Det kalles inn med dette til møte i kontrollutvalget i Kragerø kommune:

Transkript

1 Vår ref. 11/ /VOLH Medlemmer og varamedlemmer Dato Kragerø kommune - kontrollutvalget Det kalles inn med dette til møte i kontrollutvalget i Kragerø kommune: Dato: Tid: Kl Sted: Glasshuset Forfall meldes snarest mulig til sekretær for kontrollutvalget, Helle Vold, på e-post: helle.vold@temark.no eller tlf Vara møter bare etter egen innkalling. Sak 30/11: Rådmann Ole Magnus Stensrud orienterer om hva som har blitt gjort med anbefalingene i rapporten om Kragerø Fjordbåtselskap AS. Vedlagt følger sakene 29/11-36/11 for Gotfred Nilsen Leder i kontrollutvalget Helle Vold Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 Sakliste for Kragerø kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 29/11 11/395 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA /11 11/160 SELSKAPSKONTROLLRAPPORT NR AV KRAGERØ FJORDBÅTSELSKAP AS - KRAGERØ KOMMUNE 31/11 11/396 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON FOR KRAGERØ KOMMUNE 32/11 11/62 BESTILLING AV OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGREVISJON 33/11 11/164 OPPFØLGING AV KOMMUNESTYREVEDTAK 79/10 34/11 11/323 VURDERING AV MØTEINNKALLING TIL HAVNESTYRET ( JANUAR 2011 ) 35/11 11/398 KRAGERØ FJORDBÅTSELSKAP AS (KFS) OG KRAGERØ KOMMUNE ETISKE RETNINGSLINJER 36/11 11/403 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER

3 Sak nr. 29/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA Arkivsaksnr.: 11/395 Arkivkode: /11 Kragerø kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Møteprotokollen fra godkjennes. Møteleder legger frem møteprotokollen fra til godkjenning. -Møteprotokoll fra kontrollutvalget Sak 29/11 Side 3 av 12

4 Sak nr. 30/11 SELSKAPSKONTROLLRAPPORT NR AV KRAGERØ FJORDBÅTSELSKAP AS - KRAGERØ KOMMUNE Arkivsaksnr.: 11/160 Arkivkode: /11 Kragerø kommune - kontrollutvalget 30/11 Kragerø kommune - kontrollutvalget Kragerø kommune - kontrollutvalget i møte den sak nr. 14/11: Vedtak i Kragerø kommune - kontrollutvalget ets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber rådmann redegjøre for kontrollutvalget i møtet , for hva som er gjort med anbefalingene i rapporten. Kommunestyret delegerer til formannskapet å oppnevne kommunerepresentant til selskapets generalforsamling. Behandlingen i Kragerø kommune - kontrollutvalget Assisterende revisjonssjef Berit Dalvik fra Telemark kommunerevisjon IKS presenterte selskapskontrollrapporten av Kragerø Fjordbåtselskap AS. Administrerende direktør Helge Rognli svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak et tar saken til orientering. Rådmannen redegjør for hva som har blitt gjort med anbefalingene i rapporten. -Vedtak i KU sak 14/11. -Anbefalingene fra rapporten. Sak 30/11 Side 4 av 12

5 Sak nr. 31/11 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON FOR KRAGERØ KOMMUNE Arkivsaksnr.: 11/396 Arkivkode: /11 Kragerø kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak et innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2012 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Kragerø kommune. Det må innarbeides i budsjettet møte- og kursutgifter med ,-. Videre må en budsjettere med utgifter til Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS med kr ,- samt medlemskontingent på kr ,- og selskapskontroll med kr ,-. ets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: et utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. ets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. et fremmer med dette en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2012 i Kragerø kommune. Vurdering fra sekretariatet Sekretariatet har utarbeidet et framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Kragerø kommune for et sitt budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariattjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert delvis på erfaringstall og delvis på anslag. Det er svært viktig at det settes av tilstrekkelig med midler til kontrollutvalgets virksomhet. Det å sørge for tilstrekkelig kontroll og tilsyn av den kommunale virksomheten er høyaktuelt, og kommunestyret har et ansvar i å sørge for at det bevilges nok med ressurser til dette. Det er blant annet viktig at medlemmene får delta på ulike kurs og seminarer for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Spesielt neste år da det kan bli nye kontrollutvalgsmedlemmer som trenger opplæring. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på fylkesvise og regionale samlinger er bra i denne sammenhengen. Sak 31/11 Side 5 av 12

6 Sak 31/11 En post som godtgjøring/tapt arbeidsfortjeneste avhenger både av aktiviteten i utvalget og hvilket godtgjøringsnivå kommunen ligger på. Budsjettet er sett i forhold til Kragerø kommunes reglement for godtgjørelse til folkevalgte. Det er tatt høyde for seks kontrollutvalgsmøter i året. Sekretariatet anbefaler NKRF s kontrollutvalgskonferanse i februar 2012 og dagkonferansene i Bø vår og høst 2012 i regi av sekretariatet. Kragerø kommune har valgt å delta i to interkommunale selskaper for å løse kontroll og tilsynsoppgavene. Dette er Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgaver og Telemark ssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgaver. Sekretariattjenester Kragerø kommune er medeier i Telemark ssekretariat IKS (Temark). Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/ kommunestørrelse, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av representantskapet. Revisjonstjenester Kragerø kommune er medeier i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av representantskapet. Selskapskontroll og andre tjenester Kjøp av tjenester omfatter også selskapskontroll og eventuelt andre tjenester. Det er viktig at det bevilges nok penger til å gjennomføre tilstrekkelig antall selskapskontroller. Med andre tjenester menes eventuelt bruk av ekstern bistand i form av for eksempel privat revisjon, advokat, ekstern konsulent etc. Sekretariatet har sammenlignet tallene med regnskap fra tidligere år, og ser at budsjett framlegget er tilstrekkelig med en økning på 2,5 % som er KRD sin anbefaling. Konklusjon: ets sekretariat foreslåtte budsjettramme for kontrollutvalget for 2012, anses for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år Skulle det oppstå situasjoner som nevnt over der det blir behov for ekstraordinære granskninger/rapporter, og der det er nødvendig å hente inn ekstern kompetanse, kan behovet for tilleggsbevilgninger til kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for kommunestyret. Side 6 av 12

7 Sak nr. 32/11 BESTILLING AV OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGREVISJON Arkivsaksnr.: 11/62 Arkivkode: 216 4/11 Kragerø kommune - kontrollutvalget 32/11 Kragerø kommune - kontrollutvalget Kragerø kommune - kontrollutvalget i møte den sak nr. 4/11: Vedtak i Kragerø kommune - kontrollutvalget et i Kragerø kommune bestiller overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon av Telemark kommunerevisjon IKS. Behandlingen i Kragerø kommune - kontrollutvalget Forskrift for kontrollutvalg 10 krever at kontrollutvalget skal lage en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. En slik plan skal utarbeides minst en gang i valgperioden. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Utgangspunktet skal være vurderinger av risiko- og vesentlighet, analysen skal sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon. Det er kommunestyret som vedtar planen etter innstilling fra kontrollutvalget, men kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å endre planen i planperioden. Forslag til vedtak Forslag 1: et har følgende merknader til utkast til plan for forvaltningsrevisjon : Forslag 2: et har ingen merknader til utkast til plan for forvaltningsrevisjon et fattet i januar 2011 vedtak i sak 4/11 om bestilling av overordnet analyse plan for forvaltningsrevisjon fra Telemark kommunerevisjon IKS. I brev (vedlagt) ber kommunerevisjonen om innspill fra sittende kontrollutvalg til områder eller konkrete prosjekter for forvaltningsrevisjon. - Brev til kontrollutvalget fra Telemark kommunerevisjon IKS, datert Sak 32/11 Side 7 av 12

8 Sak nr. 33/11 OPPFØLGING AV KOMMUNESTYREVEDTAK 79/10 Arkivsaksnr.: 11/164 Arkivkode: /11 Kragerø kommune - kontrollutvalget 33/11 Kragerø kommune - kontrollutvalget Kragerø kommune - kontrollutvalget i møte den sak nr. 10/11: Vedtak i Kragerø kommune - kontrollutvalget et ønsker en utdyping av retningslinjer for gjennomføring av kommunens byggeprosjekter på bakgrunn av de erfaringer avdelingen har gjort i de store byggeprosjektene i kommunen. Det er viktig at retningslinjene er i samsvar med gjeldende praksis i avdelingen. Behandlingen i Kragerø kommune - kontrollutvalget Eiendomssjef Heidi Howatson orienterte om oppfølgingen av kommunestyrevedtaket 79/10. Hun gjennomgikk de vedtatte Retningslinjene for gjennomføring og oppfølging av kommunale byggeprosjekter og tok for seg spesielt to av punktene: Punkt 3. Prosjektering: I forhold til framdrifta er det viktig at det er noe å bygge på. Mye bør være klart før start på prosjektering. Er ikke rammene gode nok blir ikke prosjektet godt. Det dukker alltid opp behov under prosjektet. Noen ganger kan de tas med selv om de er utenfor rammene. Det må vurderes hver gang. Anbud konkurransen blir ikke bedre enn det som er beskrevet, dårlig beskrivelse gir dårlig resultat. Klarer man alle punktene i prosjekteringen vil det være et godt utgangspunkt for å få et godt resultat. Kopi av retningslinjene sendes til kontrollutvalget til høsten. Det er viktig å få erfaringene inn i retningslinjene. et ber Heidi Howatson lese gjennom retningslinjene en siste gang for at kontrollutvalget skal få tilsendt sånn de velger å ha retningslinjene. Punkt 8. Rapportering: Planlagt rapportering til rådmann i møte hver annen måned. Rapport på avslutning av prosjektregnskap i forbindelse med tertialrapport og regnskapsavslutning. Sak 33/11 Side 8 av 12

9 Sak 33/11 Forslag til vedtak et tar saken til orientering. Eiendomssjef Heidi Howatson gir en skriftelig redegjørelse hvor det vises til at rutinene er innarbeidet i retningslinjene slik forvaltningsrevisjonsrapporten påpeker. -Skriftelig redegjørelse ettersendes når sekretariatet mottar det. Side 9 av 12

10 Sak nr. 34/11 VURDERING AV MØTEINNKALLING TIL HAVNESTYRET ( JANUAR 2011 ) Arkivsaksnr.: 11/323 Arkivkode: /11 Kragerø kommune - kontrollutvalget 34/11 Kragerø kommune - kontrollutvalget Kragerø kommune - kontrollutvalget i møte den sak nr. 27/11: Vedtak i Kragerø kommune - kontrollutvalget Saken utsettes. et ber tidligere leder for havnestyret om skriftlig redegjørelse til neste kontrollutvalgsmøte den Behandlingen i Kragerø kommune - kontrollutvalget et valgte å utsette saken til det var kommet en skriftlig redegjørelse fra tidligere leder i Havnestyret. Forslag til vedtak Ingen forslag. I kommunestyremøte den kom det opp et spørsmål om praksins ved innkalling til møter og kontrollutvalget ble spurt om de kunne se om lovverket blir fulgt ved innkallinger til møter på prinsipielt grunnlag. et valgte å utsette saken til for å få inn en redegjørelse fra tidligere leder i Havnestyret. et har mottatt de skriftelige kommentarene. -Brev med kommentarer fra tidligere styreleder i Havnestyret, datert Melding om vedtak sak 27/11. -Interpellasjoner og 32 Sak 34/11 Side 10 av 12

11 Sak nr. 35/11 KRAGERØ FJORDBÅTSELSKAP AS (KFS) OG KRAGERØ KOMMUNE ETISKE RETNINGSLINJER Arkivsaksnr.: 11/398 Arkivkode: /11 Kragerø kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Ingen forslag. et har mottatt en forespørsel om de kan se på Kragerø kommune sine etiske retningslinjer når det gjelder verv i Kragerø Fjordbåtselskap AS (KFS). -E-post til kontrollutvalget, datert Retningslinjer, Kommunestyret Sak 35/11 Side 11 av 12

12 Sak nr. 36/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Arkivsaksnr.: 11/403 Arkivkode: /11 Kragerø kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak et tar sakene til orientering. evt Sak 36/11 Side 12 av 12