Saksframlegg. OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON: ØKONOMISTYRING INNENFOR BARNE- OG FAMILETJENESTENE Arkivsaksnr.: 04/22880

Transkript

1 Saksframlegg OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON: ØKONOMISTYRING INNENFOR BARNE- OG FAMILETJENESTENE Arkivsaksnr.: 04/22880 Forslag til vedtak: Kontrollkomiteen tar rådmannens redegjørelse om gjennomførte tiltak for å bedre økonomistyringen i barne- og familietjenesten, til orientering. Saksfremlegg - arkivsak 04/

2 Saksutredning: Bakgrunn Bystyret behandlet i sitt møte 3. mars 2005 sak om Økonomistyring ved barne- og familietjenestene i Trondheim kommune og fattet følgende vedtak: 1. Bystyret er ikke tilfreds med at barne- og familietjenestene i flere år har hatt merforbruk. 2. Bystyret er tilfreds med at rådmannen siste år har satt i gang flere tiltak for å få kontroll på merforbruket. Rådmannen bes om å komme tilbake med en rapportering av effekten av disse tiltakene. 3. Bystyret ber rådmannen prioritere tiltak for å bedre enhetenes økonomistyring på området, herav hyppigere intern rapportering for enhetene. 4. Bystyret ber rådmannen prioritere å få på plass et helhetlig ledelses- og økonomistyringsverktøy innenfor tjenesteområdet. 5. Bystyret er ikke tilfreds med tidspunktet for rapportering av merforbruket i 2003, og ber heretter om rask informasjon ved større overskridelser. 6. Bystyret ber rådmannen innen gi tilbakemelding til kontrollkomiteen om hvilke tiltak som er gjennomført og om oppnådde resultater. Flertallsmerknad: 1. Bystyret understreker betydningen av at enhetenes økonomistyring også er avhengig av et eget kvalifisert støtteapparat. Dette er spesielt viktig for å sikre enhetslederens selvstendige ansvar for kvalitetsutviklinga av tjenestene. 2. Revisjonsrapportene viser at det er meget stramme budsjettrammer innenfor både hjemmetjenestene og barne- og familietjenestene. Begge tjenesteområdene vil derfor bli prioritert ved budsjettbehandlingene i årene som kommer. Rådmannen har følgende tilbakemelding og kommentarer til de enkelte punktene i vedtaket. 1. Merforbruk Tabellen nedenfor viser utviklingen i budsjett og regnskap og avvik i barne- og familietjenestene fra 2001 til og med prognose for Tabell 1 Merforbruk innenfor barne- og familietjenesten i perioden År Merforbruk, mill kr , , , , prognose 1) - 10,0 1) Årsresultatet kan bli bedre, da staten har signalisert økt bevilgning mot slutten av Det har vært merforbruk i hele perioden, hovedsakelig knyttet til barnevernet, med en topp i Regnskapsresultatet ble betydelig forbedret i Dette vurderer rådmannen som svært tilfredsstillende sett i lys av den store omorganiseringen av barne- og familietjenestene i Trondheim kommune fra samt første års drift av barnevernsforsøket. Saksfremlegg - arkivsak 04/

3 Når det gjelder barnevernsforsøket spesielt, vil rådmannen også poengtere de store utfordringene som ligger i: at kommunen gjennom barnevernsforsøket har tatt på seg et betydelig større økonomisk ansvar enn tidligere og som andre kommuner ikke har I barnevernsforsøket må Trondheim kommune f. eks betale hele kostnaden for et barn plassert i institusjon (snittpris 1,5 mill kr pr år), mens den kommunale egenandelen før i de fleste tilfeller ville vært kroner for det samme tiltaket. Dette betyr at de økonomiske konsekvensene ved å undervurdere veksten i barnevernet eller ved manglende effekt av kostnadsreduserende tiltak, er betydelig høyere for Trondheim enn for kommuner som har delt økonomisk ansvar med staten. Samtidig gir barnevernforsøket handlingsrom og ressurser til nye og alternative tiltak. Omstillingen fra mer tradisjonelle og dyre barneverntiltak til alternative, men likevel faglig forsvarlige, er godt i gang innenfor barne- og familietjenesten. at staten de to første årene av barnevernsforsøket ikke har greid å gi Trondheim kommune forutsigbare økonomiske rammer ved budsjettårets begynnelse Det nye statlige barnevernet har i likhet med Trondheim erfart kompleksiteten i å beregne vekst i barnevernet. Veksten er undervurdert både i statsbudsjettene for 2004 og Stortinget har derfor vedtatt tilleggsbevilgninger både i forbindelse med revidert nasjonalbudsjett og i egne proposisjoner på slutten av året. Barnevernsforsøket i Trondheim får sin andel av disse tilleggsbevilgningene, etterskuddsvis. Regjeringen Stoltenberg har dessuten foreslått økte bevilgninger til barnevernet i 2006 og samtidig varslet økte bevilgninger i forbindelse med nysalderingen av budsjett Dette vil påvirke årsresultatet for barne- og familietjenestene i positiv retning i forhold til regnskapsrapporten ved 2. tertial Rapportering om effekt av tiltak I min høringsuttalelse til revisjonsrapporten, datert , oppsummerte jeg de tiltak jeg i løpet av 2004 satte i gang for å bedre økonomistyringen i barnevernet. Nedenfor vil jeg spesielt peke på de anslåtte effekter av tiltakene. 1)Løpende kontroll og oppfølging Det ble i 2004 etablert et excel-basert verktøy som gir oversikt over alle barnevernsvedtak og økonomiske forpliktelser knyttet til dette, også fram i tid. Verktøyet benyttes av rådmannen i budsjett- og økonomiplanarbeid for å prognostisere vekst i antall barn og kostnader pr barn i ulike kategorier barnevernstiltak. Enhetslederne og økonomitjenesten bruker verktøyet i løpende økonomioppfølging og regnskapsrapportering til rådmannen. Dette verktøyet gir alle ledd en bedre oversikt over den økonomiske situasjonen i barnevernet enn kommunen har hatt tidligere. Informasjonen i styringsverktøyet benyttes til ulike analyser og sammenligninger mellom bydelene. Den informasjon som kan tas ut av styringsverktøyet er med i kravspesifikasjonen for nytt fagsystem i barnevernet. 2) Forhandlinger En analyse av kostnader i kommunens egne og private barnevernsinstitusjoner er snart ferdigstilt. Anbudskonkurranse for kjøp av plasser i private barnevernsinstitusjoner er under sluttføring. Prosjektet er gjennomført i samarbeid mellom fagfolk i barnevernstjenesten, Økonomitjenesten og Innkjøpskontoret. Det Saksfremlegg - arkivsak 04/

4 er utarbeidet kravspesifikasjoner for ulike typer plasseringer som grunnlag for å vurdere pris opp mot kvalitet og omfang. 3) Pengestrømmer mellom forvaltningskontorene og byomfattende tiltaksenheter Omsorgsenheten for barn og unge har ansvaret for drift av kommunens egne barnevernsinstitusjoner, institusjoner med driftsavtale og fosterhjem med oppdragskontrakt. Fra 2005 er den interne pengestrømmen lagt om slik at forvaltningsenhetene må betale døgnpris for plassering av barn i kommunens egne tiltak, på samme måte som i det private markedet. En effekt av dette er at valgene mellom kommunale og private tiltak ikke påvirkes av pris. I tillegg får enhetslederne og rådmannen en komplett oversikt over kostnader ved alle vedtak, uavhengig av om tiltaket utføres i kommunal eller private regi. Rådmannen vurderer fra 2006 å etablere en tilsvarende pengestrøm mellom forvaltningsenhetene og Ressurssenteret for barn og unge. Dette for å sikre nødvendig dynamikk i gjennomføring av budsjettforslagets hovedstrategi, alternativ til institusjon, ved at det følger penger med bestilling fra forvaltningen. 4) Kategorisering av vedtak Delprosjektet har arbeidet med å utvikle en trappemodell til rammeverk for skjønnsutøvelse i enkeltsaker og beskrivelse av sakstyper delt i kategorier, som utløser en bestemt mengde tiltak og kostnader ut fra sakens kompleksitet. Trappemodellen er utviklet med deltakelse fra enhetsledere og fagansvarlige i bydelene og er nå etablert med 13 trinn. Prosjektet har imidlertid så langt ikke knyttet kostnadskategorier til de ulike trinnene. En positiv effekt av dette arbeidet er overføringsverdien av kunnskap mellom bydelene når det gjelder terskler og for tilnærming til ulike saker. Ansvaret for videreutvikling av trappemodellen er nå lagt over til fagansvarlige i bydelene med diskusjoner i nettverk og rapportering til rådmannen. 5) Nye budsjettfordelingsmodeller Gode budsjettfordelingsmodeller er avgjørende for enhetsledernes mulighet til å utøve god økonomistyring. Siste hovedrevisjon var midt på nitti-tallet og etter den tid har modellene vært gjenstand for flikking for å tilpasses omorganiseringer, og endringer fra SSB i hvilke datasett som produseres. Nåværende budsjettfordelingsmodell nyter ikke særlig stor tillit blant enhetslederne. Problemene med fordelingsmodellen for forvaltningsenhetene ble forsterket ved overtakelse av de statlige barnevernsoppgavene. Slik situasjonen er i dag, har to bydeler merforbruk, en bydel balanse, og en bydel mindreforbruk. Målet har vært å utvikle mest mulig objektive budsjettfordelingsmodeller for de bydelsbaserte forvaltningsog tiltaksenhetene, med kriteria som gjenspeiler variasjonene i behov mellom bydelene, som ikke kan påvirkes av enhetene selv, og som samtidig fanger opp de viktigste kostnadsdriverne. Det skal ikke legges skjul på at dette har vært meget vanskelig, og rådmannen er ennå ikke i mål med arbeidet. Andre storbyer jobber med de samme problemene, og har kommet til høyst ulike løsninger. Uansett modell må bydelene i 2006 få en budsjettfordeling som gir en realistisk mulighet til å styre mot balanse med de tiltak som vedtas av bystyret. 3. Tiltak for å bedre enhetenes økonomistyring Rådmannen har fra 2005 iverksatt månedsrapportering for enheter med merforbruk, dvs forvaltningsenhetene og Ressurssenteret for barn og unge. Rådmannen har gjennom midler fra barnevernsforsøket valgt å styrke Økonomitjenesten med to årsverk, som i tillegg til å jobbe med Saksfremlegg - arkivsak 04/

5 utviklingsoppgaver i økonomistyringsprosjektet, gir disse enhetene tett oppfølging og støtte i økonomistyringen, jfr også flertallsmerknad pkt Helhetlig ledelses- og økonomistyringsverktøy Trondheim kommunes økonomisystem, GL Masterpiece har, ikke den funksjonalitet som kreves av et ledelses(støtte)verktøy på enhetsnivå. GL Masterpiece er ikke ment å skulle dekke dette behovet, men skal være et verktøy for systematikk rundt regnskapsføring i et stort konsern og oppfylle forskriftskrav til regnskap og budsjett for kommuner. Denne funksjonen er etter rådmannens vurdering oppfylt. Systemet er derfor etter rådmannens vurdering et godt system for regnskapsføring og regnskapskontroll. Rådmannen er imidlertid enig i vurderingen av at vi mangler et helhetlig ledelsesverktøy innenfor økonomiområdet. Rådmannen jobber dessuten med en kravspesifikasjon for hele kommunens økonomisystem. Anbudet vil bli sendt ut primo Det jobbes også med mange ulike støtteverktøy som enhetslederne kan benytte i sin løpende styring. Fagsystemet Marte skal fases ut i løpet av Trondheim kommune har utarbeidet en kravspesifikasjon for nytt fagsystem for barnevernet som inkluderer økonomisk styringsinformasjon. Fagsystemet vil bli sendt ut på anbud. 5. Tidspunkt for rapportering av merforbruk I sin kommentar til revisjonsrapporten sa rådmannen seg enig i viktigheten av rask rapportering til politisk nivå om større overskridelser, uavhengig av de faste rapporteringsrutinene. Dette fulgte rådmannen opp i september, da formannskapet, forut for 2. tertialrapport, fikk en orientering om forventet merforbruk i barne- og familietjenestene i Dette var før informasjonen om kommende statlige tilleggsbevilgninger til barnevernet i 2005 var gjort kjent. 6. Egen sak innen om gjennomførte tiltak og oppnådde resultater Rådmannen har under pkt 2 gitt en redegjørelse om disse tiltakene og anslåtte effekter av disse. Pga budsjettarbeidet ble fristen for tilbakemelding, etter avtale med kontrollkomiteens sekretariat, utsatt til kontrollkomiteens møte Rådmannen i Trondheim, Jorid Midtlyng kommunaldirektør Elen Cecilie Isdahl rådgiver Saksfremlegg - arkivsak 04/

6 Saksfremlegg - arkivsak 04/