RUTINER FOR SAMHANDLING MELLOM BORETTSLAGENE OG TROMSØ KOMMUNE

Transkript

1 RUTINER FOR SAMHANDLING MELLOM BORETTSLAGENE OG TROMSØ KOMMUNE Sist endret: Utarbeidet av Samarbeidsutvalget i Tromsø bestående av representant fra BoNord, representant for Borettslag og representant for Boligkontoret side 1

2 Innholdsfortegnelse 1. Introduksjon 1.1.Samhandlingsrutinene og om samarbeidsutvalget Rammen for samhandling Presentasjon av Boligkontoret og informasjon om kommunale boliger Kommunikasjon mellom kommunen, borettslagene og beboer Kontaktinformasjon Nye kontrakter Informasjon fra Borettslag til beboer Særlig om husdyr, parkeringsplasser og nøkler Klager på beboer Klagesak Innholdet i klagen Boligkontorets håndtering av klagen Avslutning av kontrakter Andre forhold side 2

3 INTRODUKSJON 1.1. Samhandlingsrutinene og om Samarbeidsutvalget I henhold til lov om Bustadsbyggjelag 4-6 opprettes et samarbeidsutvalg mellom Tromsø kommune og BONORD med den intensjon at partene får en felles arena for drøfting av utfordringer bl.a. knyttet til forvaltning av andelene. Utvalget består i representanter fra BoNord, Borettslag og Boligkontoret i Tromsø kommune. Utvalgets målsetting er å «oppnå en felles forståelse for roller og ansvar tilknyttet boforhold i borettslag». I denne forbindelse har det vært utarbeidet rutiner i samarbeid mellom Tromsø kommune, BoNord og borettslagene. Samhandlingsrutinene er et dokument som vil bli justert dersom det blir behov for det Rammene for samhandling Med utgangspunkt i «Lov om Bustadsbyggjelag» 4-6 Samarbeidsutvalg, som sier; «Dersom bustadbyggjelaget ber om det, skal juridiske personar som nemnde i burettslagslova 4-2 som eig andel i eit tilknytt burettslag, vere med i eit samarbeidsutval for behandling av erverv av andelar og forvaltning av leigeforhold i dei tilknytte burettslaga» har det vært startet et prosjekt mellom BoNord og Boligkontoret om å få på plass et samarbeidsdokument som skal inneholde de viktigste rutinene i forholdet mellom Borettslaget og Tromsø kommune som framleier av sine andeler. I dette punktet skal vi si noe om de rammene som gjelder ved utarbeidelse av slike rutinebeskrivelser. Med rammer mener vi de juridiske forpliktelser som partene er bundet av. I forholdet mellom Tromsø kommune som andelseier, og borettslagene gjelder lov om boligbyggjelag og burettslagsloven. I forholdet mellom Tromsø kommune og leietaker gjelder derimot i utgangspunktet husleieloven. Husleieloven er uttømmende og kan ikke fravikes til leietaker ugunst, og i det settes en del begrensninger i hva kommunen kan regulere i kontrakt og i hvilke situasjoner utleier kan gå til sanksjoner. Dersom Tromsø kommunes leietaker side 3

4 bryter borettslaget regler, eks i vedtekter eller ordensregler, ligger ansvaret på kommunen som andelseier. Det er Boligkontoret som må sikre at disse reglene, så langt det er mulig, fremkommer i kontrakt eller i vedlegg til kontrakt og at tiltak settes i verk mot leietakerne. Boligkontorets leiekontrakter har grunnlag i vedtak. Etter helse- og omsorgstjenestelovens 3-7 og lov om sosiale tjenester i Nav 15 skal kommunene medvirke til å skaffe boliger til personer som ikke selv kan ivareta sine interesser på boligmarkedet. Tildeling av utleieboliger er derfor et ulovfestet tilbud som Tromsø kommune har besluttet å gi innbyggerne. For å sikre at tilbudene gis til de som har størst behov samt sikre forutberegnelighet er det av kommunestyret vedtatt «Retningslinjer for tildeling av kommunale boliger». Retningslinjen er tilgjengelig på Tromsø kommunes hjemmesider I retningslinjene er det satt vilkår som må være oppfylt for å bli tildelt bolig, få forlenget kontrakt eller få byttet bolig. I noen tilfeller knyttes også tjeneste til vedtaket om bolig. Dette vil si at søkerne må forplikte seg til å motta tjeneste for å få tildelt den beste boligen. Dette gjøres for å sikre at våre beboere har tilstrekkelig hjelp til dagliglivets gjøremål og at de evner å bo. Vedtak om tildeling av bolig er et forvaltningsvedtak og disse må derfor oppfylle forvaltningslovens regler om krav til bl.a. saksbehandling, begrunnelse og klageadgang. Denne delen av saksbehandlingen er en del av forvaltningen. Når Boligkontoret inngår kontrakter med de som har fått vedtak, gjelder alminnelige lover og regler for kontraktsrett og husleierett. Når boligen som tildeles er i et borettslag må det også sikres at ordensregler innlemmes i kontrakten Kort presentasjon av Boligkontoret og informasjon om kommunale boliger Boligkontoret Boligkontoret i Tromsø kommune har ansvaret for bl.a. utleie av kommunale boliger og forvalter i dag omkring 1200 boliger. Av disse er ca. 200 boliger i borettslag. Boligkontoret har pr d.d. 4 saksbehandler på avdeling utleie som jobber med behandling av søknader, og som inngår kontrakter med beboere og følger disse opp videre i leieforholdet. side 4

5 Kontaktinformasjon finnes på Tromsø kommunes hjemmesider under «Tjenester» - «Bolig og eiendom» - «Boligkontoret» - «utleieboliger». Kommunale boliger Målgruppen for kommunale boliger er personer som ikke selv eller ved hjelp av andre former for offentlig bistand, klarer å skaffe seg egnet bolig. Herunder omfattes personer som trenger hjelp på grunn av dårlig økonomi, nedsatt funksjonsevne, helsemessige eller sosiale problemer, dårlige kunnskaper om det norske markedet eller liknende forhold. Tromsø kommune har fokus på at kommunale utleieboliger i størst mulig grad skal være integrert i ordinære bomiljø, som for eksempel i Borettslag. For noen personer er det likevel, for både beboer og naboer, mest hensiktsmessig å bo noe adskilt fra ordinære bomiljø. Dette forsøker Boligkontoret og ta hensyn til ved tildeling av bolig. Samtidig kan enkelte personer med spesielle utfordringer kommet i en fase i livet hvor et ordinært miljø er nødvendig for en videre positiv utvikling. Andre beboere kan, til tross for at de bor i ordinære bomiljø, utvikle utfordringer som gjør at det ikke lenger er hensiktsmessig at de blir boende. Beboere vil ha nytte av aktiv hjelp fra bomiljøet for en positiv utvikling samtidig som det er nødvendig med rutiner og system som ivaretar utfordringene godt dersom det blir nødvendig å avslutte boforholdet. side 5

6 KOMMUNIKASJON MELLOM KOMMUNEN, BORETTSLAGENE OG BEBOER 2.1. Kontaktinformasjon BoNord Kommunikasjon med BoNord vedrørende samhandlingsrutiner skal rettes mot forvaltningssjef, Bård Fredheim Epost: Telefon: Borettslagene Borettslagene skal ha en unik epostadresse som disponeres av det enkelte styret. Epostadressene skal formidles til Tromsø kommune av BoNord. Boligkontoret Formell kontaktperson for Boligkontoret er avdelingsleder for Boligutleie for tiden Ulf Hansen, Epost: Tlf: Praktisk kommunikasjon vedrørende inn- og utflyttinger, klager mv foretrekkes gjort til: Epost: Denne adressen er tilgjengelig for alle saksbehandlere på boligutleie og arbeides med fortløpende og uavhengig av fravær. side 6

7 2.2. Nye kontrakter Tromsø kommune sender epost med førstesiden av nye leiekontrakter til styret i borettslaget. Dette skal gjøres senest 10 dager etter at kontrakt er signert. Ved inngåelse av kontrakt vil leietaker informeres særlig om at boligen er i et borettslag, og at dette medfører at beboer må rette seg etter gjeldende vedtekter og husordensregler som gjelder for det aktuelle borettslaget Informasjon fra borettslaget til beboer Når en ny beboer skal flytte inn i borettslaget er det ønskelig at representant for styret tar direkte kontakt med vedkommende for å gi informasjon og veiledning om borettslagets vedtekter og husordensregler. Dette er også viktig i forhold til integrasjon og for å oppnå at beboer tilpasser seg borettslaget retningslinjer. Boligkontoret skal så fremt det er mulig få beboers epostadresse på førstesiden av kontrakten slik at borettslagene kan sende ut felles informasjon til kommunens beboere på lik linje med andre beboere. SÆRLIG OM HUSDYR, PARKERINGSPLASSER OG NØKLER Husdyr Dersom Borettslaget har vedtatt forbud mot dyrehold, må Boligkontoret informeres særlig om dette, slik at denne informasjonen kan videreformidles beboere før inngåelse av kontrakt. Det må også presiseres dersom det kan søkes særlig om dyrehold til styret, eller dersom forbudet ikke gjelder alle typer dyrehold. Send gjerne sitat fra vedtektene. Informasjon sendes til boligutleie@tromso.kommune.no Parkeringsplasser Dersom borettslaget har særlige reguleringer vedrørende parkeringsplasser, herunder også gjesteparkering, må denne informasjonen gis Boligkontoret. side 7

8 Informasjon sendes til Nøkler Det er ønskelig at borettslagene gir Tromsø kommune v/boligkontoret skriftlig fullmakt til å bestille nøkler. KLAGER PÅ BEBOER 4.1. Klagesak Selv om de fleste leietakerne følger de regler og påbud som er satt i leiekontrakt, kan det oppstå tilfeller der Tromsø kommunes leietaker i borettslag ikke følger sine forpliktelser i forhold til ordensregler og andre påbud for sikring av god husorden. Det kan være bråk og uro, eller andre forhold som er til særlig sjenanse for de øvrige beboerne. Dersom borettslaget ser at situasjonen kan løses minnelig, med f.eks å få beboer i tale eventuelt sende et informasjonsskriv vedrørende det særlige forholdet, så bør dette prøves ut før man går videre med saken. Finner borettslaget at det er nødvendig å sende klage på beboer, er det mest hensiktsmessig at dette gjøres av styret i borettslaget. Dette kan forhindre direkte konflikt mellom leietaker og den som klager. Dersom en klage skal kunne sanksjoneres mot, må det underliggende forholdet være godt dokumentert. Dette fordi den ytterste konsekvens kan bli oppsigelse av leieforholdet som kan påklages av leietaker til retten Innholdet i klagen For å sikre at en klage er tilstrekkelig dokumentert er det utarbeidet et klageskjema som kan brukes som et hjelpemiddel i en klagesak til Boligkontoret. Klageskjema følger som vedlegg til dette samhandlingsdokumentet. Det som må fremgå her er tidspunkt for hendelsen, hva hendelsen besto i, hvem som har observert og hvem som klager. Det er også en fordel at det henvises til ordensregler/vedtekter hvis det skulle være aktuelt. side 8

9 4.3. Boligkontoret håndtering av klager 1. Registrering Når Boligkontoret mottar klager fra Borettslaget registreres disse inn i kommunens arkiveringssystem på den det klages på, primært er dette leietaker. Beboer har innsynsrett i sin sak og kan be om å få kopi av klagen. 2. Tilbakemelding Boligkontoret vil så langt det er mulig forsøke å bekrefte mottak av klage til klager innen 10 dager. Det vil også bli informert om planlagte tiltak så lenge dette ikke vil falle innenfor vår taushetsplikt. 3. Vurdering og beslutning Boligkontoret vurderer klagen og beslutter tiltak. Normalt vil tiltak bestå i formelle advarsler. En advarsel vil inneholde en beskrivelse av klagen og med en oppfordring til å rette opp i nevnte forhold snarest. Det varsles samtidig om at Boligkontoret vil vurdere oppsigelse dersom forholdet ikke blir rettet opp. Istedenfor eller i tillegg til formelle advarsler kan Boligkontoret følge opp klagen ved å utføre befaring i bolig (forutsetter at leietaker gir tilgang) og samtaler med beboer. 4. Antall advarsler før oppsigelse Boligkontoret praktiserer normalt to advarsler før oppsigelse iverksettes. Dette vil avhenge av alvorlighetsgraden i forholdet og om klagen gjelder samme forhold. 5. Oppsigelse Beslutter kommunen å gå til oppsigelse, vil dette formidles beboer. Beboer har da en måned til å flytte. Beboer har i denne perioden mulighet til å protestere. Ved eventuell protest vil kommunen måtte sende saken videre for rettslig prøving. Hvor fort dette kan skje avhenger av rettsapparatet side 9

10 6. Særlig alvorlige tilfeller Dersom det oppstår en situasjon hvor leieren er til alvorlig skade eller sjenanse for eiendommen eller andre beboere, kan utleier gå til Tingretten for å få saken hevet. Det vil si en raskere avslutning av leieforholdet. I slike tilfeller ber vi også om at politiet blir kontaktet dersom situasjonen anses farlig. Avslutning av kontrakt Boligkontoret har som intensjon å sende epost til Borettslaget om at det kommer en ny bosetting. Det blir samtidig bedt om at borettslaget sender siste versjon av husordensregler og vedtekter til Boligkontoret. For å sikre at beboere får den sist oppdaterte versjonen av husordensregler og vedtekter bes disse deles ut av borettslaget til beboer ved innflytting. Andre forhold Vedlikehold i boliger og bygningsmassen for øvrig Tromsø kommune har ansvar for vedlikehold av bygningsmassen på linje med øvrige andelseiere. Generalforsamlinger Det normale er at Tromsø kommune ikke møter på borettslagenes generalforsamlinger. Det er likevel ønskelig å få innkalling slik at Boligkontoret kan møte der det skulle være særlig aktuelt. side 10