Forfall meldes til sekretær for utvalget Sander Haga Ask på epost: eller på tlf: Møteinnkalling.

Transkript

1 Møteinnkalling Tvedestrand kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 Møtested: Møterom 3 etg. Arkivsak: 15/10154 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for utvalget Sander Haga Ask på epost: sander.haga.ask@temark.no eller på tlf: Vara møter kun på eget varsel. I tillegg møter følgende: Enhetsleder Svein Dale, sak 22/16 Sakskart Side Møteinnkalling 4/16 15/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 4/16 15/ Godkjenning av protokoll Saker til behandling 21/16 16/ /16 16/ /16 16/ Oppfølging av sak 1/16 - Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Kommunens svar og rapport til fylkesmannen Dypvåg brygge - henvendelse om avtalen med Brødrene Knutsen AS Tvedestrand kommune sitt kjøp av Fagelektrobygget - Søsterdalen /16 16/ Prosjektplan Forvaltningsrevisjon: Barnevernet i østre Agder 11 25/16 16/ Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon Tvedestrand kommune

2 26/16 16/ Orienteringer fra revisor /16 16/ Eventuelt Sakene legges også ut på Arendal, For kontrollutvalgsleder Svein Hansen Sander Haga Ask Sekretær 2

3 Møteinnkalling 4/16 Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Tvedestrand kontrollutvalg /16 Møteinnkallingen godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 4/16 Godkjenning av protokoll Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Tvedestrand kontrollutvalg /16 Protokoll fra møtet godkjennes. Vedlegg: - Protokoll Tvedestrand kontrollutvalg Vedlegg til sak 4

5 Saker til behandling 21/16 Oppfølging av sak 1/16 - Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Kommunens svar og rapport til fylkesmannen Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Tvedestrand kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Kontrollutvalget ber om å bli holdt oppdatert i saken og om å få oversendt Fylkesmannens bekreftelse på at avvikene er lukket når den foreligger. Bakgrunn for saken: Tvedestrand kommune henvendte seg høsten 2014 til Fylkesmannen og ba om tilsyn av spesialundervisningsområdet. Bakgrunnen for henvendelsen var at det ble avdekket at elever ikke fikk ivaretatt sine rettigheter til spesialundervisning. Fylkesmannen åpnet tilsyn med elevenes rett til spesialundervisning og tilfredsstillende utbytte av opplæringen. I møtet behandlet kontrollutvalget sak 1/16 Tilsynsrapport fra Fylkesmannen Elevenes rett til spesialundervisning og tilfredsstillende utbytte av opplæringen. Fylkesmannen undersøkte syv områder og fant avvik på seks av områdene. Kommunen fikk frist til til å gi en tilbakemelding og rette de lovstridige forholdene. Saksopplysninger: I kontrollutvalgets møte og orienterte enhetsleder Elisabet Christiansen om kommunens oppfølging av tilsynet og arbeidet med å rette opp avvikene. Kontrollutvalget har et ønske om å holde seg oppdatert i saken og har fått oversendt kommunens svar og rapport til fylkesmannen. Tvedestrand kommune hadde frem til til å rette opp avvikene. Kommunen fikk utsatt fristen til og leverte sin rapport og svarbrev til fylkesmannen. Rapporten og svarbrevet er vedlagt saken. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget tar saken til orientering i påvente av fylkesmannens bekreftelse på lukkingen av avvik og ber om å få oversendt bekreftelsen når den foreligger. Vedlegg: - Brev til FM lukking av avvik - Skoleeier svar på avvik 5

6 Vedlegg til sak 6

7 22/16 Dypvåg brygge - henvendelse om avtalen med Brødrene Knutsen AS Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Tvedestrand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar saken til etterretning og avventer KOFA sin behandling av saken. Kontrollutvalget ber om at administrasjonen orienterer utvalget om resultatet av KOFA sin behandling når det foreligger. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har fått en henvendelse fra Anne Killingmo vedrørende kommunens avtale med Brødrene Knutsen Maskin AS om Dypvåg brygge. I brevet til kontrollutvalget henviser Killingmo til Tvedestrandsposten sin artikkel hvor det fremkommer informasjon om at kommunen er klaget inn for KOFA (Klagenemnda for offentlige anskaffelser) for brudd på reglene om offentlige anskaffelser. Brevet fra Anne Killingmo er vedlagt saken. Saksopplysninger: I 2014 behandlet kommunestyret sak 5/14 Avtale om å benytte kommunal grunn ved Dypvåg brygge for å legge ut flytebryggeanlegg med 50 plasser. Killingmo refererer i sitt brev til denne saken og en kommunestyresak fra 2008 som også omhandlet denne saken. Kommunestyret vedtok i 2008 at kommunen skulle inngå forhandlinger med Brødrene Knutsen maskin AS for utbygging og drift av småbåthavn ved Dypvåg brygge. I 2014 vedtok kommunestyret at kommunen skulle inngå en leieavtale med Brødrene Knutsen maskin AS om utbygging og drift av småbåthavnen. Sakspapirene til saken fra 2014 er vedlagt. Tvedestrand kommune er klaget inn av Jan V. Monrad til KOFA og klagen ble registrert Saksbehandlingstiden hos KOFA er inntil 7 måneder for en vanlig sak. KOFA vil avgjøre hvorvidt Tvedestrand kommune har brutt reglene om offentlige anskaffelser i denne saken og gi en tilbakemelding til kommunen og klager. Jan V. Monrad har også bedt fylkesmannen om en lovlighetskontroll i saken. Kommunen har kommet med et tilsvar til klagen hos KOFA og på lovlighetskontrollen. Disse er vedlagt saken. Kontrollutvalget har invitert administrasjonen til å orientere i møtet ytterligere om saken og svare på eventuelle spørsmål. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet er av den oppfatning at det vil være lite effektiv bruk av kontrollutvalgets ressurser å behandle en sak som er klaget inn og er til vurdering hos to statlige etater. Kontrollutvalget bør avvente KOFA og fylkesmannen sin behandling av saken før utvalget vurderer hvorvidt og eventuelt hva man skal gjøre. Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget holder seg 7

8 orientert om utviklingen i saken og ber administrasjonen orientere kontrollutvalget om resultatet av KOFA og fylkesmannens behandling. Vedlegg: - Henvendelsen fra Anne Killingmo - Saksfremlegg m/vedlegg kommunestyrets sak 5/14 - Kommunens svar til KOFA datert Kommunens uttalelse til lovlighetskontroll fra fylkesmannen datert Vedlegg til sak 8

9 23/16 Tvedestrand kommune sitt kjøp av Fagelektrobygget - Søsterdalen 16 Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Tvedestrand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget er av den oppfatning at dette ikke er en sak for kontrollutvalget og velger å ikke se ytterligere på saken. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har fått en henvendelse fra Anne Killingmo vedrørende kommunens kjøp av Søsterdalen 16 «Fagelektrobygget». I sin henvendelse stiller Killingmo spørsmål ved om kommunen betalte reel markedspris for eiendommen, hvordan man kom frem til prisen og hvordan kjøpsprosessen har vært. Hun ber også kontrollutvalget se nærmere på hvorvidt kommunen burde ha kjøpt eiendommen med tanke på kommunens økonomiske situasjon. Killingmo sitt brev til kontrollutvalget er vedlagt saken. Saksopplysninger: Kommunestyret behandlet saken om kjøp av eiendommen Søsterdalen 16 i møtet under sak 116/16. Kommunen hadde kjøpt den delen av eiendommen som tilhørte Tjenna legekontor tidligere jf. kommunestyrets vedtak i sak 21/15. I det samme vedtaket fikk rådmannen i oppdrag av kommunestyret å forhandle med eierne av den andre delen av bygningsmassen (Fagelektro AS). Det fremkommer av sakspapirene til sak 116/15 at kommunen engasjerte en takstmann til å taksere eiendommen og taksten kom på kr 5,15 millioner. Ordfører, rådmann og assisterende rådmann hadde et forhandlingsmøte med eierne av eiendommen, Storm Olsen Eiendom AS den I dette møtet kom partene frem til en pris på kr 5,8 millioner som eiendomsselskapet aksepterte med den forutsetning at salget ble avklart i det påfølgende kommunestyremøtet som var i september. Det fremkommer også i sakspapirene at kommunen ved å kjøpe begge eiendommene vil ha årlige utgifter tilnærmet lik leiekostnadene som man hadde for å leie lokalene til Tjenna legesenter. Rådmannen skisserte opp to mulige forslag for et eventuelt kjøp av «Fagelektrobygget» hvor det ene var at kommunen kjøpte eiendommen for kr 5,8 millioner eller at kommunen lot være å kjøpe eiendommen. Kommunestyret vedtok enstemmig formannskapets innstilling om å kjøpe eiendommen for kr 5,8 millioner. Vurdering fra sekretariatet: Det er kun kommunestyret som kan pålegge kontrollutvalget oppgaver og saker. Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter en henvendelse fra enkeltpersoner selv bestemme om de ønsker å se på saker. Enkeltrepresentanter fra kommunestyret kan ikke pålegge 9

10 kontrollutvalget oppgaver. I slike tilfeller er det ikke påkrevd at kontrollutvalget realitetsbehandler saken. Kontrollutvalget kan ikke overprøve kommunestyret sine vedtak, men kan komme med en anmodning hvis et vedtak for eksempel er i strid med lovverket. Anne Killingmo stiller flere spørsmål til kontrollutvalget i sin henvendelse som hun ber kontrollutvalget ta stilling til. Sekretariatet har vurdert de ulike spørsmålene og kommet frem til at de blir godt besvart i kommunestyrets sakspapirer. Sekretariatet finner ikke noe utfra denne informasjonen som tilsier at det skulle være behov for ytterligere undersøkelser. Når det kommer til spørsmålet om kommunen burde ha kjøpt bygget før man visste om budsjettsprekken blir dette vanskelig å ta stilling til for kontrollutvalget. Hvorvidt kommunen skulle kjøpe eiendommen er en politisk beslutning og kontrollutvalget har ikke mulighet til å overprøve kommunestyrets vedtak. I samme møte vedtok kommunestyret i sak 97/15 å stramme inn budsjettet for 2015 med kr 4,6 millioner og i sak 98/15 i samme møtet vedtok kommunestyret å sende Handlingsplanen for ut på høring. I sakspapirene til sistnevnte sak fremkommer det at kommunen må spare inn kr 10 millioner de neste 4 årene. Det må derfor være trygt å anta at kommunestyret var godt informert om den økonomiske situasjonen i kommunen når de vedtok å kjøpe eiendommen. Sekretariatet er av den oppfatning at dette ikke er en sak for kontrollutvalget og anbefaler at utvalget avviser henvendelsen. Vedlegg: - Sakspapirer kommunestyret sak 116/15 - Henvendelsen fra Anne Killingmo Vedlegg til sak 10

11 24/16 Prosjektplan Forvaltningsrevisjon: Barnevernet i østre Agder Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Tvedestrand kontrollutvalg /16 Prosjektplan for forvaltningsrevisjonen Barnevernet i østre Agder vedtas slik den foreligger, med forbehold om at kommunestyret godkjenner plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert gjennom prosjektets gang. Rapport til kontrollutvalget forventes våren 2017, i tråd med revisjonens anslag i prosjektplanen. Bakgrunn for saken: Tvedestrand kontrollutvalg vedtok i møte plan for forvaltningsrevisjon for Tvedestrand kommune. I henhold til planen legger nå revisjonen frem prosjektplan for det første forvaltningsrevisjonsprosjektet «Barnevernet i østre Agder». Saksopplysninger: Forslaget til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Barnevernet i østre Agder bygger på den overordnede analysen Aust-Agder revisjon IKS har utført for Tvedestrand kommune. Denne ble behandlet av kontrollutvalget under sak 9/16. Kontrollutvalget skal gjennom denne saken vurdere om det forslaget til prosjektplan som er lagt frem, vil gi utvalget den kunnskap de ønsker. I plan for forvaltningsrevisjon er det lagt føring om at dette første forvaltningsrevisjonsprosjektet innen barnevern skal fokusere på ressurser, organisering og styring knyttet til den nye organiseringen av barneverntjenesten i østre Agder. Det er planlagt som en koordinert forvaltningsrevisjon for alle eierkommunene, men det vil bli fremlagt en egen rapport til hvert by /kommunestyre. Mot slutten av inneværende valgperiode er det planlagt en del 2 av forvaltningsrevisjon av barnevern i østre Agder, som skal ha fokus på tjenesteytelse, kvalitet og måloppnåelse i barnevernsamarbeidet. Dette vil derfor ikke være tema i det prosjektet som igangsettes nå. Forvaltningsrevisjoner gjennomføres som ledd i kommunens egenkontroll, og planen viser til RSK 001, som er revisjonsstandarden for forvaltningsrevisjon. I forvaltningsrevisjon er ikke bare kontroll- men også læringsaspektet fremtredende. Formålet er definert i forhold til dette i vedlagte plan. Aust-Agder revisjon IKS har gjennom forslaget til prosjektplan definert hva de ønsker å undersøke i forvaltningsrevisjonen Barnevernet i østre Agder. Kontrollutvalget må avklare om de anser at det er disse problemstillingene de ønsker svar på, og om metodene som er tenkt brukt virker tilfredsstillende. 11

12 Forvaltningsrevisjonen planlegges gjennomført høsten/vinteren 2016/2017, og ha et omfang på ca. 130 timer. Rapporten forventes å komme til behandling i Tvedestrand kontrollutvalg i løpet av våren Forvaltningsrevisor vil stille i møtet for å legge frem forslaget og svare på spørsmål Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet anser problemstillingen og avgrensingene for å være i tråd med kontrollutvalgets vedtatte plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget bør be om å bli holdt orientert underveis i arbeidet. Kommunestyret har pr i dag ikke behandlet plan for forvaltningsrevisjon for Tvedestrand kommune. Det innebærer at planen ikke er endelig godkjent av kommunestyret. Kontrollutvalget må derfor fatte sitt vedtak med forbehold om at kommunestyret godkjenner planen. Skulle kommunestyret endre planen vil prosjektet bli avsluttet for Tvedestrand kommune sin del. Vedlegg: - Prosjektplan forvaltningsrevisjon Barnevernet i østre Agder Vedlegg til sak 12

13 25/16 Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon Tvedestrand kommune 2017 Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Tvedestrand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2016 for kontroll, tilsyn og revisjon i Tvedestrand kommune med en ramme på kr Kontrollutvalget sitt budsjettforslag skal følge budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Bakgrunn for saken: Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: «Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget.» Kontrollutvalget fremmer med dette en sak til kommunestyret (via formannskapet) om budsjett for kontrollutvalget sin virksomhet og kjøp av revisjons- og sekretariattjenester for 2017 i Tvedestrand kommune. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon i Tvedestrand kommune for Kontrollutvalgets budsjett omfatter kostnadene til selve driften av utvalget, og i tillegg kostnadene til sekretariattjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Budsjettet er basert på tidligere budsjett- og regnskapstall og noe på anslag. Det å sørge for god kontroll og nødvendig tilsyn med driften av den kommunale virksomheten er høyaktuelt. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget verktøy for gjennomføring av egenkontroll i virksomheten. Kommunestyret har ansvar for å sørge for t det blir bevilget tilstrekkelige ressurser til dette. Posten godtgjøring/tapt arbeidsfortjeneste («møtegodtgjørelse m.v.») avhenger både av aktiviteten i utvalget og hvilket godtgjøringsnivå kommunen ligger på. Budsjettet er sett i forhold til gjeldende reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Tvedestrand kommune. Det er tatt høyde for 5 kontrollutvalgsmøter i året og fortsatt leder og 2 medlemmer i utvalget. Godtgjørelsene justeres etter ordfører sin lønn som igjen er bundet opp mot stortingsrepresentantenes lønn. Leder mottar en fast årlig godtgjørelse på 3 prosent av ordførers 13

14 lønn og medlemmene før en godtgjørelse pr møte på 0,07 prosent av ordfører lønn. I tillegg legges det inn arbeidsgiveravgift som utgjør 14 prosent av de totale godtgjørelsene. I og med at man tidligere år ikke har beregnet arbeidsgiveravgiften inn i beregningen vil dette føre til en økning på ca 5000 kr. Kontrollutvalget har nylig fremmet et forslag i kommunestyret til å øke til fem medlemmer i kontrollutvalget. Dersom dette vedtas må denne budsjettposten justeres opp med kr. Det er viktig at det blir satt av tilstrekkelige ressurser til opplæring og oppdatering av utvalgets medlemmer. I tillegg er det av stor verdi å få god kontakt og erfaringsutveksling med kontrollutvalgsmedlemmer i andre kommuner. Sekretariatet anbefaler NKRF s kontrollutvalgskonferanse i februar 2016 (Norges Kommunerevisorforbund) og/eller FKT s fagkonferanse på våren (Forum for kontroll og tilsyn), samt vår- og høstkonferanser regionalt i regi av sekretariatet. Sekretariatet anbefaler at man viderefører dagens nivå på kurs og konferanser uavhengig av en eventuell økning av utvalget. Hvis kontrollutvalget forblir tre medlemmer vil det være behov å styrke kompetansen i utvalget med faglig påfyll og utvikling. Hvis kommunestyret øker antall medlemmer til fem i kontrollutvalget mener sekretariatet at man på den måten vil ivareta kompetansen ved å ha en større bredde i utvalgets medlemmer. Sekretariatet anbefaler da å videreføre dagens nivå slik at nye medlemmer får god opplæring og utvalget kan prioritere innad hvem som skal gå på aktuelle seminarer og kurs. I regnskapet for 2016 er det foreløpig brukt 800 kr på posten «kontorutgifter». Dette skyldes at to av medlemmene abonnerer på Kommunerevisoren og i budsjettet for 2017 blir det lagt inn 1000 kr for å dekke dette. «Til disposisjon for kontrollutvalget» omfatter selskapskontroll og eventuelt andre tjenester/undersøkelser kontrollutvalget måtte ha behov for i sitt arbeid. Det er viktig at det bevilges nok ressurser til å gjennomføre de påkrevde selskapskontrollene og andre undersøkelser kontrollutvalget finner nødvendig. Revisjonen har estimert en pris på kr for å gjennomføre en selskapskontroll. I 2016 er det ikke lagt opp til dette da revisjonen har gjennomført overordnede analyse i forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. I 2015 var det budsjettert med kr på denne posten. Ved kontroll av kommunens selskaper kan man velge mellom å gjennomføre en enkel selskapskontroll eller en forvaltningsrevisjon. Sekretariatet er av den oppfatning av at det vil holde med en selskapskontroll og at skulle behovet være der for å gå dypere får kontrollutvalget be kommunestyret om ekstra bevilgning. Tvedestrand kommune har valgt å delta i to interkommunale selskaper for å løse kontroll-, tilsyns- og revisjonsoppgavene. Dette er Aust-Agder revisjon IKS for revisjonsoppgaver og Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgaver. For begge disse selskapene gjelder at det er representantskapet som vedtar det endelige budsjettet og fordelingen av dette på medlemskommunene. Anslagene er derfor oppgitt av det enkelte selskapet under forutsetning om godkjenning i respektive representantskap. Tilleggstjenester som f.eks. selskapskontroll, er holdt utenfor beløpet til IKS-ene i budsjettet. 14

15 Budsjettet kan spesifiseres som følger: Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Pr. August Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse mv Servering Kontorutgifter Kurs/opplæring inkl. reise Til disp for kontrollutvalget Inkl. selskapskontroll Sum KU Sekretariat Revisjon Tilskudd revisjonsdistrikt Sum kontrollvirksomhet Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet foreslår en budsjettramme på kr for kontrollutvalget i 2017, inkl. kjøp av revisjons- og sekretariattjenester. Vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i det kommende året. Skulle det oppstå situasjoner som nevnt over der det blir behov for ekstraordinære granskinger/rapporter, og det er nødvendig å hente inn ekstern kompetanse/kjøpe ekstra tid fra Aust-Agder revisjon IKS, kan behovet for tilleggsbevilgninger til kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for kommunestyret. 15

16 26/16 Orienteringer fra revisor Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Tvedestrand kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har et ansvar for å se til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget gjennom året. 16

17 27/16 Eventuelt Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Tvedestrand kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Kontrollutvalget saker behandlet i kommunestyret a. Kontrollutvalgets årsmelding Neste møte blir kl Eventuelt 17