Porsgrunn kommune. Kontrollutvalgets medlemmer kalles med dette til møte i kontrollutvalget.

Transkript

1 Vår ref. 11/ /BOSL Medlemmer og varamedlemmer Dato Porsgrunn kommune - kontrollutvalget ets medlemmer kalles med dette til møte i kontrollutvalget. Møtet er åpent for publikum. Dato: Tid: 09:00-15:00 Sted: Rådhuset, store møterom Vedlagt følger sakene 45/11-54/11. Vedlegg til sak 47/11 er unntatt offentlighet jf. fvl 13. Disse sendes kun medlemmene. Varamedlemmer får de tilsendt ved behov. kl 09:00-09:15 sak 45/11 Godkjenning av møteprotokoll. kl 09:15-09:45 sak 46/11 Kommunalsjef Kåss orienterer om oppfølging av rusmisbrukere. kl 09:45-10:15 sak 47/11 Kommunalsjef Kåss orientere om rutiner og praksis rundt tildeling av kommunale boliger. PAUSE kl 10:30-11:00 sak 48/11 Plan for forvaltningsrevisjon kl 11:00-11:30 sak 49/11 Næss gir status i arbeidet med etiske retningslinjer. kl 11:30-12:00 LUNSJ kl 12:00-12:30 sak 50/11 Kommunalsjef Martinsen og Odden orienterer om IKT-sikkerheten i kommunen. kl 12:30-13:00 sak 51/11 Oppdragsrevsior Fines orienterer om revisjonsplaner. PAUSE kl 13:15-13:45 sak 52/11 Budsjett 2012 for kontrollutvalget kl 13:45-14:30 sak 53/11 Overgang til nytt kontrollutvalg høsten 2011 kl 14:30-15:00 sak 54/11 Eventuelt Forfall med forfallsgrunn meldes sekretær på mobil eller e-post. line.bosnes@temark.no. Vara møter bare etter egen innkalling. Vara møter berre etter eiga innkalling. for Jan Erik Lunde Leder Line Bosnes Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 Sakliste for Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 45/11 11/383 GODKJENNIG AV MØTEPROTOKOLL /11 11/152 ORIENTERING AV PLASSERING AV RUSMISBRUKERE 47/11 11/377 TILDELING OG UTLEIE AV KOMMUNALE BOLIGER I PORSGRUNN 48/11 10/567 OVERORDNET ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON /11 09/375 PERSONALREGLEMENT - VARSLING OG ETISKE RETNINGSLINJER 50/11 11/376 ORIENTERING OM OMRÅDET STØTTEFUNKSJONER OG UTVIKLING 51/11 11/375 ORIENTERING FRA REVISOR 52/11 11/373 BUDSJETT 2012 FOR PORSGRUNN KONTROLLUTVALG 53/11 11/385 OVERGANG TIL NYTT KONTROLLUTVALG HØSTEN /11 11/384 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER

3 Sak nr. 45/11 GODKJENNIG AV MØTEPROTOKOLL Arkivsaksnr.: 11/383 Arkivkode: /11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møteprotokollen fra møtet godkjennes. Leder legger frem møteprotokollen for godkjenning i møtet. Vedlegg: Møteprotokoll Sak 45/11 Side 3 av 15

4 Sak nr. 46/11 ORIENTERING AV PLASSERING AV RUSMISBRUKERE Arkivsaksnr.: 11/152 Arkivkode: /11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 46/11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den sak nr. 23/11: Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget et er tilfreds med informasjonen som ble lagt fram av kommunalsjefen vedrørende plassering av rusmisbrukere i kommunen. et er imidlertid ikke sikre på om bemanningen som skal betjene dette viktige apparatet er tilstrekkelig til å følge opp de daglige utfordringene. et er tilfreds med at administrasjonen har planer for hvordan forholdet til naboene rundt de ulike rusmiddelboligene skal følges opp og eventuelt forbedres. et imøteser positive resultater etter hvert som dette arbeidet videreutvikles og vil be om en ny orientering om saken allerede inneværende år. et vil også be om å få en orientering om hvordan kommunen følger opp hver og en rusmisbruker. Innenfor dette ligger også en orientering om tjenesten når sine mål eller ikke.. Behandlingen i Porsgrunn kommune kontrollutvalget Kommunalsjef for Helse og velferd Ingrid-Elisabeth Kåss orienterte om problematikken rundt tildeling av kommunale boliger og oppfølging av slike leieforhold. Hun redegjorde for hvilke ansvar og rettigheter kommunen har som utleier og hvilke begrensninger som gjelder. Videre gikk hun inn på utfordringene det er å få kommunisert til lokalsamfunnet at kommunen ikke nødvendigvis kan ordne opp i de problemene som kan dukke opp i forbindelse med kommunens leietagere. Og at områder eller boliger som lokalmiljøet tror er kommunale, ikke er kommunale og at kommunen kan gjøre enda mindre i slike leieforhold. Fagleder for boligbistand og bygge- og eiendomsavdelingen Laila Finkenhagen kom med supplerende kommentarer og redegjorde noe for tilbakemeldingen om manglende svar på noen konkrete brev. Virksomhetsleder for Psykisk helsetjenester og rusomsorg Hanne Karlberg og Avdelingsleder psykisk helsesenter Heidi Ekornrød Pedersen svarte på noen spørsmål og kom med utfyllende kommentarer. Sak 46/11 Side 4 av 15

5 Sak 46/11 et tar saken til orientering. Kommunalsjef for helse og velferd Ingrid Kåss orienterer i saken som en oppfølging av vedtaket som ble fattet i sak 23/11 i mars i år. Side 5 av 15

6 Sak nr. 47/11 TILDELING OG UTLEIE AV KOMMUNALE BOLIGER I PORSGRUNN Arkivsaksnr.: 11/377 Arkivkode: /11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Saken blir tatt til orientering. et har dette året mottatt flere henvendelser fra publikum som gjelder klager og spørsmål rundt tildeling og utleie av kommunale boliger. Det er både eldre og andre som stiller spørsmål til om kommunen har retningslinjer når det gjelder hvilke menneskegrupper man plasserer sammen i diverse kommunale boligenheter. Hva er klagemulighetene når det oppstår uro og utrygghet for enkelte beboere? Hva kan kommunen faktisk gjøre i forhold til leietagere som skaper problemer i nærmiljøet? Kommunalsjef for Helse og velferd Ingrid- Elisabeth Kåss orienterer i møtet. Vedlegg: Diverse brev som gjelder enkeltsaker, unntatt offentlighet jf. fvl 13. Sak 47/11 Side 6 av 15

7 Sak nr. 48/11 OVERORDNET ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Arkivsaksnr.: 10/567 Arkivkode: /10 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 48/11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag 1: et har følgende merknader til utkast til plan for forvaltningsrevisjon : Forslag 2: et har ingen merknader til utkast til plan for forvaltningsrevisjon et fattet i desember 2010 vedtak i sak 56/10 om bestilling av overordnet analyse plan for forvaltningsrevisjon fra Telemark kommunerevisjon IKS. I brev (vedlagt) ber kommunerevisjonen om innspill fra sittende kontrollutvalg til områder eller konkrete prosjekter for forvaltningsrevisjon. Vedlegg: - Brev til kontrollutvalget fra Telemark kommunerevsjon IKS, datert Sak 48/11 Side 7 av 15

8 Sak nr. 49/11 PERSONALREGLEMENT - VARSLING OG ETISKE RETNINGSLINJER Arkivsaksnr.: 09/375 Arkivkode: /09 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 53/09 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 12/10 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 12/11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 21/11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 49/11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Saken blir tatt til orientering. Kommunalsjef for By- og kulturutvikling Morten Næss orienterer om status i arbeidet med Porsgrunn kommunes etiske retningslinjer. Sak 49/11 Side 8 av 15

9 Sak nr. 50/11 ORIENTERING OM OMRÅDET STØTTEFUNKSJONER OG UTVIKLING Arkivsaksnr.: 11/376 Arkivkode: /11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Saken blir tatt til orientering. Kommunalsjef for Støttefunksjoner og utvikling Roy Martinsen og Terje Odden fra IKTavdelingen orienterer kontrollutvalget om arbeidet innenfor IKT-sikkerhet i kommunen. Sak 50/11 Side 9 av 15

10 Sak nr. 51/11 ORIENTERING FRA REVISOR Arkivsaksnr.: 11/375 Arkivkode: /11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Saken blir tatt til orientering. Saksopplysningar Oppdragsrevisor Lisbet Fines orienterer om planene for revisjon av kommunen i tiden fremover. Sak 51/11 Side 10 av 15

11 Sak nr. 52/11 BUDSJETT 2012 FOR PORSGRUNN KONTROLLUTVALG Arkivsaksnr.: 11/373 Arkivkode: /11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget et legger med dette fram sitt budsjettforslag for området kontroll og tilsyn for 2012 lik budsjettet for 2011, men med tillegg for den kommunale deflator. Vedtatt budsjett for 2011 er: Ansvar 1701 Kommunerevisjon kr Ansvar 1705 et kr et i kommunen har de siste årene fått seg tillagt stadig flere oppgaver og en mer aktiv rolle. Dette har medført at kontrollutvalget i Porsgrunn har heldagsmøter. ets medlemmer vil måtte hente inn relevant kunnskap på dette spesielle feltet og om den kommunale forvaltningen. Kurs og befaringer er en naturlig og nødvendig del av ajourføringen. Det minnes samtidig om at kontrollutvalgets oppgaver er av en slik art det kan være vanskelig på forhånd å beregne de nøyaktige utgifter. I forskrifter for kontrollutvalget står det: et utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. ets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til bystyret. Tilsyn med forvaltningen Kommuneloven fastsetter bystyrets tilsynsansvar i 76. Tilsynsoppgaven er delegert til kontrollutvalget, 77. Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forstå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på sine vegne. Revisjon I tillegg til å føre tilsyn med forvaltningen skal kontrollutvalget påse at kommunenes regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Forvaltningsrevisjon Sak 52/11 Side 11 av 15

12 Sak 52/11 et skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldene bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Det skal utarbeides en plan/overordnet analyse som skal godkjennes av bystyret. Selskapskontroll et skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunen sine interesser i selskaper m.m. Det skal utarbeides en plan som skal godkjennes av bystyret. Ekstraordinære forhold Dersom det i løpet av året skulle oppstå/komme uforutsette oppgaver (for eksempel granksinger eller oppgaver fra bystyret) som vil kreve ekstra ressurser vil kontrollutvalget komme tilbake til bystyret med anmodning om tilleggsbevilgninger. Budsjett 2012 Budsjettet for 2012 er utarbeidet med bakgrunn i vedtatt budsjett for 2011 og justert etter antatt behov. For sekretariatet (Temark) og kommunerevisjon (TKR) er det lagt inn den generelle prisøkningen. Utgiftene vil ikke være kjent før etter representantskapsmøtene høsten For selskapskontroll betales det per oppdrag. Porsgrunn kommune budsjetterer med en prisøkning på + 2,5%. Kommunen har valgt å dele kontroll- og tilsynsområdet på 2 ansvarsnummer. Tjeneste Politisk virksomhet Ansvar Tekst 2011 budsjett 2012 budsjett 1701 Kommunerevisjon et Budsjettframlegg på arts-nivå: Ansvar 1701 Kommunerevisjon Art Tekst Kjøp fra IKS der kommunen er deltaker *) beløp i 2011-kroner budsjett *) *) *) Side 12 av 15

13 Ansvar 1705 et Art Tekst Regnskap per Godtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste 2011 budsjett *) Sak 52/ *) Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Abonnementer aviser/tidsskrift Bevertning Opplæring, kurs Skyss- og kostgodtgjørelse Bompenger/p-avgift Kontingenter Kjøp fra IKS der kommunen er deltaker *) beløp i 2011-kroner Kjøp av tjenester inkluderer alt kjøp utenom kontraktsfestet revisjonstjenester. Side 13 av 15

14 Sak nr. 53/11 OVERGANG TIL NYTT KONTROLLUTVALG HØSTEN 2011 Arkivsaksnr.: 11/385 Arkivkode: /11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Ingen forslag. Etter kommunevalget 12. september skal det velges et nytt kontrollutvalg. Dette vil skje 27. september. Porsgrunn kommune har lagt opp til at kontrollutvalgsmedlemmer skal få tilbud om å delta på folkevalgteopplæringen. Sekretariatet vil også ha et opplegg med opplæring i det første møtet for det nye kontrollutvalget. Sekretariatet har ikke opplegget helt klart. Vi velger å avvente valget og se hva det konkrete behovet er for kontrollutvalget i Porsgrunn. Leder for kontrollutvalget ønsker å bidra med erfaringsutveksling mellom sittende og nytt kontrollutvalg. På bakgrunn av dette bør kontrollutvalget begynne å planlegge hvordan opplegget skal være rundt overgangen til nytt kontrollutvalg. Sak 53/11 Side 14 av 15

15 Sak nr. 54/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Arkivsaksnr.: 11/384 Arkivkode: /11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Ingen forslag. Neste møte må flyttes pga sekretariatsamling på Gardermoen Evt Sak 54/11 Side 15 av 15