Saksframlegg. 1. Kontrollkomiteen tar saksframlegget Saksframstillinger i klientutvalg til orientering.

Transkript

1 Saksframlegg "SAKSFREMSTILLINGER I KLIENTUTVALGET" Arkivsaksnr.: 03/30926 Forslag til vedtak: 1. Kontrollkomiteen tar saksframlegget Saksframstillinger i klientutvalg til orientering. 2. Kontrollkomiteen ber leder av Klientutvalget orientere om saken i oktobermøtet Saksfremlegg - arkivsak 03/

2 Saksutredning: 1. Bakgrunn I samråd med Kontrollkomiteen har Revisjon og resultatkontroll besluttet å gjennomføre en forvaltningsrevisjon av saksframstillingene til Klientutvalget. Bakgrunn for dette er at Revisjon og resultatkontroll mottok et brev fra klientutvalgets leder Trygve Bragstad datert Brevet inneholdt følgende vedtak som ble fattet i klientutvalgets møte og : Klientutvalget har lenge jobbet med kvaliteten på sakene til utvalget, uten å ha registrert en vesentlig forbedring. Det har vært stilt spørsmål om saksframlegg har vært gode nok for å klargjøre sakens innhold, fungere som beslutningsgrunnlag og være forståelig for klager og Klientutvalg. Klientutvalget ber Revisjon og Resultatkontroll gjennomføre en forvaltningsrevisjon av saksframstillingene til Klientutvalget for å se om de holder tilfredsstillende kvalitet. 2. Ordningen med klientutvalg Trondheim kommune fatter vedtak med hjemmel i lov om sosiale tjenester av (sosialtjenesteloven), lov om barnevernstjenester av (barnevernloven) og lov om helsetjenesten i kommunen av (kommunehelsetjenesteloven). Personer som ikke er enig i de vedtak som kommunen fatter som førsteinstans, har mulighet for å påklage disse vedtakene etter reglene i forvaltningsloven og de respektive særlover. Klageinstans er Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Bystyret i Trondheim kommune har vedtatt ( ) at det skal opprettes et sentralt klientutvalg. Utvalget skal behandle de påklagede sakene før disse oversendes til Fylkesmannen i Sør -Trøndelag for endelig behandling. Som et ledd i bystyrevedtaket datert vedtok bystyret også at rådmannen innen 1. mai hvert år skal framlegge en anonymisert rapport over klagesaker etter barnevernloven og sosialtjenesteloven med mer. Klientutvalget består av fem medlemmer samt fem varamedlemmer. Medlemmene i utvalget velges av og blant kommunestyrets medlemmer. Klientutvalget møtes hver 14. dag. I 2003 behandlet klientutvalget 210 saker. Saksframleggene til klientutvalget utformes av hjelpetjenesten, sosialtjenesten eller servicekontoret. Her redegjøres det for saken, hva klagen gjelder, faktisk bakgrunn osv. Saksframstillingen oversendes også til Fylkesmannen i Sør -Trøndelag. Saksframleggene bør gi et godt beslutningsgrunnlag og på en enkel måte sette utvalgets medlemmer inn i saken. Dette for å unngå at politikerne bruker lengre tid enn nødvendig på å sette seg inn i saken. Et dårlig Saksfremlegg - arkivsak 03/

3 saksframlegg kan føre til at klientutvalget må sende saken tilbake til administrasjonen for ytterligere klargjøring, noe som vil medføre økt saksbehandlingstid. I verste fall kan klientutvalget misforstå sakens innhold og på den måten få følger for klagers rettsikkerhet. 3. Problemstillinger og vurderingsgrunnlag Problemstillingene er: 1. Holder saksframstillingene en tilfredsstillende kvalitet som beslutningsgrunnlag for klientutvalget? 2. Har rådmannen lagt fram en anonymisert rapport over klagesakene. Revisjonen ser ikke på den konkrete faglige siden av den enkelte sak, men vurderer disse saksframleggene som beslutningsgrunnlag. Vurderingsgrunnlaget er det forrige klientutvalgets egen beskrivelse av de krav de setter til et saksframlegg som beslutningsgrunnlag. Det forrige klientutvalget hadde et forslag til disposisjon som revisjonen bruker som vurderingsgrunnlag: Forslag til disposisjon 1. Saken gjelder Hvis det letter administrasjonens arbeid, legges det inn saksnummer på søknad/avslag, men dette trengs ikke for klientutvalgets medlemmer. Sett opp punktvis hva klager ønsker og ikke har fått innvilget. Ikke mer enn en ting i hvert punkt og la det være stikkordsmessig. Hvis klagers søknad inneholdt ting som er innvilget og derfor ikke inngår i klagen, tar dere med det punktvis også hvis tingene er nevnt i klagen. Men gjør det klart at dette ER innvilget. 2. Kort begrunnelse for avslaget/-ene. Bruk en setning pr punkt over det som er avslått til å forklare hvorfor det ble avslått. 3. Klagers økonomi Hvis klagers økonomi har betydning for avslaget, tar man inn tabellen som viser økonomien. Ytterligere tekst utover tabellen tas kun med i den grad tabellen ikke forklarer dette. Det er ingen grunn til å skrive i fulltekst det som står i tabellen. 4. Klagers begrunnelse for hvorfor klagen må innfris. Sett dem opp punktvis. Gjerne stikkordsmessig. OBS, husk å referere fra søknaden (dvs ikke klagen) der klagen kun henviser til søknaden i klagen! 5. Administrasjonens kommentarer til klagers begrunnelse Husk at ting bare skal skrives en gang. Tenk over om det er noen grunn til å beskrive saksforhold utover det som er nødvendig for å begrunne avslaget. Hvis avslaget på sosialhjelp er gitt fordi klager ligger langt over norm i inntekt, er det da nødvendig å si mer enn det? 6. Andre ting Er det noe som ikke er dekket så langt, ta det med her. Forslag til vedtak Legg inn standardvedtaket. OBS: Bruk klientutvalgets standardvedtak. Saksfremlegg - arkivsak 03/

4 Det er sjelden grunn til at et saksframlegg til Klientutvalget skal være over to sider! 4. Gjennomføring/metode Revisjonen er utført ved gjennomgang av 53 saksframlegg for klientutvalget fra Saksframleggene er plukket ut på to måter: 1. Gjennomgang av alle saksframlegg behandlet på tre møter i klientutvalget. 2. Stikkprøver av andre saker plukket ut fra klientutvalgets møteinnkallinger. Sosialtjenestene står for de fleste saker til klientutvalget. Av de saker som er gjennomgått kommer åtte fra servicekontorene, 45 kommer fra sosialtjenestene. Revisjonen har hatt samtale med tre saksbehandlere ved sosial- og helseavdelingen hos Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Vi har vært til stede ved et møte i klientutvalget. 5. Resultater 5.1 Holder saksframstillingene til klientutvalget en tilfredsstillende kvalitet som beslutningsgrunnlag? 1. Saken gjelder Gjennomgangen av saker viser at det i 44 saker ikke gis en stikkordsmessig redegjørelse i starten av saksframlegget for hva saken gjelder. I tillegg viser gjennomgangen at 27 av 53 saksframlegg starter med et forslag til vedtak fra administrasjonens side, med påfølgende argumentasjon. 2. Kort begrunnelse for avslaget/-ene Gjennomgangen viser at det i 44 saker ikke gis noen kort begrunnelse for hvorfor den opprinnelige søknaden ble avslått. I stedet går man direkte på administrasjonens vurdering. 3. Klagers økonomi Ved redegjørelse for klagers økonomi, gis det en oversikt i form av en tabell som viser hvilke inntekter og utgifter som klager har og hvordan man etter å ha betalt utgiftene ligger i forhold til kommunens satser for livsopphold. Denne tabellen ble brukt i 23 av de gjennomgåtte sakene. I 11 av disse sakene var tabellen ikke fullstendig utfylt eller direkte feil utfylt. Videre redegjøres det i tillegg ofte for klagers økonomi i fulltekst. Klientutvalget mener at saksframlegget dermed blir unødvendig langt. 4. Klagers begrunnelse for hvorfor klagen må innfris I 38 saksframlegg framheves ikke klagers synspunkter i et eget punkt. Gjennomgangen viser at klagers argumenter ofte forsvinner i teksten eller ikke presenteres i det hele tatt. Ofte nevnes klagers argumentasjon kun kort i forbindelse med administrasjonens argumentasjon. 5. Administrasjonens kommentarer til klagers begrunnelse Saksfremlegg - arkivsak 03/

5 Administrasjonens kommentarer blir ofte unødvendig lange i saksframleggene slik de er i dag. Kommentarene kommer dessuten ofte flere ganger. 6. Forslag til vedtak 30 av saksframleggene inneholder ikke noe framhevet forslag til vedtak. I stedet blir forslaget blandet sammen med resten av administrasjonens argumentasjon. 14 av saksframleggene bruker den standardformuleringen som klientutvalget har anbefalt ved innstilling om opprettholdelse av tidligere vedtak. Denne standardformuleringen er som følger: Administrativt vedtak, (saksnummer), datert (dato), opprettholdes. Saken sendes Fylkesmannen i Sør -Trøndelag til endelig behandling, jfr lov om.... I stedet brukes uttrykket at klagen ikke tas til følge. Dette har Trondheim kommune ikke hjemmel til. Trondheim kommune kan kun velge å omgjøre sitt vedtak eller å opprettholde dette og oversende klagen til Fylkesmannen i Sør -Trøndelag for endelig avgjørelse. 7. Lengde på saksframlegget Saksframleggene slik de framstår i dag er ofte lengre enn nødvendig, blant annet fordi administrasjonens argumenter ofte gjentas mange ganger. I tillegg gjentas faktisk informasjon ofte flere ganger, blant annet ved at informasjon om klagers økonomi foreligger både i tabellform og fulltekst. I et saksframlegg som revisjonen i sin gjennomgang har kommet over, ble samme informasjon gjentatt åtte ganger i fulltekst. Gjennomgangen av saksframleggene viser at 26 av 53 gjennomgåtte saksframlegg var unødvendig lange, i den forstand at informasjon ble gjentatt flere ganger. I en del tilfeller blir teksten i det originale vedtaket også klippet inn i saksframlegget, noe som er unødvendig siden originalvedtaket ligger ved saksframlegget i form av kopi. Dette medfører også at saksframlegget veksler mellom søkerform og du -form, siden den sistnevnte ble brukt i det originale vedtaket. 5.2 Har rådmannen lagt fram en anonymisert rapport over klagesakene? Rådmannen har ikke lagt fram noen anonymisert rapport over klagesaker. 6. Vurderinger og konklusjoner Denne revisjonen av klientutvalgets saksframlegg viser følgende: Ofte manglende kort redegjørelse for hva saken gjelder Ofte manglende kort begrunnelse for opprinnelig avslag Framstilling av klagers økonomi i tabellform er ofte feil Manglende framheving av klagers synspunkter Administrasjonens kommentarer kommer ofte flere ganger Ikke noe framhevet forslag til vedtak Få vedtak som bruker klientutvalgets standardvedtak Saksframleggene er ofte lengre enn nødvendig fordi samme informasjon gjentas flere ganger Saksfremlegg - arkivsak 03/

6 Etter revisjonens vurdering gir saksframleggene inntrykk av å være dårlig kvalitetssikret før de sendes til klientutvalget. Generelt kan saksframleggene sies å være tunge å lese. Revisjonen merker seg en forskjell mellom de saksframleggene som kommer fra sosialtjenestene og de som kommer fra servicekontorene. Saksframleggene fra servicekontorene er merkbart bedre enn de som kommer fra sosialtjenestene. Sosialkontorene bruker en saksframstillingsmal. Denne gjennomgangen viser at sosialtjenestens argumenter blir gjentatt mange ganger og at klagers argumenter drukner i dette. Revisjonen merker seg at det fra rådmannens side ikke er lagt fram en anonymisert rapport over klagesaker slik det sies i bystyrevedtaket av Rådmannens høringsuttalelse Svar til revisjonen. Rådmannen har mottatt høringsutkast av saksframlegg Saksfremstillinger i klientutvalget fra Enhet for revisjon og resultatkontroll, med følgebrev datert 14. januar Kvalitet på saksframstillingene til klientutvalget Etter gjennomgang av rapporten finner jeg det mest hensiktsmessig å komme med en samlet kommentar, i stedet for å kommentere punkt for punkt i revisjonens høringsutkast, del 5. Jeg er glad for at revisjonen har satt fokus på saksframleggene til klientutvalget. Gjennom revisjonens rapport blir det satt fingeren på et område som klart bør kvalitetsheves. Det er spesielt nyttig at dette skjer samtidig med gjennomføringen av organisasjonsarbeidet Felles dør. Det er viktig at en kvalitetsheving skjer ut fra en samlet vurdering av brukerens behov for tydelige og forståelige vedtak, lovgivers (representert ved fylkesmannen) krav, og klientutvalgets behov for enkle og oversiktlige framstillinger. Revisjonen har gjennomgått saker både fra servicekontorene og sosialtjenestene. I og med at revisjonen finner at saksframleggene fra servicekontorene er merkbart bedre enn saksframleggene fra sosialtjenestene, og da antallet saker knyttet til sosialtjenestene utgjør 80% av det undersøkte saksgrunnlaget, velger jeg i mitt svar å konsentrere meg om sosialtjenestenes saksframlegg. Generelt vil jeg hevde at sosialtjenesten i Trondheim over lang tid har hatt og fortsatt har høy kvalitet på sitt forvaltningsmessige arbeid. Dette bekreftes fra Fylkesmannen. Gjennom de siste årene har det årlig blitt fattet mellom og vedtak, dvs. anslagsvis 100 vedtak pr. arbeidsdag. Klientutvalget behandlet i 2003 ca. 200 saker. Dette betyr at det framsettes klager i forhold til under 1 % av de sakene som totalt behandles. Av 178 saker fra sosialtjenestene i Trondheim som gikk videre til Fylkesmannen i fjor ble 141 stadfestet, 31 tilbakesendt for ny behandling og kun 6 saker omgjort. Tilsvarende kan nevnes at Fylkesmannen mottok 60 klagesaker knyttet til vedtak fattet fra servicekontorene. Av disse ble 6 saker omgjort og 34 sendt tilbake for ny behandling. Uten at det over hodet skal oppfattes som en bagatellisering oppfatter jeg at revisjonens kommentarer og tilbakemeldinger i første rekke dreier seg om de mer pedagogiske sidene av saksframstillingene; De oppfattes utydelige, de har mange gjentagelser, de er ofte for lange, vedtaket er ikke tydelig nok osv. Saksfremlegg - arkivsak 03/

7 Det er viktig å skille mellom mangler ved saksbehandlingen som klart går ut over den enkelte brukers rettssikkerhet, og de mer pedagogiske manglene ved saksframleggene, mangler som gjør at klientutvalg og evt. Fylkesmann har problemer med lett å sette seg inn i saken. Jeg innser imidlertid at når saken blir dårlig framstilt vil dette også i noen grad kunne ha med brukers rettssikkerhet å gjøre. Det er derfor viktig å sikre også den pedagogiske kvaliteten i arbeidet. Det er saksbehandlingssystemet Oskar som benyttes i behandlingen av saker knyttet til sosialtjenesten. (NB. Gjennom etableringen av forvaltningskontor for voksne fra 1. januar 2004 er sosialtjenestenes og servicekontorenes forvaltningsarbeid samlet i én enhet pr. bydel. Vi viderefører imidlertid ordningen med at saksbehandling vedr. økonomisk sosialhjelp og støttekontakter gjennomføres i saksbehandlersystemet Oskar, mens saksbehandling vedr. hjemmetjenester, sykehjemstjenester og helsetjenester gjennomføres i saksbehandlingssystemet Gerica). Oskar har en egen mal til bruk ved klagesaker. Når revisjonen nå påpeker omfattende mangler og det vi kan kalle pedagogiske feil ved saksframleggene fra sosialtjenestene har dette i stor grad sammenheng med at Oskar `s mal benyttes uten stor grad av overstyring. Fra aktuelle enhetsledere er jeg gjort kjent med at denne klagebehandlings-malen er svær t uhensiktsmessig og bør endres i betydelig grad. Jeg beklager at jeg ikke har vært oppmerksom på dette problemet, og derfor ikke har tatt initiativ til programendringer tidligere. Dette vil bli gjort umiddelbart, og jeg forventer at endringer i denne malen kan gjøres i løpet av få uker. Det vil bli nedsatt ei egen gruppe som skal vurdere dette nærmere. Det er selvsagt ikke en dekkende forklaring på de mange dårlige saksframlegg at vi ikke har et tilfredsstillende saksbehandlersystem for disse operasjonene. Det vil alltid være mulig å overstyre slike maler, og gjennom det sikre en mer oversiktlig og tydelig saksframstilling. Det må imidlertid hevdes at det i det daglige arbeidet ved den enkelte sosialtjeneste må gjøres hyppige prioriteringer. De forvaltningsmessige sider ved arbeidet på sosialtjenestene hadde stor fokus på åtti-tallet og langt ut på nitti-tallet. De siste 5 10 årene har imidlertid fokuset i større grad bitt knyttet til andre sider ved sosialtjenestenes arbeid. Relasjonen til brukere, arbeidet overfor rusmisbrukere, bedre oppfølgingsarbeid, hurtigst mulig over fra passiv sosialhjelp til aktive tiltak, tettere samarbeid med aetat og trygdeetat osv. Overskriftene på de ulike kompetanse- og utviklingstiltakene de siste årene bekrefter dette: Kunnskap og brobygging Løsningsfokusert tilnærming (LØFT) Bedre sosialtjenester i Trondheim (BEST) Enklere forvaltning, mer og bedre oppfølging Aktiv ungdom Felles dør Vi har i mindre grad fokusert spesielt på kvalitet på saksframlegg og det skriftlige materialet for øvrig, uten at jeg dermed vil si at kvaliteten på skriftlige produkter er dårlig, jfr. det jeg skriver innledningsvis. Til sammenligning ble Servicekontorene etablert for ca. 4 år siden, og har i denne perioden hatt stor fokus på de forvaltningsmessige sider av arbeidet. Saksbehandlingssystemet Gerica som benyttes her synes også å ha en mer oversiktlig og pedagogisk mal til bruk i klagesaker. Klientutvalget, i første rekke gjennom tidligere leder, har flere ganger påpekt manglene i saksframstillingene til utvalget. Det har blitt tatt initiativ til å få på plass et opplæringsprogram for saksbehandlere ved sosial- og servicekontorene for å sikre at saksframstillingene til klientutvalget ble bedret. På grunn av stort arbeidspress både hos juridisk kontor og i fagstaben har det imidlertid vært vanskelig å få tid og rom nok til å Saksfremlegg - arkivsak 03/

8 planlegge dette mer i detalj. Jeg vil nå ta et nytt initiativ mot juridisk kontor for å få vurdert en begrenset opplærings- pakke sammen med dem. Jeg ser nå av ulike grunner at det er behov for å rette ny fokus på saksframstillinger og vedtaksformuleringer: Revisjonssaken gir tydelig beskjed om at det er klare mangler ved de sakene som legges fram for klientutvalget. Det er helt nødvendig å gjennomgå oppbyggingen av slike saker, og å revidere saksbehandlingsverktøyet, slik at dette blir i henhold til kommunens krav til kvalitet i saksbehandlingen. Gjennom Felles dør har vi satt fokus på skillet mellom forvaltnings- og tiltaksfunksjoner. Det er svært viktig at forvaltningsenhetene gjennom vedtak og på andre måter gir tydelige bestillinger til utførerenhetene, slik at det ikke hersker tvil om hvilke tjenester som skal gis. Felles dør har som en av sine målsettinger å sikre rettssikkerheten til brukerne. Viktige momenter her vil være tydelige vedtak/bestillinger, og likebehandling uavhengig av bosted. Felles dør smelter sammen forvaltningsarbeidere fra ulike miljøer, og det er svært viktig at det er den beste praksisen som gjennomføres ved de nye enhetene. Oppsummering: Det settes i verk et konkret opplæringsprogram i forhold til kvalitet i forvaltningsarbeidet, der ansatte ved de nye forvaltningskontorene skal delta. Programmet gjennomføres i løpet av 1. halvår Jeg vil nedsette ei gruppe som skal gjennomgå og sikre forbedring av aktuelt dataverktøy i forhold til klagesaker, for å sikre at disse sakene framstilles på den måten klientutvalget har framsatt ønske om, og som også skal sikre best mulig rettssikkerhet for brukeren. 2. Årlig rapport over klagesaker. Revisjonen bemerker at det i den aktuelle bystyresaken (108/2000) ble vedtatt at rådmannen årlig skulle legge fram en anonymisert rapport over forrige års klagesaker. Dette er ikke gjennomført. Rådmannen har følgende kommentar: I rådmannens saksframlegg til den aktuelle bystyresaken ble det foreslått at det skulle opprettes et sentralt klageorgan som kun skulle behandle saker etter kommunehelseloven. Rådmannen foreslo at alle saker etter sosialtjenestelov og barnevernslov skulle behandles av administrasjonen, også klagesaker. Dette åpnes det for i de aktuelle lover. Hvis dette hadde blitt vedtatt ville klagesaker etter disse lovene gått direkte til Fylkesmannen, uten behandling i klientutvalget først. I sammenheng med dette forslaget satte rådmannen fram et forslag om årlig rapportering av klagesaker, slik at det politiske nivået skulle bli gjort kjent med omfang og sakstyper. Bystyret vedtok imidlertid at det sentrale klientutvalget/klageorganet skulle behandle klagesaker etter alle de tre angjeldende lover (når det gjelder barnevernsloven gjelder spesielle regler for hvilke saker som kan legges fram for klientutvalget). Dette ble gjort uten at punktet om årlig rapportering ble revurdert, selv om behovet for kunnskap til politisk nivå om klageomfang og klagetyper nå ble ivaretatt av klientutvalget. Jeg beklager at rådmannen ikke har fulgt opp dette gjennom et saksframlegg som belyste Saksfremlegg - arkivsak 03/

9 unødvendigheten i dette punktet. Rådmannen vil gjennomføre følgende: Det vil bli lagt fram en egen sak i løpet av første halvår 2004 der behovet for rapportering til formannskap/bystyre i forhold til klagesaker drøftes. 8. Revisjonens kommentarer til Rådmannens uttalelse Revisjonen merker seg at rådmannen er enig i rapportens konklusjoner og tar rådmannens plan for tiltak til orientering. Trondheim, Per Olav Nilsen Revisjonsdirektør Thomas Furunes revisor Saksfremlegg - arkivsak 03/