RUNDSKRIV Nr.: 1/2015

Transkript

1 RUNDSKRIV Nr.: 1/2015 Fra: Rådmannen Dato: Til: Kopi: Enhetsledere og rådmannens stab. Kommunestyret, formannskapet, utvalgene. PLANRUNDSKRIV FOR 2015 Dette rundskrivet gir oversikt over planlagte politiske møter i det kommende året, samt frister og hovedprinsipp som skal legges til grunn for den sentrale planbehandlingen og resultatrapporteringen. Det tas forbehold om forskyvninger som kan oppstå i løpet av året. Rådmannen ber om at arbeidsoppgavene som framgår av planrundskrivet blir planlagt og tilpasset i forhold til øvrige oppgaver, med sikte på overholdelse av fristene. 1. Møteplan Møteplanen for politiske organ er satt opp med følgende utgangspunkt: Antall møter i året Møtedag Møtetidspunkt Kommunestyret (konst.møte) Onsdag Kl Formannskap 10 Torsdag Kl Bygningsrådet 12 Mandag Kl Driftsutvalget 6 Onsdag Kl Administrasjonsutvalget 2 Torsdag Kl Oppdal ungdomsråd 6 Tirsdag Kl Eldrerådet 6 Mandag Kl Funksjonshemmedes råd 6 Mandag Kl Arbeidsmiljøutvalget 4 Onsdag Kl Alle saker skal være gjennomlest av rådmannen før utsendelse. Det er den enkelte saksbehandlers ansvar at det tidsmessig lar seg gjøre. Fristen for utsendelse av saker skal overholdes. Dersom det er tvil om hvilket politisk organ sakene skal fremmes for, forelegges problemstillingen for rådmannen. Dette spørsmålet må være avklart innen saksbehandleren oversender saken til behandling.

2 Sentrale plansaker Uke Kommunestyret Formannskapet Bygningsrådet Driftsutvalget Funksjonshemmedes råd Eldrerådet Oppdal ungdomsråd Arbeidsmiljøutvalget Torsdag 15.jan 4 5 Onsdag 28.jan Mandag 26.jan 6 Onsdag 04.feb 7 Mandag 09.feb Mandag 09.feb Tirsdag 10.feb 8 Torsdag 19.feb 9 Onsdag 25.feb 10 Onsdag 04.mar Mandag 02.mar *Torsdag 26.mar Tirsdag 24.mar Påske Onsdag 15.apr Mandag 13.apr Mandag 13.apr Mandag 13.apr Orientering om forslag til handlingsplan 19 Torsdag 07.mai Mandag 04.mai Onsdag 06.mai Tirsdag 05.mai 20 Årsmelding og årsregnskap Onsdag 20.mai Innstilling til handlplan, tert.rapp/bud.reg I (f-skapet) 22 Torsdag 28.mai Tirsdag 26.mai Onsdag 27.mai 23 Onsdag 03.jun 24 Handlingsplan, tert.rappi/bud.reg.i (k-styret) 25 Onsdag 17.jun Torsdag 18.jun Mandag 15.jun Mandag 15.jun 26 Mandag 22.jun Sommerferie Mandag 24.aug Mandag 14.sep Onsdag 16.sep 39 Onsdag 23.sep Tirsdag 22.sep Budsjettregulering II/tert.rapp. II (f-skapet) 40 *Torsdag 01.okt Onsdag 30.sep Mandag 28.sep Mandag 28.sep Høstferie 41 Budsjettregulering II/tert.rapp. II (k-styret) 42 Onsdag 14.okt Mandag 12.okt Konstituerende møte i k-styret 43 Onsdag 21.okt 44 Mandag 26.okt Mandag 26.okt Tirsdag 27.okt 45 Orientering om forslag til årsbudsjett Onsdag 11.nov Torsdag 12.nov Mandag 09.nov Tirsdag 10.nov 47 Innstilling til årsbudsjett 48 Torsdag 26.nov Mandag 23.nov Onsdag 25.nov 49 Onsdag 02.des Mandag 30.nov Mandag 30.nov Tirsdag 01.des Onsdag 02.des 50 Behandling av årsbudsjett (k-styret) 51 Onsdag 16.des Torsdag 17.des Mandag 14.des * Administrasjonsutvalgsmøte 2

3 Enhetsledermøter Tirsdag 3. februar Tirsdag 21. april Tirsdag 2. juni Tirsdag 23. juni Tirsdag 29. september Tirsdag 27. oktober Tirsdag 17. november Tirsdag 22. desember (handlingsplanforslag) (handlingsplanvedtak) (budsjettforslag) (budsjettvedtak) Ledersamlinger (enhets- og mellomledere) Torsdag 19. og fredag 20. mars (eventuelt bare fredag 20. mars) Torsdag 10. og fredag 11. september (tema: handlingsplanprosessen) (tema: budsjettprosessen) Samlingene blir lagt ved starten av årets to planprosesser, og hensikten er å skape en bedre felles forståelse for kommunens rammebetingelser, utfordringer og muligheter før arbeidet settes i gang. 2. Plan- og rapporteringssystemet til Oppdal kommune Kommunen har et system for planlegging og rapportering som er basert på 3 ulike plandokument: Kommuneplan Handlingsplan Årsbudsjett og rapporteringsdokumentene Tertialrapporter Årsmelding/årsrapport 3

4 Vi kaller styringssystemet vårt for resultatledelse. Hovedelementene i systemet: Fokusområder Områder hvor det er nødvendig å lykkes Gjennomgående for alle tjenester. Det er fastsatt 4 fokusområder: Livskvalitet, brukere, medarbeidere og økonomi Måleindikatorer Hvordan skal prestasjonene våre måles? Mål og resultat Angivelse av måltall og resultattall 3. Årsmelding og årsrapport for 2014 Som tidligere skal vi ha to dokument: en årsmelding og en årsrapport. Årsmelding Dokumentet vil bli strukturert tematisk i tråd med kommunens 4 fokusområder på samme måte som i fjor. Ansvaret for utforming blir plassert i rådmannens stab. Tema Ansvar Omfang Rådmannens kommentar Dagfinn 1 side Politisk og administrativ organisering Leidulf 2 sider Internkontroll Ingrid 2 sider Samfunnsresultat Ingrid 6-7 sider Brukerresultat Ingrid 8-9 sider Medarbeiderresultat Magni 4-5 sider Økonomi Leidulf 5-6 sider Under veis i arbeidet skal Ingrid, Magni og Leidulf ha dialog med enhetslederne, slik at årsmeldingen gir et mest mulig treffende bilde ut fra enhetenes ståsted. Årsrapport Årsrapporten for 2014 skal utformes på tilsvarende måte som de to tertialrapportene som vi har avlagt i løpet av året. Dette betyr at hver enkelt enhet skal rapportere om: Nøkkeltall for enheten (oppdaterte tall for 2014) Målekart (oppdatere resultat for 2014) Kommentarer til resultatene i målekartet Enhetens regnskap (på ansvarsnivå) i forhold til budsjett Forklaringer på store budsjettavvik Enhetens disposisjonsfond pr I tillegg skal årsrapporten angi status pr for oppfølging av politiske vedtak. Enhetslederne vil få tilsendt de dokumentmalene som skal brukes. Tidsplan: Enhetenes bidrag til årsrapport oversendes rådmannen;... Årsrapporten ferdigstilles... Årsmeldingen ferdigstilles... Behandling i formannskapet:... Behandling i kommunestyret:... Innen 25. februar Innen 6. mars Innen 27. mars 7. mai 20. mai 4

5 4. Handlingsplan for Dokumentet får status som kommuneplanens handlingsdel. Handlingsplanen skal struktureres etter de 4 fokusområdene på samme måte som den gjeldende planen: Livskvalitet Brukere Medarbeidere Økonomi m/økonomiplan for Økonomiplan skal gi en oversikt over Økonomiske fremskrivinger Prioritering av nye drifts- og investeringstiltak Aktuelle effektiviserings- og omstillingstiltak Særskilte utredninger etter bestilling fra kommunestyret Enhetslederne skal fremme forslag til nye tiltak. Tiltak som allerede er inne i økonomiplanen skal kalkuleres på nytt for å få mest mulig pålitelige kostnadsoverslag. Rådmannen vil utarbeide et eget rundskriv om dette arbeidet. Tidsplan Rundskriv fra rådmannen til enhetene... Frist for enhetene til å oversende forslag til rådmannen... Drøfting i enhetsledermøte... Drøfting med tillitsvalgte... Ferdigstilling av rådmannens forslag... Rådmannens forslag presenteres for politisk organ... Utvalgene fremmer uttalelse til formannskapet... Formannskapets behandler innstilling til kommunestyret.. Behandling i eldrerådet/funksjonshemmedes råd Kommunestyrets behandling... innen 16. mars 10. april 21. april 23. april 4. mai mai 26. og 27. mai 28. mai 15. juni 17. juni 5. Regulering av budsjettet for Kommunestyret har fastsatt driftsbudsjettet for 2015 med 16 utgiftsrammer. Endring av rammene kan kun gjøres av kommunestyret. Endringer av detaljbudsjettet innenfor de rammene som er fastsatt kan avgjøres av rådmannen. Kommunestyret har også bevilget midler til 16 investeringsprosjekt. Formannskapet har fullmakt til å overføre midler mellom prosjektene når de gjelder samme formål. Utover dette er det kun kommunestyret som kan endre bevilgningene til investeringer. Denne regelen gjelder uansett hvordan prosjektene finansieres. Det skal gjennomføres to samlede gjennomganger av regnskaps-/budsjettsituasjonen i løpet av året; etter utgangen av 1. og 2. tertial. Dersom det har oppstått uforutsette forhold som gjør det vanskelig å overholde budsjettrammene, vil informasjon om dette bli lagt frem for kommunestyret med eventuell innstilling om å endre rammene. Dette er nærmere beskrevet i økonomireglementets kap 3 Bevilgningsregler og disponeringsfullmakter. Budsjettet skal være et styringsverktøy, og ikke en regnskapsprognose. Tilleggsbevilgning er bare aktuelt dersom det har skjedd vesentlige endringer i forutsetningene som kommunestyret baserte seg på da budsjettrammene ble fastsatt. Også en annen betingelse må være oppfylt: at enheten ikke har mulighet til å dekke de uforutsette utgiftene gjennom sparing, omprioritering eller bruk av disposisjonsfond. I alle tilleggsbevilgningssaker skal det opplyses om status for enhetens disposisjonsfond. 5

6 Tidsplan: Enhetenes frist for oversending av reguleringsforslag I... Innstilling fra formannskapet om budsjettregulering I... Behandling i kommunestyret av budsjettregulering I... Enhetenes frist for oversending av reguleringsforslag II... Innstilling fra formannskapet om budsjettregulering II... Behandling i kommunestyret av budsjettregulering II... Innen 13. mai 28. mai 17. juni Innen 16. september 1. oktober 14. oktober 6. Tertialrapporter. Enhetene skal avlegge tertialrapporter etter utgangen av april og etter utgangen av august. Rapportene oversendes til rådmannen for samordning og oversending til politisk håndtering. For hver enkelt enhet skal det gis følgende styringsinformasjon: Oppdaterte nøkkeltall for enheten Resultat i målekartet Kommentarer til resultatene i målekartet Enhetens regnskap (på ansvarsnivå) i forhold til budsjettet Forklaringer på store budsjettavvik Enhetens disposisjonsfond På samme måte som før skal det i tillegg rapporteres om oppfølgningen av politiske vedtak. Forut for rapporteringen vil det bli sendt e-post fra økonomisjefen med nærmere beskrivelser av arbeidet. Tidsplan: Enhetenes frist for oversending av tertialrapport I... Innstilling fra formannskapet om tertialrapport I... Behandling i kommunestyret av tertialrapport I... Enhetenes frist for oversending av tertialrapport II... Innstilling fra formannskapet om tertialrapport II... Behandling i kommunestyret av tertialrapport II... Innen 13. mai 28. mai 17. juni Innen 16. september 1. oktober 14. oktober 7. Budsjettforslag for Budsjettforslaget for 2016 skal bygge på følgende to dokument: Handlingsplanen for Regjeringens forslag til statsbudsjett for Budsjettforslaget skal baseres på samme prosess og dokumentutforming som forslaget for I tillegg skal hver enhet utarbeide ROS-analyse. Dette betyr at enhetene skal bidra med Nøkkeltall for enheten ROS-analyse Enhetens målekart Detaljbudsjett 6

7 Tidsplan: Utsending av budsjettrundskriv... Enhetenes frist til å oversende budsjettforslag... Drøfting i enhetsledermøte... Drøfting med tillitsvalgte... Ferdigstilling av rådmannens forslag... Orienteringsmøter om rådmannens forslag... Uttalelser fra utvalgene til formannskapet... Behandling av budsjettinnstilling i formannskapet... Behandling i eldrerådet/funksjonshemmedes råd Behandling i AMU... Behandling i kommunestyret... Innen 21. september 16. oktober 27. oktober 28. oktober 6. november november 23. og 25. november 26. november 1. desember 2. desember 16. desember 7. Sluttrapport for investeringsprosjekt Når et investeringsprosjekt er ferdigstilt skal enheten med prosjektansvaret lage en sluttrapport. Sluttrapporten skal omhandle følgende tema: Gjengivelse av målsetningene med prosjektet og en vurdering av om målene har blitt oppfylt. Prosjektregnskap sammenstilt med bevilgning. Regnskapet skal være satt opp på artsnivå. Finansieringen skal sammenstilles med hvordan prosjektet var planlagt finansiert. Avvik mellom kostnader og bevilgning eller finansiering og finansieringsplan skal kommenteres. Rapportering og evaluering omkring gjennomføringen, med vekt på følgende: o Prosjektorganisering. o Grad av egenregi, konkurransegjennomføring og valg av entrepriseform. o Fremdrift. I november vil det bli sendt ut en oversikt over hvilke prosjekt som skal avsluttes. Dagfinn Skjølsvold Leidulf Skarbø 7