelse: Budsjett og økonomiplaner Årsrapporter og grunnlag for årsrapport utarbeidet av Økonomitjenesten Tertialrapporter fra enhetene og Økonomitjenesten Bystyresak 0099/04 Regnskapsrapport etter 1. tertial 2004 Tillegg til sak B 03/27159 Regnskapsrapport etter 1. tertial 2004 Flertallsmerknad til bystyresak 0099/04 Bystyresak 0192/04 Regnskapsrapport etter 2. tertial 2004 Bystyresak 0044/03 Nytt økonomireglement for Trondheim kommune Bystyresak 0178/04 Situasjonsrapport for Barne- og familietjenesten og barnevernet i Trondheim kommune Bystyresak 0138/03 Fremtidig organisering av tjenester for barn, ungdom og familier i Trondheim kommune Sammenligning av barnevernstall fra Aggregerte Styringsdata for Samarbeidende Storkommuner (ASSS 2 ) Notat av Økonomistyring i den nye barne- og familietjenesten ved forsøk med overtakelse av fylkeskommunale barnevernsoppgaver Veileder til lederavtalen 2004 Notat om Økonomistyringsprosjektet 3 innen for Barne- og familietjenestene - med delprosjekter Rundskriv U-12/2003 av Ny toppfinansiering av ressurskrevende brukere St. prp nr 2 ( ) 2 Deltakerne er kommunene Fredrikstad, Bærum, Drammen, Kristiansand, Sandnes, Stavanger, Bergen, Trondheim og Tromsø. 3 Prosjekt ved Barne- og familietjenesten med formål å få god kontroll og styring av økonomien på tjenesteområdet. Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

14 5. Beskrivelse av tjenesteområdet 5.1 Organisering av Barne- og familietjenestene Trondheim kommune er organisert etter to administrative myndighetsnivå og med en inndeling i resultatenheter som er tydelig på hvilken tjeneste som ytes. De to myndighetsnivåene er rådmannen og lederne for de ulike enhetene. Prinsippene for styringen mellom rådmannen og enhetslederne fremgår av lederavtalene. Barne- og familietjenesten utgjør fra 1. januar 2004 en samordnet tjeneste for barn, unge og familier i Trondheim kommune (bystyresak 0178/04). De har ansvar for barneverntjenester, pedagogisk psykologiske tjenester (ppt), kommunehelsetjenester og sosiale tjenester for barn og unge og deres familier. Tjenesten er lovpålagt og reguleres etter lov om sosiale tjenester, lov om barnevernstjenester, og lov om kommunale helsetjenester. Individuelle planer for barn og unge utarbeides etter lov om pasientrettigheter. I budsjett- og planarbeidet for 2004 (budsjetthefte nr. 1/2004) beskriver rådmannen endringer i flere relasjoner og arbeidsprosesser i kommunens hjelpetjenester. Bestiller- utførermodellen innebærer deling i en forvaltningsdel og en tiltaksdel. Forvaltningsdelen utløser ulike typer ressurser gjennom enkeltvedtak og individuelle planer. Tiltaksdelen tilrettelegger og utfører tjenesteproduksjonen og har en viktig rolle i det forebyggende arbeid, systemarbeid, tidlig inngripen og familiestøtte. Samhandling på ledernivå, utvikling av tjenestestandarder, kompetanseutvikling og faglig nettverk er viktige tiltak for å kunne ivareta samordningsbehovet i Barne- og familietjenestene. For kommunen har etablering av Barne- og familietjenestene medført endringer i organiseringen. Det er gjort betydelige endringer i bydelsinndelingen hvor man har gått fra seks til fire bydeler. Barne- og familietjenestene er organisert i fire bydelsvise forvaltningsenheter, fire bydelsvise tiltaksenheter og fire byomfattende tiltaksenheter samt avlastningstjenesten for barn og unge. I denne undersøkelsen har ikke revisjonen gått nærmere inn på de bydelsvise tiltaksenhetene, Victoria familiesenter og Ungdomsbasen da disse enhetene ikke har hatt overskridelser. Bydelsvise forvaltningsenheter De fire bydelsvise forvaltningsenhetene (Østbyen, Midtbyen, Lerkendal og Heimdal) har ansvaret for å tildele avlastning og hjelp for tilrettelegging av fritid i familier med barn og unge med store funksjonsnedsettelser, støtte og omsorgstiltak etter barnevernloven, hjemmesykepleie og omsorgslønn, samt vurdere behov for individuell plan, og sakkyndig vurdering av behov for spesialundervisning. Forvaltningskontorene har budsjettansvar for tiltaksutgiftene i barnevernet med unntak av kommunens egne institusjoner og enkelte driftsavtaler med fosterhjem/ institusjoner. I arbeidet med økonomistyringen peker rådmannen i bystyresak 0178/04 på utfordringen knyttet til tiltaksutgiftene i barnevernet. Rådmannen har lagt vekt på kompetansebehovet for styring og kontroll ved etablering av forvaltningsenhetene. Sentrale oppgaver knyttet til økonomisk styring for forvaltningskontorene er å kostnadsberegne vedtak, følge opp utgifter knyttet til enkeltvedtak og utarbeide regnskapsprognoser. Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

15 Omsorgsenheten for barn og unge Den byomfattende Omsorgsenheten for barn og unge har ansvaret for oppfølging av barn og unge som har sin daglige omsorg utenfor foreldrehjemmet. I Trondheim kommune gjelder det barn i Dette medfører oppfølging av barn både i fosterhjem og institusjoner. Omsorgsenheten skal rekruttere, veilede og følge opp beredskapshjem og fosterhjem. Hjemmene rekrutteres både i barnas familie og nettverk, og via andre ulike rekrutteringstiltak. Omsorgsenheten har i tillegg til eget driftsbudsjett, budsjettansvaret for: Drift av egne institusjoner; Gartnerhaugen, Ranheim Vestre, Sørlia Gård Fosterhjem med oppdragskontrakt (seks beredskapshjem og ni ungdomsfosterhjem) Tre private institusjoner med driftsavtale (2 fra ) Kommunens egne institusjonsplasser tilrettelegges slik at de i størst mulig grad dekker behovene som meldes fra forvaltningskontorene og barnevernsvakta. Omsorgsenheten finner egnet omsorgstilbud til det enkelte barn/ungdom etter bestilling fra forvaltningsenhetene. Det er forvaltningsenheten som beslutter omfanget og kostnadene knyttet til tiltaket. Ressurssenter for barn og unge Ressurssenteret er en byomfattende enhet som har ansvar for å ivareta barn og unge i alvorlig krise. Dette innebærer å samordne og forbedre innsatsen i kriser og akuttsituasjoner slik at barn og unge beholder eller forbedrer sin tilknytning til hjem, skole og nærmiljø, eller å arbeide for tilbakeføring til hjemmet og hjemmeskolen i de tilfeller der denne kontakten er brutt. Dette gjelder aldersgruppen år, men kan også hjelpe ungdom opp til 23 år. Tiltaket innbefatter Barnevernsvakta, Catharina-senteret, Dagskolen, Skoleteamet og Kvalifiseringstiltak for unge minoritetsspråklige. Avlastningstjenesten Avlastningstjenesten gir tilbud om avlastning til foreldre/ foresatte som har krevende omsorgsoppgaver på grunn av alvorlig funksjonsnedsettelse hos barn/ unge. Tjenesten har siden 2003 vært organisert i to enheter, Avlastningstjenesten Sør/ Vest og Nord/ Øst. De to enhetene ble den slått sammen til den nye Avlastningstjenesten for barn og unge. 5.2 Barnevernsforsøket Vedtektene for barnevernsforsøket i Trondheim kommune ble vedtatt i bystyrets møte og beskriver formålet med barnevernsforsøket til å gjennom samordnet ressursinnsats og bedre behovdekning og ressursutnyttelse i møte med familier, barn og unge som trenger bistand fra hjelpetjenestene i Trondheim kommune. Vedtektene beskriver også Trondheim kommunes plikter, oppgaver og den kompetanse som etter lov om barneverntjenester skal ivaretas av statlig regional barnevernmyndighet. Barnevernforsøket innebærer at Trondheim kommune har fått godkjent forsøk med kommunal oppgavedifferensiering innenfor barnevernet fra til Forsøket medfører at kommunen har overtatt ansvaret for alle barneverntjenester, også de som ble statlige fra 1. januar I forhandlingene om økonomiske betingelser for barnevernsforsøket var det diskusjon mellom staten og kommunen hvor store overføringer Trondheim kommune skulle få første året og hvilken vekst som skulle legges til grunn. Vi kommer tilbake til dette i kap Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

16 5.3 Økonomi Før omorganiseringen besto tidligere Barne- og familietjenesten av hjelpetjenesten (6 bydelsvise enheter), avlastningsboligene (2 enheter fra ) og andre enheter som Ungdomsbasen, Barnevernsvakta og Logopedisk senter. Tabell 1 viser en oversikt over overskridelsene fra 2001 til 2003: År Regnskapsresultat i Mill. kroner Budsjettramme tidl. hjelpetjenesten Mill. kroner ,2 212, ,3 234, ,5 247,0 Regnskapsrapporter fra tidligere år viser at tjenesteområdet har hatt merforbruk de siste år. Tabell 1 viser utviklingen i merforbruket fra 2001 til Rådmannens analyse for 2001 viser til at størstedelen av merforbruket på 11,2 mill. kroner var knyttet til barnevernstiltak, men det var også overskridelser på delområdet støttekontakt/ privatavlastning. Merforbruket på 7,3 mill. kroner i 2002 var jevnt fordelt på barnevernet og avlastningstjenesten. I 2003 ble regnskapsresultatet på 22,5 mill. kroner. Merforbruket fordelte seg på barnevernet med 18 mill. kroner og en av avlastningstjenestene med 5,2 mill. kroner. Budsjettrammene for det tidligere tjenesteområdet har økt fra 212,5 mill. kroner i 2001 til 247,0 mill. kroner i Dette vises i tabell 1. Tabell 2: Oversikt over budsjett og prognoser for (Tall i tusen kr.). Progn. Barne- og familietjenesten Progn. Progn. Progn. År 2004 Revidert ØT Etter Etter ØT/ enhet bud Tiltak Tilleggs- 2. tert. 1.tert. 1.tert. Sak 2.tert. 4 Forvaltningsenheter barn (15 000) (15 000) (11 500) BF Forvaltning barn, Midtbyen (2 900) BF Forvaltning barn, Østbyen (8 800) (8 400) BF Forvaltning barn, Lerkendal BF Forvaltning barn, Heimdal (7 700) (8 300) Fellesformål Tiltaksenheter barn (1 000) (1 000) 0 Byomfattende tiltaksenheter (Omsorgsenheten, Ressurssenteret, Victoria familiesenter, Ungdomsbasen) (1 500) (1 000) Avlastningstjenesten (3 500) (2 000) 0 SUM (21 000) (19 000) (11 000) (10 300) Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

17 Regnskapet for 2004 gir ikke sammenlignbare størrelser med tidligere år på grunn av ny organisering samt barnevernsforsøket. Budsjettramma for Barne- og familietjenestene økte fra 247 mill. kroner i 2003 til en netto budsjettramme på 401,1 mill. kroner pr. 2. tertial Den første kolonnen i tabell 2 viser hvordan budsjettet er fordelt mellom de bydelsvise forvaltningsenhetene, tiltaksenhetene, byomfattende tiltaksenheter og Avlastningstjenesten pr. 2. tertial De neste fire kolonnene i tabell 2 viser hvordan regnskapsprognosene har utviklet seg fra 1. tertialrapport 2004 til 2. tertialrapport Prognose utarbeidet av Økonomitjenesten pr. 1. tertial 2004 viste et merforbruk på 21 mill. kroner. Dette går frem av andre kolonnen i tabellen. Ved behandlingen av rapporten ble det vedtatt innsparingstiltak på 2 mill. kroner slik at ny prognose etter tiltak ble på 19 mill. kroner vist i kolonne tre. Som følge av et betydelig merforbruk i 1. tertial 2004 i forhold til vedtatte driftsrammer, ønsket politikerne et mer omfattende materiale før bystyremøtet 17. juni Rådmannen utarbeidet på bakgrunn av dette en tilleggssak til regnskapsrapport etter 1. tertial Bystyret vedtok i junimøtet innsparingstiltak på 8 mill. kroner slik at ny prognose etter tiltak ble 11 mill. kroner vist i kolonne fire. To av tiltakene gikk ut på å avvikle merforbruket i tiltaksenhetene og avlastningstjenesten. Et annet tiltak var å gjennomgå særlig kostnadskrevende plasseringer i private institusjoner med sikte på å finne forsvarlige alternative tilbud. Kolonne fem i tabell to viser prognosen for Barne- og familietjenestene pr. 2. tertial Prognosen viser et merforbruk på 10,3 mill. kroner. Det er to av totalt 13 enheter innenfor tjenesteområdet som har et merforbruk pr. 2. tertial Dette gjelder forvaltningsenhetene ved Heimdal og Østbyen. De to andre forvaltningsenhetene har et prognostisert mindreforbruk. Regnskapsprognosene for Omsorgsenheten og Ressurssenteret viser ikke store avvik i forhold til budsjett Når det gjelder merforbruket ved Avlastningstjenesten har det vært knyttet til en av de tidligere avlastningsenhetene. Avlastningstjenesten rapporterer pr. august 2004 at aktiviteten er tilpasset budsjettrammene og at enheten vil gå i tilnærmet balanse ved årets slutt. I situasjonsrapport om barnevernet i 2004 viser rådmannen til at problemene med økonomistyring og merforbruk er knyttet til avlastningstjenestene og til veksten i tiltaksutgiftene i barnevernet. Tiltaksutgiftene i barnevernet og merforbruket i forhold til budsjett har økt fra 2001 til Aktiviteten gjør et sprang fra 2003 både når det gjelder hjelpetiltak i hjemmet og plasseringer utenfor hjemmet. Denne tendensen holder seg også i Ifølge rådmannen er dette en landstendens og de andre store byene har samme utvikling som Trondheim kommune. Tabell 3: Barnevernsstatistikk (tall er antall saker/ barn) Gjennomgått, venter på undersøkelse Antall barn under undersøkelse pr Antall undersøkt, venter på tiltak pr Antall barn under hjelpetiltak pr Antall barn under omsorgstiltak pr Midlertidige vedtak og atferdsplass. Pr Sum barn i barnevernet pr Antall nye meldinger i løpet av året Antall nye undersøkelsesaker i løpet av året Fristoversittelser pr Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

18 Tabell 3 viser barnevernsstatistikk fra 2001 til Sum antall barn i barnevernet har økt fra 922 i 2001 til 1089 i Økningen av antall barn under hjelpetiltak i perioden 2001 til 2003 var på 25 %. Trondheim kommune har prioritert arbeidet med hjelpetiltak i hjemmet. Antall barn under omsorgstiltak har økt med 11 % i samme periode. Kostrattall for 2003 viser at kommunens utgifter blir større når et barn trenger hjelp utenfor familien. I 2003 var den kommunale driftsutgifter pr barn med hjelpetiltak i hjemmet på ca kr pr. år, mens driftsutgifter pr. barn plassert utenfor hjemmet var kr pr. år. Antall nye meldinger i løpet av året har økt fra 594 i 2001 til 758 i Dette vises i tabell 3. Flere henvendelser til kommunen gjør at flere saker må undersøkes. Tabell 3 viser at antall saker som må undersøkes i løpet av året har økt med 28 % fra 2001 til Fristoverskridelser i barnevernet har gått ned fra 47 i 2001 til 6 i 2003 viser tabell Sammenligning med andre kommuner Trondheim kommune henter ut sammenlignbare tall for barnevernets virksomhet i de ni kommunene som danner ASSS-prosjektet. Data er hentet fra Kostratallene publisert av Statistisk sentralbyrå (SSB). Tabell 4 Barnevernsutgifter -Kostratall fra ASSS-prosjektet (tall i kr.) 2002 Gj.snitt 2003 Gj.snitt Netto driftsutgifter pr innb Brutto driftsutgift pr barn i barnevernet, saksbehandling Brutto driftsutgift pr barn som bor i opprinnelig familie Brutto driftsutgift pr barn som bor utenfor opprinnelig familie Tabell 4 viser at Trondheim kommune har høye netto driftsutgifter pr. innbygger 0-17 år både i 2002 og 2003 sammenlignet med gjennomsnittet i de andre kommunene. Andelen barn og unge som har behov for bistand er likevel ikke større i Trondheim sammenlignet med de andre ni bykommunene. Av tabell 4 går det fram at brutto driftsutgifter til saksbehandling pr barn i barnevernet er langt høyere i Trondheim sammenlignet med kommunene i ASSS-prosjektet. Trondheim bruker også mye ressurser til hjelpetiltak for barn som bor i hjemmet. Når det gjelder brutto driftsutgifter pr. barn som bor utenfor hjemmet ligger Trondheim i 2003 under gjennomsnittet for de andre bykommunene. Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar

19 6. Resultater 6.1. Baserer budsjettet seg på forventet utvikling? Budsjettprosessen Hvert år blir det utarbeidet en tidsplan for budsjettarbeidet, med utgangspunkt i dato for fremleggelse av rådmannens budsjettforslag, bystyrets budsjettbehandling og frist for utsendelse av enhetsbudsjett. Første del av budsjettprosessen foregår på overordnet nivå der rådmannen legger frem forslag til budsjettramme på de ulike tjenesteområdene. I prosessen deltar rådmannens ledergruppe, rådmannens fagstab og enhetslederne. Rådmannens ledergruppe fastsetter rammene pr tjenesteområde. Det kan komme endringer senere som en følge av statsbudsjettet. Deretter starter man med å arbeide fram mer detaljerte tilpasninger i forhold til rammene. Endelig budsjett vedtas av bystyret i desember. På bakgrunn av kriterier for budsjetttildeling fra rådmannen, foretar Økonomitjenesten fordelingen av budsjettet innenfor tjenesteområdet ned til den enkelte enhet. Budsjettprosessen er i store trekk styrt av rådmannen. Enhetslederne blir involvert og kan komme med innspill i budsjettprosessen. De er med og drøfter utviklingstrekk og prioriteringer. Innenfor Barne- og familietjenestene er det faste enhetsledermøter med kommunaldirektør Oppvekst og Utdanning en gang pr. måned. Økonomitjenesten og rådmannens fagstab er ofte på disse møtene og diskuterer problemstillinger i forbindelse med økonomi. Intervju viser at de fleste enhetslederne mener at det har skjedd store forbedringer i budsjettprosessen de senere år. Årshjulet/ tidsplan fastsetter datoer der enhetene blir involvert i prosessen. Enhetslederne mener hvis oppsatt tidsplan følges, er dette et godt utgangspunkt for involvering av enhetene. Beregning av vekst I budsjettarbeidet i Barne- og familietjenestene er det en spesielt stor utfordring å beregne realistisk bruker- og kostnadsvekst i budsjettet. Rådmannen beskriver i intervju at det er mange usikkerhetsfaktorer som gjør det vanskelig å beregne realistisk vekst i barnevernet og avlastningstjenesten. Bruker- og kostnadsveksten er avhengig svingninger i etterspørselen og hvilke tiltak som iverksettes for det enkelte barn. I intervju med rådgiver i rådmannens fagstab og Økonomitjenesten går det fram at utgangspunktet for budsjettet er forrige års økonomiplan. Nye politiske vedtak innarbeides og aktivitetsvekst beregnes. Veksten beregnes ut fra kunnskap fra tidligere års regnskap, 2. tertialrapport, Kostratall, befolkningsstatistikk, Fylkesmannsstatistikken for antall barn i barnevernet. Regnskapsresultatet ved utgangen av august og prognosen for resten av året er et viktig grunnlag for beregning av aktivitetsvekst i budsjettet. Nytt styringsverktøy for kostnadsberegning av vedtak i barnevernet er tatt i bruk til beregning av vekst i 2005-budsjettet. Veksten i budsjettrammen som ble lagt til grunn i budsjettet for 2003, var basert på utviklingen i antall barn og økt press på barnevernstjenester samt avlastningstjenester. Årsregnskapet for 2003 viser at pressproblemene var vesentlig større enn det som ble forutsatt i budsjettet for Antall bekymringsmeldinger til barnevernet øker, samtidig som flere barn og unge har behov for hjelpe- og omsorgstiltak. Tjenesteområdet har store utfordringer i å håndtere det økende behovet for barnevernstiltak utenfor hjemmet. Rådmannen beskriver at vekstkurven på meldinger til Økonomistyring ved Barne- og familietjenesten januar