STYREMØTE I BORETTSLAGET TRONDHEIMSVEIEN 5

Transkript

1 STYREMØTE I BORETTSLAGET TRONDHEIMSVEIEN 5 REFERAT FRA STYREMØTE DATO: 30.mai 2011 TILSTEDE: KAA, AC, AS, MR, HB og IH Gjennomgang av referatet fra styremøte : Godkjent Sak 12. Oppmerksomhet til styret 2010 Under generalforsamling fikk avtroppende styremedlemmer en gave/oppmerksomhet som takk for innsatsen de siste 2 årene. Utgiftene til denne oppmerksomheten er ikke avklart. Vedtak: Borettslaget dekker utgiftene til gaver/oppmerksomhet gitt avtroppende styret (4* 750kr) under generalforsamlingen Sak 13. Bruksoverlating Vedtak: Styret sender følgende tekst til alle andelseiere som ikke har godkjent bruksoverlating. Brevet sendes ut etter eller sammen med protokoll generalforsamling Andelseiere som leier ut egen andel, og som ikke har fått USBLs godkjennelse anmodes å levere søknad om bruksoverlating innen 1. aug Etter denne tidsfrist vil styret pålegge USBL, å gå rettens vei iht Borettslagslova og kreve at andelseier enten selv flytter inn, eller selger andelen innen 3 måneder. USBL er gitt fullmakt av styret til å behandle og godkjenne bruksoverlating. Avslag kan påklages til styret. Sak 14. Sprinkelanlegg i 5D Borettslaget har sprinkelanlegg i (store) deler av både 5B og 5D. Vårt anlegg ble sist gang kontrollert i Sprinkelanlegget er også montert på utsiden av bygget for å holde trapperommet fra kjeller til 9etg som rømningsvei. Vi har i dag ingen serviceavtale på dette anlegget. Borettslaget har også felles varmtvannsanlegg, uten service avtale. Statens Bygningstekniske Etat Melding HO 1-99 Sprinkler Temaveiledning. (20 feb 1999), para 3 Installering av sprinkleranlegg: Et sprinkleranlegg forutsettes å kunne slokke eller kontrollere sannsynlige branner inntil slokking kan bli fullført med andre midler, eller forhindre brannsmitte til andre områder f.eks. ved fasadesprinkling. Dette er uavhengig av om anlegget installeres etter krav fra det offentlige eller med bakgrunn i eierens egen interesse for sikkerhet. Uansett må det kreves riktig utførelse av anlegget, og at anlegget senere kontrolleres og vedlikeholdes, slik at det til enhver tid tilfredsstiller forutsatt funksjon. Dersom det i en bygning er installert sprinkleranlegg, vil brannmyndigheten kreve at anlegget til enhver tid er i stand. Dette gjelder også i de tilfeller der anlegget ikke er krevet, eller kan kreves installert med hjemmel i lov eller forskrift.

2 Mottatt tilbud fra Werner Winter: - Sprinkelservice utføres for kr 7800 inkl mva - Service på 3 stk pumper og visuel sjekk av bereder rom utføres for kr 3200 inkl mva - Anne undersøker behovet for årlig service berederrom. Vedtak: Borettslaget avtaler en service på pumpene tilhørende varmtvannsberederne for Borettslaget tegner kontrakt vedr sprinkelservice, dersom dette ikke hører hjemme hos sameiet (utvendig sprinkelanlegg) Sak 15. Matter med logo MR har oppfølgingsansvaret, og vil presentere et forslag Matteleien har økt med flere hundre prosent fra april til mai? Vedtak: Saken utsettes til neste møte. Sak 16. Grillterrassen Vann og bardisk Styrevedtak 2010: a) Montering av vann til grillterrassen. Vannet må sannsynligvis hentes fra leilighet i 7.etg. Styreleder jobber med saken. b) Montering av nøkkelboks som kan sette dørlåsen midlertidig ulåst (ferdig montert) c) Montering av lysbryter for taklyset (befaring gjennomført) d) Rengjøring og beising av gulvet (gulvet bør også byttes) (Anbud beising mottatt) Fremtiden: Bygge bardisk med metall topp. Vannkran og utslagsvask Se på mulighet for å sette kjøleskapet ved bardisken Sittegruppe (med puter) der kjøleskap står i dag Faste hyller inne i vifterommet Nytt terrassegulv (2012?) Styret bør utpeke en terrassekomite og gi denne fullmakter og et budsjett. HB tar saken videre Anskaffelse av høytrykksspyler (Kjøpe brukt fra KAA, kr 750), vannslange (kr 260) og skjøteledning (gave fra KAA) Vedtak: Styret utsetter beising av gulvet, da gulvet skal skiftes i Styret vedtok å kjøpe KAAs høytrykkspyler for 750kr. Styret vedtok å ikke gi terrassekomiteen fullmakter eller budsjett, og heller vente på innspill fra komiteen. Sak 17. Vaktmesteravtale KAA har utarbeidet er forslag til innhold i vaktmesteravtalen. I tillegg må avtalen omhandle tidspunkter når arbeidet utføres, forhold rundt sykdom eller annen type fravær. KA er også ansvarlig for å utarbeide avtale ifm vaktmesters oppgaver i bakgården Vedtak: AC og KAA gjennomfører avklaringsmøte med vaktmester. Sak 18. Salg av leilighet D-715 Generalforsamlingen har gitt styret mulighet til å selge leilighet D-715 dersom markedet tilsier dette. Leiekontrakten har 2 måneders oppsigelse for utflytting 15.august. Oppsigelsen må derfor leveres leietaker innen 1.juni Vedtak: Styret vedtok å selge leilighet D-715. HB lager utkast til oppsigelse.

3 Sak 19. Betaling for ekstra nøkler Faktura sendes andelseiere, for mottak av ekstra nøkkel ifm nøkkelskifte i mars måned: D-204 (550kr) D-308 (550kr) D-309 (550kr) D-708 (550kr) D-711 (550kr) D-807 (550kr) Vedtak: USBL bes innkreve pengene. Sak 20. Fakturering for fjerning av leietaker D-713s søppel Lørdag 2.april flyttet ny leietaker inn i D-713. Alle esker og innpakningspapir benyttet under flyttingen ble hensatt utenfor heisen i kjelleren. Husordensreglene beskriver tydelig at denne typen søppel er beboerens eget ansvar. Kassene hadde påført telefonnummer til leietakers pårørende. Styreleder ringte de pårørende og påla leietaker å flytte søppelet innen påfølgende mandag morgen. Dette ble ikke gjort. Borettslaget leiet firma til å fjerne søppelet torsdag 7.april. Det er andelseiers ansvar å informere beboere i egen andel om husordensreglene og borettslagets driftsrutiner, bla terrassene, nøkkelsystemet, søppelhåndtering, osv. Andelseier har ansvaret for egen andel, selv om andelseier har fått godkjent bruksoverlating. Andelseier har i dette tilfelle ikke søkt om bruksoverlating. Vedtak: Styret vedtok å pålegge andelseier å dekke styrets utgifter til fjerning av leietakers søppel. Kostnadene er stipulert til 1500kr. USBL bes innkreve pengene fra andelseier. Sak 21. Fakturering for fjerning av vinduer Poral AS Borettslaget leiet inn Poral AS for utskiftning og bort kjøring av vinduer i trapperom. Vinduene ble byttet, men de gamle vinduene ble forlatt på stedet. Under Porals arbeid, ble taket ødelagt utenfor D-511. Styret purret flere ganger på Poral AS, uten at jobben ble ferdig utført. Styret (2010) vedtok derfor å betale kun 60% av fakturaen på 66250kr. De resterende 26500kr er tilbakeholdt inntil videre. I forbindelse med bort kjøring av søppel, ble overnevnte vinduer også tatt med, og innlevert som spesialavfall. Vedtak: Styret vedtok å belaste Poral for borettslagets utgifter knyttet til fjerning av vinduene og utbedring av skadene påført av Poral. Utgiftene til vindusfjerning er beregnet til 1600kr + mva. USBL bes registrere belastningen, frem til endelig oppgjør med Poral. Sak 22. Økning av felleskostnader opprettelse av heisfond Styret er gitt fullmakt fra generalforsamling om økning av fellesutgiftene til inntil 20% øremerket til heisfond. Videre har styret anledning til å øke fellesutgiftene (uavhengig % størrelsen) for å dekke inn kostnadene for drift av borettslaget. Obligatorisk grunnpakke GET øket 1.januar til 158kr pr måned, pr andel. De første 6 måneder har hver andel betalt 155kr pr måned. Borettslagets andeler er totalt 4401m 2, som tilsvarer en felleskostnad på 45,43kr pr m 2. Total månedlig innkreving av felleskostnader: kr (10%) Vedtak: Styret vedtok å øke obligatorisk kanalpakke til 161kr pr andel pr måned. Styret vedtok å øke felleskostnadene med 10% til 51kr pr m2 (5kr pr m2 avsettes til heisfondet). Alle endringer med virkning fra og med juli måned.

4 Sak 23. Revidert budsjett 2011 Generalforsamlingen stilte flere spørsmålstegn ved budsjettet og ønsker at styret utarbeidet revidert budsjett, hvor resultatet ikke er negativt. Vedtak: Styreleder utarbeider et revidert budsjettforslag til neste styremøte. Forslaget skal bygge på de erfaringstall som styret har fra regnskapet 2010 og Sak 24. Grillterrassen retningslinjene, revidering Retningslinjene for grillterrassen ble vedtatt senest april I etterkant har det vist seg at retningslinjene kan tolkes i flere retninger. -Er det prinsippet først til mølla som gjelder, eller skal det gis begrensninger i antall reservasjoner pr andel? -Er det lov å arrangere privat arrangement/fest på en tirsdag? -Videre bør styret vurdere om ansvarlig for privat arrangement/fest skal pålegges vask av gang 801, trapperom heis 8etg og heisene. Vedtak: Nye retningslinjer ligger vedlagt. Sak 25. Kompetanseoverføring, bruk av tidligere styreleders kompetanse Selv om tidligere styreleder er ute av styret, vil det være formålstjenlig for borettslaget å fortsatt kunne benytte hans kompetanse. LG er villig til å støtte styret mot en liten motytelse (systemsylinder i hans leilighet). Vedtak: Styret vedtok å tilby LG en systemlås til hans leilighet mot at han ut 2011 støtter styret med: - Revisjon av styrehåndboka, versjon 1 - Støttespiller ifm utarbeidelse av avtale om bakgården. KAA utarbeider egen avtale. Sak 26. Hærverk 12mars status a) Styret har anmeldt leieboer D-203 som utførte hærverket til Politiet (Kamerabevis) b) Saken er under etterforskning hos Politiet (ikke henlagt) c) 90% av skadene er utbedret (gjenstår ringeklokke D-201) d) Forsikringssak er opprettet og ferdig behandlet (utbetalt) e) Egenandel på 6000kr, vedtatt betalt av andelseier D-203 (leieboer) f) Styrevedtak på utkastelse av leieboer (Andelseier er informert) g) Leieboer på vei ut (1.juni) Vedtak: Styret opprettholder utkastelsesvedtaket. USBL bes innkreve egenandelen på 6000kr fra andelseier D-203.

5 Eventuelt - informasjon a) Montert metallfester og system-hengelåser på boddører mellom 5D og 5B. b) Oslo Kommune, plan og bygning: Bytting av H-nr er nesten umulig. Ingen sammenheng mellom H-nr og interne leilighetsnummer. c) Vedtektene (utlevert) d) Luftfoto av borettslaget og bakgården (utlevert) e) Skriv fra USBL: Verdt å vite for styremedlemmer 2011 (digital, epost) Økonomi - Borettslaget Vannskade, forsikringssak, ikke oppgjort (sameiet) Styrevedtak 2010 på flytting av dørlås ytterdør 5D (venter på anbud fra AkerLås) Saker på vent a) Reseksjonering b) Montering av stengventil for deling av vannsystemet i bygget c) Rengjøring og beising av alle terrassegulvene Informasjon fra Bakgården a) Stallen (Trondheimsveien 5F) bruksendres til 2 leiligheter og vil bli solgt (Resepsjon flyttes til 1etg Tårnhuset) b) Bakgården forventes ferdig innen 1 juli c) Opprettes egen juridisk avtale om ansvar, investering og vedlikehold a. Utbedring av gjerdet mot Akerselva og port mot Lakkegaten b. Asfalt ++ foran Heimdalsgata inngang Lakkegaten og gasstanken c. Gress bak Lamellhuset d. Sykkelstativer (200 stk) e. Tak over renovasjonskontainerne f. Fjerne asfalt, legge ny membran og asfalt i hjørnet mot lager Rimi g. Tak over papirkontainerne h. Vaktmestertjenester, strøm, beplantning osv ikke avklart i. Fordelingsnøkkel utgifter ikke avklart d) Møte hver mandag frem til ferdigstillelse e) Høytrykkspyler er anskaffet f) Venter på tilbud på beising av skråplattingen Informasjon fra Sameiet a) Gitterporten endelig på plass b) Venter på tilbud på beising av veggen foran viftene til Rimi c) Branndør inn til SüdØst fra baktrapp monteres onsdag d) Brann på SüdØst a. Startet i ventilasjonsrørene fra kjøkkenet. Rengjøring vifteanlegget b. Vedlikehold/inspeksjonsstige bestilt