ÅRSMELDING 2011 FRA KONTROLLUTVALGET I SILJAN KOMMUNE

Transkript

1 ÅRSMELDING 2011 FRA KONTROLLUTVALGET I SILJAN KOMMUNE Siljan kirke Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2011 side 1 av 5

2 0. INNLEDNING Kontrollutvalgets årsmelding er en melding til kommunestyret om utvalgets virksomhet og hvilke saker og oppgaver som er tatt opp i KONTROLLUTVALGETS FORMÅL Kontrollutvalget skal på vegne av kommunestyret sørge for det løpende tilsynet med forvaltningen av kommunen. Utvalget skal også påse at revisjonen av kommunen fungerer på en betryggende måte (jf. kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg av 15. juni 2004). Kontrollutvalget skal føre tilsyn med kommunens selskaper, heleide offentlige aksjeselskaper og interkommunale selskaper som kommunen er medeier i. (jf kommunelovens 80). I utviklingen av kontrollutvalgsarbeidet har Kommunal- og Regionaldepartementet fått utarbeidet rapporter og den siste er Kontrollutvalgsboken, om kontrollutvalgets rolle og oppgaver. Her tar man opp tema som kommunestyrets kontrollansvar, kontrollutvalgets rammer, arbeidsmåter og synliggjøring. I tillegg en gjennomgang av de forskjellige kontrollog revisjonsformer (verktøykassa). 2. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Medlemmer og vararepresentanter i kontrollutvalget velges av kommunestyret for fire år og følgende var med i valgperioden : Navn Funksjon Personlig varamedlem Helene Røsholt leder Sigbjørn Hagen Jan Vasdal nestleder Elisabeth Hammer Finn Tallakstad medlem Jan Erik Forsberg Tidligere leder, Steinar Næs, søkte om fritak og kommunestyret valgte Helene Røsholt som leder og Jan Vasdal som nestleder. Etter siste kommunevalget fikk utvalget følgende sammensetning for perioden : Navn Funksjon Personlig varamedlem Elin Nordbø leder Roar Henning Teigen Anders Haave Rønjom nestleder Per Øyvind Berstad Finn Tallakstad medlem Tom Pedersen Utvalgets leder har møte- og talerett i kommunestyret når utvalgets saker blir behandlet (jf. kommunelovens 77). 3. KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM Kontrollutvalget har i 2011 hatt 3 møter og behandlet 20 saker. Utvalgets møter er lukkede, jf. forskrift om kontrollutvalg 19. Ordfører og revisor har møte- og talerett i utvalget. Rådmannen har ikke møterett, men kan innkalles av utvalget. Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2011 side 2 av 5

3 Ordfører har deltatt på et møte og rådmannen har deltatt på 2 møter. I tillegg har økonomisjef og personalsjef deltatt på respektive 2 møter og 1 møte. Revisjonen har deltatt på alle møtene. Sekretærfunksjonen for kontrollutvalget blir dekket av Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS ( v/ Øystein Bergh. 4. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av forskrift om kontrollutvalg 13 og kommentarene nedenfor er knyttet til de enkelte punktene i denne paragrafen: 4.1 TILSYN MED REVISJONEN Telemark kommunerevisjon IKS utfører revisjonen i Siljan kommune. Kontrollutvalget har holdt seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og arbeid. Oppfølgingen av revisjonens arbeid foregår ved muntlige orienteringer i kontrollutvalgsmøtene. Kontrollutvalget har i tillegg fått seg forelagt de saker som skal behandles i henhold til lover og forskrifter, samt saker som utvalget har bedt om blir tatt opp. 4.2 TILSYN MED FORVALTNINGEN Kontrollutvalget har på grunnlag av revisjonens rapportering og annen informasjon ført tilsyn med den kommunale forvaltningen. Følgende fra administrasjonen har vært i kontrollutvalgets møter for å orientere om temaer utvalget har bedt om: Rådmann og økonomisjef: Orientering om kommuneregnskapet Personalsjef: Orientering om arbeidstilsynets tilsyn i Siljan kommune Det er behandlet et forvaltningsrevisjonsprosjekt i kontrollutvalget: Pleie og omsorg kvalitet på tjenestene Prosjektet er sendt kommunestyret til behandling. Kontrollutvalget har fulgt opp statlige tilsyn i 2011 og ønsker å fortsette praksisen. Kontrollutvalget har bestilt Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll til det nye utvalget. 4.3 INNRAPPORTERING AV SPESIELLE FORHOLD TIL KOMMUNESTYRET Det har ikke vært innrapportert spesielle forhold til kommunestyret fra kontrollutvalget om saker. 4.4 REGNSKAPER (UTTALELSER / INNSTILLINGER) I flg. forskriftene har kontrollutvalget avgitt uttalelse til kommunestyret for Siljan kommunes årsregnskap. Jf sak nr. 2/11 i kontrollutvalget. 4.5 OPPFØLGING AV POSTER, DISPOSISJONER M.V. FRA TIDLIGERE Det er ingen poster, disposisjoner m.v. fra tidligere år som ikke er godkjent. Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2011 side 3 av 5

4 5. BRUK AV SAKKYNDIG BISTAND Siljan kommune har avtale med Telemark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalget har ikke benyttet seg av annen ekstern sakkyndig bistand i INNHENTING AV OPPLYSNINGER Kontrollutvalget har fått alle opplysninger som har vært aktuelle for utvalgets arbeid. 7. ANDRE FORHOLD 7.1 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET Gunn Berit Rygg Holmelid har vært Siljan kommunes medlem av representantskapet i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS. ( 7.2 REVISJONEN Gunn Berit Rygg Holmelid har vært Siljan kommunes medlem av representantskapet for Telemark kommunerevisjon IKS. ( ) 7.3 FORUM FOR KONTROLLUTVALG Kontrollutvalget er medlem i Forum for kontrollutvalg i Telemark. Leder er Bjørg Kyrkjebø Staaland fra kontrollutvalget i fylkeskommunen. Kontrollutvalget er medlem av Forum for Kontroll og Tilsyn. ( ). 7.4 KURS OG SAMLINGER Kontrollutvalget har vært på møter/kurs som de har ansett som nødvendig bl.a. konferanse arrangert av Forum for Kontroll og Tilsyn. NKRF arrangerte kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen hvor det totalt deltok 600 personer. Temark har arrangert Vår -konferanse i Bø hvor kontrollutvalget i Siljan var representert. Vårkonferansen var temaet o Kontrollutvalg og media v/ Journalist Marta Kjøllestal, Bø blad. o Mine refleksjoner som leder av kontrollutvalget v/ Haldor Kaasin Tokke kontrollutvalg o Se hva som skjedde! v/ Godtfred Nilsen Kragerø Kommune o Kontrollutvalgsboken / veileder fra KRD v/ Line Bosnes Temark. o Synspunkter fra Rådmann v/ Rådmann Hans Bakke Kviteseid kommune 7.5 OPPLÆRING Det nyvalgte kontrollutvalget har arrangert egen opplæring. Finn Tallakstad orienterte om erfaringene fra forrige valgperiode og arbeidsformen de hadde i utvalget. Revisor presenterte Telemark kommunerevisjon IKS og revisjonsarbeidet med regnskaps- og forvaltnings-revisjon. I tillegg selskapskontroll. Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2011 side 4 av 5

5 Sekretær for utvalget presenterte Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) og rammene for kontrollutvalgsarbeidet. Siljan, Elin Nordbø leder av kontrollutvalget Øystein Bergh sekretær for kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2011 side 5 av 5

6 VEDLEGG 1 Kontrollutvalgssaker Siljan kommune GODKJENNING AV PROTOKOLL 2 SUPPLERINGS-VALG TIL KONTROLLUT-VALGET UT VALGPERIODEN 3 SILJAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP 2010 KONTROLL-UTVALGETS UTTALELSE ORIENTERING FRA REVISOR OM REVISJON AV ORIENTERING FRA REVISOR OM REVISJON AV STATLIG TILSYN I SILJAN KOMMUNE 6 BESTILLING AV PLAN FOR SELSKAPS-KONTROLL - SILJAN KOMMUNE 7 ÅRSMELDING 2010 FRA KONTROLL-UTVALGET 8 REFERAT OG DRØFTINGS-SAKER 9 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL ORIENTERING OM ARBEIDSTILSYNETS TILSYN I SILJAN KOMMUNE 11 OVERORDNET ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON ORIENTERING FRA OPPDRAGS-REVISOR 13 BUDSJETTRAMME 2012 FOR OMRÅDET KONTROLL OG TILSYN 14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER ORIENTERING OM BUDSJETTET 2012 FOR SILJAN KOMMUNE 16 OPPLÆRING AV KONTROLLUTVALGET GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA SISTE MØTE 18 STRATEGI OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 20 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2011 side 6 av 5