ANSKAFFELSESPROTOKOLL - for anskaffelser etter forskriftens del III (over EØS-terskelverdi)

Transkript

1 ANSKAFFELSESPROTOKOLL - for anskaffelser etter forskriftens del III (over EØS-terskelverdi) Gjelder anskaffelse nummer: Oppdragsgivers navn og adresse: Protokollfører/saksbehandler: Saksnr. 14/646 (Nesodden kommune) Nesodden kommune og Sunnaas sykehus HF Eva-Kristin Danielsen Beskrivelse av anskaffelsen: Fornybar vannbåren energi til aktuelle bygg i Nesoddtunet sykehjem, og til Sunnaas sykehus HF på Nesodden. Leverandøren skal i tillegg dekke varme- og kjøleforsyning til nytt Tverbygg til Sunnaas sykehus HF, som skal stå ferdig i juni Kontraktens anslåtte verdi på Usikkert, avhenger av teknisk løsning. kunngjøringstidspunktet: Kontraktens varighet: Kontrakten om levering av vannbåren energi har en varighet på 20 år. Frist for innlevering av forespørsel om 2/6/2014, kl: prekvalifisering: Forespørselsåpning: 3/6/2014, kl: Forespørs el-/ løpenummer: Tidspunkt for mottak av forespørsel: Leverandørens navn: innen tilbudsfrist? 1 30/5, postbud Bioenergy AS/ AF gruppen AS Ja Ja 2 2/6, kl: Pemco Trepellets Ja Ja 3 2/6, kl: Oplandske Bioenergi Ja Ja 4 2/6, kl: Norsk Bioenergi AS Ja Ja i lukket forsendelse? 5 2/6, rekommandert sending Fortum Ja Ja Aslak H. Jakobsen, Eva-Kristin Danielsen

2 Side 2 Anskaffelsesprosedyre Følgende anskaffelsesprosedyre er lagt til grunn i denne konkurransen: Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurransepreget dialog X Konkurranse med forhandling Plan- og designkonkurranse Begrunnelse for bruk av konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling: Kontrakten som skal inngås er sammensatt og komplisert og det er en risiko for at tilbyderne kan gi en tilbudspris som ikke kan sammenlignes, foa bokstav b. Anskaffelsen ble kunngjort: 25/06/2013, i TED-basen, referansenummer: JUN Tilleggsfrist for dokumentasjonskrav Er det gitt tilleggsfrist for ettersendelse Ja av skatte-/hms-attester eller annen offentlig tilgjengelig informasjon? Angivelse av ny tilleggsfrist: 13/06/2014, kl: Er det bedt om at fremlagte attester og dokumentasjon vedrørende leverandørens kvalifikasjoner suppleres eller utdypes? Eventuell begrunnelse for supplering/utdyping: Ja For å kunne vurdere om kvalifikasjonskravene knyttet til økonomisk kapasitet og erfaring fra tilsvarende oppdrag, pkt og i kvalifikasjonsgrunnlaget, er oppfylt. Tilbuds- Leverandører som er kvalifisert: /løpenummer: 1 Bioenergy AS/ AF gruppen AS 2 Pemco Trepellets 3 Oplandske Bioenergi 4 Norsk Bioenergi AS 5 Fortum Kvalifikasjonsvurdering Hvis relevant, begrunnelse for hvorfor leverandører som har restanser i henhold til skatte- og avgiftslovgivningen har fått delta i konkurransen: -

3 Side 3 Utvelgelse av leverandører Gjelder kun ved begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling i to trinn Tilbuds-/ Leverandørens navn: Begrunnelse for utvelgelse: løpenum mer: 1 Bioenergy AS/ AF gruppen AS 2 Pemco Trepellets 3 Oplandske Bioenergi 4 Norsk Bioenergi AS 5 Fortum Alle mottok invitasjon til å delta i konkurransen, ingen utvelgelse blant de kvalifiserte leverandørene. Frist for innlevering av tilbud 18/08/2014, kl: Tilbudsåpning: 18/08/2014, kl: Tilbuds-/ løpenummer: Tidspunkt for mottak av tilbud: Leverandørens navn: innen tilbudsfrist? 1 15/08 kl. 14:00 Oslofjord Varme AS (Fortum) Ja Ja 2 18/08 kl Bioenergy AS Ja Ja 3 18/08 kl Oplandske Bioenergi AS Ja Ja 4 18/08 kl Norsk Bioenergi AS Ja Ja 5 18/08 kl Pemco Trepellets Ja Ja i lukket forsendelse? Tilstede fra Nesodden kommune ved tilbudsåpning m/signatur: Aslak Jakobsen, Eva-Kristin Danielsen Avklaringer Leverandørens navn: Dato: Hvordan? Oslofjord Varme AS 03/09/2014 Møte hos Nesodden kommune Oplandske Bioenergi AS 03/09/2014 Møte hos Nesodden kommune Endringer i konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver besluttet etter gjennomførte avklaringer med ovennevnte leverandører å foreta enkelte endringer i konkurransegrunnlag med vedlegg. Endringene foretas for å åpne opp for at det kan bygges Energisentral utenfor institusjonenes

4 Side 4 eiendomsgrenser på kommunens tomt ved Håkonkastsletta. Oppdragsgiver har samtidig besluttet å åpne opp for at det kan benyttes biofyringsolje som brensel for reservevarme og ta ut opsjonen utvidet kjøling av konkurransegrunnlaget. Endringene er nærmere beskrevet i dokument oversendt til leverandørene. Alle prekvalifiserte leverandører ble på dette grunnlag invitert til å levere reviderte tilbud innen 6. oktober kl Ny tentativ fremdriftsplan: Planlagt dato/uke Aktivitet 17. september Utsendelse av invitasjon til å innlevere tilbud 6. oktober Tilbudsfrist Uke 41 Foreløpig tilbudsevaluering Uke 41, 42, 43 Forhandlinger 24. oktober Utsendelse av tildelingsbrev 26. september Klagefrist Uke 46 Kontraktsinngåelse 1. februar 2015 Vedståelsesfrist Gjennomføring av forhandlinger Samtlige leverandører leverte reviderte tilbud innen fristen, hvorav kun en leverandør opprettholdt sin tekniske løsning. Oppdragsgiverne valgte å foreta en utvelgelse av leverandører som ble invitert til forhandlinger basert på tildelingskriteriene, jf. konkurransegrunnlaget pkt Norsk Bioenergi AS og Oplandske Bioenergi AS ble etter dette vurdert til å være i posisjon for å få tildelt kontrakten Oslo Norsk Bioenergy Oplandske Pemco Fjordvarme Bioenergi AS AS Bioenergi AS Trepellets AS Tildelingskriterier AS Pris 80 % 4,49 10,0 6,37 8,9 7,1 Leveringssikkerhet 20 % Totalscore 100 % 5,2 9,6 7,1 9,0 7,1 Forhandlinger - kun ved konkurranse med forhandling Leverandørens navn: Dato for forhandling: Mottatt revidert tilbud: Norsk Bioenergi AS 15/10/ /10/2014 og 07/11/2014 Oplandske Bioenergi AS 20/10/ /10/2014 og 07/11/2014

5 Side 5 Det (de) valgte tilbud med begrunnelse og kontraktsverdi Begrunnelsen skal inneholde tilstrekkelig informasjon om det valgte tilbud til at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig. Begrunnelsen skal inneholde opplysninger om valgte tilbuds verdi, relative fordeler og egenskaper i forhold til de øvrige tilbudene. Etter gjennomførte forhandlinger hadde Norsk Bioenergi AS lavest total effektiv energipris på 64,8 øre/kwh som er 0,3 øre/kwh lavere enn Oplandske Bioenergi AS sin pris. Poengsetting for kriteriet leveringssikkerhet i kontraktsperioden: de 2 leverandørene tilbyr nesten identiske tekniske løsninger samt driftsløsning i kontraktsperioden. Oplandske har beskrevet bruk av midlertidig varmekilde i startfasen, noe som gir litt større risiko for brudd, men de lover uavbrutt leveranse. Oppdragsgiver mener på dette grunnlaget at det ikke er relevante forskjeller mellom tilbudene som kan begrunne en eventuell ulik score på dette kriteriet. Det er marginal forskjell mellom leverandørens pris. Det er imidlertid begge leverandørene gjort kjent med i forhandlingene. For oppdragsgiver er det viktig å poengtere at leverandørene har lagt til grunn svært forskjellig grunnlag for Enova-tilskudd, og at faktisk innvilget støtte vil kunne påvirke den endelige energiprisen vi vil måtte betale. Oppdragsgiver har lagt til grunn den støtte som leverandørene selv har oppgitt i sitt prisskjema, og således ikke prissatt eventuell risiko for mindre innvilget støtte. Dette ville i tilfelle ha gitt Oplandske Bioenergi AS en lavere score på tildelingskriteriet pris. 2 4 Norsk Bioenergi AS Oplandske Bioenergi AS Tildelingskriterier Pris 80 % 10 9,96 Leveringssikkerhet 20 % Totalscore 100 % 10 9,97 Meddelelse om tildeling og klagefrist før inngåelse av kontrakt Meddelelsesbrev sendt: 13/11/2014 (sendes elektronisk) Klagefrist: 24/11/2014 Eventuelle klager: Resultat av klage: Dato: Dato: Saksbehandlers underskrift Beslutningstagers underskrift