Medietrening for Luftfartstilsynets mediekontakter

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Medietrening for Luftfartstilsynets mediekontakter

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Generell beskrivelse Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Krav til tilbyder Lønns- og arbeidsforhold Referanser Ansvar for underleverandører Generelle bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Anbudsprosessen Kunngjøring Tilleggsopplysninger Suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget Tilbakekallelse eller endringer i innsendte tilbud Absolutte krav til innlevert materiale Forbehold fra konkurransegrunnlaget Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Prising av tilbud Innlevering/Frist Kvalifikasjonskrav (ufravikelige og obligatoriske) Krav: Attester og erklæringer Krav: Faglig leveranse Kriterier for valg av tilbud Oppfyllelse av krav Pris Kapasitet Oppdragsgivers behandling av tilbudene Tilbudsåpning Avvisningsgrunner Vedståelsesfrist Språk Kontrakt Vedlegg

3 1 Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver Luftfartstilsynet er et forvaltningsorgan underlagt Samferdselsdepartementet med myndighetsansvar innen norsk sivil luftfart. Hovedoppgaven er å bidra til økt sikkerhet i luftfarten gjennom tilsyn med flyselskaper, verksteder, flyskoler, luftfartøyer, sertifikatinnehavere, lufthavner samt private fly- og helikopterplasser. Luftfartstilsynet fastsetter normer, utøver adgangskontroll og fører virksomhetstilsyn. Etaten har ca. 170 ansatte og holder til i Bodø. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Luftfartstilsynet skal ha et åpent og proaktivt forhold til media. For å kunne ivareta dette på best mulig måte, ønsker vi å trene ledere og andre mediekontakter slik at de fremstår åpne, profesjonell, ærlige og troverdige. Luftfartstilsynet tror at det mest hensiktsmessige er å gjennomføre et grunnkurs med inntil 6 ansatte hver vår, samt et oppfølgingskurs for samme antall ansatte hver høst. Både grunnkurset og oppfølgingskurset skal ha en varighet på åtte timer. Innholdet i grunnkurset skal være todelt, med fokus på teori og praktiske øvelser. Tema som skal dekkes av grunnkursets teoridel er blant annet, men ikke utelukkende: LTs kommunikasjonsstrategi og mediepolicy Hvordan tenker journalisten? Teori, eksempler og utveksling av erfaringer Mediedynamikken: Den nye medievirkeligheten (nye medier), medias arbeidsmetoder og redaksjonens prioriteringer Strategisk bruk av media: Proaktiv versus reaktiv, hvordan sette egen dagsorden og utvikle historier som selger, samt hvordan selge saken internt og eksternt Intervjusituasjonen: Taktikk og spilleregler, forskjellen på radio/tv og avis/nettavis Vær Varsom Plakaten: God kunnskap for mediekontakten Den praktiske delen av kurset skal inneholde praktiske øvelser med og uten kamera. Den enkelte kursdeltakers case skal i størst mulig grad være av reell karakter og knyttet opp mot kursdeltakerens ansvarsområde i Luftfartstilsynet. På oppfølgingskurset skal man ha en oppfrisking av de teoretiske kunnskapene fra grunnkurset, men ha størst fokus på praktiske øvelser med case av reell karakter og knyttet opp mot kursdeltakerens ansvarsområde i Luftfartstilsynet. Utover ovennevnte krav, kan tilbyderen fritt foreslå andre hensiktsmessige temaer og øvelser. Krav om prisforhandling etter to år aksepteres ikke og pris eller prisregulering i prosent for år 3 og 4 må derfor gjøres kjent ved innlevering av tilbudet. Selv om avtalens ramme ikke overstiger statlige terskelgrenser for EØS-anbud, blir konkurransegrunnlaget kunngjort som åpen anbudskonkurranse gjennom DOFFIN. Rammeavtalen gjelder leveranse av medietreningskurs for ansatte i Luftfartstilsynet med minimum innhold som beskrevet tidligere i dette punkt. 1.3 Krav til tilbyder Tilbyder plikter å gjennomgå dette konkurransegrunnlaget med eventuelle vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet, 3

4 herunder avgitt pris, og leveransen for øvrig. Ingen innrømmelser vil bli gjort fra Luftfartstilsynet for feil eller unnlatelser fra leverandørens side. Oppdages feil eller uklarheter i konkurransedokumentene, skal tilbyder opplyse Luftfartstilsynet om dette umiddelbart og uten ugrunnet opphold. Dersom Luftfartstilsynet ber om det, skal tilbydere som ikke får kontrakt returnere alle mottatte dokumenter. Videre pålegges tilbyder i slike tilfeller å makulere eventuelle kopier av utsendt grunnlagsmateriale. 1.4 Lønns- og arbeidsforhold Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandørens ledelse har ansvaret for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utførelse av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende forutsetninger. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen inntil det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir tilbakeholdt skal tilsvare ca. to 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Leverandøren skal på forespørsel fremlegge dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører. 1.5 Referanser Luftfartstilsynet ønsker å inngå avtale med en leverandør med relevant erfaring og høy serviceinnstilling. Leverandøren må være pålitelig, ha høy faglig kompetanse og være effektiv. I utgangspunktet vil det ikke bli avholdt besiktigelse, men tilbydere Luftfartstilsynet ikke kjenner til vil bli kontaktet for besøk dersom vi ser behov for dette. Vi ber tilbyder om å oppgi minst tre referanser på tilsvarende avtaler som tilbyder har levert tjenester til de siste to år, med navn på kunde, navn på kontaktperson og kontaktpersonens e- postadresse og telefon. Luftfartstilsynet forbeholder seg retten til å avvise tilbud fra tilbydere som ikke gjennom referanser og/eller ved besøk overbeviser om at kravene ovenfor i første avsnitt er oppfylt. 1.6 Ansvar for underleverandører Dersom leverandøren skal bruke underleverandør til tjenesten, skal denne tilfredsstille de samme kvalitetskrav som leverandøren. Leverandøren står ansvarlig for arbeid som utføres av underleverandør på samme måte som for egne ansatte. 2. Generelle bestemmelser Anbudet følger Lov om offentlige anskaffelser (lov 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402). 4

5 2.1 Anskaffelsesprosedyre Valgt anskaffelsesprosedyre er åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Tilbyderne må således gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp da det etter tilbudsfristen ikke er lov til å endre tilbudene. Tilbyderne er også ansvarlige for at tilbudet ikke inneholder uklarheter og forbehold som kan medføre avvisning. 2.2 Anbudsprosessen Kunngjøring Anbudsinnbydelsen og konkurransegrunnlaget er kunngjort på DOFFIN Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger pr e-post til eller Tilsvarende gjelder dersom grunnlaget har mangler eller uklarheter som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting mv. Spørsmålene må være mottatt senest ti 10 virkedager før tilbudsfristens utløp. Spørsmål/henvendelser som mottas etter den angitte fristen vil ikke bli besvart. Eventuelle spørsmål og henvendelser blir besvart gjennom DOFFIN. Det blir således ikke sendt svar til den enkelte tilbyder direkte. All korrespondanse påføres DocuLive ref.: Tilbud medietreningskurs for Luftfartstilsynets mediekontakter Suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget Luftfartstilsynet forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til anbudsfristens utløp. Dersom suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til disse ved utarbeidelsen av tilbudet, vil anbudsfristen bli forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil bli skriftlig meddelt samtlige tilbydere gjennom DOFFIN. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag Tilbakekallelse eller endringer i innsendte tilbud Eventuelle tilbakekallelser eller endringer i tilbudet før anbudsfristens utløp, må være kommet frem til mottaker på samme adresse som tilbudet skal leveres, før utløp av anbudsfristen for å være gyldige. Tilbakekallelser og endringer skal skje skriftlig, og endringer av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud Absolutte krav til innlevert materiale Tilbudet skal leveres i henhold til disposisjonen nedenfor. Rekkefølgen i tilbudet skal være i henhold til kapitteldisposisjonen under. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses. Kapitteldisposisjon: 1. Tilbudsbrev, datert og undertegnet av tilbyder a. Tilbudsbrevet skal være datert og undertegnet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som har 5

6 2. Prisskjema fullmakt til å forplikte tilbyder i henhold til firmaattesten, bør tilbyder vedlegge fullmakt. b. I tilbudsbrevet skal det gis en oppsummering av hovedtrekkene i tilbudet. Videre skal det angis om eventuelle forbehold/avvik som er tatt. 3. Dokumentasjon i forhold til kvalifikasjonskravene 4. Tilbyderens forbehold og forutsetninger 5. Etterspurt dokumentasjon i følgende rekkefølge 6. Referanser a. Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall b. Årsregnskap for de siste tre årene eller utdrag fra disse c. Firmaattest i henhold til vedkommende lands bestemmelser d. Skatteattester i henhold til vedkommende lands bestemmelser e. HMS egenerklæring f. Beskrivelse av kvalitetssystem g. Eventuelle andre relevante dokumenter Forbehold fra konkurransegrunnlaget Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side og tilbyder kan i den senere kontraktsmessige oppfølgingen ikke gjøre gjeldende slike forbehold. Dersom leverandør tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget eller det som fremgår av sammenhengen for øvrig, må forbeholdene beskrives entydig, presist og prissettes slik at det ikke kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Merk at Luftfartstilsynet har plikt til å avvise tilbud dersom en slik situasjon skulle oppstå Alternative tilbud Det er ikke anledning til å legge inn alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget Prising av tilbud Tilbudet skal inneholde pris for leveranse av beskrevet kurs i to år, med mulighet for forlengelse i år. Maksimal lengde på leveransen er således 4 år Innlevering/Frist Tilbudet skal leveres i ett 1 komplett skriftlig eksemplarer samt i elektronisk format (CD eller minnepenn) i lukket nøytral konvolutt/pakke, og være tydelig merket med: DocuLive ref.: Tilbud medietreningskurs for Luftfartstilsynets mediekontakter 6

7 Tilbudet sendes til: Luftfartstilsynet Postboks Bodø Alternativt kan tilbudet leveres hos Luftfartstilsynet, Sjøgata 45-47, Bodø Frist for innlevering av tilbud er 10. mai 2012 kl Tilbud som ikke foreligger hos Luftfartstilsynet innen fastsatt frist, blir avvist, og tilbud sendt på telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. Luftfartstilsynet vil ikke refundere utgifter som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet. 3. Kvalifikasjonskrav (ufravikelige og obligatoriske) For at mottatte tilbud skal bli vurdert må følgende krav være oppfylt: 3.1. Krav: Attester og erklæringer Krav Leverandørene skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et Fungerende HMS-system Leverandøren skal være registrert Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomi til å gjennomføre oppdraget på en god måte Dokumentasjonskrav Skatteattest utstedt av skatteoppkreveren i tilbyders kommune. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Merverdiavgiftsattest utstedes av skattefogdkontoret i tilbyders fylke. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring som bekrefter at tilbyder oppfyller lovbestemt krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant fra de ansatte. Attest for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor virksomheten er etablert, eks Foretaksregisteret i Brønnøysund Erklæring om foretakets totale omsetning, og dets omsetning i de siste tre regnskapsår 3.2. Krav: Faglig leveranse Luftfartstilsynet har en eksisterende kommunikasjonsstrategi og medieplakat, som er vedlagt dette konkurransegrunnlag. Det er en forutsetning at tilbyder setter seg inn i og baserer sitt tilbud på disse. Tilbyder skal videre dokumentere erfaring fra lignende leveranser til andre offentlige etater. 7

8 Tilbyder skal ha nødvendige fasiliteter (utstyr og lignende), gjennomføringsevne og kapasitet og bes om dokumentere dette. Dette gjelder ikke møteromsfasiliteter, som stilles til rådighet av Luftfartstilsynet. 4. Kriterier for valg av tilbud Valg av leverandør skjer på basis av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, vurdert ut fra følgende kriterier og kriterienes relative vekting i % angitt nedenfor: 1. Graden av oppfyllelse av Luftfartstilsynets krav om innhold i kurset, jfr. punkt 1.2 i dette konkurransegrunnlaget (40%) 2. Pris (40%) 3. Leverandørens kapasitet til å gjennomføre leveransen iht Luftfartstilsynets årsplaner (20%) 4.1 Oppfyllelse av krav Utgangspunktet for vurderingen er tilbyders beskrivelse av oppdraget, jfr. punkt 1.2. Tilleggsopplysninger ut over krav nevnt i punkt 1.2 om andre hensiktsmessige temaer og øvelser som underbygger oppfyllelse av de krav som stilles av Luftfartstilsynet, vil bli tatt hensyn til i vurderingen. 4.2 Pris Priser skal være i NOK, inkludert mva, reise- og oppholdsutgifter. Timepriser for bistand ut over innholdet i rammeavtalen og for ad hoc-oppgaver skal også beskrives. 4.3 Kapasitet Leverandøren må dokumentere at de har kapasitet til å gjennomføre oppdraget iht Luftfartstilsynets årsplaner og i samsvar med kravene i konkurransegrunnlagets punkt Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1 Tilbudsåpning Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. 5.2 Avvisningsgrunner Luftfartstilsynet vil ved gjennomgangen av tilbudene avvise: Tilbud som ikke tilfredsstiller alle minimumskravene kravspesifikasjonen. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud. Tilbydere som er konkurs, under gjeldsforhandling eller under avvikling, eller som har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter. Tilbydere som er begjært konkurs, hvor det er begjært åpning av gjeldsforhandlinger eller begjært tvangsoppløsning eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter. Tilbydere som ved rettskraftig dom er kjent skyldige i forhold som angår den yrkesmessige vandel. 8

9 Tilbydere som i sitt yrke har gjort seg skyldige i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. Tilbydere som ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter, i samsvar med lovbestemmelsene i den stat hvor tilbyder er etablert, eller i Norge. Tilbydere som ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter, i samsvar med lovbestemmelsene i den stat hvor tilbyder er etablert, eller i Norge. Tilbydere som ikke er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund eller i det faglige register som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert. Det gjøres oppmerksom på at leverandøren har ansvar for å innhente tilsvarende dokumentasjon fra eventuelle underleverandører. Luftfartstilsynet forbeholder seg retten til å forkaste tilbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller senere endringer på dette. Luftfartstilsynet tar forbehold om budsjettmessig dekning og godkjenning før inngåelse av avtale Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 6 måneder fra anbudsfristens utløp Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 5.5 Kontrakt Ved kontraktsinngåelse benytter Luftfartstilsynet Statens standardavtale om konsulenttjenester. 6. Vedlegg 1. Luftfartstilsynets kommunikasjonsstrategi Luftfartstilsynets medieplakat 9