INNKALLING TIL MØTE I AVDELINGSSTYRET VED AVDELING FOR LÆRERUTDANNING

Transkript

1 Halden Til avdelingsstyrets medlemmer INNKALLING TIL MØTE I AVDELINGSSTYRET VED AVDELING FOR LÆRERUTDANNING Det innkalles med dette til avdelingsstyremøte Tirsdag 27. november 2012 kl Rom: D1-038 Forfall må meldes snarest slik at vararepresentanter kan innkalles. NB! Dette gjelder også om man ikke kan være til stede på hele møtet. Merk tiden! Vel møtt! Med hilsen Marianne Maugesten, avdelingsstyreleder 1

2 SAKSLISTE Sak 32-12: Informasjonssaker- se to vedlegg: brev om økonomi og forslag til bachelorplan i idrett. Sak 33-12: Økonomistyring Sak 34 12: Tiltak budsjett 2013 Sak 35 12: Justering av organisering av avdelingen Sak 36-12: Høring rammeplaner Her vises til høringsuttalelse fra NRLU. Ved avdelingen arbeider ulike grupper med uttalelser. Disse ettersendes. Sak 37 12: Eventuelt Til Sak Økonomistyring Økonomistyring Våren 2013 Kostnadsnivå for første halvår 2013 er i all hovedsak fastlagt gjennom tilsettinger og arbeidsplaner. Frihetsgradene begrenser seg til dekning av eksterne utgifter for ansatte, velferdstiltak og erstatning av sykefravær. Inntektene kan påvirkes ved at bevilgningsfinansiert virksomhet erstattes med inntektsgivende virksomhet. Målsettingen må være å ha så stram økonomistyring som mulig slik at overraskelser unngås. Følgende tiltak foreslås innført for vårsemesteret: 1. Ingen eksterne utgifter dekkes uten at det foreligger godkjent søknad. Søknadsskjema legges på web-siden 2. Bevertning og tilskudd til arrangementer bortfaller. Unntak kan gjøres etter søknad. 3. Kortere sykefravær erstattes normalt ikke. Økt undervisningsoppgaver som følge av dette løses ved tilsvarende reduserttildelt tid til FoU. 4. Eksterne oppgaver (inntekter) tas inn på arbeidsplan og fortrenger tildelt tid til FoU. Det lages en oversikt over hvem som kan anvise og hvem som kan attestere på hvilke utgifter- Til sak Tiltak Budsjett og økonomistyring Det altoverskyggende problemet når det gjelder budsjettet, er at vi over flere år har brukt mer enn vi tjener, og at vi på grunn av mange og store usikkerhetsfaktorer har skjøvet på mer drastiske tiltak. Situasjonen nå er at vi ved inngangen til 2013, vil ha ca. 3,5 mill. mindre å rutte med enn på samme tid for et år siden. Dette kan bare løses ved å heve inntektene og/eller senke kostnadene. Utfordringen er å velge tiltak som får budsjettet i balanse med minst mulig skadevirkninger på kort og lang sikt. 2

3 Lønnsutgifter og alternative inntjeninger Lønnsutgiftene er den desidert største enkeltposten. Vi regner det ikke som realistisk å si opp fast tilsatte, men nytilsettinger blir bare unntaksvis aktuelt. Da gjenstår å få dekket en større del av lønnskostnadene med eksterne inntekter dvs. at bevilgningsfinansiert virksomhet erstattes av ekstern finansiert virksomhet. Vi vet at studieporteføljen for 2013/14 er mer kostnadskrevende enn den for 2012/13 dels på grunn av full effekt av ny grunnskolelærerutdanning som erstatter allmennlærerutdanninga, dels på grunn av oppstart ny barnehagelærerutdanning som i liten grad kan samkjøres med førskolelærerutdanninga og muligens ny masterutdanning i spesialpedagogikk med redusert samkjøring med nåværende masterutdanning. Tiltak 1: Kritisk gjennomgang av studieplaner med sikte på å redusere lærerinnsatsen per studentstudiepoeng ved maksimal samkjøring av undervisning og valg av minst mulig lærerintensive undervisningsformer. Tiltak 2: Trekke alle studier som ikke er helt nødvendig dersom det frigjør arbeidskraft til ekstern virksomhet FoU er en langsiktig kvalitetssikring av undervisning og en forutsetning for utvikling av studiene. På kort sikt er FoU først og fremst et personalpolitisk virkemiddel. Det er mulig å redusere FoU i en kortere periode uten at det nødvendigvis setter kvaliteten av utdanninga i fare. Det forutsetter imidlertid at et slikt tiltak ikke virker demotiverende på den enkeltes innsats. Tiltak 3: FoU reduseres til et nivå som sikrer at mest mulig ekstern finansiert virksomhet kommer inn på arbeidsplanen til fast tilsatte. Ressurser brukt til ledelse og administrasjon kan lett vokse når virksomheten er under omlegging. Både gamle og nye systemer må ledes og administreres, men en må fase ut gamle systemer så raskt som mulig. Tiltak 4: Gjennomgang av alle verv med sikte på en mest mulig kostnadseffektiv administrasjon Eksterne utgifter Den største enkeltposten her er praksisutgifter. Sentralt forhandlede praksisavtaler fastsetter stykkprisen som delvis er avhengig av lønnsnivået i sektoren. Ellers påvirker antall studenter og studentsammensetningen de samlede kostnadene. Da vi i liten grad kan påvirke disse kostnadene er det derfor viktig at disse utgiftene budsjetteres så riktig som mulig og ikke blir en salderingspost. Tiltak 5: Utvikle modell for beregning av praksiskostnader og unngå å bruke praksisutgiftene som salderingspost En annen stor post er eksamensavvikling. Her er det også mange faktorer som påvirker de samlede kostnadene, men type eksamensform er en av dem. Antall og type eksamener fastsettes i studieplan. Det er derfor nødvendig med en kritisk vurdering av de kostnader som følger av studieplan. I studieplanene fastsettes også obligatorisk virksomhet som påfører avdelingen kostnader. Tiltak 6: Kostnadsberegning av alle studieplaner med sikte på å redusere kostnader Tradisjonelt har alle ansatte kunne disponere et mindre beløp til dekning av undervisningsmateriell, reiser, konferanser o.l. I tillegg har ansatte avhengig av stillingskategori og arbeidsplan kunne disponere midler knyttet til FoU virksomhet. Disse kostnadene har det vært vanskelig å styre da de har vært spredd på ulike delbudsjett. Tiltak 7: Alle personalrelaterte utgifter legges til det programmet hvor den ansatte er organisert. Alle utgifter må klareres på forhånd gjennom søknad. Søknadsskjema legges på avdelingens hjemmeside. 3

4 Avdelingen bruker ikke ubetydelige midler til velferd. Det gjelder oppmerksomheter knyttet til jubileer og opprykk så vel som sykdom og begravelser. I tillegg dekker avdelingen mat og drikke i forbindelse med en del organisert virksomhet og utgifter i forbindelse med personalseminarer og semesteravslutninger. Tiltak 8: Det innføres et sett retningslinjer som tar sikte på å begrense disse utgiftene Programbudsjett og økonomistyring Avdelingsbudsjettet deles i ulike underbudsjett for å bedre styringen. Hvert medlem av styringsgruppa har delegert budsjett- og personalansvar med rett til å attestere for sine budsjett.. Med forslag om ny organisering av avdelingen vil dekan ha et eget budsjett, samt ha overordnet ansvar for alle budsjetter. Det vil være eget budsjett for BLU, GLU, PPU og Masterutdanninger. Det bør også vurderes om det skal opprettes seksjonsbudsjett med delegasjo n av anvisningsmyndighet til seksjonsleder. Hver seksjon tilordnes en og bare en med attestasjonsmyndighet. Tiltak 9: Gå gjennom økonomistyring av ulike typer utgifter med budsjettansvarlige. Prosjekter Prosjekter kan både være interne og eksterne. Poenget er at det er øremerket midler som skal brukes til å løse en tidsavgrenset oppgave. Prosjekter ledes av en prosjektleder som er delegert økonomi- og personalansvar. En stor utfordring med prosjekter er riktig budsjettering og delegering av personalansvar. Det normale er at prosjekter skal budsjetteres uten overskudd, men slik at alle kostnader også indirekte belastes prosjektet. En del ekstern finansierte prosjekt forutsetter øremerking av en egenandel. Tiltak 10: Forsikre oss om at vi har gode rutiner for prosjektbudsjettering og delegering av ansvar og myndighet Til sak Framtidig organisering av avdelingen Framtidig organisering av avdeling LU Dagens ordning Programområder Avdelingens fagansatte er i dag organisert i programområder og fagseksjoner. I tillegg er det etablert egne grupper for stipendiater, ansatte som er i førstelektorløp og ansatte som er i professor/dosent løp. Det er også en rekke mer og mindre permanente FoU grupper. Avdelingen har 4 programområder som ledes av studieleder som er delegert økonomiansvar og -myndighet (programbudsjett) og personalansvar. Alle ansatte skal være organisert i ett programområde, men likevel slik at de kan ha aktiviteter innenfor flere. Alle fagansatte er i tillegg organisert i en fagseksjon (matriseorganisering). Fagseksjonene har ingen formell status i organisasjonen og har for tiden ikke delegert økonomiansvar, men har begrenset ansvar for oppfølging av personalet. 4

5 Programområdene er: FU: Førskolelærerutdanning (Barnehagelærerutdanning BLU) som ledes av Marianne Hatlem 100 % verv GLU 1-7, GLU 5-10 (Grunnskolelærerutdanning) som ledes av Kjersti b. Jacobsen 100 % verv Praktisk pedagogisk utdanning (PPU) som ledes av Olav Kolstad 50 % verv Masterutdanninger og FoU som ledes av Merethe Roos 100 % verv Barnehagelærerutdanninga består av et heltidsstudium og et deltidsstudium og flere valgfag inngår i programmet. I tillegg har studieleder ansvar for forsøk med Arbeidsplassbasert førskolelærerutdanning (ABF) og diverse etter- og videreutdanningstilbud. Med et opptak på rundt 150 personer er det naturlig at dette utgjør et programområde ledet av en studieleder som nå. Grunnskolelærerutdanningene omfatter mange valgfag og målsettingen er å utvikle utdanningene til masterstudier. Studieleder har også ansvar for samarbeid om grunnskolelærerutdanning 1-7 i Drammen og en rekke etter- og videreutdanningstilbud. Med et opptak på mer enn 100 personer, er det naturlig at dette utgjør et programområde ledet av en studieleder som nå. Praktisk pedagogisk utdanningen består av et heltidsstudium og et deltidsstudium og omfatter en rekke ulike didaktiske emner. Fra dette studieåret har avdelingen også ansvar for å tilby studenter ved MF PPU. Studieleder har også ansvar for etter- og videreutdanningstilbud inne pedagogikk. Med et opptak på vel 100 studenter er det naturlig at dette utgjør et programområde ledet av en studieleder. I revidering av rammeplanene for 8-13 trinn er det imidlertid forslag om at PPU i framtiden skal bygge på masterutdanninger. I så tilfelle gir det argument for å se masterutdanninger og PPU som ett programområde. Avdelingen har allerede opptak av vel 50 studenter til masterstudie per år og fortsetter utviklingen kan opptaket fort dobles. Avdelingen har i alle år tilbudt fagstudier bygd på lærerutdanningenes valgfag (såkalte frie fag) til studenter som ikke er tatt opp på lærerutdanningsprogram. Antall studietilbud har variert, men før GLU reformen tilbød avdelingen mellom 60 og 90 STP i alle valgfag og tok opp om lag 150 studenter hvert år som ikke var registeret i noe lærerutdanningsprogram. Mange av disse studentene søkte senere om å få innpasset disse studiene i lærerutdanningsprogram. Dette er en praksis som de nye lærerutdanningene gir sterkt begrenset mulighet for. Fortsatt kan studenter sette sammen slike studier til fagbachelor som sammen med PPU til nå har gitt kompetanse som faglærer. Når opptakskravet til PPU blir masterutdanning og evt. lærerutdanningene integrerte masterutdanninger vil denne muligheten falle bort. Mye tilsier at eventuelle frie fagstudiene i hovedsak bør være nettbasert i framtida. I tillegg har avdelingen en stor ekstern finansiert etter- og videreutdannings virksomhet med studietilbud både på bachelor- og masternivå. Det faglige ansvaret her er i dag fordelt på eksisterende studieledere med den utfordringen det er. Samlet bør dette kunne være et eget programområde. Lederperioden løper ut for dekan, studieleder for PPU og studieleder for masterutdanninger og FoU. Samtlige har søkt om å få forlenge perioden fram til Leder for masterutdanninger og FoU har likevel ønske om å få redusert sin administrative belastning evt. avvikle vervet som studieleder så snart som mulig. Avdelingen (HiØ) har en utfordring når det gjelder stillingsbeskrivelsen (arbeidsplanen) for de som innehar faglig/administrative verv. I arbeidsplanen for studieledere burde det inngå tid til å holde så vel undervisning som FoU aktivitet vedlike. Slik det er i dag kan det å inneha et slikt verv innebære at en sakker faglig akterut, slik at vervet blir en karrieremessig blindvei. Ideelt bør det være rom for både undervisning og FoU virksomheten i vervet. 5

6 Avdelingen ønsker å lyse ut de nye vervene høsten 2012 slik at de som skal inn i nye verv får tid til å sette seg inn i «jobben». Samtidig ønsker vi å tilpasse organisasjonen de nye rammevilkårene som Avdeling for lærerutdanning synes å få. Fagseksjoner I dag er avdelingens fagansatte organisert i følgende fagseksjoner: Drama Kroppsøving Kunst og handverk Matematikk Musikk Naturfag Norsk Pedagogikk som er delt i 4 undergrupper (BLU; GLU; PPU; Master) RLE Samfunnsfag Seksjonenes hovedoppgave er å være faglige fora som spiller en sentral rolle i utvikling av studietilbud og den enkelte ansattes faglige utvikling og rekruttering inklusiv integrering og oppfølging av nytilsatte. Seksjonene spiller også en viktig rolle i prosessen med å fordele arbeidsoppgaver mellom seksjonenes medlemmer. Det er en utfordring at stadig flere studietilbud i større grad går på tvers av seksjonsgrensene og at avstanden mellom disiplinfag og kompetansebehovene i lærerutdanning synes å øke. Seksjonen fungerer svært ulikt, dels knyttet til størrelse dels personavhengig. De ansatte har fått avsatt 5 % av arbeidsåret til deltakelse i møter. Det tilsvarer 84 timer i året eller omlag 2 timer per arbeidsuke. Om lag halvparten av denne tiden går med til sentralt initierte møter (personalseminar, personalmøter ol) dvs. at det er satt av ca. 1 time per arbeidsuke til andre møter som f.eks. seksjonsmøter. Det er for tiden ikke satt av øremerkede ressurser til seksjonsledelse. Seksjonene er for tiden ikke delegert økonomiansvar. Framtidig organisering Organisering omfatter struktur, fordeling av myndighet og ansvar, møteplaner, informasjonsflyt og medvirkning. Ikke alt dette vil bli fyllestgjørende behandlet i dette notat, men noen viktige momenter vil bli berørt. En bør skille mellom organisere av ansatte, studier og FoU virksomhet. De ansatte organiseres i program og seksjoner (matrise) slik at alle er organisert i en og bare en seksjon og ett program. Dette skal ikke være til hinder for at ansatte deltar på studier knyttet til andre programmer, eller i FoU grupper som går på tvers av fagseksjoner. Likså kan studier tilbys i flere programmer, eller studier kan omfatte fag fra flere seksjoner. Fra studieåret 2013/14 tar vi sikte på å reorganisere avdelingen slik: Programmer og verv Avdelingen ledes av dekan (stilling lyses ut) og avdelingsstyret (nyvalg). Avdelingen har tidligere fått avslag på å utvide avdelingsstyret med to eksterne representanter (en fra barnehagesektoren og en fra skolesektoren). Ledergruppa ønsker fortsatt at avdelingsstyret utvides med eksterne representanter jf. medvirkning. Ledergruppa foreslår at avdelingen får følgende program: Programområde for BLU Studieleder Marianne Hatlem 100 % fortsetter Programområde GLU Studieleder Kjersti B Jacobsen 100 % fortsetter (kan evt. deles i program for GLU 1-7) og program GLU (5-10) med hver sin studieleder i 50 % stilling). 6

7 Programområde PPU og Masterutdanninger 100 % lyses ut (kan evt. deles i et programområde for PPU og et for masterstudier med hver sin studieleder i 50 % stilling). Dette forutsetter at ansvar for ekstern finansiert etter- og videreutdanning, evt. frie fag og FoU overføres de respektive studielederne. Alternativet er at det opprettes et eget programområde for ekstern finansierte studier evt. frie fag og et programområde for FoU. For å unngå at lederstillinger blir faglige blindgater og som ledd i kvalitetssikring av studieprogrammene, ønsker vi at det i stillingsinstruksen for studieledere åpnes for mulig til undervisning og forskning tilsvarende 25 %. Begrunnelsen for hovedalternativet er at det er enkelt, at det tydelig plasserer fagansvaret for ekstern finansiert etter- og videreutdanning som en integrert del av sektor ansvaret og sikrer at FoU og studier sees i sammenheng. Ulempen er at det blir økt belastning på studielederne hvis ikke disse får økt administrativ støtte og kan overføre noen av dagens oppgaver til trinnledere og fagansvarlige. Det må i så tilfelle utarbeides egne instrukser for disse vervene og avsettes tilpassede ressurser. I tillegg ønsker avdelingen å opprette verv som: FoU koordinator (ikke fast medlem av ledergruppa) 30 % lyses ut fra høsten I tillegg opprettes FoU-utvalg (se egen sak). Internasjonal koordinator (ikke fast medlem av ledergruppa) 10 % utpekes av dekan Fagansvarlig for IKT (ikke fast medlem av ledergruppa) 10 % utpekes av dekan. Ledergruppen består av dekan og studieledere. I tillegg deltar leder for studiestedsadministrasjonen og leder av SKUT i møtene i ledergruppa. Andre innkalles etter behov. Fagseksjoner Nye rammeplaner for alle lærerutdanninger med økt vekt på faglig samarbeid og tverrfaglige studier, gjør det naturlig å vurdere om dagens inndeling i fagseksjoner er hensiktsmessig. For å tilpasse fagmiljøene til utviklingen og for å sikre nødvendig bredde og stabilitet, er det ønskelig å redusere antall fagseksjoner. Dette gjør det også enklere å øke seksjonenes betydning i økonomiforvaltning, studieutvikling, personalforvaltning og rekruttering. Enkelte seksjoner vil også kunne få betydelig oppgaver knyttet til markedsføring og oppfølging av ekstern finansiert virksomhet For å følge opp dette foreslår ledergruppa følgende organisering av fagansatte: Estetiske fag (basert på nåværende kunst og håndverk og musikk) Kroppsøving og Utefag (basert på nåværende kroppsøving og deler av naturfag) Realfag (basert på matematikk og deler av naturfag) Norsk og drama (basert på norsk og drama) Samfunnsfag (basert på samfunnsfag og RLE) Pedagogikk Store seksjoner kan etablere undergrupper slik pedagogikkseksjonen har i dag. Etter at styret har vedtatt hvilke fagseksjoner avdelingen skal ha, får de ansatte i de tilfeller hvor etablerte grupper splittes eller opphører, velge hvilken gruppe de vil tilhøre. Det må avsettes ressurser til seksjonsarbeid som samsvarer med de oppgaver og det ansvar som tillegges seksjonene. 7

8 Fordeling av ansvar og myndighet Dekan har det overordnede faglig og administrative ansvaret for avdelingen på alle områder som ikke eksplisitt er delegert avdelingsstyret. Dette innebærer at dekanen er delegert økonomi og personalansvar fra høyskolestyret. Da avdelingen er stor og har en kompleks aktivitet, har dekan fått myndighet til å delegere deler av dette ansvaret videre. Studielederne har et overordnet ansvar for ett eller flere studieprogram. Dette vil innebære ansvar for nødvendig etter og videreutdanning og utvikling av ansattes kompetanse i tråd med gitte kvalitetskrav. For å kunne ivareta dette ansvaret delegeres studielederne personalansvar for nærmere angitte personer og tildeles et eget programbudsjett. Studieledere får anledning til å delegere deler av sitt ansvar og myndighet til trinnledere og fagansvarlige. Seksjonene ledes av seksjonsledere som godkjennes av dekan. Seksjonene får delegert økonomiansvar for utgifter som følger av de studietilbudene (fagansvaret) som er lagt til seksjonen. Når det gjelder personalfunksjonen foreslår vi at arbeidsdelingen mellom studieleder og seksjonene opprettholdes som i dag. Det vil si at seksjonene deltar i tilsettingsprosessen, oppfølging av nytilsatte, fordeling av arbeidsoppgaver og utvikling av studieplaner. Møteplan Det holdes ledermøte hver 14 dag, avdelingsstyremøter 3-4 ganger i semesteret. Ordinært holdes det personalmøter en uke før avdelingsstyremøtene og personalseminar 1-2 ganger i året. Styreleder har ansvar for personalmøtene, mens ledergruppa har ansvar for personalseminarene. Det avholdes utvidet ledermøte med alle seksjonsledere minst to ganger i året i forbindelse med arbeidsplanprosessen (februar-mars) og revidering av studieplaner/studieportefølje (oktobernovember). Studieledere og dekan har medarbeidersamtaler med ansatte minst en gang i året fortrinnsvis i mai-juni. Avdelingsstyret og ledergruppas møter er styrt av høyskolens årshjul og frister. Medvirkning Det er mange som blir berørt av avdelingens virksomhet. De viktigste gruppene er de ansatte, studentene og samfunnssektoren som vi utdanner for (eksterne). I prinsippet bør disse ha reell innflytelse på virksomheten. Vi må likevel avveie medvirkning mot det ansvar som er delegert. Medvirkning må ikke føre til undergraving av ansvar eller at ansvarslinjene blir uklare. Som en hovedregel er det derfor ønskelig å ha medvirkning i organer som er rådgivende, men mer problematisk i organer som har besluttende myndighet. Det er enklere å ha medvirkning i organer som har utviklende eller evaluerende funksjoner enn organer som står for daglig drift. Vi ønsker at avdelingsstyret er sammensatt av representanter for ansatte, studenter og eksterne. Likså ønsker vi studenter og eksterne representanter inn i FoU-utvalg og studieutvalg. Vi mener også at studenter og eksterne bør delta i studieplanutvalg (revidering av studier). Når det gjelder tilsettinger mener vi studenter bør delta i intervjurunden og dermed kunne påvirke innstillinger. Forslag til vedtak: 1. Avdeling lærerutdanning får anledning til å utvide avdelingsstyret med to eksterne representanter 8

9 2. Stilling som dekan lyses ut 3. Nytt verv som studieleder for PPU og masterstudier lyses ut med mulighet for tilsetting i to 50 % verv 4. Studieledere får stillingsinstruks som åpner for å kunne delta i undervisning og forskning knyttet til sitt program tilsvarende 25 % av en stilling. Avdelingen får anledning til å tilpasse trinnledervervene og seksjonsoppgaver slik at studielederfunksjonen kan utøves innenfor 75 % stilling 5. Dekan får myndighet til å foreta nødvendig justering av intern organisering i samsvar med overfor nevnte retningslinjer Eystein Arntzen 20. november