HMS. årsrapport. helse / miljø / sikkerheit

Transkript

1 HMS årsrapport helse / miljø / sikkerheit 2017

2 HMS- Årsrapport 2017 HMS Årsrapport 2017 Side 1 av 34

3 Innhaldsliste Innhaldet i HMS-årsrapporten...3 Samandrag av rapporten, vurdering av resultata HMS er ein viktig del av arbeidsgivarpolitikken Fylkesrådmannen sine HMS-mål HMS-mål 1: Medarbeidar- og utviklingssamtalar... 6 HMS-mål 2: Alle einingane skal ha eit operativt HMS-årshjul... 6 HMS-mål 3: Kontaktmøter med verneombod/amu skal avtalast... 7 HMS-mål 4: Implementert Forbetrings- og avvikssystem... 8 HMS-mål 5: Krava til Miljøfyrtårnverksemd er oppfylt Avviksdelen av HMS-rapporten...10 Avviksfordeling totalt HMS-avvika Avvik pr. eining Restansar Risikovurderingar Oppfølging av det psykososiale arbeidsmiljøet Personalstatistikk, sjukefråver og andre HMS-indikatorar...16 Nøkkeltal tilsette og alder Kjønnsfordeling og snittalder Pensjonerin Yrkesskader/ulykker registrert i KLP Attføring Sjukefråver og sjukefråversmønster...20 Sjukefråveret omlag på snittet for dei siste åra Sjukefråveret i tannhelse er framleis høgt Framleis høgt sjukefråver for kvinner Langtidsfråveret har vore stabilt dei siste åra Sjukefråveret fordelt på stillingsgrupper Sjukefråver og alder Arbeidsmiljøutval og rusførebygging...24 Arbeidsmiljøutval på skolane Samarbeidsutvala for sentraladministrasjonen og tannhelse Rusførebyggande arbeid (AKAN) Det systematiske HMS-arbeidet Beredskap og kriseøvingar på skolane HMS-opplæring Bedriftshelsetenester Signal for vidare arbeid og prioriteringar...32 Status på tidlegare utfordringar Vidare utfordringar Oversikt over HMS-koordinatorar og verneombod...34 HMS Årsrapport 2017 Side 2 av 34

4 Innhaldet i HMS-årsrapporten I samsvar med HMS-systemhandboka skal alle driftseiningane i fylkeskommunen årleg rapportere HMS-status i eininga ved årsskiftet. Driftseining blir i denne samanhengen nytta som samleomgrep for alle organisatoriske nivå som er ansvarleg for å følgje opp HMS-systemhandboka sine krav til eit systematisk HMS-arbeid heimla i arbeidsmiljølova 3-1 og internkontrollforskriften. 27 driftseiningar har levert årsrapport for 2017 (23 skolar, 3 kompetanseregioner tannhelse, sentraladministrasjonen inkludert fylkesbiblioteket). For 2017 leverte sentraladministrasjonen ein samla rapport ettersom ein dette året gjekk over til felles mappestruktur i HMS-systemet for alle avdelingane. Grunnlag for kontinuerleg forbetring HMS-årsrapporten skal bidra til å få fram eit grunnlag for kontinuerleg forbetring av HMS-arbeidet. Rapporten vil difor også innehalde signal for vidare prioriteringar og tiltak i det vidare HMS-arbeidet. Denne HMSårsrapporten er ei oppsummering av alle rapportane frå einingane, og beskriv hovudtrekka i arbeidsmiljøsituasjonen i fylkeskommunen. Sjukefråværsdata er eit sentralt punkt. Dei elementa som inngår i årsrapporten frå driftseiningane er mellom anna: Status på HMSresultatmåla som er gitt av fylkesrådmannen Status for HMS-avvik som er registrert i løpet av året i forbetrings- og avvikssystemet Statistisk informasjon om HMS-arbeidet (arbeidsulykker, sjukefråver, ) Status på driftseininga sitt systematiske HMS-arbeid - korleis er dokumentasjonen i høve til dei krava som er sett i systemet? Vurdering av resultata i rapporten, grunnlag for vidare prioritering og arbeid Når det gjeld organisatoriske og psykososiale tilhøve er dette fanga opp gjennom ei eiga kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø. Dette vart sist gjort hausten HMS Årsrapport 2017 Side 3 av 34

5 Samandrag av rapporten, vurdering av resultata Tabellen under viser eit samandrag av resultatvurderinga. Vi har nytta same fargekodane som i risikovurderingar: Bevaringsområde 9 av 10 tilsette har gjennomført medarbeidarsamtale på skolane og i sentraladministrasjonen Dokumentasjon av HMS-mål og HMS-organisering er gjort av alle einingane Bedriftshelsetenesta deltek på dei fleste AMU-møta Dei fleste einingane legg fram avviksrapportar for AMU Nær alle einingane har eit operativt HMS- årshjul Framleis forbetringsområde Prioritert forbetringsområde Alle bør ha mål for akseptabelt sjukefråver og klare oppfølgingsrutiner når fråveret er litt over målet Vi må arbeide for å få ned talet på kjemikaliar som er brukt i organisasjonen Vi må halde eit jamnt fokus på brannvern. Øvingar og utstyrskontroll må skje i pakt med dei kommunale brannvernforskriftene Alle einingane skal ha oppdatert HMS-handlingsplan og BHTperiodeplan HMS-systemet må gjerast meir brukarvenleg, særleg når det gjeld dokumentopplasting Alle einingane skal dokumentere vernerundane med risikovurdering og avviksliste Miljøfyrtårn-sertifisering på alle einingane Det er behov for meir målretta tiltak for å redusere sjukefråveret blant kvinner HMS Årsrapport 2017 Side 4 av 34

6 1. HMS er ein viktig del av arbeidsgivarpolitikken Arbeidsmiljø HMS inngår som innsatsområde i fylkeskommunens arbeidgivarpolitikk, Arbeidsgivarpolitikk for framtida, vedtatt av Fylkestinget i sak T-7/09. Systematisk arbeid og kontinuerleg forbetring Alle medarbeidarar i Møre og Romsdal fylkeskommune skal oppleve at dei har eit godt arbeidsmiljø som fremjar trivsel, helse og personleg utvikling. Ein viktig føresetnad for det gode arbeidsmiljøet er eit systematisk HMS-arbeid som reduserer risiko for sjukdom og ulykker med basis i haldningsskapande arbeid og organisasjonskulturar der dialog og opne prosessar står i sentrum. Det målretta HMS-arbeidet i fylket er eit klart definert leiaransvar som skal inngå i alle aktivitetar, frå langtidsplanlegginga til den daglege drifta. I Møre og Romsdal fylkeskommune er HMS-arbeidet ein del av kvalitetssystemet. Her er det sett fokus på at vi skal få til kontinuerleg forbetring. Kvalitetssystemet for HMS er rammeverket som gir leiarane reiskapen for å sikre at det fysiske og mellommenneskelege arbeidsmiljøet blir utvikla til beste for dei tilsette og tenesteproduksjonen. Det gode arbeidsmiljøet er lønnsamt for eiga verksemd og ein garantist for at brukarane våre skal få kvalitativt gode tenester i trygge omgivnader. Vi skal vitalisere HMS-arbeidet med fokus på leiarrolla og den helsefremmande arbeidsplassen, og utvikle vårt perspektiv på forbetring av arbeidsmiljøet som ei investering i betre tenester og betre økonomi i framtida. Lågt sjukefråver er ein konkurransefordel og godt utgangspunkt for satsing på helsefremmende arbeidsplassar. Også vern av det ytre miljøet mot forureining og ei betre handtering av avfall skal ivaretakast gjennom HMS-systemet. Møre og Romsdal fylkeskommune ønskjer å integrere omsynet til det ytre miljøet i all drift. Datagrunnlaget for rapporten Vi fekk inn rapportane elektronisk via Questback. Status på det systematiske HMS-arbeidet har vi gjort på grunnlag av den lokale HMS-dokumentasjonen på intranettet. På den måten er vi i stand til å legge fram HMS-årsrapporten på første HSAMU-møte i februar. Innan fristen fekk vi svar frå nær alle einingane. Rapporten omfattar difor alle einingane i organisasjonen. Sjukefråverstala og personalstatistikk er henta ut frå lønssystemet Visma. Avvikstala er henta ut frå forbetrings- og avvikssystemet RiskManager. HMS Årsrapport 2017 Side 5 av 34

7 2. Fylkesrådmannen sine HMS-mål 2017 Mål- og resultatstyring er eit viktig styringssystem i fylket. Fylkesrådmannen har fastsett fem resultatmål for heile verksemda på HMS-området for Måla og tilbakemeldingar frå driftseiningane går fram nedanfor. HMS-mål 1: Medarbeidar- og utviklingssamtalar Alle tilsette i driftseiningane skal ha ein årleg medarbeidar-/ utviklingssamtale. HMS-årsapporten for 2017 viser at 90% av alle tilsette har gjennomført medarbeidarsamtale siste året. Dette er to prosent høgare enn året før. På skolane var prosentdelen 94%. Dette er eit svært bra resultat. I sentraladministrasjonen er det ein markant auke i prosentdelen som har hatt medarbeidarsamtalar. I tannhelse ser vi ei negativ utvikling, der berre 70% av dei tilsette hadde fått gjennomført medarbeidarsamtale i Dette kan skuldast mange leiarskifte og omstrukturering. HMS-mål 2: Alle einingane skal ha eit operativt HMS-årshjul Hovudsamarbeidsutvalet har for 2017 vedteke følgjande mål: Alle einingane skal ha eit operativt HMS-årshjul der desse aktivitetane blir utført på fastsette tidspunkt i året: Vernerunde, risikovurdering og kartlegging Utarbeide og følge opp handlingsplanar og BHTperiodeplan IA-arbeidet skal vere dokumentert i periodeplanen og IA-rutinane skal vere godt kjent i eininga Årsrapportering, Revisjon av HMSdokumentasjon på nett Grafen viser at dette målet er nådd bra i alle sektorane. Det er tre skolar som melder at dette målet dels er nådd ved at dei har eit årshjul, men utfører ikkje alle aktivitetane. HMS Årsrapport 2017 Side 6 av 34

8 HMS-årshjulet er utforma som ei periodeplan. Periodeplana er utarbeida i samarbeid med bedtiftshelsetenesta Risikovurderingane er gjennomført på dei fleste område, men er ikkje lagt inn i RiskManager Gjermundnes vgs Herøy vgs HMS-mål 3: Kontaktmøter med verneombod/amu skal avtalast Målet er formulert slik: Kontaktmøter med verneombod/amu og tid til verneombodsarbeid skal avtalast mellom leiar og verneombod i den enkelte driftseining, med utgangspunkt i ei avklaring av verneombodet si rolle og deltaking i HMS-årshjul aktivitetane. Verneombodsaktivitetane dette utløysar skal vere synleggjort i verneombodet sin arbeidsplan. (Jfr. notat vedr. vernombodsarbeid ) 3: Denne gongen rapporterer berre ca 40% av verksemdene at dei har nådd dette målet. 13 einingar svarar at dei har kontaktmøte, men verneombodet har ikkje arbeidsplanar. Tre skolar svarer at dei ikkje har hatt kontaktmøter, det var same resultat som året før. Vi har ikke laget en skriftlig plan, men det er avholdt møter i forhold til prioriteringer, satt av tid på arbeidsplanen og vi har en løpende dialog på dette. Arbeidsplan opererer med runde rammer for ulike typar arbeidsoppgåver. Kor klart det skal vere definert prøver vi å finne ut av. Har hatt møter ved behov, men ikkje etter fast plan. Kommunikasjon via , samt et fysisk møte. Atlanten vgs Sykkylven vgs Ålesund kompetanseregion HMS Årsrapport 2017 Side 7 av 34

9 HMS-mål 4: Implementert Forbetrings- og avvikssystem Følgjande HMS-mål er vedteke av Hovudsamarbeidsutvalet: Alle driftseiningane skal nytte det elektroniske Forbetrings- og avvikssystemet RiskManager til avviksbehandling og risikovurdering. Avviksrapportane og risikovurderingane skal handsamast av lokale AMU Her var det mogeleg å krysse av fleire svaralternativ samtidig. Vi har presentert kvart svaralternativ i eigne grafer. Det var denne gongen ingen einingar som rapporterte at dei ikkje hadde gjort noko i høve til avvikssystem og risikovurderingar. Dei fleste av einingane er kome godt i gang med avvikssystemet. Dei tilsette ser ut til å vere informert om systemet dei fleste stadene. Størstedelen av einingane ser RiskManager som eit viktig verktøy for forbetringsarbeidet i si eining. Unntaket her er tannhelseregionane, der berre ein region ser RiskManager som eit viktig verktøy i forbetringsarbeidet. Ikke alt er like brukervennlig i RiskManager, og systemet oppleves som noe tungvint. AMU-medlemmer er hovedbrukere Noko variasjon i korleis avdelingane brukar RM. Har risikovurderingar, men dei er enno ikkje overført til RM. Nøkkelpersonar har vore på kurs, og vi ynskjer å få risikikovurderingane Tingvoll vgs Sentraladm. Gjermundnes vgs HMS Årsrapport 2017 Side 8 av 34

10 HMS-mål 5: Krava til Miljøfyrtårnverksemd er oppfylt Kvar driftseining skal tilpasse sine interne rutinar slik at krava til Miljøfyrtårnverksemd er oppfylte. Alle einingane rapporterer at dei fyller krava til miljøfyrtårn, men ikkje alle skolane er sertifisert. Det var 7 skolar som meldte at dei ikkje har fått sertifisering. Dette skuldast stort sett bygningsmessige tilhøve som førebels gjer det umogeleg å bli sertifisert. 22 einingar er nå sertifisert, dette er same talet som året før. Ein skole melder at den ikkje fyller krava til miljøfyrtårnverksemd. Kommunelege venter på målingar i samband med etterklang i klasserom og dokumentasjon på Co2 målingar over tid. Manglende miljøfyrtårnsertifisering skyldes manglende godkjenning etter Forskrift om miljøretta helsevern for barnehager og skoler. Slik godkjenning vil ikke bli gitt fra kommuneoverlegen før skolen har forbedret ventilasjonssystemet. BYVE er informert. Haram vgs Fagerlia vgs Det er dette året gjort store inversteringar med omsyn til kloakkhandtering og energibruk. Dette er tiltak som førebuing til miljøfyrtårnklassifisering. Behov for ny systematisk gjennomgang av krav og utval av fokusområder. Gjermundnes vgs Sykkylven vgs HMS Årsrapport 2017 Side 9 av 34

11 3. Avviksdelen av HMS-rapporten Avviksfordeling totalt I 2017 er det registrert nær 630 avvik totalt i Forbetrings- og avvikssystemet RiskManager. Av desse er 472 HMS-avvik. Det er denne kategorien som har stått for største auken i talet på avvikssaker dei tre siste åra. Vi har også registrert ein auke i talet på forbetringsforslag. Når vi ser på fordelinga mellom dei ulike avviksområda, ser vi at HMS er dominerande, med 77% av alle avvika. Tre skolar har innført Tenestekvalitet Udanning som ein eigen avvikskategori, og vi ser at vel 10% av alle avvika kjem i denne kategorien. Ein anna stor kategori er Innkjøpsavvik (avvik på innkjøpsavtalar). Eit område som har auka saksmengden siste året er Forbetringsforslag. Dette er ikkje avvik, men forslag om forbetring som blir følgd opp på same måten som avvik. Neste graf viser korleis avvika fordeler seg på sektorar. I 2017 stod utdanningssektoren for 95% av alle avvika. Året før var tilsvarande tal 85% Avvika i sentraladministrasjonen utgjorde 3% av alle avvika i fylkeskommunen, avvika i tannhelse utgjorde berre 2%. Vi ser at skolane utgjer ein stadig større del av bruken. HMS Årsrapport 2017 Side 10 av 34

12 I 2017 fekk vi dei fleste avvika i første halvår. I hovudsak er det HMSavvik som er registrert desse månadane. Ellers er avvika relativt jamnt fordelt gjennom året, sjølv om vi registrerte fleire avvik om våren. Den auka mengden av HMS-avvik i desember skuldast at mange vernerundar vart gjennomført denne månaden. HMS-avvika Grafen under viser HMS-avvika fordelt pr. kategori og alvorlighetsgrad. Den største kategorien i 2017 var Inneklima. På andreplass kjem Skade, ulukke, nesten-ulukke på elevar, og på tredjeplass kjem Skade, ulukke, nesten-ulukke for tilsette. HMS Årsrapport 2017 Side 11 av 34

13 Når vi ser på alvorlighetsgraden til dei ulike avvika ser vi at dette ikkje er vurdert på ein stor del av avvika. Vi har grunn til å anta at dei fleste av dei avvika som ikkje er vurdert ikkje har høg alvorlighetsgrad. Fire avvik er vurdert til å vere svært alvorlig. To av dei gjeld ulukke for elevar, den tredje er ein valds- / trusselepisode, og den siste er ei trafikkulukke i samband med skoletransport. Avvik og risiko heng saman Avvik innan fleira av kategoriane kan indikere at langt meir alvorlege hendingar potensielt kan inntreffe. Arbeid med mindre alvorlege avvik er viktige informasjonskjelder til arbeidet med å redusere risikofaktorane. Under vernerundane er det lagt opp til at einingane skal fokusere på avvik og risikofaktorar på den måten at dei registrerte avvika skal følgjast opp i risikovurderingar. HMS Årsrapport 2017 Side 12 av 34

14 Avvik pr. eining Vi har gått inn på einingsnivå og teke ut sorterte oversiktar over avviksmønsteret pr. eining. I 2017 var det også dei tre skolane Kristiansund, Borgund og Ålesund som har registrert flest avvik. Oversikten viser også at nær alle skolane har registrert eit avvik. Desse har registrert fleire risikovurderingar i staden, og Tingvoll fekk lagt inn avvika like over nyttår. På tannhelsedistrikta er det Søre Sunnmøre og Ålesund som har vore mest flittige til å bruke Forbetrings- og avvikssystemet. Generelt er det registrert få avvik i tannhelsesektoren. I sentraladministrasjonen er det registrert færre saker enn året før. Det er relativt jamnt fordelt mellom områda HMS, informasjonstryggleik og innkjøpsavvik. Det er framleis eit stort «strekk i laget» når det gjeld å ta i bruk RiskManager. Vi trur at dette har å gjere med ulike kulturar for bruk av slike system og at leiinga i ulik grad ønskjer å ta slike system i bruk. Tala som kjem fram i dette kapitlet tyder likevel på at vi er i jamn utvikling. HMS Årsrapport 2017 Side 13 av 34

15 Restansar Denne gongen har vi også teke med ein oversikt over restansar i avvika, d.v.s. avvik som ved årsskiftet ikkje var lukka. Oversikten gjeld for dei 10 første månadane i Dette er for å unngå at også naturlege restansar for ferske avvik kjem med i oversikten. Prosentvis er det flest restansar innan området Forbetringsforslag. Innan HMS var ca ein fjerdedel av avvika framleis ikkje lukka ved årsskiftet. Risikovurderingar Denne gongen har vi også teke med statistikk for utførte HMSrisikovurderingar. Vi gjer det i form av ein oversikt over risikovurderingar pr. eining. Sjølv om vi implementerte risikomodulen i 2015, ser vi at det er fleire einingar som ikkje har registrert risikovurderingar siste året. Det er skolane som er kome best i gang. Risikovurdering er no lovpålagt å gjennomføre for t.d. Vald og truslar. Sjølv for skolane ser vi at det berre er vel halvparten som har gjort risikovurderingar siste året. Innan tannhelse er det berre ein kompetanseregion som har gjennomført HMS-risikovurdering. HMS Årsrapport 2017 Side 14 av 34

16 4. Oppfølging av det psykososiale arbeidsmiljøet Hausten 2015 gjennomførte fylkeskommunen for tredje gong medarbeidarundersøkinga MTM. Åra 2016 og 2017 var oppfølgingsår. Fleirvalsalternativ Vi har spurt einingane ved utgangen av 2017 om status, dvs. kor langt dei er kome i prosessen med gjennomføring av tiltak. Når det gjeld oppfølging av handlingsplanane er det ingen som har kryssa av for at handlingsplanar ikkje er utarbeidd eller ikkje sett i verk. Fleirvalsalternativ Det er framleis nær ein fjerdedel av einingane som ikkje har avslutta alle tiltaka etter MTMkartlegginga. Dei fleste har likevel svara at handlingsplan er utarbeidd og at alle tiltak er følgd opp i samsvar med planen. Det oppleves godt at det er 3 år mellom denne typen MTM-undersøkinger. Det er et omfattende arbeid når oppfølging settes igang Ny organisasjonsstruktur og tiltak for å betre informasjonsflyt er bestemt og iverksett. Oppfølging gjennom ein prosess for "medarbeidarskap" er enno ikkje kome formelt i gang. Kristiansund vgs Gjermundnes vgs. Gode tilbakemeldingar. Resultata var delt og arbeid med. UPA-skolen HMS Årsrapport 2017 Side 15 av 34

17 5. Personalstatistikk, sjukefråver og andre HMS-indikatorar Nøkkeltal tilsette og alder Grafen til høgre viser korleis talet på tilsette fordeler seg på sektorar og ulike aldersgrupper. Vi ser at hovudtyngda av tilsette finn vi i aldersgruppa år. Vi ser og at den største avgangen går gradvis frå 64 år fram mot 67. Vi rekrutterer i nær sagt alle aldersgrupper, dette gjeld særleg for menn. For kvinner er det flest 26-åringar vi tilset, så avtar det jamnt fram mot 60 år. Vi ser også at kvinnene er i fleirtal i aldersgruppene under 60, i aldersgruppa over 65 er det flest menn. Kjønnsfordelinga for nytilsette (etter ) viser at vel 55% av dei nytilsette var kvinner og 45% var menn. Totalt er kjønnsfordelinga ved årsskiftet 58% kvinner og 42% menn. Tal på tilsette November 2016 November 2017 Kvinner Menn Totalt HMS Årsrapport 2017 Side 16 av 34

18 Kjønnsfordeling og snittalder Grafene over viser den sektorvis kjønnsfordelinga for tilsette og nyrekrutterte siste året. Skolane rekrutterer stort sett etter same fordelinga som dei alt har. Sentraladministrasjonen har siste året rekruttert 65% kvinner og 35% menn. Tannhelse har ei stor overvekt av kvinner i sektoren, der berre 1 av 10 er menn. Fordelinga for nytilsette i tannhelse for 2017 viser at 2 av 10 er menn. Når vi ser på tala for snittalder, er snittalder for alle tilsette 48 år. Dette er 0,3 år lågare enn året før. Den yngste gruppa, er menn i tannhelse, det er også denne gruppa som har yngst nyrekrutterte. I heile organisasjonen og på skolane er mennene i snitt vel 2 år eldre enn kvinnene. For dei nyrekrutterte er det praktisk talt ingen skilnad på gjennomsnittsalder. HMS Årsrapport 2017 Side 17 av 34

19 Pensjonering Den statistiske informasjonen om pensjonering har vi teke ut frå lønssystemet Visma. Grafen til høgre viser kor mange som går over til ulike typar pensjon etter 62 år dei to siste åra. Den statistiske informasjonen om pensjonering har vi teke ut frå lønssystemet Visma. Grafen til høgre viser kor mange som går over til ulike typar pensjon etter 62 år dei to siste åra. Grafen til høgre viser kor mange som går over til ulike typar pensjon etter 62 år dei to siste åra. Vi har delt inn i kategoriane AFP og alderspensjon. I 2016 var det flest som tok ut alderspensjon, i 2017 var det fleire som tok ut AFP. Dette reknar vi med er tal som kan svinge litt frå år til år. Dersom det blir innstramingar i AFP-ordninga, vil venteleg fleire gå av med alderspensjon i høve til AFP. I neste graf har vi sett på fordelinga på kor mange som tek pensjon på ulike alderstrinn mellom 62 og 71 år i Det er flest som går av med pensjon når dei er 65 år. Ellers er det mange som går av med alderspensjon det året dei fyller 67. Svært få går av når dei er 66. Ellers er det nokre få som går av når dei er 70 og over. Dersom vi samanliknar snittalderen dei to siste åra, ser vi at den har gått noko ned, frå 66,1 til 66,4 år. For menn gjekk snittalderen ned med eit halvt år, frå 67 til 66,5. For kvinner gjekk snittalderen opp litt frå 65,4 til 65,6 år. Dersom vi samanliknar oss med kommunal sektor i resten av landet ligg desse snitt-tala på 63,9 år. Her har vi ingen tal fordelt på kjønn. HMS Årsrapport 2017 Side 18 av 34

20 Yrkesskader/ulykker registrert i KLP Under følgjer ein oversikt over registrerte yrkesskader og ulykker i KLP frå Møre og Romsdal fylkeskommune dei siste 7 åra. Vi registrerer ein jamnt nedgåande tendens i talet på skadesaker fram til 2015, men dei to siste åra har vi hatt ein auke. I 2017 hadde vi 16 skadesaker, dette er 5 meir enn året før. Attføring I gruppa Arbeidsavklaring- NAV vart det registrert 28 saker, noko som er fleire enn året før (22 saker i 2016). HMS Årsrapport 2017 Side 19 av 34

21 6. Sjukefråver og sjukefråversmønster Sjukefråveret omlag på snittet for dei siste åra I 2017 registrerte vi eit sjukefråver på 5,2%. Dette er litt under snittet dei siste 6 åra, og 0,3 prosentpoeng lågare enn året før. Ettersom sjukefråveret varierer systematisk i dei ulike kvartala, har vi samanstilt dei kvartalsvise sjukefråverstala med snittet for kvart kvartal i perioden I sommarkvartala er fråveret alltid lågare enn i vinterhalvåret. Denne tendensen ser vi også i nasjonale statistikkar. Vi låg litt under snittet dei tre siste kvartala. I første kvartal låg vi likt med snittet Sjukefråveret i tannhelse er framleis høgt Når vi ser på sektorane over tid ser vi at skolane har eit relativt stabilt sjukefråver. I dei siste 7 åra har skolane hatt eit sjukefråver nær 5%. Tannhelse har heile tida hatt eit høgare sjukefråver enn dei andre sektorane. I dei siste to åra har sjukefråveret her vore over 10%. Når vi ser på sentraladministrasjonen har sjukefråveret gått ned til 5%. Her har ein hatt relativt store kvartalsvise variasjonar. HMS Årsrapport 2017 Side 20 av 34

22 Framleis høgt sjukefråver for kvinner Fordelinga på kjønn har vore relativt stabil dei siste åra. Fråveret for kvinner er langt høgare enn for menn. Fråveret for menn har gått jamnt ned sidan 2010, for kvinner har fråveret svinga litt meir. Både kvinner og menn hadde ein nedgang på 0,4 prosentpoeng i høve til året før. Langtidsfråveret har vore stabilt dei siste åra Når vi følgjer kategoriane for fråverslengde over dei siste åra, ser vi at kurvene for alle fråverslengdene har vore relativt stabile dei siste åra. Langtidsfråveret over 40 dagar har lege relativt høgt i høve til dei kortare fråverslengdene. I 2017 gjekk vi over til eit anna tidsintervall for sjukefråver. Den nye inndelinga stemmer betre med reglane om fråver som er dekka av eigenmelding (1-8 dagar) og perioden som arbeidsgivar dekker (inntil 16 dagar). Denne endringa gjer det vanskeleg å samanlikne korttidsfråveret med tidlegare år. Når vi ser på statistikken for 2017 ser vi at langtidsfråveret utgjer 60% av det totale sjukefråveret. Eigenmeldt sjukefråver utgjer 21%. HMS Årsrapport 2017 Side 21 av 34

23 Sjukefråveret fordelt på stillingsgrupper Ser vi først på gjennomgåande tendensar på tvers av sektorane, ser vi at driftsgruppene med vaktmeistrar og reinhaldarar ligg høgast. Leiarane har det lågaste sjukefråveret. Dette er eit mønster som vi har sett dei siste åra. Vi registrerer eit svært høgt sjukefråver blant reinhaldarane i sentraladministrasjonen. Dette har vi også følgt med på gjennom dei kvartalsvise rapportane til samarbeidsutvalet for sentraladm gjennom året. Dette blir følgd opp gjennom tiltak i regi av bedriftshelsetenesta og lokal leiing. I tannhelse er det tannhelsesekretærane som ligg høgast, tannlegane lågast. HMS Årsrapport 2017 Side 22 av 34

24 Sjukefråver og alder Stolpediagrammet til høgre illustrerer sjukefråværet fordelt på ulike aldersintervall og kjønn. Vanlegvis aukar sjukefråveret med alder. I 2017 ser vi at ein slik tendens ogå er gjeldande her. Dette gjeld særleg for menn, der vi ser ei jamn stigning i sjukefråver med alder. For kvinner er ikkje stigning i sjukefråver med alder så klar som for menn. Her har t.d. gruppa år det lågaste fråveret. Når kurvene har dette mønsteret, ser vi at kvinnene relativt sett har eit mykje høgare sjukefråver enn menn i dei yngre aldergruppene. Når vi ser på alder i høve til fråverslengde, registrerer vi at eigenmeldingsfråveret blir gradvis mindre med alder. Det er nær dobbelt så høgt i den yngste aldergruppa, samanlikna med dei over 60 år. Langtidsfråveret derimot stig med alder. Dette er eit fenomen som vi også har registrert tidlegare år. HMS Årsrapport 2017 Side 23 av 34

25 7. Arbeidsmiljøutval og rusførebygging Arbeidsmiljøutval på skolane I denne årsrapporten legg vi fram informasjonen vi får vedr. det lokale AMU-arbeidet ved skolane. Vi ser at alle skolane hadde minst to AMU-møter i 2017, men 7 skolar har hatt berre to møter. Kravet er minst 4 AMU møter i året, 9 av skolane hadde meir enn 4 møter Bedriftshelsetenesta deltek no på dei fleste møta, denne deltakinga er om lag på same nivå som året før. Denne gongen er det to skolar som har hatt meir enn 4 møter som melder at BHT ikkje har delteke. Tal på møter Når vi ser på kva sakstypar som er handsama ved skolane, er det revisjon av HMSdokumentasjon, avviksrapportar og byggesaker som er dei vanlegaste sakstypane. Av dei sakstypane som er handsama minst finn vi sakstypane:, rasjonalisering/ omorganisering. Tal på skolar som har handsama sakstype HMS Årsrapport 2017 Side 24 av 34

26 Samarbeidsutvala for sentraladministrasjonen og tannhelse Vi har også sett opp ei oppsummering av aktiviteten i samarbeidsutvala for sentraladministrasjonen og tannhelse for Sakstypar handsama i samarbeidsutvala for sentraladm og tannhelse i 2017 Sentraladm Tannhelse Spørsmål om bedriftshelseteneste/verneteneste Ja Nei Spørsmål om arbeidsmiljøopplæring Nei Nei Byggesaker, jf. AML 18-9 Nei Ja Endringar i lokale og maskinutstyr mm. Nei Ja Rasjonalisering, arbeidsprosessar og arbeidstidsordningar Ja Nei Tilrettelegging for yrkeshemma arbeidstakarar Nei Nei Rapport om yrkessjukdomar, arbeidsulykker og nesten ulukker Ja Ja Rapport om yrkeshygieniske undersøkelsar og måleresultat Nei Ja Avviksrapportar Ja Ja Handlingsplanar for bedring av arbeidsmiljøet og sikkerhet Ja Ja Oppdatering og internt tilsyn med driftseiningane sin Ja Ja internkontroll Har utvalget gjort vedtak om: Granskning av yrkessykdommer, arbeidsulukker Nei Nei Vernetiltak/målinger/undersøkingar Nei Ja Møter Deltek bedriftshelsetenesta på møta? Ja Ja Tal på møter i Rusførebyggande arbeid (AKAN) Av personvernomsyn blir det ikkje presentert oversikt på AKAN-saker. Gjeldande HMS-retningsline 04 RUSMIDDELPOLITIKK OG RETNINGSLINJE FOR FØREBYGGING OG OPPFØLGING AV RUSMIDDELPROBLEM skal leggast til grunn for arbeidet. I saker der det er snakk om teikning av nye, eller oppfølging av brot på gamle AKAN-avtalar er personalseksjonen samhandlingspunkt for driftseiningane. Stamina Helse er samhandlingspunkt for oppfølging av gjeldande avtalar etter avtaleteikning saman med lokale AKAN-kontaktar. Med jamne mellomrom blir det gjennomført opplæring innan førebygging og oppfølging av rusmiddelproblem. Siste kurset her var i november 2017 med rundt 30 deltakarar. Desse kursa har mest fokus på det førebyggande perspektivet. HMS Årsrapport 2017 Side 25 av 34

27 8. Det systematiske HMS-arbeidet For driftsåret 2017 har vi vurdert HMSdokumentasjonen i dei ulike einingane i organisasjonen. Vi har vurdert dokumentasjonen i dei ulike systemmappene ut frå krava i vårt HMSrammeverk, og gjeve tilbakemelding i tre kategoriar. Desse har fått fargekodane: grønt (godkjent) gult (delvis godkjent) og raudt (ikkje gjodkjent). Vurderinga vart gjort siste veka i 2017 og første veka i Vi har samanlikna vurderinga med dei føregåande åra, og vi ser då at ved siste evaluering var 79% av alle systemmappene godkjent (grønt), dette er om lag det same som året før. Det er gjort nokre grep for å betre kvaliteten på HMS-dokumentasjonen på einingane. Via leiardialogen mellom etatssjef og einingsleiar blir HMSdokumentasjonen eit tema dersom evalueringane ikkje er tilfredstillande. Vidare er bedriftshelsetenesta blitt meir bevisst på å følgje opp HMSdokumentasjonen i deira kontakt med einingane. Det er også laga 6 e-læringsmodular for HMSarbeidet. Neste graf viser i kor stor grad krava til HMS-systemet er innfridd på sektornivå Dei aller fleste verksemdene har fått det systematiske HMS-arbeidet i god gjenge. Ved skolane og i sentraladministrasjonen er over 80% av systemmappene godkjent. No er status dårlegast i tannhelse, her er det framleis er nær 30% av mappene som ikkje fyller dokumentasjons-krava. På neste side har vi sett på status for dei ulike systemmappene. Skolane har ei ekstra mappe som skal innehalde referat frå AMU-møta og orienterings- og HMS Årsrapport 2017 Side 26 av 34

28 drøftingsmøta. Desse mappene er også medrekna og evaluert. Dei siste åra har mappa for Avvik og Risiko vore den delen av den lokale HMS-informasjonen som har kome dårlegast ut i evalueringa. Denne gongen har vi registrert omlag status quo når det gjeld grøn tilbakemelding i høve til året før. Ogå mappa Handlingsplan har fått om lag same evaluering som året før. På skolane ser vi at dei fleste skolane har fått på plass mappe for referat frå AMU- og OD-møter, her er resultatet litt dårlegare enn året før. HMS Årsrapport 2017 Side 27 av 34

29 9. Beredskap og kriseøvingar på skolane I datainnsamlinga frå eininga får vi også datagrunnlag vedr. beredskapsplanar og kriseøvingar. Dette gjeld førebels berre skolane. Vi ser at 19 skolar har laga beredskapsplanar. 5 skolar har starta prosessen med beredskapsplanar. Av dei som har ein beredskapsplan på plass melder 4 skolar at denne ikkje er i tråd med felles rammeverk. For dei fleste skuldast det at dei hadde beredskapsplanar i drift før rammeverket kom på plass. Når det gjeld gjennomførte kriseøvingar, ser vi at 4 skolar har gjennomført fullskalaøvingar og 5 skolar har hatt skrivebordsøving. Den store majoriteten av skolane har ikkje hatt noko form for kriseøvingar siste året. Resultatet er relativt identisk med året før. Beredskapsarbeidet har vært tema på administrasjonsmøte og personalet har vært gjennom en repetisjon av branninstruks og slokkeøvelse høsten Rauma vgs Det er et pågående arbeid på dette området. Plan for krise og beredskap er utarbeidet og skal implementeres i løpet av våren Det skal også gjennomføres skrivebordøving i løpet av våren Øving med politiet og riseberedskapsgruppa i kommuna. Sykkylven vgs Har hatt en episode som gjorde at skolen fikk tatt i bruk beredskapsplanen, gjort evaluering og nødvendige endringer ut fra dette. Ålesund vgs Atlanten vgs HMS Årsrapport 2017 Side 28 av 34

30 10. HMS-opplæring Vi har i 2017 gjennomført kurs og opplæringstiltak innan dei tre modulane vi opererer med for HMS. I grafen under har vi laga ei framstilling av dei samla kursevalueringane som brukarane har gjort i etterkant av kursarrangementa. Vi har dei siste åra etablert eit eige HMSfagnettverk der vi samlar alle verneomboda og HMS-koordinatorane to gonger i året. Evalueringa av desse samlingane er også teke med her. Evalueringane for dei gjennomførte modulbaserte HMS-kursa har vore varierande. Maks score er 6,. Evalueringane på modulane ligg mellom 4,6 5,7, noko vi er svært nøgd med. Når det gjeld samlingane i fagnettverket fekk vi også god tilbakemelding. Vi ser at dette er avhengig av tema og engasjement frå deltakarane. HMS Årsrapport 2017 Side 29 av 34

31 11. Bedriftshelsetenester Det er lagt fram ein eigen rapport frå Stamina Helse vedr. bruken av bedriftshelsetenestene. Denne er samanfatta med timeforbruket dei siste åra. I grafen til høgre ser vi at vi har eit høgare timeforbruk enn året før. I neste graf ser vi på den relative fordelinga av dei ulike tenestene. Dei to største tenestetypane er Census og Systematisk HMSarbeid. Tenestene frå Census gjekk på oppfølging av enkelte einingar (faktaundersøkelsar og leiarstøtte). Systematisk HMS-arbeid omfattar t.d. vernerundar, deltaking i AMU, risikovurderingar, m.m. Bedriftshelsetjenesten oppleves som en god støttespiller og samarbeidspartner. Kristiansund vgs 2018 blir et mer aktivt år, der BHT skal inn å kartlegge flere områder i virksomheten. Fræna vgs HMS Årsrapport 2017 Side 30 av 34

32 Vi har også sett på korleis bedriftshelsetenestene blir vurdert ute på einingane. Grafen øverst til høgre viser at dei aller fleste som har nytta BHT er godt nøgd med tenestene til fagleg rettleiing. Dei aller fleste opplever at bedriftshelsetenesta har ei konstruktiv rolle i tenestene dei yter. Det er ingen som melder at BHT har ei passiv rolle i den faglege rettleiinga Her er det 4 einingar som ikkje har nytta bedriftshelsetenester. Vi har også bede om vurderingar på Stamina si oppfølging av periodeplan. BHT blir vurdert som aktive og konstruktive. I noko mindre grad blir dei vurdert til å vere kvalitetsaukande i denne samanhangen. På AMU-møtene ved skolane får BHT ein stor score på kategoriane Konstruktiv og Aktiv. 4 avdelingar har ikkje nytta BHT i Forøvrig bruk i varierande grad / omfang. Sentraladministrasjonen Har hatt møte med Stamina for å legge videre planer for å involverere bedriftshelsetjenesten i HMS-arbeidet. Prioriterer midler på BHT til forebyggende tiltak, som arbeidsplassvurderinger og ergonomiske tilpasninger på individnivå. Ålesund komp. reg. Bruk av bedriftshelsetenesta medfører kostnadar utover det ein har budsjett for. Bruker bedrifts-elsetenesta berre der det er påkrevd. Borgund vgs Molde vgs BHT er kvalitetsaukande, viktig og verdifull samarbeidspartner i HMS-arbeidet. BHT Stamina Helse er ein viktig ressurs for oss. Volda vgs Sykkylven vgs HMS Årsrapport 2017 Side 31 av 34

33 12. Signal for vidare arbeid og prioriteringar Med utgangspunkt i det som er kartlagt i denne rapporten, vil vi gje nokre signal for vidare arbeid og prioriteringar. Når det gjeld rammene for det systematiske HMS-arbeidet, vil vi sentralt halde fram arbeidet med å legge til rette for at mest mogeleg av HMS-arbeidet blir dokumentert på Intranettet. Dette legg til rette for lettare samarbeid og høve til å lære av kvarandre. Opne HMS-system er viktig for ein god delingskultur for metodar og struktur for alle typar HMS-dokument. Når dei lokale systema og dokumenta er tilgjengeleg på nett, vil rettleiing og tilsyn frå sentralt hald bli langt meir effektivt og tidsbesparande. Status på tidlegare utfordringar I HMS-årsrapport frå 2016 hadde vi sett opp 7 utfordringar. I oversikten under har vi sett opp ein status for desse utfordringane ved utgangen av Det er eit mål å få 90% av all HMSdokumentasjonen opp på ein kvalitet som tilfredstiller krava. 2. Arbeidsmiljøutvala må fungere slik at dei fyller lovkrava med omsyn til møtefrekvens, saker som blir behandla og deltaking frå bedriftshelsetenesta. 3. Alle einingane skal ha lage tilpasningar som fyller krava i rammeverket for krise og beredskap 4. Vi må forsøke å kartlegge årsakene til høgt sjukefråver og treffe effektive tiltak for å få arbeidstakarar tilbake i arbeid der det er realistisk. Vi nådde ikkje 90% ved siste dokumentevalueringa. Vi må halde fram med å synleggjere verdien av ein informativ og synleg HMS-dokumentasjon via bedriftshelsetenesta, opplæringstiltaka og å følgje opp manglar via leiardialogen Vi registrerte ei viss betring i status i høve til året før, men framleis er det fleire skolar som har for sjeldan møter. Det er også nokre få skolar som ikkje har hatt deltaking frå bedriftshelsetenesta. Det er framleis nokre få einingar som ikkje har eit operativt rammeverk for krise og beredskap som er i tråd med felles rammeverk. Det er framleis eit høgt sjukefråver i tannhelse, og vi har ikkje klart å få fram effektive tiltak for å få fråvere særleg ned. 5. Dei einingane som har få risikovurderingar og ikkje nyttar forbetrings- og avvikssystemet som eit forbetringsverktøy må følgjast tettare opp gjennom bedriftshelsetenesta og leiardialogen. Det er fleire einingar enn året før som har gjennomført risikovurderingar, men det er framleis ei stor gruppe som ikkje er kome i gang ennå. HMS Årsrapport 2017 Side 32 av 34

34 Vidare utfordringar Vi har sett opp denne lista over dei vidare utfordringane det neste året: 1. Det er eit mål å få 90% av all HMS-dokumentasjonen opp på ein kvalitet som tilfredstiller krava. 2. Arbeidsmiljøutvala må fungere slik at dei fyller lovkrava med omsyn til møtefrekvens, saker som blir behandla og deltaking frå bedriftshelsetenesta. 3. Alle einingane skal ha lage tilpasningar som fyller krava i rammeverket for krise og beredskap 4. Vi må forsøke å kartlegge årsakene til høgt sjukefråver og treffe effektive tiltak for å få arbeidstakarar tilbake i arbeid der det er realistisk. 5. Dei einingane som har få risikovurderingar og ikkje nyttar forbetrings- og avvikssystemet som eit forbetringsverktøy må følgjast tettare opp gjennom bedriftshelsetenesta og leiardialogen. Dette er stort sett dei same punkta vi hadde sett opp året før, ettersom vi ikkje klarte å få dei resultata vi hadde sett opp. HMS Årsrapport 2017 Side 33 av 34

35 Oversikt over HMS-koordinatorar og verneombod Pr. 20. januar 2018 Driftseining Epostadresse til HMS-koord. Rektor/leiar HMS-koordinator Hovudverneombod Administrasjonsavdelinga Nils-Gunnar Solli Kari Rundmo Fellestenesta Rolf Åkvik Eirik Jensen Stephen Oommen Fylkestannlegen Anthony N. Valen Morten Larsen Juridisk avd. Gudmund Lode Eirik Jenssen Kulturavdelinga Heidi-Iren W. Olsen Monica Kjøl Tornes Kulturavd.Fylkesbiblioteket Heidi-Iren W. Olsen Anette Koch Plan- og analyseavdelinga Ole Helge Haugen Mari Anne Bjørkmann RNavdelinga Bergljot Landstad Angela Hagen Samferdselsavdelinga Arild Fuglseth Bente Malme Utdanningsavdelinga Erik Brekken Line Sandøy Hjelle Molde Kompetanseregion Tone Nord Tone Nord Laila Aas Dyrøy Kristiansund Komp. region Bjørn Eggen Bjørn Eggen Søre Sunnmøre Komp. reg. Hege M Vartdal Hege M Vartdal Ålesund Kompetanseregion are.kristofer.hjeltnes@mrfylke.no Are Kristofer Hjeltnes Are K. Hjeltnes Atlanten vgs lene.hoel@mrfylke.no Trond Hjelle Lene Hoel Signe Kjøl Borgund vgs lidvard.lundanes@mrfylke.no Jessie Strand Fagervoll Lidvard Lundanes Klaus Therkild Petersen Fagerlia vgs anja.rodset@mrfylke.no Yngve Omenås Tor Andreas Dyrseth Ingvild Motrøen Larsgård Fagskolen i Ålesund otto.blindheim@mrfylke.no Alf Furland Otto Blindheim Kolbjørn Storøy Fannefjord vgs kariann.flovikholm@mrfylke.no Kariann D. Flovikhom Kariann D. Flovikholm Tonje C Veiåker Fræna vgs johan.konrad.loseth@mrfylke.no Arne Tjelle Johan Konrad Løseth Jostein Bolli Gjermundnes vgs aadne.haarr@mrfylke.no Aadne Haarr Aadne Haarr Halgeir Lyslo Haram vgs jan.magne.helland@mrfylke.no Jan Magne Helland Håkon Sæterøy Solveig Bostad Herøy vgs frank.steinsvik@mrfylke.no Gullik Kjellstadli Frank Steinsvik Hege Løseth Kristiansund vgs marit.bjerkestrand@mrfylke.no Marit Bjerkestrand Marit Bjerkestrand Jorleif Bremnes Molde vgs leif.magne.lervik@mrfylke.no Oddgeir Overå Gerd Henny Holmeide John Steinar Helde Rauma vgs eva.leergaard@mrfylke.no Eva Leergård Ole Tommy Ødegård Hilde Mjelva Romsdal vgs havard.rakvag@mrfylke.no Ivar Rød Håvard Rakvåg Ingun Rygh Refseth Spjelkavik vgs rune.heggdal@mrfylke.no Rune Heggdal Beathe N Vikestad Kristin Melhus Stranda vgs jon.hjortdal@mrfylke.no Jon Hjortdal Jon Hjortdal Stein Øivind Magnell Sunndal vgs linn.rodseth@mrfylke.no Jan Ove Løken Linn Rødseth Tor Ålbu Surnadal vgs kristin.holten@mrfylke.no Mons Otnes Kristin Holten Anders Melling Sykkylven vgs dagfinn.fredly@mrfylke.no Barbro Midtgård Dagfinn Fredly Roar Hove Tingvoll vvgs reidun.halle@mrfylke.no Gudrun Skjevling Reidun Halle Tina Helen Jenssen Ulstein vgs jon.arne.haram@mrfylke.no Margaret Alme Jon Arne G. Haram Lena H. Øvrelid UPA skole leonore.waage@mrfylke.no Ingrid Gine Eidsvik Endre Fagerstrøm Endre Fagerstrøm Volda vgs olav.trandal@mrfylke.no Trond Hjelseth Olav Trandal Jorid Vårdal Ørsta vgs eldar.lund@mrfylke.no Roger A. Fylling Eldar Lund Hogne Kalvatsvik Ålesund vgs kristine.hekkas@mrfylke.no Ingunn Aagård Kristine V. Hekkås Thor Eldar Sæther HMS Årsrapport 2017 Side 34 av 34

36 Fylkeshuset, 6412 Molde Telefon mrfylke.no