Arendal kommune. Jan Askeland. Ragnhild Thomassen Arne Bergersen Anne Rostad Terje Stiansen. Øystein Bergh

Transkript

1 Arendal kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Arendal kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: Rådhusgt. 10, 2 etg, Arendal Jan Askeland Forfall: Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Sekretær Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Hovedrevisor Forvaltningsrevisor Jan Askeland Ragnhild Thomassen Arne Bergersen Anne Rostad Terje Stiansen Øystein Bergh Ketil Raknes Thorny Grethe Olsen Kristian Fjellheim Kristoffersen Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 25 30/2014 Arendal, Jan Askeland Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 25/14 14/428 GODKJENNELSE AV INNKALLING OG PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE 26/14 14/429 BUDSJETT FOR 2015 FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON I ARENDAL KOMMUNE 27/14 14/393 FORVALTNINGSREVISJONS "ANSKAFFELSER, DRIFT" 28/14 14/434 ORIENTERING FRA REVISOR 29/14 14/435 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER /14 14/436 EVENTUELT Side 2 av 6

3 Sak nr. 25/14 GODKJENNELSE AV INNKALLING OG PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Protokollen fra møtet godkjennes. Leder la fram protokollen. Vedtaket var enstemmig. Protokollen fra møtet godkjennes. Sak nr. 26/14 BUDSJETT FOR 2015 FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON I ARENDAL KOMMUNE Kontrollutvalget innstiller følgende til Bystyret: Bystyret vedtar forslag til budsjett for 2015 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Arendal kommune med en ramme på kr: ,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet. Sekretæren la fram budsjett I forslag til vedtak er det brukt tall for 2016 dette er en skrivefeil. Tallet fra 2015 skal benyttes som er Kontrollutvalget diskuterte hver enkelt utgiftspost. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget innstiller følgende til Bystyret: Bystyret vedtar forslag til budsjett for 2015 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Arendal kommune med en ramme på kr: ,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet. Sak nr. 27/14 Side 3 av 6

4 FORVALTNINGSREVISJONS "ANSKAFFELSER, DRIFT" Kontrollutvalget tar prosjektplanen til orientering. Forvaltningsrevisor redegjorde for prosjektplan for prosjektet; Offentlig anskaffelser drift. Kontrollutvalget diskuterte problemstillingene og avgrensningen. Kontrollutvalget godkjenner den framlagte planen og ber revisjon gjennomføre prosjektet som presentert. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar prosjektplanen til orientering. Sak nr. 28/14 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget tar saken til orientering. Revisjon tok opp følgende forhold som de redegjorde for: Samarbeid lønn, regnskap og dokumentsenter - lokalisering Kjøp av brannstasjonen eie istedenfor leie Revisjon får kvalitetskontroll fra NKRF (forbundsbasert kontroll) for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Miljødirektoratet har avgitt forslag til endelig kapittel 15 i avfallsforskriften. Forskriftene vedrører Returkraft. Revisor presenterte sine vurderinger og synspunkter. Generell orientering: Avgitte uttalelser og revisor - bekreftelser Oppdatert revisjonsverktøy Descartes v 4 Status løpende revisjon Det er nedsatt en arbeidsgruppe for å vurdere samarbeid mellom revisjonene i Arendal, fylkeskommunen og Setesdal. Vedtaket var Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak nr. 29/14 Side 4 av 6

5 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Kontrollutvalget tar sakene til orientering og ber sekretæren følge de opp. Følgende saker ble tatt opp: Terje Stiansen melder forfall til neste møte, Kontrollutvalget ber revisjon, utarbeide en oversikt over konsulentbruken for: Kommunen Kommunens eiendomsselskap Havnevesenet Ragnhild Thomassen tok opp følgende problemstilling som ønskes innsendt til NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2015, Industriavfall og miljøregnskap: Hva er miljøaspektet i at industriavfall fraktes på lastebiler til Sverige (for å brennes der) fordi prisene er så lave at nyere anlegg i Norge ikke har muligheter til å konkurrere på pris. Er de reelle kostnadene til denne transporten synliggjort i noen form for miljøregnskap og hvilke muligheter vil man ha for å bruke disse kostnadene som et grunnlag for å få til en strukturendring slik at industriavfallet kan tas hånd om i Norge. Kontrollutvalget tar opp Returkraft i neste møte, Kontrollutvalget ber styreleder for Returkraft, Tormod Vågsnes og revisjonssjef Tor Ole Holbek komme: Oppdatering om aktuelle problemstillinger (se tidligere sak) Erstatningsansvar, ref KS-rapport om Returkraft Konsekvensene for avgiftene. Kommer disse til å øke? Sekretæren viste til at det var sendt brev til kommunen om godkjenning av selskapsavtalen for Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS. Bystyret skal godkjenne avtalen og oppnevne representant og vara-representant til representantskapet. Temark arrangerer Høstkonferanse i tilknytting til representantskapsmøte, mandag Konferansen blir på Broklandsheia. Jan Askeland og Anne Rostad melder seg på nå. Ønsker flere å delta må de melde seg på. (Program kommer senere.) NKRF arrangerer Kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen, Følgende melder seg på med ankomst Jan Askeland Arne Bergersen Anne Rostad Terje Stiansen Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Sak nr. 30/14 EVENTUELT Ingen saker. Side 5 av 6

6 Ingen saker. Side 6 av 6