I tilknytning til podiet skal det også være tilgang til koblingsboks som styrer visningen av ulike PC bilder eller annet AV-utstyr.

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Fagdager 2015 Hamar bispedømmeråd Konkurransegrunnlag fagdager 2015 Hamar bispedømmeråd ønsker tilbud for de tjenester som er nærmere spesifisert i kravspesifikasjonen nedenfor i forbindelse med avviklingen av Fagdager Fagdager er en konferanse i regi av Hamar bispedømmeråd som inviterer alle ansatte i Den norske Kirke i bispedømmet og andre inviterte gjester med tilknytning til Den norske Kirke. Fagdager blir arrangert senhøstes hvert tredje år. I 2015 blir Fagdager avviklet i dagene onsdag 11. november torsdag 12. november. Kravspesifikasjon for ønskede tjenester: Lokaler til samling i plenum og til parallelle seminarer Til gjennomføring av samling i plenum under Fagdager er det behov for lokaler som ut fra besøkstall for de siste årene tilsier omkring 450 sitteplasser. Plenumslokalet må være utstyrt med scene/podium med talerstol og mikrofoner. Her må det også finnes tilkobling for to stk PC-prosjektører og to lerrett i størrelse tilpasset deltakerantallet, samt oppsett for overheadprosjektør og lydanlegg med god taledekning i hele publikumsområdet, tilpasset lokalets størrelse og antall personer i salen. Det er et krav at det må være minst to håndholdte, trådløse, mikrofoner tilgjengelige og minst to trådløse mikrofoner («mygger») til å feste på klær. Lokalene må være slik utformet at talerstol og scene, samt bilde fra PC-prosjektør og prosjektør for lysark er godt synlig i hele lokalet. Vi krever enkelt frontlys for opplysning av scene. I tilknytning til scene/podium må det være avsatt plass til møteleder, konferansier og med mulighet for paneldebatt med inntil 4 deltakere, hvorav alle skal ha egen bordmikrofon. I tilknytning til podiet skal det også være tilgang til koblingsboks som styrer visningen av ulike PC bilder eller annet AV-utstyr. Hamar bispedømmeråd krever at lokalene har god ventilasjon og tilpasset belysning. Det kreves også at det er vandreområder og samlingsarealer tilpasset antallet deltakere i umiddelbar nærhet. I vandreområdet må det være mulig å servere kaffe og andre forfriskninger. I tilknytning til konferansesalen må det sanitæranlegg tilpasset antall deltakere. Det må videre være lagt til rette for at deltakernes bagasje kan lagres i høvelige og trygge oppbevaringsrom før innsjekking ved ankomst og etter utsjekking ved konferansens avslutning. Lokalene må også være av en slik art at det er mulig å benytte bannere og reklameseil for promotering. 1

2 I nær tilknytning til plenumssalen må det, kun på konferansens dag 1, være tilgjengelig 7 rom til parallelle seminarer. Disse kan være av variabel størrelse, tre av disse må kunne ha minimum 35 sitteplasser, tre må ha minimum 55 sitteplasser og ett må kunne ha minimum 100 sitteplasser. Det stilles de samme krav til AV-utstyr, IKT-utstyr, belysning og ventilasjon som for plenumssalen. Det er et krav at det må være trådløs internetttilknyting (wifi) i alle lokaler, inkludert overnattingsrommene. Wifi skal være inkludert i pris, eller spesifiseres. Tilbudet må også inkludere alle kostnader til rigging og håndtering av teknisk utstyr, kostnader til servering av kaffe og lignende, klargjøring av lokalene, samt blomster eller andre dekorasjoner i lokalet. Lokalene må være plassert innenfor Hedmark eller Oppland fylker. Deltakerne arbeider og er bosatt rundt i hele Hamar bispedømme, men med flest ansatte i nærheten av mjøsbyene. Det vil bli vesentlig større reisekostnader hvis arrangementet flyttes lenger unna den sentrale mjøsregionen. Det medfører at Hamar bispedømmeråd vil foreta en beregning av reisekostnadene ved avvikling av arrangementet overfor alle tilbydere. Estimerte reisekostnader vil bli lagt til pristilbudet på den enkelte tilbyder. Det er videre en forutsetning at det må være en kirke som kan benyttes til gudstjeneste for deltakerne innenfor en radius på 5 kilometer fra konferansestedet. Dette vil redusere antallet aktuelle steder, men er nødvendig for smidig avvikling av arrangementet. Servering ved ankomst dag 1 Vi stiller krav om at konferansedeltakerne skal trakteres med kaffe, te og vann, samt 2 halve påsmurte rundstykker pr person ved ankomst. Servering av lunch med lokaler til bespisning Under gjennomføringen av Fagdager skal det begge konferansedagene serveres lunsj til deltakerne. Erfaringsmessig utgjør besøkstallet omkring 450 personer. Det står tilbyderne fritt å foreslå hva lunsjserveringen skal omfatte, men det må være mulig å imøtekomme særskilte behov i forhold til kostholdskrav basert på helsemessige forhold eller personlige valg. Vi krever at antall serveringspunkter ved servering av buffè er tilpasset antall deltakere slik at lunch kan avvikles uten unødig tidstap. Det kreves også vandreområder og samlingsarealer tilpasset antallet deltakere i umiddelbar nærhet. I rimelig nærhet til serveringssted og konferanserom må det være et arbeidsrom som kan benyttes av Hamar bispedømmeråd til møter og lignende arbeid. Rommet må ha tilgang til internett, kablet og trådløs forbindelse, og kunne benyttes under hele konferansens forløp. Vi krever også tilgang på printer med mulighet for å foreta utskrifter og kopimaskin. Servering i forbindelse med pause dag 1 2

3 Vi stiller krav om at konferansedeltakerne skal trakteres med kaffe, te og vann, samt baguett, rundstykker, wraps eller lignende under en pause på ettermiddagen mellom lunch og middag. Servering av konferansemiddag med lokaler til bespisning Under gjennomføringen av Fagdager skal det avholdes en konferansemiddag. Denne legges til konferansens første dag og avvikles på kveldstid. Erfaringsmessig utgjør deltakerantallet omkring 350 personer, men man ta høyde for inntil 400 deltakere. Det er et krav at alle deltakerne må kunne samles i samme lokale forbeholdt konferansens deltakere. Det står tilbyderne fritt å foreslå hvilke retter som kan serveres og hvilke alkoholfrie drikkevarer som kan tilbys. Hamar bispedømmeråd vil ut fra forslag velge en standardmeny med drikkevarer, men den valgte leverandør må kunne imøtekomme særskilte behov i forhold til kostholdskrav basert på helsemessige forhold eller personlige valg. Lokalene må være utstyrt med lydanlegg tilpasset lokalets størrelse og antall deltakere, slik at det kan legges til rette for taler. Det kreves også at det er vandreområder og samlingsarealer tilpasset antallet deltakere i umiddelbar nærhet. I vandreområdet må det også være mulighet for å sette opp bar, samt servere kaffe og andre forfriskninger. Frokost dag 2 Det stilles krav om at frokost skal være tilgjengelig for overnattingsgjestene fra senest kl 0700 på dag 2. Frokosten skal ha god kvalitet og et bredt og variert utvalg. Servering i forbindelse med pause dag 2 Vi stiller krav om at konferansedeltakerne skal trakteres med kaffe, te og vann, samt ett kakestykke pr person, under pause på formiddagen mellom frokost og lunch. Overnattingsrom for tilreisende konferansedeltakere I forbindelse med gjennomføringen av Fagdager vil det være behov for et antall hotellrom til overnatting for våre besøkende. Ut fra tidligere erfaringer vil behovet være omkring enkeltrom og dobbeltrom. Overnattingsrommene som ønskes tilbud på skal bestilles og betales av Hamar bispedømmeråd. Liste over bestillinger gjort av Hamar bispedømmeråd leveres etter avtale og ikke senere enn ved konferansens begynnelse. Tilbud på overnattingsrom må dermed inneholde detaljer omkring kapasitet i det aktuelle tidsrommet, pris pr natt (inklusive skatter og avgifter), bestillingsprosedyre (telefonisk bestilling, elektronisk bestilling, osv.), samt tidsfrist for bestilling av overnattingsrom. Tilbudte overnattingsrom må kunne vedstås hva gjelder pris og kapasitet fram til denne tidsfristen. Parkering 3

4 Det må være tilgjengelig parkeringsplass til minst 150 biler i nær tilknytning til konferansefasilitetene (maksimalt 7 minutters gange). Hvis parkeringsplassene ikke er til gratis disposisjon for deltakerne, må dette oppgis i tilbudet og beskrives hvor mye det koster for en parkeringsperiode fra 0900 dag 1 til kl 1400 på dag 2. Uavhengig av om det er hotellet eller andre som krever inn for parkeringen, vil dette bli lagt inn som en kostnad i det totale tilbudet. Krav til tilbudet Tilbud skal gis for alle krav som er beskrevet ovenfor. Det skal samtidig spesifiseres hva som inkluderes i tilbudet gjennom en opplisting av alle forhold som er inkludert i tilbudt pris. Tilbudet skal videre spesifiseres og oppdeles pr deltaker, således: 1) Pris inkl merverdiavgift pr dagpakke for dag 1, ikke konferansemiddagen 2) Pris inkl merverdiavgift pr person for konferansemiddag 3) Pris inkl merverdiavgift pr dagpakke for dag 2 4) Pris pr person for overnatting i enkeltrom, inkl frokost, inkl merverdiavgift 5) Pris pr person for overnatting i dobbeltrom, inkl frokost, inkl merverdiavgift. 6) Pris for parkering (nevnt ovenfor) hvis aktuelt. Prisen pr person skal altså inneholde alle disse elementene, oppdelt hver for seg. Det skal altså ikke være en samlepris for overnattingsgjester, eller pakkepris inklusive middag. Vi må regne med at det blir noen ulike kombinasjoner for en del av våre deltakere, selv om de fleste vil benytte seg av mange av elementene. Selvsagt med unntak av at man ikke benytter både dobbeltrom og enkeltrom. Tilbyderne vil bli sammenliknet basert på tilbudt pris på 160 enkeltrom, 70 dobbeltrom, 450 dagpakker begge dager, 350 konferansemiddager, parkering og avstand fra overnattingssted(er) til konferanselokalene, samt reisekostnader. Hvis det er forhold som Hamar bispedømmeråd ikke har spesifisert i kravspesifikasjonen, og som medfører kostnader som tilbyder ønsker å kreve betaling for, skal dette spesifiseres og prissettes spesielt i tilbudet. Det skal spesifiseres alt som kommer i tillegg til de 6 nevnte punktene ovenfor. Hamar bispedømmeråd vil ikke akseptere tilleggsfakturering av forhold som er uteglemt hvis tilbyder ikke har avklart dette i sitt tilbud. Tilbydere som går sammen for å kunne tilby sine ulike tjenester som en samlet løsning, vil bli vurdert på lik linje med tilbydere som selv kan utføre alle tjenestene. Det kreves imidlertid at tilbydere som samarbeider må fremsette ett samlet tilbud og opptre som en forretningsmessig enhet i forhold til Hamar bispedømmeråd. I dette legger Hamar bispedømmeråd at den eller de som representerer tilbyderne, gjør dette på vegne av alle tilbyderne, samt at fakturering av tjenestene skjer samlet. 4

5 Eventuelle tilbud om tilleggstjenester (som for eksempel konferansetilrettelegging utover det etterspurte) vil ikke være en del av totalvurderingen av tilbudene. Det anses som svært usannsynlig at man vil benytte seg av slike tilleggstjenester. Eventuelle tilbud fra eventarrangører eller lignende, vil bli vurdert på linje med andre tilbud, men de må være spesifikke på hvilket konferansested/hotell som blir tilbudt og besvare alle krav som ligger i kravspesifikasjonen for å bli vurdert. Framsatte tilbud må kunne vedstås fram til 1. mars Kvalifikasjonskrav Tilbyder må ha sitt virke innenfor forretningsområdene; reiseliv, hotelldrift, restaurantdrift kantinedrift eller konferansearrangør. Konkurransegrunnlag utleveres inntil 15. januar Dette er også siste dato som Hamar bispedømmeråd vil besvare henvendelser omkring anbudets innhold og formål. Utover attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivning i de land hvor virksomheten er etablert, f eks Foretaksregisteret i Brønnøysund. (Jmfr 8-4 i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser) skal det også legges fram: Foretakets beretning for de siste tre årene, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Informasjon om leverandørens likviditet per oktober Liste over de viktigste leveransene av lignende karakter de siste tre år, herunder deres verdi og hvorvidt det var offentlige eller private mottakere. Tilbudet skal leveres på følgende måte. Tilbudet skal leveres i to eksemplarer, en original og en kopi. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet skal dateres og legges i en lukket og nøytral konvolutt som merkes Fagdager Rekkefølgen i tilbudet skal være: 1) Signert tilbudsbrev. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet. 2) Kort presentasjon av firmaet og tilbudets innhold. 3) Dokumentasjon i forhold til kvalifikasjonskrav. Tilbudet skal besvare kravspesifikasjonen i konkurransegrunnlaget. 4) Omtale av eventuelle avvik i forhold til konkurransegrunnlaget og beskrivelse av tiltak. Som vedlegg til tilbudet skal det leverer skatteattest som ikke er eldre enn 6 måneder ved utløpet av vedståelsesfristen. Det skal likeledes også leveres egenerklæring om oppfyllelse av lovbestemte krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). (Jmfr 8-7 og 8-8 i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser.) Videre må tilbyder legge fram en beskrivelse av sin profil med hensyn til miljø. 5

6 Tilbud som ikke oppfyller disse kravene vil ikke bli akseptert. Hvis eventuelle eventarrangører eller tilsvarende leverer tilbud, må de i tillegg til å dokumentere for egen bedrift / eget selskap, også levere følgende dokumentasjon for sin(e) underleverandør(er): HMS-attest, skatteattest, merverdiavgift og attest for registrering i faglig register. Andre grunnleggende krav Tilbyder må oppfylle kravspesifikasjonen. Tilbud som ikke oppfyller denne vil bli forkastet. Tildelingskriterier Valg av leverandør skjer på basis av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, vurdert ut fra tilbudt pris, med påslag for parkering, avstand mellom overnattingssted, middagslokalet og konferanselokalene og reisekostnader. Påslaget for avstand vil bli beregnet som tidstap pr person i befordringen mellom overnattingssted og middagslokaler, ved utsjekk, samt hvis lunch må avholdes flere steder. Påslaget for reisekostnader vil bli beregnet som estimert samlet kjøregodtgjørelse for deltakerne til de forskjellige tilbudte konferansesteder. Skriftlig tilbud bes sendt til; Hamar bispedømmeråd Postboks Hamar Tilbud kan fra 5. januar 2015 også leveres i vår resepsjon; Folkestadgate 52, 2317 Hamar, i tidsrommet kl 0900 kl 1500 på hverdager. Tilbud må være Hamar bispedømmeråd i hende innen 20. januar 2015, kl Åpning av innkomne tilbud vil finne sted 21. januar 2015, kl Hamar bispedømmeråd krever videre å få tilsendt tilbudet i elektronisk form i etterkant av åpningen av tilbudene, altså ikke tidligere enn 21. januar 2015 kl