4. Oppfølging av det psykososiale arbeidsmiljøet Personalstatistikk, sjukefråver og andre HMS-indikatorar...15

Transkript

1 Side 1 av 34

2 Innhaldsliste Innhaldet i HMS-årsrapporten...3 Samandrag av rapporten, vurdering av resultata HMS i Møre og Romsdal fylkeskommune Fylkesrådmannen sine HMS-mål HMS-mål 1: Medarbeidar- og utviklingssamtalar...6 HMS-mål 2: Alle einingane skal ha eit operativt HMS-årshjul...6 HMS-mål 3: Kontaktmøter med verneombod/amu skal avtalast...7 HMS-mål 4: Implementert Forbetrings- og avvikssystem...8 HMS-mål 5: Krava til Miljøfyrtårnverksemd er oppfylt Avviksdelen av HMS-rapporten...10 Avviksfordeling totalt...10 HMS-avvika...11 Avvik pr. eining Oppfølging av det psykososiale arbeidsmiljøet Personalstatistikk, sjukefråver og andre HMS-indikatorar...15 Nøkkeltal tilsette og alder...15 Kjønnsfordeling og snittalder...16 Pensjonering...17 Yrkesskader/ulykker registrert i KLP...18 Attføring Sjukefråver og sjukefråversmønster...19 Sjukefråveret omlag på snittet for dei siste åra...19 Sjukefråveret i tannhelse er no sterkt stigande...19 Framleis høgt sjukefråver for kvinner...20 Langtidsfråveret har vore stabilt dei siste åra...20 Sjukefråveret fordelt på stillingsgrupper...21 Sjukefråver og alder Arbeidsmiljøutval og rusførebygging...24 Arbeidsmiljøutval på skolane...24 Samarbeidsutvala for sentraladministrasjonen og tannhelse...25 Rusførebyggande arbeid (AKAN) Det systematiske HMS-arbeidet Beredskap og kriseøvingar på skolane HMS-opplæring Bedriftshelsetenester Signal for vidare arbeid og prioriteringar...32 Status på tidlegare utfordringar...32 Vidare utfordringar...33 Oversikt over HMS-koordinatorar og verneombod...34 Side 2 av 34

3 Innhaldet i HMS-årsrapporten I samsvar med HMS-systemhandboka skal alle driftseiningane i fylkeskommunen årleg rapportere HMS-status i eininga ved årsskiftet. Driftseining blir i denne samanhengen nytta som samleomgrep for alle organisatoriske nivå som er ansvarleg for å følgje opp HMS-systemhandboka sine krav til eit systematisk HMS-arbeid heimla i arbeidsmiljølova 3-1 og internkontrollforskriften. 36 driftseiningar har levert årsrapport for 2016 (23 skolar, 3 kompetanseregioner tannhelse, 10 einingar i sentraladministrasjonen inkludert fylkesbiblioteket). HMS-årsrapporten skal bidra til å: kartlegge kva for standard driftseiningane har i høve til HMS-krav som er fastsett i lover, forskrifter og fylket sine eigne retningslinjer analysere avvik frå standard kartlegge grunnlag for og foreslå prioriterte tiltak i det vidare HMS-arbeidet Denne HMSårsrapporten er ei oppsummering av alle rapportane einingane, og beskriv hovudtrekka i arbeidsmiljøsituasjonen i fylkeskommunen. Sjukefråværsdata er eit sentralt punkt. Dei elementa som inngår i årsrapporten frå driftseiningane er mellom anna: Status på HMSresultatmåla som er gitt av fylkesrådmann Status for HMS-avvik som er registrert i løpet av året i forbetrings- og avvikssystemet Statistisk informasjon om HMS-arbeidet (arbeidsulykker, sjukefråver, ) Status på driftseininga sitt systematiske HMS-arbeid- korleis er dokumentasjonen i høve til dei krava som er sett i systemet? Vurdering av resultata i rapporten, grunnlag for vidare prioritering og arbeid Når det gjeld organisatoriske og psykososiale tilhøve er dette fanga opp gjennom ei eiga kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø. Dette vart sist gjort hausten Side 3 av 34

4 Samandrag av rapporten, vurdering av resultata Tabellen under viser eit samandrag av resultatvurderinga. Vi har nytta same fargekodane som i risikovurderingar: Bevaringsområde Framleis forbetringsområde Prioritert forbetringsområde Nær 9 av 10 tilsette har gjennomført medarbeidarsamtale på skolane og i sentraladministrasjonen Dokumentasjon av HMS-mål og HMS-organisering er gjort av alle einingane Bedriftshelsetenesta deltek på dei fleste AMU-møta Dei fleste einingane legg fram avviksrapportar for AMU Nær alle einingane har eit operativt HMS- årshjul Alle bør ha mål for akseptabelt sjukefråver og klare oppfølgingsrutiner når fråveret er litt over målet Vi må arbeide for å få ned talet på kjemikaliar som er brukt i organisasjonen Vi må halde eit jamnt fokus på brannvern, øvingar og utstyrskontroll må skje i pakt med dei kommunale brannvernforskriftene Alle einingane skal ha oppdatert HMS-handlingsplan og BHTperiodeplan Innan SPK-området går 60% av med pensjon før dei er 67 år. HMS-systemet må gjerast meir brukarvenleg, særleg når det gjeld dokumentopplasting Alle einingane skal dokumentere vernerundane med risikovurdering og avviksliste Miljøfyrtårn-sertifisering på alle einingane Det er behov for meir målretta tiltak for å redusere sjukefråveret blant kvinner Side 4 av 34

5 1. HMS i Møre og Romsdal fylkeskommune Arbeidsmiljø HMS inngår som innsatsområde i fylkeskommunens arbeidgivarpolitikk, Arbeidsgivarpolitikk for framtida, vedtatt av Fylkestinget i sak T-7/09. Hovudmål Alle medarbeidarar i Møre og Romsdal fylkeskommune skal oppleve at dei har eit godt arbeidsmiljø som fremjar trivsel, helse og personleg utvikling. Ein viktig føresetnad for det gode arbeidsmiljøet er eit systematisk HMS-arbeid som reduserer risiko for sjukdom og ulykker med basis i haldningsskapande arbeid og organisasjonskulturar der dialog og opne prosessar står i sentrum. Det målretta HMS-arbeidet i fylket er eit klart definert leiaransvar som skal inngå i alle aktivitetar, frå langtidsplanlegginga til den daglege drifta. Kvalitetssystemet for HMS er rammeverket som gir leiarane reiskapen for å sikre at det fysiske og mellommenneskelege arbeidsmiljøet blir utvikla til beste for dei tilsette og tenesteproduksjonen. Det gode arbeidsmiljøet er lønnsamt for eiga verksemd og ein garantist for at brukarane våre skal få kvalitativt gode tenester i trygge omgivnader. Vi skal vitalisere HMS-arbeidet med fokus på leiarrolla og den helsefremmande arbeidsplassen, og utvikle vårt perspektiv på forbetring av arbeidsmiljøet som ei investering i betre tenester og betre økonomi i framtida. Lågt sjukefråver er ein konkurransefordel og godt utgangspunkt for satsing på helsefremmende arbeidsplassar. Også vern av det ytre miljøet mot forureining og ei betre handtering av avfall skal ivaretakast gjennom HMS-systemet. Møre og Romsdal fylkeskommune ønskjer å integrere omsynet til det ytre miljøet i all drift. Arbeidet med å miljøfyrtårnsertifisere heile fylkeskommunen har halde fram i 2016, men her ser vi at det er fleire einingar som ikkje har fornya sertifiseringa i tide. Datagrunnlaget for rapporten Vi fekk inn rapportane elektronisk via skjemamodulen i nettløysinga vår. Status på det systematiske HMS-arbeidet har vi gjort på grunnlag av den lokale HMS-dokumentasjonen på intranettet. På den måten er vi i stand til å legge fram HMS-årsrapporten på første HSAMU-møte i februar. Innan fristen fekk vi svar frå nær alle einingane. Rapporten omfattar difor alle einingane i organisasjonen, med unnatak av Molde tannhelsedistrikt. Sjukefråverstala og personalstatistikk er henta ut frå lønssystemet Visma. Avvikstala er henta ut frå forbetrings- og avvikssystemet RiskManager. Grafer, statistikk, layout og rapportproduksjon er gjort i verktøyet LibreOffice. Side 5 av 34

6 2. Fylkesrådmannen sine HMS-mål 2016 Mål- og resultatstyring er eit viktig styringssystem i fylket. Fylkesrådmannen har fastsett fem resultatmål for heile verksemda på HMS-området for Måla og tilbakemeldingar frå driftseiningane går fram nedanfor. HMS-mål 1: Medarbeidar- og utviklingssamtalar Alle tilsette i driftseiningane skal ha ein årleg medarbeidar-/ utviklingssamtale. HMS-årsapporten for 2016 viser at 88% av alle tilsette har gjennomført medarbeidarsamtale siste året. Dette er det same som året før. På skolane var prosentdelen 90%. Dette er eit svært bra resultat. I sentraladministrasjonen er det ein stor nedgang i prosentdelen som har hatt medarbeidarsamtalar. Ut frå kommentarane kan t.d. prosjektstillingar eller leiarskifte siste året vere grunnen til at samtalar ikkje er gjennomført. HMS-mål 2: Alle einingane skal ha eit operativt HMS-årshjul Hovudsamarbeidsutvalet har for 2016 vedteke følgjande mål: Alle einingane skal ha eit operativt HMS-årshjul der desse aktivitetane blir utført på fastsette tidspunkt i året: Vernerunde, risikovurdering og kartlegging Utarbeide og følge opp handlingsplanar og BHTperiodeplan IA-arbeidet skal vere dokumentert i periodeplanen og IA-rutinane skal vere godt kjent i eininga Årsrapportering, Revisjon av HMSdokumentasjon på nett Side 6 av 34

7 Grafen viser at dette målet er nådd bra i alle sektorane, i sentraladministrasjonen er det to einingar som ikkje har nådd målet. Det er to skolar som melder at dette målet dels er nådd ved at dei har eit årshjul, men følgjer det ikkje. Litt forsinkelser forekommer pga den omfattende fusjoneringen av klinikker ved årsskiftet. Regner med tidsfrister på hjulet i 2017 blir lettere å overholde. Prøver å følgje det, men det blir ikkje alltid fylgt til rett tidspunkt. Mangler også nokre aktivitetar. Ålesund kompetanseregion HMS-arbeidet har dessverre ikke vært nok prioritert de siste par årene grunnet annen aktivitet. Dette er tenkt korrigert i løpet av Herøy vgs Spjelkavik vgs HMS-mål 3: Kontaktmøter med verneombod/amu skal avtalast Målet er formulert slik: Kontaktmøter med verneombod/amu og tid til verneombodsarbeid skal avtalast mellom leiar og verneombod i den enkelte driftseining, med utgangspunkt i ei avklaring av verneombodet si rolle og deltaking i HMS-årshjul aktivitetane. Verneombodsaktivitetane dette utløysar skal vere synleggjort i verneombodet sin arbeidsplan. (Jfr. notat vedr. vernombodsarbeid ) Denne gongen rapporterer berre ca 30% av verksemdene at dei har nådd dette målet. 15 einingar svarar at dei har kontaktmøte, men verneombodet har ikkje arbeidsplanar. Det er satt i gang faste møter med VO og tillitsvalgte 1 g. i mnd. HMS og HMSsystem skal være tema. Rektor og HMS-koordinator deltar. Rauma vgs Mye av møtevirksomheten har dreid seg om planlegging og igangsetting av byggearbeider ved skolen. Spjelkavik vgs Verneombud gjennomført plan. Rapportert inn alle avvik i RM. Ny dato for kontaktmøte blir satt etter valg. Ålesund kompetansesenter Side 7 av 34

8 HMS-mål 4: Implementert Forbetrings- og avvikssystem Følgjande HMS-mål er vedteke av Hovudsamarbeidsutvalet: Alle driftseiningane skal nytte det elektroniske Forbetrings- og avvikssystemet RiskManager til avviksbehandling og risikovurdering. Avviksrapportane og risikovurderingane skal handsamast av lokale AMU Her var det mogeleg å krysse av fleire svaralternativ samtidig. Dei fleste einingane er kome i god gjenge med bruken av avvikssystemet. og godt over halvparten av einingane har gjennomført risikovurderingar. Det er berre 2 skolar som framleis rapporterer at dei ikkje har gjort noko. Størstedelen av einingane ser RiskManager som eit viktig verktøy for forbetringsarbeidet i si eining. Risk Mananger er tatt i bruk av skoleleiinga og vernetjenesta. Avdelingsleiarane orienterer om systemet i avdelingsmøte og oppmodar alle tilsette om å gjennomføre e-læringskursa. RM oppfattast som litt tungvint, men det brukast aktivt med AMU-medlemmer som hovedbrukarar. Romsdal vgs Tingvoll vgs Har QM+. Har i AMU sak 1/15 foretatt riskikoanaslyse der man konkluderte med at i de leide lokalene i fagskolen ikke hadde risiki.under revisjon 2016 ble det laget prosedyrer for bruk av elktrolab'er Avvikssystemet skal gås gjennom med personalet på et fellesmøte saman med VO og TV Rauma vgs Dette vil bli prioritert i Stranda vgs Fagskolen i Ålesund Side 8 av 34

9 HMS-mål 5: Krava til Miljøfyrtårnverksemd er oppfylt Kvar driftseining skal tilpasse sine interne rutinar slik at krava til Miljøfyrtårnverksemd er oppfylte. Alle einingane rapporterer at dei fyller krava til miljøfyrtårn, men ikkje alle skolane er sertifisert. Det var 7 skolar som meldte at dei ikkje har fått sertifisering. Dette skuldast stort sett bygningsmessige tilhøve som førebels gjer det umogeleg å bli sertifisert. 29 einingar er nå sertifisert, dette er same talet som året før. Vi har nytt bygg som enno ikkje er godkjent av kommunelege (8. februar). Dette må vere på plass før resertifisering. Manglende miljøfyrtårnsertifisering skyldes manglende godkjenning etter Forskrift om miljøretta helsevern for barnehager og skoler. Slik godkjenning vil ikke bli gitt fra kommuneoverlegen før skolen har forbedret ventilasjonssystemet. BYVE er informert. Haram vgs Fagerlia vgs Grunnet tilsyn fra kommunelegen etter forskrift om miljørettet helsevern er skolen ikke lenger Miljøfyrtårnsertifisert. Mange av avvikene gikk på fysisk miljø, og vil være rettet når skolen er ferdig med byggeprosjektet våren Spjelkavik vgs Molde vgs ble resertifisert som Miljøfyrtårn i 2016 Molde vgs Side 9 av 34

10 3. Avviksdelen av HMS-rapporten sektorar. I 2016 stod utdanningssektoren for 85% av alle avvika. Avvika i sentraladministrasjonen utgjorde 8% av alle avvika i fylkeskommunen. Dette mønsteret er nokså likt året før, men då var det sentraladministrasjonen som stod for færrast avvik. Side 10 av 34

11 I 2016 fekk vi dei fleste avvika i november. I hovudsak er det HMSavvik som er registrert denne månaden. Grunnen er at mange einingar gjennomfører vernerundar i november. Ellers blir avvika stadig jamnare fordelt gjennom året, sjølv om vi registrerte ein klar topp i november Dette skuldast at mange vernerundar vart gjennomført denne månaden. HMS-avvika Grafen under viser HMS-avvika fordelt pr. kategori og alvorlighetsgrad. Den største kategorien i 2016 var Skade, ulukke, nesten-ulukke på elevar. På andreplass kjem Inneklima, og på tredjeplass kjem Tekniske risikofaktorar. Side 11 av 34

12 Når vi ser på alvorlighetsgraden til dei ulike avvika ser vi at dette ikkje er vurdert på ein stor del av avvika. Vi har grunn til å anta at dei fleste av dei avvika som ikkje er vurdert ikkje har høg alvorlighetsgrad. Berre to avvik er vurdert til å vere svært alvorlig. Det eine er ei ulukke for elevar, den andre er ein valds- eller trusselepisode. Avvik og risiko heng saman Avvik innan kategorien Tekiske risikofaktorar kan indikere at langt meir alvorlege potensielt kan inntreffe. Arbeid med mindre alvorlege avvik er viktige informasjonskjelder til arbeidet med å redusere risikofaktorane. Under vernerundane er det lagt opp til at einingane skal fokusere på avvik og risikofaktorar på den måten at dei registrerte avvika skal følgjast opp i risikovurderingar. Side 12 av 34

13 Avvik pr. eining Vi har gått inn på einingsnivå og teke ut sorterte oversiktar over avviksmønsteret pr. eining. Vi ser at Kristiansund vgs har flest avvikssaker. Tidlegare år har Kristiansund og Borgund hatt dei fleste avvika, dette året er det Ålesund vgs som har nest flest saker. Oversikten viser også at vi har fire skolar som ikkje har registrert nokon avvik i 2016, og det er fem skolar som berre har registrert eitt avvik. På tannhelsedistrikta er det Ålesund kompetanseregion som har vore mest flittige til å bruke Forbetrings- og avvikssystemet. I sentraladministrasjonen er det registrert monaleg fleire saker enn året før. No er det HMS som dominerer sakstype også her. Det er eit stort «strekk i laget» når det gjeld å ta i bruk RiskManager. Vi trur at dette har å gjere med ulike kulturar for bruk av slike system og at leiinga i ulik grad ønskjer å ta slike system i bruk. Behov for regelmessig bevisstgjering i avdelinga rundt avvikssystemet. Positivt med innmeldte avvik frå fleire tilsette i Dette tyder på at fleire har gjort seg kjent med systemet. (Kulturavdelinga) Det har ikke vært tid til å jobbe med dette. (Spjelkavik vgs) Systemet er godt innført og flere har tatt det i bruk. Har fortsatt en vei å gå for å få flere ansatte til å melde avvik og utføre risikovurderinger i RM. (Ålesund vgs) Risikovurderingar 2016 var det første heile driftsåret vi hadde tilgang på risikovurderingar i verktøyet RiskManager. Ved utgangen av året, ser vi at det er gjennomført nær 300 risikovurderingar i løpet av Vel 85% av desse er gjort innan HMS-området. Det er eit krav at alle verksemdene skal gjennomføre HMSrisikovurderingar minst ein gong i året, dette skal også vere dokumentert i HMS-systemet på intranett. Har berre gjort ei større risikovurdring i Riskmanager for avd. Restaurant og matfag. Skal gjere nye risikovurderingar i RM for alle avdelingar i løpet av 2017 (Borgund vgs) Brukt fellestid for avdelingen til å gjennomføre risikovurderinger. Avviksmeldinger går greit. (Fræna vgs) Side 13 av 34

14 4. Oppfølging av det psykososiale arbeidsmiljøet Hausten 2015 gjennomførte fylkeskommunen for tredje gong medarbeidarundersøkinga MTM. Året 2016 var eit oppfølgingsår. Vi har spurt einingane om status, dvs. kor langt dei er kome i prosessen med gjennomføring av tiltak og kven som har vore involvert i arbeidet med handlingsplanane for oppfølging av MTMkartlegginga. I spørjeskjemaet var det mogeleg å krysse av fleire enn eit alternativ samtidig. Når det gjeld status for oppfølging av handlingsplanane er det ingen som har kryssa av for at handlingsplanar ikkje er utarbeidd eller at handlingsplanar ikkje er sett i verk. Det er overraskande få (under 10%) som melder at alle tiltak er følgd opp i samsvar med handlingsplan. Det skuldast at mange tiltak ikkje vil kunne bli avslutta. Dei fleste har svara at handlingsplan er utarbeidd og at nokre tiltak er avslutta, medan enkelte tiltak framleis er under arbeid. Når vi ser på kven som har vore involvert i utarbeidinga av handlingsplanar, er det mest overraskande at ikkje fleire skolar har involvert AMU og vernetenesta. Ellers har dei fleste involvert dei tilsette og leiargruppa i dette arbeidet. Skulen er i gang med ein OU-prosess med ekstern prosessrettleiar. Stranda vgs Godt verktøy for å skape fokus på arbeidsmiljø og bevisstgjøring av medarbeideres betydning for dette. Videre gir det oss gode føringer for å kunne utøve strategisk ledelse. Gleder oss til neste runde. Ålesund kompetanseregion Side 14 av 34

15 5. Personalstatistikk, sjukefråver og andre HMS-indikatorar Nøkkeltal tilsette og alder Grafen til høgre viser korleis talet på tilsette fordeler seg på sektorar og ulike aldersgrupper. Vi ser at hovudtyngda av tilsette finn vi i aldersgruppa år. Vi ser og at den største avgangen går gradvis frå 64 år fram mot 67. Vi rekrutterer nye i nær sagt alle aldersgrupper, dette gjeld særleg for menn. For kvinner er det flest 26åringar vi tilset, så avtar det jamnt fram mot 60 år. Vi ser også at kvinnene er i fleirtal i aldersgruppene under 60, i aldersgruppa over 60 er det flest menn. Kjønnsfordelinga for nytilsette (etter ) viser at vel 55% av dei nytilsette var kvinner og 45% var menn. Totalt er kjønnsfordelinga ved årsskiftet 58% kvinner og 42% menn. Tal på tilsette November 2015 November 2016 Kvinner Menn Totalt Side 15 av 34

16 Kjønnsfordeling og snittalder Grafene over viser den sektorvis kjønnsfordelinga for tilsette og nyrekrutterte siste året. Tala er gjeve i tal på tilsette i kvar gruppe og i prosent bak semikolon (tal på tilsette; i prosent). Skolane rekrutterer stort sett etter same fordelinga som dei alt har. Sentraladministrasjonen har siste året rekruttert 71% kvinner og 29% menn, året før vart det i sentraladministrasjonen tilsett fleire menn enn kvinner. Når vi ser på tala for snittalder, er snittalder for alle tilsette 48,3 år. Dette er nøyaktig same snittalder som året før. Den yngste gruppa, er menn i tannhelse, det er også denne gruppa som har yngst nyrekrutterte. I heile organisasjonen er dei kvinnene vi rekrutterer yngre enn dei nyrekrutterte mennene. Side 16 av 34

17 Pensjonering Grafen under viser kor mange som går over til ulike typar pensjon etter 62 år. Vi har delt inn i tre kategoriar: år, dvs. AFP, 67 år Over 67 år I grafen til høgre har vi sett på fordelinga på kor mange som tek pensjon før 67 år, når dei er 67, og etter 67 år. Vi får den statistiske informasjonen frå dei to leverarandørane av pensjon: KLP og Statens Pensjonskasse (SPK) SPK omfattar alle pedagogisk tilsette, medan KLP omfattar alle andre yrkeskategoriar. Vi ser at i KLP-gruppa går halvparten av alle tilsette over Avtalefesta pensjon (AFP) før dei er % går av når dei er 67 år, medan 20% går av etter 67 år. For dei pedagogisk tilsette ser vi at 2/3 går av med AFP, medan resten går av seinare. Dette indikerer at lærarane går av tidlegare enn dei andre gruppene i fylkeskommunen. Vi har og teke ut ein oversikt over dei som har gått over i 100% pensjon og dei som har gått i dels pensjon. Det er flest uførepensjonistar som går ut i delt pensjon. Det er svært få som tek ut alderspensjon som delt pensjon. Side 17 av 34

18 Yrkesskader/ulykker registrert i KLP Under følgjer ein oversikt over registrerte yrkesskader og ulykker i KLP frå Møre og Romsdal fylkeskommune dei siste 6 åra. Vi registrerer ein jamnt nedgåande tendens i talet på skadesaker dei siste åra, sjølv om vi 2016 hadde tre skadesaker meir enn året før. Attføring I gruppa Arbeidsavklaring- NAV vart det registrert 22 saker, noko som er langt færre enn året før (37 saker i 2015). Side 18 av 34

19 6. Sjukefråver og sjukefråversmønster Sjukefråveret omlag på snittet for dei siste åra I 2016 registrerte vi eit sjukefråver på 5,5%. Dette er om lag på snittet dei siste 6 åra, og nøyaktig det same som året før. Ettersom sjukefråveret varierer systematisk i dei ulike kvartala, har vi samanstilt dei kvartalsvise sjukefråverstala med snittet for kvart kvartal i perioden I sommarkvartala er fråveret alltid lågare enn i vinterhalvåret. Denne tendensen ser vi også i nasjonale statistikkar. Særleg tredje kvartal brukar sjukefråveret å vere lågt. Vi ser at vi i 2016 låg nær snittet for dei siste 7 åra. I siste kvartal låg vi 0,4 prosentpoeng under snittet Side 19 av 34

20 Framleis høgt sjukefråver for kvinner Fordelinga på kjønn har vore relativt stabil dei siste åra. Fråveret for kvinner er langt høgare enn for menn. Fråveret for menn har gått jamnt ned sidan 2009, det siste året har vi svak auke på 0,2 prosentpoeng i høve til året før. Kvinnene hadde ein liten nedgang i prosentpoeng på 0,3 poeng i høve til året før. Langtidsfråveret har vore stabilt dei siste åra Når vi følgjer kategoriane for fråverslengde over dei siste åra, ser vi at kurvene for alle fråverslengdene har vore relativt stabile dei siste åra. Langtidsfråveret over 40 dagar har lege relativt høgt i høve til dei kortare fråverslengdene. Dei tre kortaste fråverstypane har lege svært stabilt alle åra. Vi ser at fråversmønsteret fordelt på fråverslengde for 2016 er nøyaktig lik mønsteret for året før. I grafen til høgre har vi forsøkt å få fram korleis langtidsfråveret over 40 dagar styrer totalfråveret. Differansen mellom totalfråveret og langtidsfråveret (over 40 dager) tilsvarar då fråveret under 40 dagar. Differansen mellom dei to kurvene ligg svært jamnt på rundt 2 prosentpoeng. Side 20 av 34

21 Sjukefråveret fordelt på stillingsgrupper Ser vi først på gjennomgåande tendensar på tvers av sektorane, ser vi at administrativt personale / sekretærgruppene ligg høgt i alle gruppene. Denne gongen ligg dei også høgare enn vaktmeister/reinhaldargruppene. Leiarane har vanlegvis det lågaste sjukefråveret, på skolane har lærarane litt lågare sjukefråver denne gongen. Når vi sorterer yrkesgruppene for kvar sektor får vi stort sett den rangeringa at leiarane ligg lågast, og sækretærar/konsulentar ligg høgast. Tidlegare har driftspersonell som vaktmeistrar og reinhaldarar lege høgast. På same måte som året før har denne gruppa driftspersonell lågare sjukefråver enn dei merkantile gruppene. Denne gongen har ikkje driftspersonellet i sentraladministrasjonen registrert langtidsfråver. Side 21 av 34

22 Sjukefråver og alder Stolpediagrammet til høgre illustrerer sjukefråværet fordelt på ulike aldersintervall. Vanlegvis aukar sjukefråveret med alder. I 2016 ser vi at ein slik tendens ikkje er så klar, men aldersgruppa år hadde i 2015 som i 2014 eit høgare sjukefråver enn gruppa over under. Høgast var sjukefråveret i gruppene over år. Dette er om lag det same mønsteret som vi såg i og 50 Ettersom vi har registrert eit aukande sjukefråver i tannhelse, har vi denne gongen teke med aldersfordelinga på sjukefråveret i denne sektoren. Det er særleg gruppa år som er høgt her. I neste graf har vi sett opp kjønnsfordelinga i kvar aldersgruppe. Her ser vi at i dei yngre aldersgruppene er kvinneandelen høgast. I gruppa under 30 år er prosentfordelinga Det er nærmast ein lineær samanheng mellom alder og kvinneandel av sjukefråver. Denne samanhangen er likevel ikkje så klar som året før. Side 22 av 34

23 Vi har også i år teke med ein graf som viser alder og fråverslengde i sjukefråveret for 2016 i heile organisasjonen. For kvar aldersgruppe har vi sett opp den prosentvise fordelinga mellom langtids- og korttidsfråver. Vi ser då ein klar og nesten lineær samanheng mellom alder og fråverslengde. Det same mønsteret såg vi i tilsvarande oversikt for dei føregåande åra. Korttidsfråveret er høgast i den yngste aldersgruppa, deretter går dette fråveret jamnt nedover mot dei eldre aldersgruppene. Langtidsfråveret er berre 44% for tjueåringane, medan det er 69% for 60-åringane. Vi skal ikkje her gjere noko forsøk på å forklare dette fenomenet, eller kome med nokon spekulasjonar. Vi registrerer berre at det er ein samanhang mellom alder og fråverslengde. Side 23 av 34

24 7. Arbeidsmiljøutval og rusførebygging Arbeidsmiljøutval på skolane I denne årsrapporten legg vi fram informasjonen vi får vedr. det lokale AMU-arbeidet ved skolane. Vi ser at alle skolane hadde minst to AMU-møter i 2016, men 6 skolar har hatt berre to møter. Kravet er minst 4 AMU møter i året, 6 av skolane hadde meir enn 4 møter På den andre sida har 6 skolar hatt over møter i 2016 Bedriftshelsetenesta deltek no på dei fleste møta, denne deltakinga er om lag på same nivå som året før. 4 Når vi ser på kva sakstypar som er handsama ved skolane, er det revisjon av HMSdokumentasjon, avviksrapportar og sjukefråversrapportar som er dei vanlegaste sakstypane. Av dei sakstypane som er handsama minst finn vi sakstypane: melding om yrkessjukdom, rasjonalisering/ omorganisering og arbeidsprosessar. For desse typane ser vi at det var langt fleire av desse sakene i Side 24 av 34

25 Samarbeidsutvala for sentraladministrasjonen og tannhelse Vi har også sett opp ei oppsummering av aktiviteten i samarbeidsutvala for sentraladministrasjonen og tannhelse for Sakstypar handsama i samarbeidsutvala for sentraladm og tannhelse i 2016 Sentraladm Spørsmål om bedriftshelseteneste/verneteneste Ja Spørsmål om arbeidsmiljøopplæring Nei Byggesaker, jf. AML 18-9 Nei Endringar i lokale og maskinutstyr mm. Nei Rasjonalisering, arbeidsprosessar og arbeidstidsordningar Ja Tilrettelegging for yrkeshemma arbeidstakarar Nei Rapport om yrkessjukdomar, arbeidsulykker og nesten ulukker Ja Rapport om yrkeshygieniske undersøkelsar og måleresultat Nei Avviksrapportar Ja Handlingsplanar for bedring av arbeidsmiljøet og sikkerhet Ja Oppdatering og internt tilsyn med driftseiningane sin Ja internkontroll Har utvalget gjort vedtak om: Granskning av yrkessykdommer, arbeidsulukker Nei Vernetiltak/målinger/undersøkingar Nei Møter Deltek bedriftshelsetenesta på møta? Ja Tal på møter i Tannhelse Nei Nei Ja Ja Nei Nei Ja Ja Ja Ja Ja Nei Ja Ja 4 Rusførebyggande arbeid (AKAN) Av personvernomsyn blir det ikkje presentert oversikt på AKAN-saker. Gjeldande HMS-retningsline 04 RUSMIDDELPOLITIKK OG RETNINGSLINJE FOR FØREBYGGING OG OPPFØLGING AV RUSMIDDELPROBLEM skal leggast til grunn for arbeidet. I saker der det er snakk om teikning av nye, eller oppfølging av brot på gamle AKAN-avtalar er personalseksjonen samhandlingspunkt for driftseiningane. Stamina Helse er samhandlingspunkt for oppfølging av gjeldande avtalar etter avtaleteikning saman med lokale AKAN-kontaktar. Med jamne mellomrom blir det gjennomført opplæring innan førebygging og oppfølging av rusmiddelproblem. Siste kurset her var i september 2014, neste kurs blir arrangert hausten Desse kursa har mest fokus på det førebyggande perspektivet. Side 25 av 34

26 8. Det systematiske HMS-arbeidet For driftsåret 2016 har vi vurdert HMSdokumentasjonen i dei ulike einingane i organisasjonen. Vi har vurdert dokumentasjonen i dei ulike system-mappene ut frå krava i vårt HMS-rammeverk, og gjeve tilbakemelding i tre kategoriar. Desse har fått fargekodane: grønt (godkjent) gult (delvis godkjent) og raudt (ikkje gjodkjent). Vurderinga vart gjort siste veka i 2016 og første veka i Vi har samanlikna vurderinga med dei to føregåande åra, og vi ser då at ved siste evaluering var 80% av alle system-mappene godkjent (grønt), dette er 10 prosentpoeng betre enn året før. Det er gjort nokre grep for å betre kvaliteten på HMS-dokumentasjonen på einingane. Via leiardialogen mellom seksjonssjef og einingsleiar blir HMS-dokumentasjonen eit tema dersom evalueringane ikkje er tilfredstillande. Vidare er bedriftshelsetenesta blitt meir bevisst på å følgje opp HMS-dokumentasjonen i deira kontakt med einingane. Det er også laga 6 nye e-læringsmodular for HMS-arbeidet. Neste graf viser i kor stor grad krava til HMS-systemet er innfridd på sektornivå Dei aller fleste verksemdene har fått det systematiske HMSarbeidet i god gjenge. Ved skolane og i sentraladministrasjonen er over 80% av systemmappene godkjent. No er status dårlegast i tannhelse, her er det nær 30% av mappene som ikkje fyller dokumentasjonskrava. På neste side har vi sett på status for dei ulike systemmappene. Skolane har ei ekstra mappe som skal innehalde referat frå AMU-møta og orienterings- og drøftingsmøta. Desse mappene er også medrekna og evaluert. Dei siste åra har mappa for Avvik og Risiko vore den delen av den lokale HMS-informasjonen som har kome dårlegast ut i evalueringa. Denne gongen har vi registrert ein stor forbetring her, dobbelt så mange fekk grøn tilbakemelding som Side 26 av 34

27 året før. Ogå mappa Handlingsplan har fått mykje betre evaluering enn tidlegare. På skolane ser vi at nær alle skolane har fått på plass mappe for referat frå AMU- og OD-møter, her er resultatet det same som året før. Denne gongen er det tre einingar som ikkje har fått grøn tilbakemelding på måla. Årsaken er at tre kompetanseregionar for tannhelse opererer med utdaterte mål frå 2013, noko som blir uheldig i høve til sjukefråverssituasjonen i denne sektoren. Det er framleis unødig mange som ikkje fører opp dato for revisjonar av dokumentasjonen. Side 27 av 34

28 9. Beredskap og kriseøvingar på skolane I datainnsamlinga frå eininga får vi også datagrunnlag vedr. beredskapsplanar og kriseøvingar. Dette gjeld førebels berre skolane. Det er no utarbeida eit felles rammeverk som skal omfatte alle einingane i fylkeskommunen. Vi ser at 17 skolar har laga beredskapsplanar. 6 skolar har starta prosessen med beredskapsplanar. Dei 6 som har starta prosessen har ikkje svart på om planen er i tråd med felles rammeverk. Av dei som har ein beredskapsplan på plass melder 4 skolar at denne ikkje er i tråd med felles rammeverk. Når det gjeld gjennomførte kriseøvingar, ser vi at 4 skolar har gjennomført fullskalaøvingar, men 5 skolar har hatt skrivebordsøving. Den store majoriteten av skolane har ikkje hatt noko form for kriseøvingar siste året. Resultatet er likevel betre enn året før. Oppdatert beredskapsplan høsten 2016, skrivebordsøving primo 2017 Øvelse i samarbeid med Fræna kommune, politiet, brannvesen og ambulanse. Situasjon; knivdesperado Rauma vgs Oppdatering mot nytt rammeverk i gang, tidkrevande/kontinuerlig arbeid. Mangler varslingssystem. Tingvoll vgs Fræna vgs Har gjennomført diskusjonsøving. Ei sak for Herøy vgs Romsdal vgs Side 28 av 34

29 10. HMS-opplæring Vi har i 2016 gjennomført kurs og opplæringstiltak innan dei tre modulane vi opererer med for HMS. I grafen under har vi laga ei framstilling av dei samla kursevalueringane som brukarane har gjort i etterkant av kursarrangementa. I 2016 starta vi opp eit eige HMSfagnettverk der vi samlar alle verneomboda og HMS-koordiantorane to gonger i året Evalueringane for dei gjennomførte modulbaserte HMS-kursa har vore varierande. Maks score er 6,. Evalueringane ligg mellom 3,9 5,1. Når det gjeld samlingane i fagnettverket fekk vi god tilbakemelding på særleg den siste samlinga. Side 29 av 34

30 11. Bedriftshelsetenester Det er lagt fram ein eigen rapport frå Stamina Helse vedr. bruken av bedriftshelsetenestene. Denne er samanfatta med timeforbruket dei siste åra. I grafen til høgre ser vi at vi har eit relativt lågt timeforbruk i 2016 med 1470 timar. I neste graf ser vi på den relative utviklinga av forbruk på dei ulike tenestene. Dei to største tenestetypane er Arbeidshelseoppfølging og Systematisk HMS-arbeid. Ellers har det vore stor kurs-aktivitet siste året med 167 timar. Tenesta Census var ikkje nytta i 2016, det skuldast i hovudsak at vi ikkje hadde nokon MTM-kartlegging dette året. Brukt til ergonomiundervisning og til hjelp for enkelte ansatte. Fræna vgs BHT har vært aktiv i AMU, men de ansatte ellers opplever BHT som lite aktiv/synlig i organisasjonen. Fræna vgs Side 30 av 34

31 Vi har også sett på korleis bedriftshelsetenestene blir vurdert ute på einingane. Grafen til høgre viser at dei aller fleste som har nytta BHT er godt nøgd med tenestene til fagleg rettleiing. Her er det 3einingar som ikkje har nytta bedriftshelsetenester. Det er berre to skolar som svarar at BHT har liten verdi. Dei fleste svarar at BHT blir vurdert som verdifull, konstruktive og kvalitetsaukande. Vi har også bede om vurderingar på Stamina si oppfølging av periodeplan. Midla strekk ikkje til til kartleggjing/førebygging Kristiansund kompetanseregion God støtte for skolen (Yrkeshygienikar/vernerunder førstehjelp og kriseplan) Romsdal vgs Bedriftshelsetenesta er med på AMU møte, gjennomfører helsekontrollar og gjer HMS målingar når dette vert etterspurt Gjermundnes vgs Side 31 av 34

32 12. Signal for vidare arbeid og prioriteringar Med utgangspunkt i det som er kartlagt i denne rapporten, vil vi gje nokre signal for vidare arbeid og prioriteringar. Når det gjeld rammene for det systematiske HMS-arbeidet, vil vi sentralt halde fram arbeidet med å legge til rette for at mest mogeleg av HMS-arbeidet blir dokumentert på Intranettet. Dette legg til rette for lettare samarbeid og høve til å lære av kvarandre. Opne HMS-system er viktig for ein god delingskultur for metodar og struktur for alle typar HMS-dokument. Når dei lokale systema og dokumenta er tilgjengeleg på nett, vil rettleiing og tilsyn frå sentralt hald bli langt meir effektivt og tidsbesparande. Status på tidlegare utfordringar I HMS-årsrapport frå 2015 hadde vi sett opp 7 utfordringar. I oversikten under har vi sett opp ein status for desse utfordringane ved utgangen av Vi må forenkle grensesnittet for å gjere lokal HMS-dokumentasjon tilgjengeleg for alle Vi har ikkje fått eit enklare grensesnitt ennå, men det er laga elæringsmodular som vi vonar vil gjere arbeidet med HMSsystemet enklare 2. Alle verksemdene skal vere miljøfyrtårnsertivisert. Rettleiingsarbeidet vil bli vidareført i 2016 Vi har ikkje hatt særleg stor framgang i talet på miljøsertifiserte einingar i Risikovurderingverktøyet i RiskManager skal nyttast på alle einingane. Alle relevante grupper skal vere informert om systemet. RM er i drift på alle einingane, sjølv om implementeringa og bruksmønster varierer. Dei fleste gjennomfører no risikovurderingar og vurderer RM som eit viktig verktøy i forbetringsarbeidet i organisasjonen 4. Vi skal vidareføre anbodsprosessar på kjernesortementavtalar for kjemikalieprodukt på nye område etter same mal som er nytta for skolane. Dette er ikkje gjennomført, men det vidare behovet for slike avtalar har ikkje vore prioritert i fagavdelingane. 5. Vi skal bruke bedriftshelsetenesta meir målretta i høve til å følge opp HMS-systema våre. Dette er blitt meir systematisert i samhandlinga mellom Stamina og fylkeskommunen 6. Vi skal ta i bruk nytt rammeverk for krisehandtering og beredskap i løpet av Dette er gjennomført, sjølv om ikkje alle følgjer rammerverket. 7. Vi bør vurdere tiltak for å redusere sjukefråveret for kvinner i fertil alder Dette er mest aktuelt i tannhelse, men har berre så vidt starta Side 32 av 34

33 Vidare utfordringar Vi har sett opp denne lista over dei vidare utfordringane det neste året: 1. Det er eit mål å få 90% av all HMS-dokumentasjonen opp på ein kvalitet som tilfredstiller krava. 2. Arbeidsmiljøutvala må fungere slik at dei fyller lovkrava med omsyn til møtefrekvens, saker som blir behandla og deltaking frå bedriftshelsetenesta. 3. Alle einingane skal ha lage tilpasningar som fyller krava i rammeverket for krise og beredskap 4. Vi må forsøke å kartlegge årsakene til høgt sjukefråver og treffe effektive tiltak for å få arbeidstakarar tilbake i arbeid der det er realistisk. 5. Dei einingane som har få risikovurderingar og ikkje nyttar forbetrings- og avvikssystemet som eit forbetringsverktøy må følgjast tettare opp gjennom bedriftshelsetenesta og leiardialogen. Side 33 av 34

34 Oversikt over HMS-koordinatorar og verneombod Pr. 20. januar 2017 Driftseining Epostadresse til HMS-koord. Rektor/leiar HMS-koordinator Administrasjonsavdelinga Nils-Gunnar Solli Kari Rundmo Fellestenesta Rolf Åkvik Eirik Jensen Fylkestannlegen Anthony N. Valen Morten Larsen Juridisk avd. Gudmund Lode Eirik Jenssen Kulturavdelinga Heidi-Iren W. Olsen Monica Kjøl Tornes Kulturavd.Fylkesbiblioteket Heidi-Iren W. Olsen Anette Koch Plan- og analyseavdelinga Ole Helge Haugen Mari Anne Bjørkmann RNavdelinga Bergljot Landstad Angela Hagen Samferdselsavdelinga Arild Fuglseth Bente Malme Utdanningsavdelinga Erik Brekken Line Sandøy Hjelle Molde Kompetanseregion Hovudverneombod Stephen Oommen Vakant Ikkje oppnevnt Kristiansund Komp. region Bjørn Eggen Bjørn Eggen Søre Sunnmøre Komp. reg. Hege M Vartdal Laila Aas Dyrøy Ålesund Kompetanseregion are.kristofer.hjeltnes@mrfylke.no Are Kristofer Hjeltnes Are K. Hjeltnes Atlanten vgs lene.hoel@mrfylke.no Trond Hjelle Lene Hoel Jan Ragnar Gjestad Borgund vgs lidvard.lundanes@mrfylke.no Jessie Strand Fagervoll Lidvard Lundanes Klaus Therkild Petersen Fagerlia vgs anja.rodset@mrfylke.no Yngve Omenås Tor Andreas Dyrseth Ingvild Motrøen Larsgård Fagskolen i Ålesund otto.blindheim@mrfylke.no Alf Furland Otto Blindheim Kolbjørn Storøy Fannefjord vgs kariann.flovikholm@mrfylke.no Kariann D. Flovikhom Kariann D. Flovikholm Jan Kjøll Fræna vgs johan.konrad.loseth@mrfylke.no Arne Tjelle Johan Konrad Løseth Jostein Bolli Gjermundnes vgs aadne.haarr@mrfylke.no Aadne Haarr Aadne Haarr Halgeir Lyslo Haram vgs jan.magne.helland@mrfylke.no Jan Magne Helland Håkon Sæterøy Solveig Bostad Herøy vgs frank.steinsvik@mrfylke.no Gullik Kjellstadli Frank Steinsvik Hege Løseth Kristiansund vgs marit.bjerkestrand@mrfylke.no Marit Bjerkestrand Marit Bjerkestrand Jorleif Bremnes Molde vgs leif.magne.lervik@mrfylke.no Oddgeir Overå Leif Magne Lervik John Steinar Helde Rauma vgs eva.leergaard@mrfylke.no Eva Leergård Eva Leergård Kristian Haugan Romsdal vgs havard.rakvag@mrfylke.no Ivar Rød Håvard Rakvåg Ingun Rygh Refseth Spjelkavik vgs rune.heggdal@mrfylke.no Rune Heggdal Rune Heggdal Mette Aaram Ringstad Stranda vgs jon.hjortdal@mrfylke.no Jon Hjortdal Jon Hjortdal Stein Øivind Magnell Sunndal vgs linn.rodseth@mrfylke.no Jan Ove Løken Linn Rødseth Tor Ålbu Surnadal vgs kristin.holten@mrfylke.no Mons Otnes Kristin Holten Anders Melling Sykkylven vgs dagfinn.fredly@mrfylke.no Gisle Johnsen Dagfinn Fredly Roar Hove Tingvoll vvgs reidun.halle@mrfylke.no Liv Dahl Gullikstad Reidun Halle Vanessa Hagen Ulstein vgs jon.arne.haram@mrfylke.no Margaret Alme Jon Arne G. Haram Lena H. Øvrelid UPA skole leonore.waage@mrfylke.no Leonore Waage Leonore Waage Endre Fagerstrøm Volda vgs olav.trandal@mrfylke.no Trond Hjelseth Olav Trandal Jorid Vårdal Ørsta vgs eldar.lund@mrfylke.no Roger A. Fylling Eldar Lund Hogne Kalvatsvik Ålesund vgs kristine.hekkas@mrfylke.no Ingunn Aagård Kristine V. Hekkås Thor Eldar Sæther Laila Aas Dyrøy Side 34 av 34