Luftfartskonferansen 2014

Transkript

1 Anbydere Vår saksbehandler: Marit Kristin Kvarum Telefon direkte: Vår dato: 13. mars 2013 Vår referanse: /046/MKK Deres dato: Deres referanse: Luftfartskonferansen 2014 Luftfartstilsynet ønsker tilbud for de tjenester som er nærmere spesifisert i kravspesifikasjonen nedenfor i forbindelse med avviklingen av Luftfartskonferansen Luftfartskonferansen er en årlig fagkonferanse i regi av Luftfartstilsynet som de siste tre årene har samlet mer enn 300 deltakere fra norsk luftfart i Bodø. Luftfartskonferansen går årvisst av stabelen i februar måned, og i 2014 er dato satt til 12. og 13. februar. Luftfartstilsynet er et forvaltningsorgan underlagt Samferdselsdepartementet med myndighetsansvar innen norsk sivil luftfart. Hovedoppgaven er å øke sikkerheten i luftfarten gjennom tilsyn med flyselskaper, verksteder, flyskoler, luftfartøyer, sertifikatinnehavere, lufthavner samt private fly og helikopterplasser. LT fastsetter normer, utøver adgangskontroll og fører virksomhetstilsyn. Etaten har ca. 170 ansatte og har hovedkontor i Bodø. Mer informasjon er tilgjengelig på Kravspesifikasjon for ønskede tjenester 1 - Lokaler til samling i plenum Til gjennomføring av samling i plenum under Luftfartskonferansen er det behov for lokaler som ut fra besøkstall for de siste årene tilsier omkring 350 sitteplasser. Lokalene må være utstyrt med scene/podium med talerstol og mikrofoner. Her må det også finnes tilkobling for PC-prosjektør, samt oppsett for overheadprosjektør og lydanlegg tilpasset lokalets størrelse og antall personer i salen. Det er et krav at det fins håndholdte mikrofoner og trådløse mikrofoner til å feste på klær, i et slikt antall at det er mulig å skifte foredragsholder uten tidsavbrudd. Lokalene må være slik utformet at talerstol og scene, samt bilde fra PC-prosjektør og prosjektør for lysark er godt synlig i hele lokalet. I tilknytning til scene/podium må det være avsatt plass til møteleder, konferansier og sekretariat. Her skal det også være tilgang til koblingsboks som styrer visningen av ulike PC bilder eller annet AV-utstyr. Luftfartstilsynet / Civil Aviation Authority T: Postadresse: Besøksadresse: Fakturaadresse: Fakturamottak DFØ F: Postboks 243 Sjøgata Postboks 4104 E: postmottak@caa.no 8001 BODØ 8006 BODØ fakturamottak@caa.no 2307 HAMAR

2 Luftfartstilsynet krever at lokalene har god ventilasjon og tilpasset belysning. Det kreves også at det er vandreområder og samlingsarealer tilpasset antallet deltakere i umiddelbar nærhet. I vandreområdet må det være mulig å servere kaffe og andre forfriskninger. Det er ønskelig at dette området er utstyrt med PA-anlegg. I tilknytning til konferansesalen må det være garderobeanlegg og sanitæranlegg tilpasset antall deltakere. Det vil være fordelaktig hvis garderobeanlegget er betjent og har kapasitet til å lagre deltakernes bagasje ved konferansens avslutning. Lokalene må også være av en slik art at det er mulig for Luftfartstilsynet å benytte bannere og reklameseil for egen promotering. Tilbudet må også omfatte kostnader til rigging av teknisk utstyr, kostnader til servering av kaffe og lignende samt blomster eller andre dekorasjoner i lokalet. Lokalene må være plassert i Bodø, og ikke lengre fra sentrum enn fem km. 2 - Servering av lunsj med lokaler til bespisning, samt lokaler til gruppesamlinger Under gjennomføringen av Luftfartskonferansen skal det begge konferansedagene serveres lunsj til deltakerne. Erfaringsmessig utgjør besøkstallet omkring 350 personer. Det er ønskelig at alle deltakerne kan bespises i samme lokale, og at det finnes tilstrekkelige samlingsareal i forhold til deltakerantallet i eller like ved disse lokalene. Luftfartstilsynet har dessuten behov for lokaler til gruppesamlinger som ligger i samme bygning, eller svært nær området der bespisningen foregår. Svært nær skal forstås som gangavstand, og ikke lengre unna en maksimalt to minutters gange utendørs eller fire minutters gange innendørs. Det står tilbyderne fritt å foreslå hva lunsjserveringen skal omfatte og hvilke drikkevarer som kan tilbys, men det må være mulig å imøtekomme særskilte behov i forhold til kostholdskrav basert på helsemessige forhold, trosretning eller personlige valg. Etter at bespisning er gjennomført skal det gjennomføres samlinger i ulike arbeidsgrupper. Til dette formålet er det behov for et antall møterom/grupperom. Dersom man tar utgangspunkt i gjennomføringen de siste to årene er det behov for seks til åtte slike rom i forskjellige størrelser, opp til omkring 100 personer. De største rommene må være utstyrt med PA-anlegg. Alle grupperom må ha prosjektør, tavle og/eller flip-over. Det kreves også vandreområder og samlingsarealer tilpasset antallet deltakere i umiddelbar nærhet. I vandreområdet må det være mulig å servere kaffe og andre forfriskninger. I rimelig nærhet til serveringssted og konferanserom må det være et arbeidsrom som kan benyttes av Luftfartstilsynet til møter og lignende arbeid. Rommet må ha tilgang til internett, kablet og trådløs forbindelse, og kunne benyttes under hele konferansens forløp. Lokalene må være plassert i Bodø, og ikke lengre fra sentrum enn fem km. Side 2 av 6

3 3 - Servering av konferansemiddag med lokaler til bespisning Under gjennomføringen av Luftfartskonferansen skal det avholdes en konferansemiddag. Denne legges til konferansens første dag og avvikles på kveldstid. Erfaringsmessig utgjør deltakerantallet omkring 300 til 350 personer. Det er et krav at alle deltakerne må kunne samles i samme lokale. Det står tilbyderne fritt å foreslå hvilke retter som kan serveres og hvilke drikkevarer som kan tilbys. Luftfartstilsynet vil ut fra forslag velge en standardmeny med drikkevarer, men den valgte leverandør må kunne imøtekomme særskilte behov i forhold til kostholdskrav basert på helsemessige forhold, trosretning eller personlige valg. Lokalene må være utstyrt med scene eller podium, og ha PA-anlegg tilpasset lokalets størrelse og antall deltakere samt ha skjerm/lerret for visning av bilder/film eller direkte opptak av talere og eventuell underholdning som finner sted i løpet av middagen. Det må være rom i tilknytning til lokalene som kan benyttes av innleide underholdere til forberedelser før opptreden. Det kreves også at det er vandreområder og samlingsarealer tilpasset antallet deltakere i umiddelbar nærhet. I vandreområdet må det også være mulighet for å sette opp bar samt servere kaffe og andre forfriskninger. Luftfartstilsynet ønsker også et tilbud på lett musikalsk underholdning i dette området. Lokalene må være plassert i Bodø by, og ikke lengre fra sentrum enn fem km. 4 - Overnattingsrom for tilreisende konferansedeltakere I forbindelse med gjennomføringen av luftfartskonferansen vil det være behov for et antall hotellrom til overnatting for våre besøkende. Ut fra tidligere erfaringer vil behovet være omkring overnattingsrom. Overnattingsrommene som ønskes tilbud på skal bestilles og betales av den enkelte konferansedeltaker, med mindre Luftfartstilsynet står som bestiller. Liste over bestillinger gjort av Luftfartstilsynet leveres etter avtale og ikke senere enn ved konferansens begynnelse. Som en tjeneste til våre tilreisende, ønsker Luftfartstilsynet å kunne opplyse om tilgang til slike rom, pris for disse og fremgangsmåte for bestilling på det tidspunktet når programmet for Luftfartskonferansen gjøres kjent. Tilbud på overnattingsrom må dermed inneholde detaljer omkring kapasitet i det aktuelle tidsrommet, pris per natt (inklusive skatter og avgifter), bestillingsprosedyre (telefonisk bestilling, elektronisk bestilling, osv.), samt tidsfrist for bestilling av overnattingsrom. Tilbudte overnattingsrom må kunne vedstås hva gjelder pris og kapasitet fram til denne tidsfristen. For denne tjenesten kan Luftfartstilsynet akseptere enkeltstående tilbud som ikke faller inn under kravet til samarbeid mellom tilbydere av enkelt tjenester (se avsnittet Krav til tilbudet ). Bakgrunnen for dette er at Luftfartstilsynet ønsker å forsikre seg om at det er tilstrekkelig kapasitet på overnattingsrom for tilreisende konferansedeltakere i de tilfeller der valgt Side 3 av 6

4 leverandør eller gruppe av samarbeidende leverandører ikke er i stand til å dekke behovet fullt ut. Lokalene til overnatting må være plassert i Bodø by, og ikke lengre fra sentrum enn fem km. Krav til tilbudet Tilbud kan fremsettes for en eller flere tjenester samt for alle tjenestene som omfattes av kravspesifikasjonen. Tilbud skal benytte samme merking som i kravspesifikasjonen og tilbud skal også angi spesifisert pris per tjeneste. Tilbydere som går sammen for å kunne tilby sine ulike tjenester som en samlet løsning, vil bli vurdert på lik linje med tilbydere som selv kan utføre alle tjenestene. Det kreves imidlertid at tilbydere som samarbeider må opptre som en forretningsmessig enhet i forhold til Luftfartstilsynet. I dette legger Luftfartstilsynet at den eller de som representerer tilbyderne ved forhandlinger og eventuell gjennomføring av tjenestene, gjør dette på vegne av alle tilbyderne samt at fakturering av tjenestene skjer samlet. Dersom innkomne tilbud ikke dekker alle enheter i kravspesifikasjonen, eller en slik delvis oppfylling av krav må vurderes opp mot en samlet leveranse, vil Luftfartstilsynet innhente supplerende tilbud for manglende tjenester. Framsatte tilbud må kunne vedstås fram til 20. august Når tilbyder er valgt utformer denne kontrakt i forhold til de tjenester som er akseptert i tråd med Statens standardavtale for kjøp av tjenester. Kvalifikasjonskrav Tilbyder må ha sitt virke innenfor forretningsområdene; reiseliv, hotelldrift, restaurantdrift kantinedrift eller konferansearrangør. Konkurransegrunnlag utleveres inntil 14. mai Dette er også siste dato som Luftfartstilsynet vil besvare henvendelser omkring anbudets innhold og formål. Utover attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivning i de land hvor virksomheten er etablert, f eks Foretaksregisteret i Brønnøysund. (Jmfr 8-4 i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser.) skal det også legges fram Foretakets beretning for de siste tre årene, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Informasjon om leverandørens likviditet per mars Liste over de viktigste leveransene av lignende karakter de siste tre år, herunder deres verdi og hvorvidt det var offentlige eller private mottakere. Tilbudet skal leveres på følgende måte. Tilbudet skal leveres i tre eksemplarer, en original og to kopier. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet skal dateres og legges i en lukket og nøytral konvolutt som merkes Luftfartskonferansen Side 4 av 6

5 Rekkefølgen i tilbudet skal være: 1) Signert tilbudsbrev. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet. 2) Kort presentasjon av firmaet og tilbudets innhold. 3) Dokumentasjon i forhold til kvalifikasjonskrav. Tilbudet skal besvare kravspesifikasjonen i konkurransegrunnlaget. 4) Omtale av eventuelle avvik i forhold til konkurransegrunnlaget og beskrivelse av tiltak. Som vedlegg til tilbudet skal det leverer skatteattest som ikke er eldre enn 6 måneder ved utløpet av vedståelsesfristen. Det skal likeledes også leveres egenerklæring om oppfyllelse av lovbestemte krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). (Jmfr 8-7 og 8-8 i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser.) Tilbud som ikke oppfyller disse kravene vil ikke bli akseptert. Dersom tilbyder blir involvert i tvist om rettigheter til produkter og tjenester som omfattes av tilbudet, enten dette gjelder egen produksjon eller levering fra underleverandør, skal Luftfartstilsynet informeres om forholdet uten ugrunnet opphold. Dersom Luftfartstilsynet blir kjent med at slik informasjon er blitt holdt tilbake, kan Luftfartstilsynet øyeblikkelig trekke tilbake sin aksept eller, hvis kontrakt er inngått, si opp inngått kontrakt. Dersom Luftfartstilsynet ensidig avslutter samarbeidet med tilbyder, vil dette få betydning for alle forpliktelser som omfattes av akseptert tilbud eller inngått kontrakt. Skriftlig tilbud merket med Luftfartskonferansen 2014 bes sendt til; Luftfartstilsynet Postboks Bodø Alternativt kan tilbudet leveres i vår resepsjon: Sjøgata 45-47, 8006 Bodø. Tilbud må være Luftfartstilsynet i hende innen 22. mai 2013, kl Åpning av innkomne tilbud vil finne sted 23. mai 2013, kl Vær oppmerksom på at Luftfartstilsynet kan be om å få tilsendt tilbud i elektronisk form i etterkant av åpning. Tildelingskriterier Valg av leverandør skjer på basis av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, vurdert ut fra følgende kriterier (ikke prioritert rekkefølge): Oppfyllelse av kravspesifikasjonen - 30 % Pris - 30 % Lokalisering -20 % Logistikk i forbindelse med transport av deltakerne mellom overnattingssteder og tilbudt(e) lokale(r) samt mellom de ulike øvrige lokalene - 20 % Side 5 av 6

6 Kontrakt Ved kontraktsinngåelse benytter Luftfartstilsynet Statens standardavtaler. Kontrakt vil ikke bli inngått før 14 dager etter at skriftlig tildeling har funnet sted. Med vennlig hilsen Tor Odd Iversen Kommunikasjonsdirektør Kommunikasjon og Samfunnskontakt Marit Kristin Kvarum kommunikasjonsrådgiver Side 6 av 6