Funksjonskontrakter Statens vegvesen Skjema for evaluering av tilbud i henhold til konkurransegrunnlagets kapittel F4.2 og F8 (jfr. D1.

Transkript

1 Skjema for evaluering av tilbudets planer Poengsetting i F4.2 og i F8 (jfr. D1.2) i konkurransegrunnlaget Side 1 av 17

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning Begrep og forkortelser Referanser Evaluering Totalvurdering AV F8 og vurdering av F Totalvurdering av F Vurdering av F Evaluering i henhold til D1 Spesielle tilbudsregler Ressursplan Beredskapsplan Vinterplan Oversiktsplan for gjennomføring av øvrige hovedaktiviteter HMS Grov oversiktsplan for drift og vedlikehold av vegnett og objekter med etterslep Evaluering av Kvalitetssikringssystem F4.2 Kvalitetssikringssystem...15 Side 2 av 17

3 1 INNLEDNING Dette dokumentet er et verktøy til hjelp under evaluering av innkomne tilbud på funksjonskontrakter utlyst høsten Målgruppen for dette dokumentet er byggeledere med ansvar for drift- og vedlikeholdskontrakter med funksjonsansvar, men også andre som skal delta i evalueringsarbeidet. Slik dokumentet er forutsatt brukt, er også alle tilbydere i praksis en viktig målgruppe, da tilbudene i innhold og form må utformes slik at de passerer evalueringen med tilfredsstillende karakter. Dokumentet er ment som et verktøy for å evaluere innkomne tilbud med hensyn til kravene i konkurransegrunnlaget til HMS- og kvalitetssystem og planer som skal vedlegges tilbudet. Dokumentet gir en systematisk gjennomgang av kravene i kapittel D1 pkt.2 og kapittel F4.2 i konkurransegrunnlaget. Dette vil sikre likebehandling av tilbyderne i konkurransen og i evalueringen. I konkurransegrunnlagets kapittel D1.2, jfr. kapittel G1, er det beskrevet hvilke planer tilbyder skal levere inn i forbindelse med tilbudsinnlevering. Dette dokumentet spesifiserer mer i detalj hva som forventes av de innleverte dokumentene. Innenfor de enkelte områdene er det spesifisert i sjekklisteform hva som skal evalueres og hvordan de enkelte punkter skal vektlegges. En god plan er en plan som viser innsikt og forståelse for produktene som skal leveres og oppgavene som skal utføres i kontrakten det gis tilbud på. Statens vegvesen ønsker ikke generelle plandokument, men planer som gjenspeiler systematikk, planmessighet og som er gjennomtenkte i forhold til kontraktens oppgaver og krav. Tilbudene må, i tillegg til å tilfredsstille øvrige krav i konkurransegrunnlaget, inneholde tilstrekkelig dokumentasjon til å tilfredsstille innholdskravene og spørsmålsstillingene som ligger til grunn for sjekklistene og tabellene i dette dokumentet. Det forventes at tilbudet følger strukturen i konkurransegrunnlaget (kapittel G1). Hvis deler av tilbudet har en annen oppbygging, bes tilbyder å oppgi referanser i tilbudets tekst som refererer til de punktene som er etterspurt i konkurransegrunnlaget. Side 3 av 17

4 1.1 Begrep og forkortelser Entreprenørens system for kvalitetsstyring skal være i samsvar med krav i kapittel D2 pkt.17. Ord brukt i kvalitetssikringsstandardene NS-EN ISO 9001:2000 Systemer for kvalitetsstyring og NS- ISO 10005:2005 Systemer for kvalitetsstyring. Retningslinjer for kvalitetsplaner. er definert i NS-ISO 9000:2006 Terminologi. Noen ord i ISO 9001:2000 og ISO 10005:2005 Leverandør Kunde Tilvirkning og tjenesteytelse Produkt Prosess Prosedyre Prosjekt Registrering Kvalitetsplan Definisjoner og funksjonskontraktens tilsvarende begreper basert på NS- EN ISO 9001:2000 og NS-ISO 10005:2005 Entreprenør inkludert underentreprenører Byggherren (Statens vegvesen) Utførelsen av drift og vedlikehold på vegnettet Resultat fra en prosess. I funksjonskontrakten er krav til produkt beskrevet blant annet i kontraktens kapittel E Samling av beslektede eller samvirkende aktiviteter som omformer tilført grunnlag til resultater. Angitt framgangsmåte for å utføre en aktivitet eller en prosess Entydig prosess som består av en samling koordinerte og styrte aktiviteter med start- og ferdigdato og som man påtar seg for å oppnå et mål som stemmer overens med spesifikke krav, inkludert begrensninger i tid, kostnader og ressurser. I vårt tilfelle funksjonskontrakten. Dokument som angir resultater som er oppnådd, eller skaffer bevis på aktiviteter som er gjennomført. Dokumentasjon iht. kapittel D2 pkt.17 og romertall VI i kapittel E1. Dokument som fastsetter hvilke prosedyrer og tilhørende ressurser som skal anvendes av hvem og når i et spesielt prosjekt, produkt, prosess eller kontrakt. Prosjektets kvalitetsplan er summen av alle delplaner (vinterplan m.m.) 1.2 Referanser I dette dokumentet er det referert til følgende dokumenter: [1] NS-EN ISO 9001:2000 Systemer for kvalitetsstyring [2] NS-ISO 10005:2005 Systemer for kvalitetsstyring. Retningslinjer for kvalitetsplaner [3] Konkurransegrunnlagets kapittel D1 Spesielle tilbudsregler [4] Konkurransegrunnlagets kapittel D2 Spesielle kontraktsbestemmelser [5] Konkurransegrunnlagets kapittel E1 Prosessfordelt kravspesifikasjon [6] Konkurransegrunnlagets kapittel F, Firmaopplysninger for vurdering av tilbyders egnethet [7] NA-Rundskriv 2005/5 Håndbok 066 kapittel F. Vurdering av tilbyders kvalifikasjoner I tillegg er det laget en oppstilling som viser sammenhengen mellom NS-EN ISO 9001 og NS-ISO og funksjonskontraktene i Statens vegvesen. Det som står i høyre kolonne (under Funksjonskontrakten) i tabellen refererer seg til punktene til venstre i tabellen som er innholdet i kvalitetsstyringssystemet. Eksempelvis er arbeidsoppgavene som er spesifisert i romertall V i kapittel E1 normalt på prosedyrenivå. Kapittel 7.2 i NS-EN ISO 9001:2000 omhandler Kunderelaterte prosesser. Side 4 av 17

5 Kvalitetsstyringssystem NS-ISO 9001:2000 Ref. Ref. Funksjonskontrakten Systemet er beskrevet i kvalitetshåndboka og omfatter: 4.1 Kvalitetspolitikk 5.3 Kvalitetsmål 5.4 Ledelsens ansvar 5 Kommunikasjon med kunde 7 Ressursstyring 6 Kommunikasjon og kompetanse 5.5 Dokumenter og dokumentasjonsopplegg, registreringer 4.2 Avviksbehandling 8.5 Ledelsens gjennomgåelser 5.6 Prosedyrer for kvalitetssystemet 4.2 Kvalitetsrevisjon 8.2 Kvalitetsforbedring 8.5 Prosjekt Funksjonskontrakt Kvalitetsplan Omfang Kvalitetsmål 7.1a 5.4 Ledelsens ansvar Ansvar, roller, organisasjonsplan Kommunikasjon med kunde Ressurser og kompetanseplan Dokumentasjon Tjenesteytelse Plan for overvåking, kontroll og analyse Plan for kvalitetsrevisjoner Avvikshåndtering Forbedring Prosesser Produkter Tilstand/funksjon beskrevet i kontrakten Punktene i E1 Arbeidsoppgavene i E1, Prosedyrer krav i D og andre Sjekklister krav i kontrakten Arbeidsinstrukser Registreringer Kvalitetssystem inkl. kvalitetsplan Kvalitetsplanen Funksjonskontrakten Side 5 av 17

6 2 EVALUERING I forhold til konkurransegrunnlagets F8 vurderes planene etterspurt i D1.2 hver for seg og det gies poeng for hver av planene i henhold til poengskala i F0. I F0 står det angitt hvordan F8 skal evalueres: o 0 poeng dersom planene mangler eller viser at tilbyder ikke har forstått oppdraget o 1 poeng dersom planene viser mangelfull forståelse av oppdraget o 2 poeng dersom planene viser at tilbyder har mindre mangler i sin forståelse av oppdraget o 3 poeng dersom planene viser tilfredsstillende forståelse av oppdraget o 4 poeng dersom planene viser svært god forståelse av oppdraget Ut fra disse karakterene for hver av planene, settes deretter en samlet vektet totalkarakter på plangrunnlaget totalt. De enkelte radene i skjemavurderingene (sjekkpunkt, se fra side 8) gjort i F8 eller F4.2 er ikke å forstå som enkeltvurderinger i forhold til bestemmelsen i F0. I vurderingene av de enkelte sjekkpunktene og planene som gjøres i skjemaene kan tilbyder dermed få en eller flere 0, uten at dette medfører direkte avvisning. Da det i konkurransegrunnlagets kapittel D1 pkt. 2 ikke er definert 100 % klare grensesnitt mellom innholdet i de krevde planene (i forhold til hvilke detaljer/opplysninger som skal gå fram av hvilken plan), vil denne vektede totalvurderingen måtte være noe skjønnsmessig, men som utgangspunkt gjelder slik relativ vektlegging mellom de enkelte planene: Ressursplan: 3 Beredskapsplan: 2 Vinterplan, inkl. kapasitetsberegninger: 4 Oversiktsplan for øvrige hovedaktiviteter: 1 HMS: 1 Etterslep (hvis denne er med i konkurransegrunnlaget): 1 Som en del av HMS-punktet i kapittel F8, vurderes også den delen av HMS-systemet (beskrevet i henhold til kapittel F4.1) som ikke er vurdert og poengsatt i kapittel F4. Dette er en utvidelse av omfanget i kapittel F8 i forhold til tidligere. Hvis vektet totalkarakter/gjennomsnittsverdi i kapittel F8 etter vurderingen blir mindre enn 2,25, vil dette medføre at tilbudet avvises. Dette er en endring/skjerping i forhold til tidligere stilte krav. I tabellene på kommende sider gis det en detaljering over hvordan ulike deler av plangrunnlaget poengsettes. I tillegg vises en detaljering av poengsettingsmetodikken i kapittel F4.2. Side 6 av 17

7 3 TOTALVURDERING AV F8 OG VURDERING AV F Totalvurdering av F8 Tallene i kolonnen "snittpoeng" overføres fra evalueringsskjemaene i kapittel 4 og blir multiplisert med vekten som gjelder for planene. Dette gir snittpoeng for F8 som må være 2,25 eller høyere. For F8 tas snittpoeng (inkludert desimalene) med videre til totalregnestykket for kapittel F. Referanse til Tabell Snittpoeng Vekt Sum planer = Kommentar konk.grunnlag F8 Poeng*Vekt D1.2.1 Ressursplan 3 D1.2.2 Beredskapsplan 2 D1.2.3 Vinterplan 4 D1.2.4 Oversiktsplan 1 Se konkurransegrunnlaget D1.2.5 HMS 1 D1.2.6 Etterslep 1 Se konkurransegrunnlaget Poengsum for planer Samlet vurdering F8 Snittpoeng for planer (sum for planer/(11/12) 1 ) Må være minst Vurdering av F4.2 Tilbyderen må minimum ha gjennomsnittsverdien 1 for ikke å bli direkte avvist på punktet F4.2, Kvalitetssystemet. For F4.2 avrundes sluttsummen/gjennomsnittsverdien i henhold til vanlige avrundingsregler. Det vil si at en verdi på 0,45 rundes av til 0, som medfører avvisning. En verdi på 0,50 rundes derimot av til 1, som er ståkarakter. For F4.2 er det den avrundede verdien (et helt tall) som blir med i regnestykket videre. 1 Divisor settes til 11 hvis etterslepsplanen ikke er med i henhold til konkurransegrunnlaget. Divisor settes lik 12 hvis etterslepsplanen er med i konkurransegrunnlaget. Side 7 av 17

8 4 EVALUERING I HENHOLD TIL D1 SPESIELLE TILBUDSREGLER 4.1 Ressursplan Kravtekst i Konkurransegrunnlagets D1.2.1 Ressursplanen skal i henhold til D1.2 punkt 1 beskrive: o Antall personer, med funksjon/oppgaver (f.eks. ledelse, inspeksjoner, kontroll, dokumentasjon, rapportering, drifts- og vedlikeholdsoppgaver planlagt utført av respektive egne ansatte og underentreprenører). o Lokaler og depot o Maskiner og utstyr firmaet planlegger å bruke til utførelse av arbeidet o Lokalisering av maskiner og utstyr (stedsangivelse) Sjekkpunkt Ref. i tilbudet Byggherres kommentar Evaluering 1. Viser innsendt materiale: o organisasjonsplan med type stillinger, antall personer og årsverk pr år for hver av stillingstypene o antall årsverk pr år per stilling fordelt mellom hver posisjon egne og annen arbeidskraft o viser identifiserte områder som krever spesiell kompetanse som for eksempel vinterdrift og drift av grøntanlegg o system for registrering av utdannelse, opplæring, ferdigheter, erfaring (oppbevares CV'er eller lignende?) 2. Viser innsendt materiale: o planlagte lokaler og depot og hvor disse er lokalisert o hva entreprenøren har tenkt å bruke de oppgitte lokalene og depotene til o antall, lokalisering og type maskiner (som for eksempel traktor, hjullaster, lastebil eller veghøvel) og hva de skal brukes til Sum poeng Gjennomsnitt Sum poeng /2 Side 8 av 17

9 4.2 Beredskapsplan Beredskapsplanen skal i henhold til D1.2 punkt 2 beskrive: Kravtekst i o Beredskapsordninger Konkurransegrunnlagets D1.2.2 o Tilgjengelig materiell, maskiner og utstyr inkl. hovedmaskiner og viktig teknisk utstyr firmaet planlegger å bruke til gjennomføring av beredskapsoppgaver o Lokalisering av maskiner og utstyr (stedsangivelse) Sjekkpunkt Ref. i tilbudet Byggherres kommentar Evaluering 1. Viser innsendt materiale: o hvordan tilbyder har lagt opp en beredskapsplan med synliggjøring av utkallingsplan, hvilende vakter, beredskapsvakt og håndtering av hendelser o dokumentasjon som tilfredsstiller spesielle beredskapskrav stilt i kontrakten o oversikt over reservepersonell, antall personer som beredskapsordningen innbefatter og lokalisering av disse 2. Viser innsendt materiale: o type, antall og lokalisering maskiner og utstyr til bruk i beredskap Sum poeng Gjennomsnitt Sum poeng / 2 Side 9 av 17

10 4.3 Vinterplan Vinterplanen skal i henhold til D1.2 punkt 3 beskrive: o Beredskaps- og overvåkningsordninger o Ressursfordeling: personell og type maskiner og utstyr på de respektive brøyte- og Kravtekst i strøstrekninger inkl. g/s-veger (bl.a. antall, lengder og angivelse på kart av de respektive Konkurransegrunnlagets D1.2.3 arbeidsstrekninger) o Stasjoneringssteder o Reservemateriell o Lager for strømidler (type, antall, angivelse på kart) Sjekkpunkt Ref. i tilbudet Byggherres kommentar Evaluering 1. Viser innsendt materiale: o hvordan tilbyder har lagt opp en beredskapsplan for vinter med synliggjøring av utkallingsplan, hvilende vakter, beredskapsvakt og håndtering av hendelser o dokumentasjon som tilfredsstiller spesielle krav stilt i kontrakten o oversikt over personell inkludert reservepersonell som beredskapsordningen innbefatter. Videre lokalisering av dette personalet Side 10 av 17

11 2. Viser innsendt materiale: o o o entreprenørens planlagte arbeidsstrekninger dokumentasjon på hvordan utstyrsbehovet er beregnet og hvordan tilbyderen har gjort kapasitetsberegninger og dimensjonert for å ivareta kravene i prosess i kapittel E1 og spesifikasjon i henhold til delpunktet Detaljplaner og kapasitetsberegning i kapittel D2 pkt dokumentasjon på at kapasitetsberegningene er vurdert i sammenheng med angivelse av sand- og saltlager samt bemanningsplaner pr strekning og lokalisering av maskinene. Personell og bemanning pr maskin skal oppgis. Sum poeng Gjennomsnitt Sum poeng / 2 Side 11 av 17

12 4.4 Oversiktsplan for gjennomføring av øvrige hovedaktiviteter Oversiktsplanene vurderes ut fra de krav som er satt i de spesifikke konkurransegrunnlagene. Byggherre vurderer hvilke sjekkpunkter som skal inkluderes i evalueringen, og poenggivning gjøres skjønnsmessig. Kravtekst i Konkurransegrunnlagets D1.2.4 Sjekkpunkt ut i fra krav som er stilt i konkurransegrunnlag Oversiktsplanen skal i henhold til D1.2 punkt 4 beskrive en grov årsplan for øvrige hovedaktiviteter: Kontraktspesifikt: Ref. i tilbudet Byggherres kommentar Evaluering Sum poeng Gjennomsnitt Sum poeng / sjekkpunkt Side 12 av 17

13 4.5 HMS Plan for entreprenørens gjennomføring av HMS i kontraktsarbeidet. Denne planen og den delen av HMS systemet som ikke er vurdert i F4 vurderes her. Kravtekst i Konkurransegrunnlagets kapittel F HMS Det skal gis en kort beskrivelse av tilbyders system for HMS. Den skal bl.a. vise hvordan systemet er bygd opp, rutiner for og tidspunkt for siste revisjon og hvem av bedriftens ansatte som er engasjert i arbeidet. Videre skal det oppgis o o o o Navn på HMS- ansvarlig og antall personer i firmaets HMS-administrasjon (ekskl. prosjektpersonell) Prinsippskisse for HMS-systemet (innholdsfortegnelse med mer.) Rutiner for revisjon Tidspunkt for siste revisjon Sjekkpunkt Ref. i tilbudet Byggherres kommentar Evaluering 1. Viser innsendt materiale: o hvordan tilbyders HMS-system er bygd opp 2. Viser innsendt materiale: o dokumentasjon på at tilbyder har HMSadministrasjon (ekskl. prosjektpersonell) og HMS-ansvarlig 3. Viser innsendt materiale: o dokumentasjon på at tilbyder har rutiner for revisjon av HMS og at tidspunkt for siste revisjon oppgitt 4. Viser innsendt materiale: o at tilbyder har dokumentert en konkret plan for gjennomføring av HMS for den konkrete kontrakten Sum poeng Gjennomsnitt Sum poeng / 4 Side 13 av 17

14 4.6 Grov oversiktsplan for drift og vedlikehold av vegnett og objekter med etterslep Oversiktsplanene vurderes ut fra den etterslepsproblematikken som er aktuell for og presentert i de spesifikke konkurransegrunnlagene. Byggherre vurderer hvilke planer og sjekkpunkter som skal inkluderes i evalueringen, og poenggivning gjøres skjønnsmessig. Kravtekst i Konkurransegrunnlagets D1.2.6 Oversiktsplanen skal i henhold til D1.2 punkt 6 beskrive drift og vedlikehold av vegnett og objekter med etterslep. Kontraktspesifikt: Sjekkpunkt Ref. i tilbudet Byggherres kommentar Evaluering Sum poeng Gjennomsnitt Sum poeng / sjekkpunkt Side 14 av 17

15 5 EVALUERING AV KVALITETSSIKRINGSSYSTEM 5.1 F4.2 Kvalitetssikringssystem I skjemaet under vurderes tilbyders kvalitetssystem. På hvert av punktene gis inntil 3 poeng. 3 poeng gis dersom tilbyder kan dokumentere et godt system, og vi samtidig har svært god erfaring med firmaets oppfølging, holdninger og evne til å løse problemer. Det gis et poeng i tillegg til snittverdien hvis tilbyder har dokumentert at det for den del av organisasjonen som skal ha kontraktsforpliktelser i forhold til byggherren allerede er etablert et kvalitetssystem som er i samsvar med kravene i NS-EN ISO 9001:2000 Systemer for kvalitetsstyring Krav. F4.2 Kvalitetssikringssystem Kvalitetssikringssystem skal i henhold til F4.2 beskrive: Kravtekst i Konkurransegrunnlagets kapittel F Kort beskrivelse av tilbyders system for kvalitetssikring. Den skal bl.a. vise hvordan systemene er bygd opp, rutiner for og tidspunkt for revisjoner og for siste revisjon og hvem av bedriftens ansatte som er engasjert i arbeidet. Det skal framkomme i hvilken grad tilbyder allerede har systemer som er iht. til krav i kapittel D2 punkt 17.1 Sjekkpunkt Ref. i tilbudet Byggherres kommentar Evaluering 1. Viser innsendt materiale: 0/1/2/3 o om tilbyder har et oppbygd kvalitetssystem og en kvalitetshåndbok som viser omfang, politikk og mål o hvem som har godkjent kvalitetshåndboka og dato for godkjenning o hvem som er KS-ansvarlig og om vedkommende er en del av toppledelsen 2. Viser innsendt materiale: o en dokumentasjon på at tilbyder har en prosedyre for dokumentstyring o en beskrivelse av prosedyren(e) og hvordan styringsdokumentene oppdateres, oppbevares og gjenfinnes 0/1/2/3 Side 15 av 17

16 3. Viser innsendt materiale: o Prosedyre for interne revisjoner. Er det dokumentert ved kopi av revisjonsrapport og program for interne revisjoner. o et revisjonsprogram for Viser innsendt materiale: o prosedyre for avviksbehandling o et eksempel på en avviksrapport o oversikt over hvordan avvik meldes inn. Er det angitt hvem som sørger for oppfølging. o er det dokumentert at tilbyder fører en oversikt over innmeldte avvik 5. Viser innsendt materiale: o dokumentasjon på at det foreligger en prosedyre for korrigerende og forebyggende tiltak o en dokumentasjon på om tilbyder har en oversikt over resultatene av iverksatte tiltak o om tilbyder holder oversikter over iverksatte tiltak 6. Viser innsendt materiale: o en dokumentasjon på eller rapport fra ledelsens gjennomgåelse av kvalitetssystemet o er det oppgitt dato for denne gjennomgangen 7. Viser innsendt materiale: o dokumentasjon av registrerte bedømmelser av underleverandører o oppbevares resultatet av registreringene av resultatene fra bedømmelsene og hva er dato for siste bedømmelse 0/1/2/3 0/1/2/3 0/1/2/3 0/1/2/3 0/1/2/3 Side 16 av 17

17 8. Viser innsendt materiale: o dokumentasjon på (via link eller et dokument) at tilbyder har et prosesstyringssystem eller tilsvarende som grunnlag for styring av sine leveranser Referanse: ISO 9001 (referanse til punkt D) at man skal ha dokumenter (= prosedyrer eller lignende)som organisasjonen trenger for å sørge for effektiv drift og kontroll med sine prosesser for leveranser (prosessene for leveransene er en del av KS systemet). Sum poeng Gjennomsnitt Sum poeng / 8 Tilleggspoeng Viser innsendt materiale: o dokumentasjon på at det for den del av organisasjonen som skal ha kontraktsforpliktelser i forhold til byggherren allerede er etablert et kvalitetssystem som er i samsvar med kravene i NS-EN ISO 9001:2000 "Systemer for kvalitetsstyring - Krav" 0/1/2/3 0/1 Gjennomsnitt + tilleggspoeng Side 17 av 17