HMS Årsrapport Helse Miljø - Sikkerhet 17% 14% 69%

Transkript

1 Årsrapport 2013 Helse Miljø - Sikkerhet 69% 17% 14% Side 1 av 33

2 Innhaldsliste Innhaldet i HMS-årsrapporten...3 Samandrag av rapporten, vurdering av resultata HMS i Møre og Romsdal fylkeskommune Det systematiske HMS-arbeidet...5 Sektorvise grafar Fylkesrådmannen sine HMS-mål HMS-mål 1: Utviklingssamtalar...8 HMS-mål 2: Alle einingane skal ha eit operativt HMS-årshjul...8 HMS-mål 3: Kontaktmøter med verneombod/amu skal avtalast...9 HMS-mål 4: Implementert Forbetrings- og avvikssystem...10 HMS-mål 5: Krava til Miljøfyrtårnverksemd er oppfylt Avviksdelen av HMS-rapporten...12 Arbeidsmiljøfaktorane som inngår i HMS-rapporteringa...12 Ulike typar avvik sektorvise mønster Oppfølging av det psykososiale arbeidsmiljøet Personalstatistikk, sjukefråver og andre HMS-indikatorar...17 Nøkkeltal tilsette og alder...17 Skader, attføring og tidlegpensjonering...18 Sjukefråveret lågare enn snittet, men høgare enn Auka sjukefråver blant kvinner...21 Noko auka langtidsfråver siste året...21 Sjukefråveret fordelt på stillingsgrupper...23 Sjukefråver og alder...24 Sjukefråver i tannhelsesektoren Arbeidsmiljøutval og rusførebygging...27 Arbeidsmiljøutval...27 Rusførebyggande arbeid (AKAN) Beredskap og kriseøvingar Bedriftshelsetenester Signal for vidare arbeid og prioriteringar...32 Status på tidlegare utfordringar...32 Vidare utfordringar...33 Oversikt over HMS-koordinatorar og verneombod...34 Side 2 av 33

3 Innhaldet i HMS-årsrapporten I samsvar med HMS-systemhandboka, kap. 5, skal alle driftseiningane i fylkeskommunen årleg rapportere HMS-status i eininga per Driftseining blir i denne samanhengen nytta som samleomgrep for alle organisatoriske nivå som er ansvarleg for å følgje opp HMS-systemhandboka sine krav til eit systematisk HMS-arbeid heimla i arbeidsmiljølova 3-1 og internkontrollforskriften. 40 driftseiningar har levert årsrapport for 2013 (24 skolar, 5 tannhelsedistrikt, 10 einingar i sentraladministrasjonen og fylkesbiblioteket). HMS-årsrapporten skal bidra til å: kartlegge kva for standard driftseiningane har i høve til HMS-krav som er fastsett i lover, forskrifter og fylket sine eigne retningslinjer analysere avvik frå standard kartlegge grunnlag for og foreslå prioriterte tiltak i det vidare HMS-arbeidet Denne HMSårsrapporten er ei oppsummering av alle rapportane, og beskriv hovudtrekka i arbeidsmiljøsituasjonen i fylkeskommunen. Sjukefråværsdata inngår i rapporten. Følgjande element inngår i årsrapporten frå driftseiningane: Status på driftseininga sitt systematiske HMS-arbeid korleis er HMS-arbeidet organisert? Status på HMS-resultatmåla som er gitt av fylkesrådmann Status på arbeidsmiljøfaktorane med dokumentasjon på avvik som ikkje er retta opp ved årsskiftet Statistisk informasjon om HMS-arbeidet (arbeidsulykker, sjukefråver, ). Vurdering av resultata innan dei ulike element-områda, grunnlag for vidare prioritering og arbeid Når det gjeld organisatoriske og psykososiale tilhøve er dette fanga opp gjennom ei eiga kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø. Dette blir gjort annakvart år, siste gong var hausten 2013, neste gong blir Side 3 av 33

4 Samandrag av rapporten, vurdering av resultata Tabellen under viser eit samandrag av hovudpunkt frå dei ulike avsnitta i rapporten med vurdering av resultata. Vi har nytta same fargekodane som i risikovurderingar: Det systematiske HMS-arbeidet Bevaringsområde Oppfølging av IA-avtalen Dokumentasjon av HMS-mål og HMS-organisering Framleis forbetringsområde Opplæring av verneombod og HMS-koordinatorar Prioritert forbetringsområde Dokumentere lokale ansvarstilhøve rundt avviksregistrering og handtering Meir systematiske revisjonar og oppdatering av eigen, lokal HMSdokumentasjon Dei sentrale HMS-måla Bevaringsområde HMS-arbeid med hovudaktivitetane styrt av eit fast årshjul Godt samarbeid mellom verneombod og leiing Framleis forbetringsområde Vidare implementering av Forbetrings- og avvikssystemet Alle driftseiningane skal tidleg i 2014 ha implementert Forbetrings- og avvikssystemet RiskManager fullt ut. Prioritert forbetringsområde Miljøfyrtårn-sertifisering på skolane Avviksregistrering og avviksoppfølging. Ettersom vi har flest tilfelle av dei minst alvorlege avvika, er det vanskeleg å sortere avvika etter ei samla vurdering. Vi har også ein del metodiske utfordringar vedr. sentral avviksoversikt. Framleis forbetringsområde Stoffkartotek må opp på forskrifsmessig nivå på alle skolane Vi må halde eit jamnt fokus på brannvern, øvingar og utstyrskontroll må skje i pakt med dei kommunale brannvernforskriftene Prioritert forbetringsområde Meir systematisk opplæring i bruk av avvikssystemet. Elektriske anlegg må prioriterast opp til forskriftsmessig stand Sjukefråver og andre HMS-indikatorar Bevaringsområde Relativt få saker med arbeidsavklaring frå NAV Framleis forbetringsområde AKAN-arbeidet må gjerast kjent, følgjast opp i AMU og SAMU Prioritert forbetringsområde Driftspersonell og tannpleiarar har framleis for høgt sjukefråver Side 4 av 33

5 1. HMS i Møre og Romsdal fylkeskommune Arbeidsmiljø HMS inngår som innsatsområde i fylkeskommunens arbeidgivarpolitikk, Arbeidsgivarpolitikk forframtida, vedtatt av Fylkestinget i sak T-7/09. Hovudmål Alle medarbeidarar i Møre og Romsdal fylkeskommune skal oppleve at dei har eit godt arbeidsmiljø som fremjar trivsel, helse og personleg utvikling. Ein viktig føresetnad for det gode arbeidsmiljøet er eit systematisk HMS-arbeid som reduserer risiko for sjukdom og ulykker med basis i haldningsskapande arbeid og organisasjonskulturar der dialog og opne prosessar står i sentrum. Det målretta HMS-arbeidet i fylket er eit klart definert leiaransvar som skal inngå i alle aktivitetar, frå langtidsplanlegginga til den daglege drifta. Kvalitetssystemet for HMS er rammeverket som gir leiarane reiskapen for å sikre at det fysiske og mellommenneskelege arbeidsmiljøet blir utvikla til beste for dei tilsette og tenesteproduksjonen. Det gode arbeidsmiljøet er lønnsamt for eiga verksemd og ein garantist for at brukarane våre skal få kvalitativt gode tenester i trygge omgivnader. Vi skal vitalisere HMT-arbeidet med fokus på leiarrolla og den helsefremmande arbeidsplassen, og utvikle vårt perspektiv på forbetring av arbeidsmiljøet som ei investering i betre tenester og betre økonomi i framtida. Lågt sjukefråver er ein konkurransefordel og godt utgangspunkt for satsing på helsefremmende arbeidsplassar. Også vern av det ytre miljøet mot forureining og ei betre handtering av avfall skal ivaretakast gjennom HMS-systemet. Møre og Romsdal fylkeskommune ønskjer å integrere omsynet til det ytre miljøet i all drift. Arbeidet med å miljøfyrtårnsertifisere heile fylkeskommunen har halde fram i 2013, men her ser vi at det er fleire einingar som ikkje har fornya sertifiseringa i tide. Datagrunnlaget for rapporten Vi fekk inn rapportane elektronisk via skjemamodulen i nettløysinga vår. Status på det systematiske HMS-arbeidet har vi gjort på grunnlag av den lokale HMS-dokumentasjonen på intranettet. På den måten er vi i stand til å legge fram HMS-årsrapporten på første HSAMU-møte i februar. Innan fristen fekk vi svar frå alle einingane med unnatak av Fagerlia vgs. Analysverktøy, statistikk, layout og rapportproduksjon er gjort i verktøyet LibreOffice. 2. Det systematiske HMS-arbeidet For driftsåret 2013 har vi vurdert HMS-dokumentasjonen sentralt, og laga oversikane ut frå dette. Vi har vurdert dokumentasjonen dei ulike systemelementa i tre kategoriar med fargekodane grønt gult -raudt. HMS-rapportane viser at så godt som alle einingane har definert ansvar og mynde i høve HMS, det er t.d. berre ei eining som berre delvis har ein organisasjonsplan som fyller dei krava som er sett. Figurane på neste side viser i kor stor grad krava til HMS-systemet er innfridd på driftseiningane våre. Dei aller fleste verksemdene har fått det systematiske HMS-arbeidet i god gjenge. Side 5 av 33

6 Vi ser at 77% av alle lokale HMS-mapper nå fyller krava vi har sett. Det er særleg system-elementa Mål, Organisering og Opplæring som har flest einingar med tilfredstillande kvalitet. Handlingsplan og kartlegging scorar lågast, Den viktigaste grunnen til handlingsplan kjem dårlegast ut, er at mange manglar periodeplan for bedriftshelsetenesta. Vi har denne gongen ikkje vurdert elementet Revisjon. Dette er fordi dette stort sett blir gjort over tid, og ikkje i systematiske gjennomgangar. Ettersom metoden for å framstille status i det systematiske HMS-arbeidet er ulike for dei andre driftsåra, har vi ikkje sett opp samanlikningar med tidlegare år. Vi har likevel sett at HMSdokumentasjonen er blitt langt betre etter at informasjonen og dokumentasjonen vart synleg på intranettet. Side 6 av 33

7 Sektorvise grafar Vi har lagt ut grafane som viser status på HMSdokumentsjon sektorvis. Tannhelse er best på kartlegging og lokale HMS-bibliotek, men dårlegast på å legge ut siste lokale HMS-rapport. Sentraladministrasjonen er best på HMShandlingsplan og periodeplanar. Ikkje godkjent Dels godkjent Godkjent Side 7 av 33

8 3. Fylkesrådmannen sine HMS-mål 2013 Mål- og resultatstyring er eit viktig styringssystem i fylket. Fylkesrådmannen har fastsett fem resultatmål for heile verksemda på HMS-området for Måla og tilbakemeldingar frå driftseiningane går fram nedanfor. HMS-mål 1: Utviklingssamtalar Alle tilsette i driftseiningane skal ha ein årleg medarbeidar/utviklingssamtale HMS-årsapporten for 2013 viser at 86% av alle tilsette har gjennomført medarbeidarsamtale siste året. Det er sentraladministrasjonen som nå kjem best ut når det gjeld andelen som har hatt medarbeidarsamtalar. Skolane hadde i 2013 også ein monaleg auke i den prosentvise andelen av tilsette som har gjennomført medarbeidarsamtalar. Tannhelse har hatt ein nedgang i talet på medarbeidarsamtalar i høve til året før Ut frå kommentarane synest grunnen til at samtalar ikkje er gjennomført, kan vere t.d. prosjektstillingar eller mange nye tilsette i siste året. HMS-mål 2: Alle einingane skal ha eit operativt HMS-årshjul Hovudsamarbeidsutvalet har for 2013 vedteke følgjande mål: Alle einingane skal ha eit operativt HMS-årshjul der desse aktivitetane blir utført på fastsette tidspunkt i året: Vernerunde, risikovurdering og kartlegging Utarbeide og følge opp handlingsplanar og BHTperiodeplan IA-arbeidet skal vere dokumentert i periodeplanen og IA-rutinane skal vere godt kjent i eininga Årsrapportering, Revisjon av HMS-dokumentasjon på nett Grafen viser at dette målet er best nådd i Side 8 av 33

9 sentraladministrasjonen og skolane der over 80% rapporterer at dette målet er nådd. I tannhelse rapporterer 60% at dette målet er nådd. Ingen rapporterer at dette målet ikkje er nådd, men totalt svarar rundt 20% at målet er delvis nådd. HMS-dokumentasjonen på nett er evaluert. Det er nødvendig med tiltak/ forbetring for kartlegging og rapportering. Surnadal vgs Vernerunde, risikovurdering og kartlegging skjer på fastsette tidspunkt. Handlingsplan er innfridd. Manglar BHT-periodeplan. Ulstein vgs BHT-periodeplanen er ikkje oppfølgd og oppdatert i Der er oså manglande revisjon av HMS-dokumentasjon på nett Søre Sunnmøre tannhelsedistrikt HMS-mål 3: Kontaktmøter med verneombod/amu skal avtalast Kontaktmøter med verneombod/amu og tid til verneombodsarbeid skal avtalast mellom leiar og verneombod i den enkelte driftseining, med utgangspunkt i ei avklaring av verneombodet si rolle og deltaking i HMS-årshjul aktivitetane. Verneombodsaktivitetane dette utløysar skal vere synleggjort i verneombodet sin arbeidsplan. Vel 80% av verksemdene rapporterer at dei har nådd dette målet. Prosentvis er det ingen som rapporterer at dette målet ikkje er nådd. Prosentvis er det flest innan tannhelse som svarar at dette målet berre delvis er nådd. Skulen arbeider etter HMS-årshjulet. Ikkje vore fast møtetid for AMU eller fast tid til vernetenestearbeid. Hovudverneombodet har delteke i møte, vernerunder og verneaktivitetar etter behov. Volda vgs. Manglar synleggjering på arbeidsplanen til VO, men avtale om verneombodsarbeid er gjort. Ulstein vgs Side 9 av 33

10 HMS-mål 4: Implementert Forbetrings- og avvikssystem Følgjande HMS-mål er vedteke av Hovudsamarbeidsutvalet: Alle driftseiningar skal innan utgangen av 2013 ha implementert det elektroniske forbetrings- og avvikssystemet (RiskManager) for avviksoppfølging. Dette systemet skal vere operativt frå Det er gjennomført opplæring i 2013 for alle driftseiningane, med unntak av to skolar. Det er likevel fleire einingar som ikkje har informert tilsette om systemet, sjølv om det ligg ute ein del informasjon om Forbetringsog avvikssystemet på intranettet. Det er 5 skolar og ein avdeling i sentraladm som rapporterer at dette målet ikkje er nådd. Nær 25% av alle einingane rapporterer at målet berre delvis er nådd. Kurs gjennomført for dei som skal drifte systemet. Igangkjøring og opplæring av personalet gjenstår. Sykkylven vgs Fagskolen har eget Kvalitetssikringssystem som gjennom revisjoner og rapportering dekker dette Fagskolen i Ålesund Ikke alle har innarbeidd gode rutiner enda Nordmøre tannhelsedistrikt Frå driftsåret 2014 vil vi ta ut avviksrapporteringa basert på informasjonen i det nye Forbetrings- og avvikssystemet, difor er det viktig at implementeringa av systemet blir fullført så tidleg som råd i Side 10 av 33

11 HMS-mål 5: Krava til Miljøfyrtårnverksemd er oppfylt Kvar driftseining skal tilpasse sine interne rutinar slik at krava til Miljøfyrtårnverk-semd er oppfylte. Vi ser at sentraladministrasjonen er sertifisert og fyller miljøkrava. Den eine eininga som ikkje er sertifisert, er fylkesbiblioteket. Sjølv om denne eininga ikkje er sertifisert, fyller dei krava til miljøfyrtårn-sertifisering. 30 einingar er nå sertifisert, mot 25 året før, dette er m.a.o. i jamn framgang. Det var ingen som rapporterte at fyrtårn-målet ikkje var nådd. Vedtak AMU: skulen skal sertifiserast 2014 med unntak av bygg som skal rivast Små detaljar gjenstår før sertifiseringa blir gjennomført. I desember 2013 hadde Borgund vgs ein gjennomgang av rutinane i samband med resertifisering som Miljøfyrtårn Romsdal vgs Sykkylven vgs Borgund vgs Side 11 av 33

12 4. Avviksdelen av HMS-rapporten Oversikten over avvik gir ein viktig input til HMS-arbeidet. Det er også ein viktig indikator på HMS-status i dei ulike verksemdene i fylkeskommunen. Via årsrapporterings-prosessen har vi også i år fått inn avvik. Vi får ikkje noko oversikt over samla avvik i organisasjonen, men vi får ein oversikt over kor mange einingar som har hatt avvik i dei ulike kategoriane. Det er i utgangspunktet berre avvik som ikkje er lukka per som skal rapporterast i HMSårsrapporten, men ved å vere for prinsipielle på dette vil vi avskjere oss for å få ein totaloversikt over avviksbildet i organisasjonen. Frå neste år vil vi legge om rutinane slik at vi tek avviksrapportar ut av det elektroniske Forbetrings- og avvikssystemet i staden. Vi vil kunne sjå kor mange som er lukka, og kor mange som framleis er opne. Det elektroniske systemet vil gje eit langt meir fullstendig bilete av dei avvika vi har hatt gjennom året, og rutinene for handtering av avvika er bygd inn i systemet med t.d. varslingar på epost og automatiske tiltaksplanar. Arbeidsmiljøfaktorane som inngår i HMS-rapporteringa Fysisk arbeidsmiljø Inneklima Luftvolum, temperatur, trekk, støv/røyk/lukt, ventilasjon, luftfuktigheit m.v. Belysning Rombelysning, arbeidsplassbelysning, dagslys, solskjerming, blending/refleksar m.v. Støy Støy frå maskiner/arbeidsprosessar, ventilasjonsanlegg m.v Universell utforming/ tilgjenge for funksjonshemma Bevegelse (nivåforskjellar, underlag, opne/lukke dører, tilpassa rekke- og siktehøgde), orientering (fagebruk/kontrastar, materialbruk, lystilhøve, ledelinjer/markeringar), miljø (allergene plantar og lignende) Reinhald/orden Generelt reinhald, tilgjenge for funksjonshemma, frie golvflater, lagringstilhøve, rømmingsvegar m.v. Kjemisk helsefare Elektronisk stoffkartotek, kjemikaliebehandling, risikovurdering, verneutstyr m.v. Maskiner/utstyr Verneutstyr, verneinnretningar/naudstopp, opplæringsrutinar/bruksløyve m.v. Ergonomi Utforming av arbeidsplassar, kontorstorleik, arbeidsstilling, muskelbelastning m.v. Helse Arbeidsulykker, sjukefråvær, yrkessjukdom m.v. Brann brannsikring, brann- og eksplosjonsfarlege varer, øvingar/opplæring m.v. Elektriske anlegg høgspentanlegg, sikring, tilsyn, vedlikehald/utbetring elektrisk utstyr Ytre miljø utslepp, avfallshandtering/-reduksjon, ENØK m.v. Andre risikofaktorar Event. tilhøve ikkje omfatta av andre faktorar Psykososialt arbeidsmiljø Organisatorisk arbeidsmiljø, samarbeid, kommunikasjon, konfliktar, mobbing m.v. (eiga MTM-kartlegging annakvart år) Side 12 av 33

13 Ulike typar avvik sektorvise mønster Vi får som sagt ikkje registrert det totale talet på avvik, men kor mange einingar som har registrert avvik innan dei ulike kategoriane. Tel vi opp desse avviksregistreringane får vi denne fordelinga: Einingar med avviksregistreringar i ulike kategoriar Sektor Sentraladministrasjonen Tannhelse Skolane Det er skolane som står for rundt 80% av dei totale avvika. Dette avspeglar nokolunde det relative talet på tilsette. Inneklima er den kategorien som har fått flest registreringar. Stikkord her er: ventilasjon, temperatur og luftkkvalitet. Ein del av desse avvika er rapportert inn til Byve som grunnlag for investeringsbehov. Avvik knytta til brann går på manglar med bygg, manglande dokumentasjon over rømingsvegar, øvingar der ikkje alle har følgd instruksen og manglande markering av rømingsvegar. Tilgjenge og universell utforming dreiar seg mykje om manglande heisar og tilkomst i gamle bygg. Tannhelse har utfordringar ved at dei ofte held til i leigde bygg, og bedre tilkomst krev ofte omfattande investeringar. Side 13 av 33

14 Støy-avvika som er dokumentert synest i stor grad å vere knytta til ventilasjonsanslegg, men også enkelte maskinar på skolar og tannklinikkar. Ergonomi går mykje på manglar ved kontorplassar som ikkje er tilpassa brukarane. Ein skole har rapportert om manglande løfteutstyr. På tannklinikkar er det også meldt om fleire problem knytta til arbeidsplass-ergonomi og løfting. Det som er dokumentert vedr. belysning går på manglande utelys og solavskjerming. Reinhald går på rutinar som ikkje blir følgd, evt. manglande rutinar for reinhald, og kablar som ikkje er samla opp i høve til reinhald. Elektriske anlegg går på tilfelle av dårleg isolerte kontaktar, manglande årleg kontroll, og generelle manglar etter tilsyn på el-firma Dei dokumenterte avvika knytta til ytre miljø går på ureinsa kloakk, gamle brennoljetankar, avfallshandtering, behov for miljøstasjon, og behov for betre ENØK-tiltak. Maskiner det som er dokumentert her er manglande rutinar for opplæring ved nokre skolar. Kjemisk helsefare, dette punktet går på manglande oppdatering/oppfølging av datablad og manglande opplæring i bruk av stoffkartotek. Helse - dette går stort sett på manglande førstehjelpsutstyr. Andre risikofaktorar, her er det nevnt tilhøve knytta til trafikksituasjonar, radon-stråling, manglande lagringsplass, farlege situasjonar etter orkanen og frustrasjonar knytta til dataproblem. Krav frå kommunelegen om dokumentasjon av luftkvalitet/varme i rom og akseptabelt radonnivå på heile skolen. Bruk av hørselsvern blir vurdert etter støymåling Manglar vern på 3 boremaskinar i verkstadar (TP) Utvendig reinhald av ventilasjonskanalar under. tak i haller Borgund vgs - For mye støy i sveisehallen, avviksmelding sendt Byve. - Temperatur/ ventilasjon mm: Nybygg 106 (BYVE) - Tilgjengelighet for funksjonshemmede: Nybygg 106, ny heis (Byve) - Ikke nok areal for lagring, fyller opp i korridorer og under trapper. Rapportert Byve (Nybygg 106) Haram vgs Side 14 av 33

15 Under har vi lagt ut eit døme på avviksstatistikkar som kan takast ut frå avvikssystemet RiskManager. Konsekvensvurdering Døme på avviksrapportar frå elektronisk avvikssystem Brann, brannøving og brannutstyr 2 Skade, ulukke, nesten-ulukke 3 Inneklima 3 2 Maskinar Støy Brudd på rutine/lov-forskrift Lukket 2 Tilgjenge, universell utforming 1 Inneklima, Ergonomi, Støy 1 Til behandling 1 Nytt 2 Kjemisk helsefare 1 Ergonomi 1 Elektriske anlegg 1 Belysning Side 15 av 33

16 5. Oppfølging av det psykososiale arbeidsmiljøet Møre og Romsdal fylkeskommune har hausten 2013 gjennomført ei medarbeidertilfredshetsundersøking (MTM) for alle medarbeidarane i organisasjonen. Dette er den andre kartlegginga av dette slaget i Møre og Romsdal fylkeskommune, den første kartlegginga vart gjennomført i Målet med undersøkinga har vore å få oversikt over tilfredsheten til medarbeidarane i ulike leiargrupper og avdelingar. Ved å få denne oversikten kan vi forstå betre dei faktorane i arbeidet som bidreg til best mogeleg trivsel, helse og yteevne, pluss å bidra til å utvikle ein kultur prega av openheit, tryggleik, tillit og ansvar. Ikkje minst bidreg undersøkinga til å få fram kunnskap om tilhøve ved arbeidsmiljøet som kan gi grunnlag for å iverksette forbetrings- og bevaringstiltak. God trivsel og arbeidsglede Hovedfunn frå undersøkinga viser med høg gyldighet at medarbeidertilfredsheten i Møre og Romsdal fylkeskommune er svært god. Dette er også i samsvar med undersøkinga i I summen av opplevde stimuli og belastningar gir dei tilsette uttrykk for at dei trivs på jobb i fylkeskommunen, viser høg arbeidsglede, det er få teikn på negativt stress og utmatting, samt at fylkeskommunen blir vurdert positivt som organisasjon. God leiing Dei sterke resultata viser også at Møre og Romsdal fylkeskommune har arbeidsoppgåver som blir opplevd stimulerande, uavhengig av sektor. Dette er noko som betyr mykje for jobbtilfredsheten. Det er høg grad av rolleavklaring ved at medarbeidarane veit kva som blir forventa av dei, det sosiale samspelet mellom medarbeidarane blir opplevt som godt, pluss at leiarane blir vurdert svært positivt. Det vil seie at dei fleste leiarane støtter medarbeidarane sine, involverer medarbeidarane og behandlar medarbeidarane på ein rettferdig måte. Resultata utviklar seg også i positiv retning samanlikna med resultata frå Resultata viser også at overordna leiing (rektor, overtannlege og avdelingsleiar i sentraladministrasjonen) har ein sterk framgang sidan Spredte tilfelle av mobbing Det er ikkje registret så mange tydelege utfordringar med unntak av mobbing. Gjennom undersøkinga er det registrert tilfelle av både observert og eigenopplevt mobbing, noko som står i kontrast til andre normale eller gode resultat på relasjonar i organisasjonen. Andre resultat viser at mange opplever liten styring av eiga arbeidstid, noko som gjeld først og framst utdanningssektoren og tannhelsesektoren. Medarbeidarane her opplever også i noko større grad at det ikkje er heilt samanheng mellom dei måla er sett opp mot tilgjengelige ressursar. Nokre utfordringar Som i mange andre store organisasjonar finst det einskilde avdelingar/seksjonar med noko tyngre arbeidsmiljø-utfordringar. Det er utarbeida prosessbeskrivelsar for korleis det skal jobbast med oppfølging av resultata, herunder også ein egen prosedyre for handtering av mobbing. Side 16 av 33

17 6. Personalstatistikk, sjukefråver og andre HMS-indikatorar Kvar driftseining skal registrere og rapportere sjukefråvær, skademeldingar og andre sentrale indikatorar på arbeidsmiljøet. Oppfølging av skader og sjukefråvær er eit viktig ledd i det systematiske HMS-arbeidet. Målet er å klargjere leiaransvaret, avdekke risikofaktorar i arbeidsmiljøet, førebygge personskade og ved behov gi informasjon til eksterne organ som Arbeidstilsyn og NAV Nøkkeltal tilsette og alder Grafen over viser korleis talet på tilsette fordeler seg på sektorar og ulike aldersgrupper. Vi ser at hovudtyngda av tilsette finn vi i aldersgruppa år. Vi ser og at den største avgangen går gradvis frå 62 år fram mot 67. Vi rektrutterer mest i alderen år. Vi ser også at kvinnene er dominerande i aldersgruppene under 50, i aldersgruppa rundt 60 er det flest menn. Kjønnsfordelinga for nytilsette (etter ) viser at vel 62% av dei nytilsette var kvinner. Side 17 av 33

18 Grafen under viser at vi nå har ei kjønnsfordeling der 58% er kvinner, 42% er menn. Snittalderen er 48,7 år, i 2012 var gjennomsnittsalderen 49,0 år. Skader, attføring og tidlegpensjonering I 2013 hadde vi til saman 55 registrerte arbeidsulukker med personskade, dette er omlag det same som året før. Talet har svinga rundt skadar pr. år. Vi ser at mange av ulukkene og personskadene er i tannhelse-sektoren. Dette er stikk- og sårskader. I utdannings-sektoren er normalt dei fleste arbeidsulukkene knytta til kroppsøvingsfaget. Vi har hatt 53 AFP overgangar I gruppa Arbeids-avklaringNAV vart det registrert 30 saker, noko som er om lag det same som året før (28 saker i 2012). Side 18 av 33

19 Sjukefråveret lågare enn snittet, men høgare enn 2012 I 2013 registrerte vi eit sjukefråver på 5,5%. Dette er lågare enn snittet dei siste 7 åra, men litt høgare enn i Tendensen var lik i alle kvartala. Trendkurva viser at vi har ein fallande tendens i sjukefråveret dei siste 7 åra. Ettersom sjukefråveret varierer systematisk i dei ulike kvartala, har vi samanstilt dei kvartalsvise sjukefråverstala med snittet for kvart kvartal. I sommarkvartala er fråveret alltid lågare enn i vinterhalvåret. Side 19 av 33

20 Når vi ser på sektorane over tid ser vi at skolane har eit svært stabilt sjukefråver. I åra låg fråveret her like under 6% dei siste tre åra har skolane hatt eit fråver nær 5%. Tannhelse har sidan 2006 hatt eit større sjukefråver enn dei andre sektorane. I 2012 gjekk sjukefråveret i tannhelse kraftig ned, men i 2013 gjekk det opp att. NB Når vi ser på sentraladministrasjonen og skolane har fråversprosenten her lege jamnt like under 6 prosent i perioden 09 12, - i 2013 auka dette til 6,7%. Side 20 av 33

21 Auka sjukefråver blant kvinner Fordelinga på kjønn har vore relativt stabil dei siste åra. Fråveret for kvinner er langt høgare enn for menn. Fråveret for menn har gått jamnt ned sidan 2009, for kvinner har registrerer vi ei markant auke i NB Noko auka langtidsfråver siste året Når vi følgjer katetoriane for fråverslengde over dei siste åra, ser vi at fråveret over 40 dagar har hatt ein auke i Det same ser vi i kategorien dagar. Grafene for korttidsfråver synest å ligge jamnt rundt ein halv prosent dei siste 6-7 åra. Det er fråveret over 40 dagar som i stor grad styrer totalfråveret Side 21 av 33

22 I grafen under har vi forsøkt å få fram korleis langtidsfråveret over 40 dagar styrer totalfråveret. Differansen mellom dei to kurvene ligg svært jamnt på rundt 2 prosentpoeng. Dette viser at fokus framleis må vere på langtidsfråveret dvs. det fråveret som er over 40 dagar. Side 22 av 33

23 Sjukefråveret fordelt på stillingsgrupper Mønsteret for 2013 var i store trekk det same som året før. Lærarar og skoleleiarar er dei yrkesgruppene som har det lågaste sjukefråveret. Tannlegane har også eit relativt lågt fråver. I sentraladministrasjonen ligg rådgivarskiktet 2,2 prosentpoeng høgare enn året før. Dette er den største gruppa i sentraladministrasjonen. Som tidlegare år er det i gruppene vaktmeister, reinhaldar, sekretær og tannpleiar vi finn det høgaste sjukefråveret. Side 23 av 33

24 Sjukefråver og alder Stolpe-diagrammet over illustrerer sjukefråværet fordelt på ulike aldersintervall. I 2012 var det ein nærmast lineær samanhang mellom fråver og alder, det steig jamnt med alder. I 2013 er dette mønsteret endra. Gruppa over 60 år har faktisk det lågaste sjukefråveret. Gruppa under 30 år har høgare fråver enn gruppa over 30. Høgast ligg gruppa år. Neste graf viser aldersfordelinga pr. sektor. Det er framleis tannhelse som skiller seg sitt ut med eit litt høgare fråver i gruppene under 50 år. I gruppa over 60 har tannhelse det desidert lågaste sjukefråveret. På skolane er fråveret litt stigande med alder fram til års gruppa. Gruppa over 60 år har lågare fråver enn 50-åringane. Normalt har tilsette i sektoren over 60 år har eit høgare fråver enn sine yngre kollegar. Side 24 av 33

25 I sentraladministrasjonen er sjukefråveret svært lågt i gruppa år, og svært høgt i gruppa over 60. Vi har også teke med ein graf som viser alder og fråverslengde i sjukefråveret for 2013 i heile organisasjonen. For kvar aldersgruppe har vi sett opp den prosentvise fordelinga mellom langtidsog korttidsfråver. Vi ser då ein klar og nesten lineær samanheng mellom alder ot fråverslengde. Korttidsfråveret er høgast i den yngste aldersgruppa, deretter går dette fråveret jamnt nedover mot dei eldre aldersgruppene. Langtidsfråveret er berre 37% for tjueåringane, medan det er over 70% for 60åringane. Dette mønsteret kan forklarast ved at småbarnsforeldre oftare blir utsett for influensaepedemiar, etc. som ein får med seg frå barnehagar og grunnskolen. Eldre er oftare utsett for plager innan td. muskel/skjelett. Side 25 av 33

26 Sjukefråver i tannhelsesektoren Side 26 av 33

27 7. Arbeidsmiljøutval og rusførebygging AMU-møter på skolane i 2013 Arbeidsmiljøutval I denne årsrapporten vi vi legge fram litt meir av den informasjonen vi har fått inn vedr. det lokaleamuarbeidet ved skolane. Vi ser at det er to skolar som ikkje har hatt AMU-møter, 3 skolar har hatt to møter, og 5 skolar har hatt 3 møter. Kravet er 4 AMU møter i året. På den andre sida har 6 skolar hatt over 4 møter i Bedriftshelsetenesta delteke på litt over halvparten av møta. Når vi ser på kva sakstypar som er handsama ved skolane, er det sjukefråversrapportering, HMS-opplæring og revisjon av HMS-dokumentasjonen som er dei tre vanlegaste sakstypane. Møtefrekvens og deltaking frå BHT BHT deltek ikkje BHT deltek møter 2 møter 3 møter 4 møter over 4 møter Sakstypar handsama i lokale AMU Sjukefråvers-rapportering 19 HMS-opplæring Revisjon av HMS-dokumentasj. 16 Byggesaker 14 Melding om avvik/ skadar Univ.utforming/ redusert funksjonsevne 10 Arbeidsprosessar/ arbeidstidsordningar 9 7 Vald og trakassering 6 Rasjonalisering/ omorganisering 3 Yrkessjukdom Side 27 av 33

28 Vi har også sett opp ei oppsummering av aktiviteten i samarbeidsutvala for sentraladministrasjonen og tannhelse for Sakstypar handsama i samarbeidsutvala for sentraladm og tannhelse i 2013 Sentraladm Spørsmål om bedriftshelseteneste/verneteneste Ja Spørsmål om arbeidsmiljøopplæring Ja Byggesaker, jf. AML 18-9 Nei Endringar i lokale og maskinutstyr mm. Ja Rasjonalisering, arbeidsprosessar og arbeidstidsordningar Ja Tilrettelegging for yrkeshemma arbeidstakarar Ja Rapport om yrkessjukdomar, arbeidsulukker og nesten ulukker Ja Rapport om yrkeshygieniske undersøkelsar og måleresultat Nei Handlingsplanar for bedring av arbeidsmiljøet og sikkerhet Ja Oppdatering og internt tilsyn med driftseiningane sin Ja internkontroll Har utvalget gjort vedtak om: Granskning av yrkessykdommer, arbeidsulukker Nei Vernetiltak/målinger/undersøkingar Nei Møter Deltek bedriftshelsetenesta på møta? Ja Tal på møter i Tannhelse Nei Ja Ja Nei Ja Nei Ja Nei Ja Ja Nei Ja Ja 5 Rusførebyggande arbeid (AKAN) Av personvern-omsyn blir det ikkje presentert oversikt på AKAN-saker. Gjeldande HMS-retningsline 04 RUSMIDDELPOLITIKK OG RETNINGSLINJE FOR FØREBYGGING OG OPPFØLGING AV RUSMIDDELPROBLEM skal leggast til grunn for arbeidet. Retningslina vart siste gang revidert i I saker der det er snakk om teikning av nye, eller oppfølging av brot på gamle AKAN-avtalar er personalseksjonen samhandlingspunkt for driftseiningane. Stamina Helse er samhandlingspunkt for oppfølging av gjeldande avtalar etter avtaleteikning saman med lokale AKAN-kontaktar. Det vart ikkje gjennomført opplæring innafor førebygging og oppfølging av rusmiddelproblem i Dette blir difor planlagt i Det førebyggande perspektivet vil bli vektlagt i denne samanheng. Side 28 av 33

29 8. Beredskap og kriseøvingar I datainnsamlinga frå eininga fekk vi også datagrunnlag vedr. beredskapsplanar og kriseøvingar. Dette gjeld i denne omgangen berre skolane, ettersom det førebels denne sektoren som har fått utarbeida retningslinjer for beredskapsplanar. Det blir arbeidd med eit felles rammeverk som skal omfatte alle einingane i fylkeskommunen. Vi ser at dei fleste skolane har laga beredskapsplanar. 8 skolar har starta prosessen med beredskapsplanar. Vi har ingen data på kor langt i desse prosessane dei er kome, men ettersom det er sett i gong ein sentral rammeverk-prosess, vil sannsynlegvis mange avvente denne. Når det gjeld gjennomførte kriseøvingar, ser vi at ingen skolar har gjennomført fullskala-øvingar, men 3 skolar har hatt skrivebords-øvingar. Side 29 av 33

30 9. Bedriftshelsetenester Det er lagt fram ein eigen rapport frå Stamina Helse vedr. bruken av bedriftshelsetenestene. Den største gruppa er tenester knytta til direkte arbeidshelseoppfølging av enkeltpersonar i dei gruppene som har krav på direkte oppfølging etter forskriftene. Denne andelen har auka siste året. Det er brukt noko mindre tid på systematisk HMS-arbeid i høve til året før. Totalt brukte vi timar i 2013, mot timar året før. Side 30 av 33

31 10. Signal for vidare arbeid og prioriteringar Med utgangspunkt i det som er kartlagt i denne rapporten, vil vi gje nokre signal for vidare arbeid og prioriteringar. Når det gjeld rammene for det systematiske HMS-arbeidet, vil vi sentralt arbeide for at mest mogeleg av HMS-arbeidet blir dokumentert på Intranettet. Dette vil gje høve til lettare samarbeid og høve til å lære av kvarandre. Vi vil legge til rette for at vi får ein god delingskultur for metodar og struktur for alle typar HMS-dokument. Når dei lokale systema og dokumenta er tilgjengeleg på nett, vil rettleiing og tilsyn frå sentralt hald bli langt meir effektivt og tidsbesparande. Status på tidlegare utfordringar I fjor hadde vi sett opp 6 utfordringar. I oversikten under har vi sett opp ein status for desse utfordringane 1. Vi må synleggjere all relevant HMS-dokumentasjon på nettsidene for lokal HMS på intranettet Alle einingane er nå aktivt oppe med eigne HMS-sider med dokumentasjon 2. Alle verksemdene skal vere miljøfyrtårn-sertifisert. Rettleiingsarbeidet blir vidareført i 2013 Vi har fått fleire einingar sertifisert i 2013, men vi har framleis ikkje nådd målet. 3. Vi skal implementere Forbetrings- og avvikssystemet Systemet er installert og leiarane/hmsslik at vi får meir relevant informasjon om HMS-avvika koordinatorane har fått opplæring. Er framleis for lite kjent i organisasjonen 4. Vi skal forenkle stoffkartotek-arbeidet på skolane med ein felles kjernesortement-avtale På grunn av sjukemelding stoppa dette arbeidet førebels opp på ettersommaren. Er starta opp att frå februar Alle verksemdene skal ha eigne BHT-periodeplanar Framleis manglar mange BHT-periodeplanar. Vil arbeide med å samordne og forenkle HMSplanlegginga. 6. Arbeidet med branndokumentasjon, kontroll av brannutstyr og brannøvingar må synleggjerast betre i organisasjonen (skal vere synleg på nettsidene) Mange av skolane gjer dette i Facilit. Her forsøke å få nøkkelinformasjon synleg utan for mykje dobbeltarbeid. Side 31 av 33

32 Vidare utfordringar Vi har sett opp denne lista over dei vidare utfordringane det neste året: 1. Vi må vidareutvikle den HMS-dokumentasjonen som ligg på intranettet 2. Alle verksemdene skal vere miljøfyrtårn-sertifisert. Rettleiingsarbeid vil bli vidareført i Forbetrings- og avvikssystemet må gjerast betre kjent, her må vi nytte alle tilgjengelege kanalar for å følgje opp. 4. Vi skal fortsetje prosessen med å forenkle stoffkartotek-arbeidet på skolane med ein felles kjernesortement-avtale 5. Sentralt blir det kjørt ein prosess med felles rammeverk for krise og beredskapsplanlegging 6. Bruken av bedriftshelsetenestene må styrast klarare inn på dei områda som gjev mest att. Dette må gjerast gjennom periodeplanar og i samarbeid mellom Personalseksjonen og bedriftshelsetenesta. Bedriftshelsetenesta må også understøtte det systematiske HMSarbeidet og forbetringsarbeidet gjennom dei kvalitetssystema som blir nytta i organisasjonen. 7. I oppfølginga av MTM-undersøkinga må dei områda som har svakast resultat følgjast systematisk opp lokalt og sentralt. 8. I fornyinga av avtalar knytta til arbeidsmiljø og helse vil organisasjonspsykologiske tenester bli eit nytt avtaleområde. Side 32 av 33

33 Oversikt over HMS-koordinatorar og verneombod Driftseining Epostadresse HMS-koord Rektor/leiar HMS-koordinator Administrasjonsavd. Nils-Gunnar Solli Kari Rundmo Fellestenesta Rolf Åkvik Rolf Åkvik Fylkesbiblioteket Arvid Blindheim Ellen Kristin Molvær Fylkesrevisjonen Finn Å. Ødegård Line Bjermeland Fylkestannlegen Anthony N. Valen Morten Larsen Juridisk avdeling Gudmund Lode Eirik Jenssen Kulturavdelinga Heidi-Iren Wedlog Olsen Øivind Schanche Plan- og analyseavd. Ole Helge Haugen Mari Anne Bjørkmann Regional- og næringsavd. Bergljot Landstad Gunhild Dahle Samferdselsavdelinga Arild Fuglseth Magne Vinje Utdanningsavdelinga Sverre Hollen Line Sandøy Hjelle DKT Molde Trine Beathe Monsen Trine Beathe Monsen DKT Nordmøre Bjørn Eggen Bjørn Eggen DKT NSSR Tone Nord Tone Nord DKT Søre Sunnmøre. Gunnar Eikrem Gunnar Eikrem DKTÅlesund Are Kristofer Hjeltnes Are Kristofer Hjeltnes Atlanten vgs Trond Hjelle Elin Kanck Lorentzen Jan Ragnar Gjestad Borgund vgs Jessie Strand Fagervoll Arne Tangen Arne Blindheim Fagerlia vgs Yngve Omenås Tor Andreas Dyrseth Ingvild M. Larsgård Fagskolen i Ålesund alf.furland@fials.no Alf Furland Kolbjørn Storøy Kolbjørn Storøy Fannefjord vgs thore.brevik@mrfylke.no Thore Brevik Thore Brevik Ann-Mari Øie Fræna VGS johan.konrad.loseth@mrfylke.no Arne Tjelle Johan Konrad Løseth Jostein Bolli Gjermundnes vgs aadne.haarr@mrfylke.no Aadne Haarr Aadne Haarr Halgeir Lyslo Haram vgs Trond.gangsto@mrfylke.no Jan Magne Helland Trond Gangstø Solveig Bostad Herøy vgs frank.steinsvik@heroy.vgs.no Gullik Kjellstadli Frank Steinsvik Solgunn Ulstein Kristiansund vgs marit.bjerkestrand@mrfylke.no Bjørn Johannessen Marit Bjerkestrand Jorleif bremnes Molde vgs kirsti.moe.oterhals@mrfylke.no Oddgeir Overå Tone Odette Rød Arne Brevik Rauma vgs erik.brekken@mrfylke.no Erik Brekken Jørn Ringen Jørn Ringen Romsdal vgs lars.hallvard.dahle@mrfylke.no Ivar Rød Lars H. Dahle Bård Magne Flemmen Spjelkavik vgs per.brakkan@mrfylke.no Rune Heggdal Per Brækkan Henrik Tveter Stranda vgs kare.stadheim@mrfylke.no Jon Hjortdal Kåre Stadheim Ingunn Alver Sunndal vgs linn.rodseth@mrfylke.no Jan Ove Løken Linn Rødseth Rolf Smisetfoss Surnadal vgs anders.talgo@mrfylke.no Anders Talgø Arnt Magne Røøyen Johan Almås Sykkylven vigs dagfinn.fredly@mrfylke.no Barbro Midtgård Dagfinn Fredly Lodve Brastad Tingvoll vgs liv.dahl.gullikstad@mrfylke.no Liv Dahl Gullikstad Liv Dahl Gullikstad Vanessa Hagen Ulstein vgs jon.arne.haram@mrfylke.no Margaret Alme Jon Arne Garshol Haram Lena Hasund Øvrelid UPA-skolen Leonore.Waage@helse-mr.no Leonore Waage Endre Fagerstrøm Endre Fagerstrøm Volda vgs ingeborg.oye.dahl@mrfylke.no Trond Hjelseth Ingeborg Øye Dahl Olav Trandal Ørsta vgs eldar.lund@mrfylke.no Roger A. Fylling Eldar Lund Sindre Bjørdal Ålesund vgs kristine.hekkas@mrfylke.no Ingunn Aagård Kristine Hekkås Thor Eldar Sæther Hovudverneombod Lene T Mordal Laila Aas Dyrøy Side 33 av 33