Konkurransegrunnlag Del B kravspesifikasjon. Åpningsarrangement for E18 Bjørvika

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Del B kravspesifikasjon Åpningsarrangement for E18 Bjørvika Dokumentets dato: Saksnummer:

2 Innholdsfortegnelse...Feil! Bokmerke er ikke definert. B.1. Kravspesifikasjon... 2 B.1.1. Beskrivelse av formål/behov... 2 B.1.2. Leveveringsvilkår... 5 B.1.3. Priser... 5 B.1.4. Annet... 6 B.1. Kravspesifikasjon B.1.1. Beskrivelse av formål/behov Statens vegvesen Region Øst (SvRø) skal markere åpningen av Bjørvikatunnelen. Dette skal tentativt skje i slutten av august I denne forbindelse vil vi knytte til oss et byrå med kompetanse på planlegging og utførelse av denne typen, større offentlig arrangement. Med åpningen av Bjørvikatunnelen (herunder senketunnelen i fjorden) kommer Oslo et langt skritt nærmere realiseringen av Fjordbyen. Med tunnel og vegsystemet flytter vi en stor del av trafikken fra overflaten, og utviklingen av bygater, kulturinstitusjoner, bolig og forretningsområder kan for alvor ta til. Generell informasjon om tunnel og vegprosjektet i Bjørvika finnes på nettsiden: En vegåpning er et formelt arrangement der en rekke offentlige institusjoner vil være representert i tillegg til våre entreprenører og andre samarbeidspartnere. Et slikt arrangement inneholder vanligvis en formell åpning ( snorklipp ), taler, bespisning, underholdning og samvær. Antallet inviterte gjester vil i antall være i størrelsesorden personer. Statens vegvesen ønsker at arrangementet skal skje innenfor nøkterne rammer, men likevel være verdig og minnerikt. Oppdragsgiver ser for seg at arrangementet avholdes på det nye veganlegget, i en av tunnelene eller på en nærliggende lokasjon. Også en kombinasjon kan tenkes: først en åpning ved det ferdige anlegget, deretter taler, underholdning, bespisning og samvær på en annen nærliggende lokasjon. I umiddelbar nærhet av Bjørvikatunnelen ligger Middelalerparken i Oslo, som kan være en slik mulig lokasjon for (en del av) arrangementet. Statens vegvesen ønsker også å gjøre en vurdering sammen med leverandøren av om det praktisk ligger til rette for et åpent publikumsarrangement, eller om vi som en del av arrangementet kan invitere representanter for publikum (se nærmere under opsjoner ). Side 2 av 7

3 En bærende ide for arrangementet kan ta utgangspunkt i at veg og tunnelsystemet er bygget i det området hvor Oslo vokste fram for 1000 år siden. Prosjektet har vært fulgt av arkeologer som har samlet et rikt funnmateriale som en følge av vegutbyggingen. På den annen side er veisystemet en forutsetning for utviklingen av en helt ny, moderne bydel. Vi ser for oss at denne dualismen kan utnyttes tematisk, men det er ikke et absolutt premiss. Vi ønsker at tilbyderne skal stå fritt i komme med gode ideer for åpningen. Det ønskes forslag til underholdning, som tilpasses de praktiske rammene for arrangement. Som en pekepinn antar vi at arrangementet avvikles i løpet av to tre timer, hvorav underholdningsinnslagene kan tenkes til sammen å vare fra en halv time til en time. B.1.2. Beskrivelse av ytelsen Scene og tekniske anlegg Scene og tekniske anlegg prises som egen post i prisskjema. Scene Lydanlegg Storskjerm fra scenen Ta høyde for at det vil være bruk for noe teknikk på to lokasjoner dersom man går for en slik løsning. Forslag til artister Forslag til innslag/underholdning/artister prises. Ta også her høyde for at det kan ønskes et musikalsk innslag på vegen/tunnelen dersom arrangementet deles i to. Opp og nedrigging Opp og nedrigging og rydding for hele konseptet prises som egen post. Ta hensyn til at det kan være nødvendig med teknisk utstyr på to lokasjoner. I denne posten inngår også opprydning underveis og etter arrangementet. Side 3 av 7

4 Mat og servering Mat og servering prises som egen post i prisskjema. Utgangspunket er servering for om lag personer. Det ønskes forslag til meny. Tilbyder kan velge å foreslå en meny og servering som inngår i et overordnet tema. Nøyaktig antall deltakere er først mulig å fastsette etter påmeldingsfrist som per dags dato ikke er avklart. Det kan være noe usikkerhet med hensyn til deltakertall helt opptil arrangementsdatoen. Fordi det er usikkerhet om antallet kan tilbyder gi en pris basert på 500 personer i prisskjemaet. I tillegg oppgis en stykkpris for flere/færre deltakere. Tilbyder står for innkjøp, tilberedelse og servering av maten, samt alt nødvendig utstyr/ materiell for dette, samt eventuelt stoler og bord. Pressesone I samarbeid med oppdragsgiver vurderes behovet for en pressesone. Leverandøren tar seg av det praktiske ved eventuelt å etablere en slik fysisk sone. Diverse praktisk Her skal inngå utgifter som ikke er fanget opp i ovennevnte. Det kan være dekorasjoner, blomster som dekorasjon og blomsterbuketter til personer som skal takkes. For arrangementet vil man trenge noen mobile toaletter. Opsjoner: Med opsjoner menes at oppdragsgiver kan kjøpe tjenesten, men ikke er forpliktet til det. Bruk av opsjonen blir avgjort underveis i planleggingen og i dialog med tjenesteyter. Opsjoner skal prises i eget skjema. Publikumsarrangement Statens vegvesen ønsker i samarbeid med leverandøren å vurdere om det praktisk ligger til rette for et åpent publikumsarrangement, eventuelt at man inviterer for eksempel nærliggende beboerer og skoleklasser i området. Tilbyderne bes komme med forslag om en ide og rammer for dette, herunder et antatt budsjett. Side 4 av 7

5 Give aways Vi ønsker ide og eventuelt utførelse av en enkel, men enestående give away som gir deltakerne et minne fra arrangementet. En give away skal prises med grunnlag i 1000 eksemplarer. Visuell markering/bannere eller lignende Vi ønsker å markere Statens vegvesen som byggherre sammen med våre viktigste samarbeidspartnere. Vi kan tenke oss visuelle flater hvor ulike logoer kommer tydelig fram for eksempel på scenen, som påtrykk på teltvegger eller lignende. Dersom arrangementet finner sted på det nye veganlegget, kan man tenke seg at tunnelåpningen dekkes av et stort banner med vår logo og en tekst for anledningen. Vi ønsker forslag til og prising av dette. B.1.2. Leveringsvilkår Tilbyder bes forholde seg til en foreløpig arrangementsdato: 21. eller 28. august Statens vegvesen vil kunne bekrefte arrangementsdato i løpet av mai Leverandør skal være tilstede på selve arrangementet for å ta seg av evt. problemer med utstyr, underleverandører eller liknende som kan oppstå i forbindelse med varer eller tjenester de har levert. Leverandør skal delta på planleggingsmøter og nødvendig forhåndstesting. B.1.3. Priser Tilbyder skal levere ett prisskjema der de ulike elementene er prissatt, eksklusive mva. Prisene skal være inkludert alle administrative kostnader og påslag, forberedelsesmøter, kontakt via telefon og e post, samt alle eventuelle reisekostnader i forbindelse med arrangementet og møter. Side 5 av 7

6 Prisskjema. Pris skal føres inn. Tilleggsopplysninger kan framgå av eget skjema. Tjeneste eller vare: Totalpris Ansvarlig fra byråets side Evt. merknader Scene og tekniske anlegg Artister Opp/nedrigg Mat/servering Diverse praktisk Prisskjema opsjon Publikumsdeltakelse Give aways Visuell markering Totalsum poster og opsjoner Totalsum Side 6 av 7

7 Side 7 av 7