Drift og vedlikeholdskontrakter med funksjonsansvar i Norge nye krav til KS systemer og planer

Transkript

1 Drift og vedlikeholdskontrakter med funksjonsansvar i Norge nye krav til KS systemer og planer Sjefsingeniør Torgeir Leland Statens vegvesen/vegdirektoratet/ Veg- og ferjeforvaltningsseksjonen

2 Riksrevisjonen om kvalitet

3 Hva ble sagt i fjor etter vår egen revisjon: (Se neste to lysbilder)

4 Noen inntrykk i forhold til kvalitet og manglende kvalitet Både byggherren og entreprenørene må forbedre seg når det gjelder å oppnå bestilt kvalitet Entreprenørenes kvalitetsplaner må bli bedre Byggherren gir entreprenørenes kvalitetsplaner for liten oppmerksomhet, ofte blir ikke disse etterspurt. Entreprenørene får ikke tilbakemeldinger. Ofte finnes ikke alle de planene som byggherren har bestilt. Byggherren gir heller ikke dette nok oppmerksomhet

5 Noen inntrykk i forhold til kvalitet og manglende kvalitet Rutiner for tilbakemelding på oppnådd kvalitet kan etterleves bedre. Vegvesenet innfører et system i 2007 for elektronisk rapportering slik at en har bedre oversikt over manglende rapportering og det som er rapportert. Underentreprenørene får for dårlig informasjon og opplæring. Ofte bare den ansvarlige hos hovedentreprenøren som har den nødvendige opplæring og informasjon Mange klager på at entreprenørene er for sent ute, vi erkjenner at publikum ønsker en mer offensiv entreprenør som er mer ute i forkant.

6 Strengere krav i D2.17 om kvalitetssystem Entreprenøren skal for den del av organisasjonen som har kontraktsforpliktelser i forhold til byggherren; etablere, innføre, vedlikeholde og når nødvendig ajourføre et kvalitetssystem som er i samsvar med kravene i NS-EN ISO 9001:2000 Systemer for kvalitetsstyring Krav i kontraktsperioden. Byggherren skal motta bekreftelse fra revisor nevnt nedenfor når systemet er på plass, senest innen 12 måneder etter kontraktsarbeidenes start. Systemet skal også omfatte kontraktsarbeider som utføres av andre enn hovedentreprenøren.

7 D2.17 om kvalitetssystem (forts) Entreprenøren skal engasjere en uavhengig kvalitetsrevisor som er sertifisert i henhold til en internasjonal anerkjent ordning (EOQ, NFKR- QMCe). Byggherren skal informeres om hvem som er revisor. Den uavhengige revisor skal etablere et revisjonsprogram som sendes byggherren når det foreligger, men senest innen kontraktsarbeidenes start og når det oppdateres. Revisor skal gjennomføre systemrevisjoner i henhold til programmet og når dette er påkrevd i entreprenørens organisasjon. Etter at systemet er på plass skal byggherren motta revisjonsrapporter innen 14 dager etter gjennomført revisjon. Det skal ikke være lengre opphold enn 6 måneder mellom hver revisjon.

8 D2.17 om kvalitetssystem (forts) Entreprenøren skal etablere et eget revisjonsprogram som sendes byggherren når det foreligger, men senest innen kontraktsarbeidenes start og når det oppdateres. Entreprenøren skal gjennomføre kvalitetsrevisjoner i henhold til programmet og når det er påkrevd og ikke med lengre opphold enn 6 måneder mellom hver revisjon. Kopi av revisjonsrapport skal sendes den uavhengige revisoren og byggherren innen 14 dager etter at en revisjon er gjennomført. I oversendelsen til byggherren skal entreprenøren gjøre rede for hvordan eventuelle avvik og andre observasjoner etter revisjoner vil bli behandlet videre i egen organisasjon og dokumentere hvordan tidligere påpekte avvik og observasjoner er håndtert.

9 D2.17 kvalitetssystem og kvalitetsplaner

10 D Kvalitetsplan Entreprenøren skal ved hjelp av uavhengig revisor bekrefte at planene vil imøtekomme kontraktens krav. Alle planer skal være formelt godkjent av en bemyndiget person hos entreprenør. Dette skal framgå av dokumentet, sammen med dato for godkjenning. Byggherren skal fortløpende motta endringer som gjøres i kvalitetshåndboka og kvalitetsplanen som er relevante for denne kontrakten. Entreprenøren er ansvarlig for å gjøre alle planer og endringer til planer kjent hos berørt kontraktspersonell. Entreprenøren skal kunne dokumentere at dette er gjort.

11 Vi får ekstern hjelp av en ekstern revisor som entreprenøren er ansvarlig for å engasjere og betale for. Vår sikkerhet for at denne personen gjør jobben sin, er at han/hun må passe på å ivareta sine forpliktelser i henhold til sine sertifikater

12 Hvorfor gjør vi dette? Vi har søkt råd på bakgrunn av våre problemer med kvalitetsplanene påpekt av Riksrevisjonen (og av Region øst gjennom det revisjonsprogrammet de gjennomførte) Praksis i slik som hos Transport Scotland formidlet av Halcrow Ltd Møte med Norsk Akkreditering Engasjement av norsk rådgiver som også er akkreditert til å utstede sertifikater Marit Paus Finsnes fra Quality Management Scandinavia AS

13 NS-EN ISO 9001 om ledelsens ansvar Dette vil vi fokusere på!!

14 Eksempler på krav i NS-EN ISO 9001

15 Kontinuerlig forbedring Vi registrerer at enkelte av entreprenørene går høyt på banen og flagger tydelig at de skal levere i henhold til kontrakten og ikke noe mer I Skottland er entreprenørene mer fokusert på å oppnå Kontinuerlig forbedring slik som dette er beskrevet i ISO 9001 pkt Dette dokumenterer selskapene overfor sine oppdragsgivere og eiere. Ledelsen finner det helt nødvendig og naturlig at slike forbedringer skjer og offentliggjøres slik at selskapene fremstår som attraktive. Dette for å gjøre selskapene mer attraktive for investorer og rekruttering. Dette innebærer at en vil levere mer enn det som står i kontrakten for å få dette til. Definisjon av KPI er og offentliggjøring av slike.

16 Håndtering av avvik sanksjoner er siste utvei Kilde: side 49