Fyresdal kommune. Kontrollutvalet. Møteprotokoll frå Fyresdal kommune - kontrollutvalet. Møtedato: Fyresdal kommunehus, møterom 2.

Transkript

1 Fyresdal kommune Kontrollutvalet Møteprotokoll frå Fyresdal kommune - kontrollutvalet Møtedato: Møtestad: Møteleiar: Fyresdal kommunehus, møterom 2.høgda Kjell Sverre Thoresen Til stades: Leiar Nestleiar Medlem Sekretær Oppdragsrevisor Økonomisjef Kjell Sverre Thoresen Tore Lotsberg Olav Åge Dale Marianne Lundeberg Aud Lie Solheim Kjersti Bergland Innkallinga blei godkjend. Saklista blei godkjend. Møteprotokollen frå møte blei godkjend. Sakene blei behandla slik: 14-17/13 Sak 16/13 ble vedtatt samrøystes lukka, ref. Offl. 24. Leiar Kjell Sverre Thoresen Sekretær Marianne Lundeberg Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 14/13 13/498 ORIENTERING FRÅ ØKONOMISJEF /13 13/471 BUDSJETT FOR 2014 FOR KONTROLL OG TILSYNSVERKSEMDA I FYRESDAL KOMMUNE 16/13 13/468 ORIENTERING FRÅ REVISOR /13 13/470 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 6

3 Sak nr. 14/13 ORIENTERING FRÅ ØKONOMISJEF Samrøystes vedteke! Økonomisjef Kjersti Bergland orienterte utvalet om Fyresdal kommunes økonomiske situasjon munnleg i møtet. Sak nr. 15/13 BUDSJETT FOR 2014 FOR KONTROLL OG TILSYNSVERKSEMDA I FYRESDAL KOMMUNE Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2014 for Kontroll og tilsynsverksemda i Fyresdal Kommune med ei ramme på kr ,- Kontrollutvalet sitt budsjett føl budsjettsaka til kommunestyret via formannsskapet. Samrøystes vedteke! Forskrift om kontrollutvalg 18 seier følgjande om budsjetthandsaminga: Kontrollutvalet endra arbeidsgiveravgift i forhold til forslag til budsjett fra til 8000,- i møtet. Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følgje formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalet fremjar med dette ei sak om budsjett for kontrollutvalet si verksemd og kjøp av revisjons- og kontrollutvalstenester for 2014 i Fyresdal kommune. Vurdering frå sekretariatet Sekretariatet har utarbeidd eit framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsverksemda i Fyresdal Kommune for Kontrollutvalet sitt budsjett vil innehalde utgiftene til sjølve drifta av Side 3 av 6

4 utvalet, samt utgiftene knytt til kjøp av sekretariatstenester for kontrollutvalet og kjøp av revisjonstenester. Budsjettforslaget er basert delvis på erfaringstal og delvis på anslag. Det er svært viktig at det vert sett av tilstrekkeleg med midlar til kontrollutvalet si verksemd. Det å syte for god kontroll og tilsyn av den kommunale verksemda er høgaktuelt, og kommunestyret har eit ansvar i å sørgje for at det vert løyvd nok med ressursar til dette. Det er blant anna viktig med tilstrekkelig ressursar til at medlemmane får delta på ulike kurs og seminar for å halde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalsmedlemmar. Deltaking på fylkesvise og regionale samlingar er bra i denne samanhengen. Ein post som godtgjering/tapt arbeidsforteneste avheng både av aktiviteten i utvalet og kva godtgjøringsnivå kommunen ligg på. Budsjettet er sett i forhold til Fyresdal kommune sitt reglement for godtgjering til folkevalde. Det er teke høgde for 4 kontrollutvalsmøter i året, og deltaking på andre kurs/møter. Fyresdal kommune har vald å delta i to interkommunale selskap for å løyse kontroll og tilsynsoppgåvene. Dette er Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgåver og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgåver. Sekretariatstenester Fyresdal kommune er medeigar i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/ kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Revisjonstenester Fyresdal kommune er medeigar i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Selskapskontroll og andre tenester Kjøp av tenester omfattar også selskapskontroll og eventuelt andre tenester. Det er viktig at det vert løyvd nok pengar til å gjennomføre tilstrekkeleg mengde selskapskontrollar. Med andre tenester meinar ein eventuelt bruk av ekstern bistand i form av f.eks. privat revisjon, advokat, ekstern konsulent etc. Budsjettet kan spesifiserast som følgjer: Tekst Kont.utvalet sitt Vedtatt budsjett Rekneskap Rekneskap framlegg budsjett pr Godtgjersle medlemer Tapt arbeidsforteneste Arbeidsgiveravgift Kontormateriell/anna forbruk Opplæring/kurs Reiser/Transport Kontigentar/abb Kjøp av tenester: Revisjon Sektretæriat Selskapskontrollar/andre tenester Side 4 av 6

5 Sum ,- Konklusjon: Sekretariat foreslår ei budsjettramme på kr ,- for kontrollutvalet for 2014, dette inkluderar også kjøp av revisjons- og sekretariatstenester. Sekretariatet ber økonomiavdelingen om å legge på deflator auking. Selskapskontroll er auka til da det er prisen for ein generell selskapskontroll. Dei andre utgifta er regulert i henhald til budsjett og rekneskapstal for Vi meiner dette gir et realistisk bilde av forventa utgifter for kontrollutvalet si verksemd i komande år. Skulle det oppstå situasjonar som nemnt over der det blir behov for ekstraordinære granskingar/rapporter, og der det er naudsynt å hente inn ekstern kompetanse, kan behovet for tileggsløyvingar til Kontroll- og tilsynsverksemder oppstå. Dette er i så tilfelle ei sak for kommunestyret. Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2014 for Kontroll og tilsynsverksemda i Fyresdal Kommune med ei ramme på kr ,- Kontrollutvalet sitt budsjett føl budsjettsaka til kommunestyret via formannsskapet. Sak nr. 16/13 ORIENTERING FRÅ REVISOR Samrøystes vedteke! Revisor Aud Lie Solheim ba kontrollutvalet om å lukke møtet under revisors orientering. Kontrollutvalet vedtok enstemmig å lukke møtet, ref. Offl. 24. Revisor delte ut «Overordnet revisjonsstrategi», og gikk gjennom planleggingen av revisjonen i Fyresdal kommune. Sak nr. 17/13 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Sakene vert tekne til vitande. Side 5 av 6

6 Samrøystes vedteke! Bestilling av selskapskontroll i neste møte Telemark Lys AS Temarkshøstkonferanse Fellesmøte i Kviteseid Mogleg utviding av Temark IKS Eventuelt Sakene vert tekne til vitande. Side 6 av 6