Tjenestebeskrivelse for sertifisering i henhold til ISO 10667

Transkript

1 Tjenestebeskrivelse for sertifisering i henhold til ISO Victoria Ward Siv Inderdal Eklo of 6

2 INNHOLD 1 BAKGRUNN OG FORMÅL MED SERTIFISERINGSORDNINGEN DEFINISJONER RUTINER FOR UTFØRELSE AV SERTIFISERING SERTIFISERINGSPROSESSEN Forespørsel om informasjon og tilbud Søknad om sertifisering Planlegging og avklaring av benyttet personell Førstegangssertifisering Periodisk kontroll Årlig periodisk kontroll Resertifisering UTSTEDELSE AV SERTIFIKATER GYLDIGHETSTID LEVERANDØRENS RETTIGHETER OG PLIKTER Anke og klagerett Bruk av lisenser, sertifikater og samsvarsmerker Endringer Rapportering om klager fra kunder SERTIFISERINGSORGANETS RETTIGHETER OG PLIKTER Konfidensialitet og uavhengighet Bruk av underleverandører Overvåkning Tilbaketrekking av Sertifikat FORVALTNING AV TJENESTEBESKRIVELSEN... 6 Victoria Ward Siv Inderdal Eklo of 6

3 1 BAKGRUNN OG FORMÅL MED SERTIFISERINGSORDNINGEN Formålet med sertifiseringsordningen er at DNV, som upartisk sertifiseringsorgan verifiserer at et selskap som søker sertifisering i henhold til ISO møter de spesifiserte kravene i henhold til standarden. ISO er en standard som tar sikte på å etablere god praksis og oppfordre til tydelig dokumentasjon av forholdet mellom kunde og tjenesteleverandør i ulike typer av evalueringer. Standarden beskriver prosedyrer og metoder for å evaluere personer i arbeidssammenheng. Sertifiseringsordningen skal bidra til å øke kvaliteten på vurderingsprosessene. Parter i avtalen er på den ene siden Det Norske Veritas Certification AS, Veritasveien 1, 1322 Høvik (heretter kalt DNV), og kunder som ønsker å få sertifisert sine vurderingstjenester iht. ovennevnte standard. Denne tjenestebeskrivelsen definerer og beskriver selve tjenesten, samt kundens og sertifiseringsorganets rettigheter og plikter. 2 DEFINISJONER Vurderingstjeneste: Dette følger standardens spesifikasjon. Sertifiserte vurderingsprosesser Med sertifisert vurderingsprosess menes vurderingsprosesser som har et gyldig sertifikat fra DNV. Kunden Med kunden menes den part som ønsker å få sin vurderingsprosess verifisert, og som formelt ber om verifisering av sin(e) vurderingsprosess(er). Revisorer/ revisjonsledere Revisorer / Revisjonsledere er personer som er kompetente og uavhengige til å kunne utføre verifisering av en vurderingsprosess i henhold til ISO Fageksperter: Med fageksperter menes personer som har spesialkompetanse innenfor HR/ arbeidspsykologi, og har inngående kjennskap til, og kunnskap om bransjen. Standarden: Med standarden henvises det til ISO Victoria Ward Siv Inderdal Eklo of 6

4 3 RUTINER FOR UTFØRELSE AV SERTIFISERING DNV skal utføre sertifiseringen i henhold til kravene i ISO ÅPENHET Informasjon om sertifiseringsordningen er tilgjengelig for alle. Likeledes informasjon om hvilke selskap som er sertifisert. Denne informasjonen er tilgjengelig på DNVs hjemmeside 4 SERTIFISERINGSPROSESSEN 4.1 Forespørsel om informasjon og tilbud Alle selskap kan fritt be sertifiseringsorganet om informasjon om ordningen, samt tilbud på hva det koster å gjennomgå revisjonsprosessen. Informasjon om ordningen er tilgjengelig på DNVs hjemmeside Søknad om sertifisering Alle organisasjoner som leverer vurderingstjenester kan anmode om å bli vurdert med hensyn til hvorvidt de møter spesifiserte krav, og dermed kvalifiserer for sertifisering. 4.3 Planlegging og avklaring av benyttet revisorer og fageksperter Ved mottatt henvendelse, skal sertifiseringsorganet avtale med kunden en hensiktsmessig plan for revisjon, samt avklare om foreslåtte revisorer og fageksperter er akseptabelt for det aktuelle firma 4.4 Førstegangssertifisering Førstegangssertifisering har følgende prosess: 1) Statusanalyse (frivillig): informasjon til kunden, samt en vurdering om kunden er klar for revisjon 2) Planmøte: oversikt over organisasjonen, gjennomgang av dokumentasjon, inkludert policy og styrende dokumenter for gjeldende vurderingstjeneste 3) Hovedrevisjon: Verifisering av om hvorvidt kunden jobber etter de beskrevne rutiner og metoder ihht ISO ) Periodiske revisjoner: Årlig verifisering av om hvorvidt kunden jobber etter de beskrevne rutiner og metoder ihht ISO ) Kunden skal i forkant av revisjonen levere inn dokumentasjon i henhold til revisjonsleders behov. Resultatene av revisjonen og eventuelle funn i disse vurderingene skal samles i en funnliste og en rapport. Denne funnlisten og rapporten er kundens eiendom. 4.5 Periodisk revisjon Årlig periodisk revisjon Første år vil kunden gå gjennom hovedrevisjon. År nummer to og år nummer tre foretas en periodisk revisjon for å dokumentere at kunden følger egne rutiner og retningslinjene i standarden Victoria Ward Siv Inderdal Eklo of 6

5 4.5.2 Resertifisering Sertifikatet har en varighet på tre år, og før Sertifikatets gyldighetstid utløper, skal det i god tid planlegges revisjon ifbm. resertifisering. Det vil bli lagt vekt på endringer i rutiner, samt påse at tidligere etablerte rutiner følges. Ved gjennomført og godkjent revisjon vil Sertifikatet bli fornyet. 5 UTSTEDELSE AV SERTIFIKATER Dersom revisjonsleder og fagekspert konkluderer med at vurderingstjenesten er i samsvar med kravene i standarden, vil sertifiseringsorganet ta den endelige beslutningen om sertifisering og deretter utstede sertifikat. 6 GYLDIGHETSTID Sertifikatet har en gyldighetstid på tre (3) år. Kunden vil kunne si opp sertifikatet dersom det er ønsket. Likeledes vil sertifiseringsorganet kunne suspendere eller trekke tilbake sertifikatet ved misligholdelse- se punkt Tilbaketrekking av sertifikat 7 KUNDENS RETTIGHETER OG PLIKTER 7.1 Anke og klagerett Kunden har rett til å anke beslutninger og eventuelt klage på andre forhold vedrørende DNV sin prosess. En hver anke/klage skal registreres og behandles av DNV med hensyn til å finne årsak, samt iverksette tiltak. Iverksatte tiltak skal dokumenteres. Ved tvister som tilsynelatende ikke enkelt kan løses skal sertifiseringskomitéen involveres. 7.2 Bruk av sertifikater og sertifiseringsmerker Sertifikatet kan brukes av kunden i markedsføringsøyemed, osv. Det henvises her til DNVs retningslinjer for bruk av sertifiseringsmerker som ligger på Endringer Alle endringer i vurderingstjenesten(e) som berører innholdet i standarden må gjøres rede for og dokumenteres i neste revisjon. Dersom planlagte eller faktiske endringer i en vurderingstjenesten medfører betydelige endringer ift vurderingstjenestens opprinnelige design, funksjon eller datagrunnlag, kan sertifiseringsorganet kreve en utvidelse av sertifiseringen. 7.4 Rapportering om klager fra kunder Kunden plikter å registrere alle klager som er mottatt, samt behandle disse profesjonelt med hensyn til å finne årsak og iverksette tiltak. Iverksatte tiltak skal dokumenteres. Sertifiseringsorganet skal ha innsyn i dette. Alle klager og håndtering av disse skal kunne forevises under revisjonene. Victoria Ward Siv Inderdal Eklo of 6

6 8 SERTIFISERINGSORGANETS RETTIGHETER OG PLIKTER 8.1 Konfidensialitet og uavhengighet Sertifiseringsorganet plikter å ha forordninger som sørger for at informasjon som kunden overleverer behandles konfidensielt. Likeledes skal sertifiseringsorganet ha forordninger som sørger for at uavhengigheten ivaretas. 8.2 Bruk av underleverandører Sertifiseringsorganet står fritt til å bruke underleverandører. Kompetansekravene er de samme for underleverandører som for sertifiseringsorganet. Underleverandører skal godkjennes av kunden. Det stilles de samme krav til underleverandøren vedrørende konfidensialitet og uavhengighet som til Sertifiseringsorganet. 8.3 Overvåkning Sertifiseringsorganet skal overvåke vurderingstjenesten med hensyn til misligholdelse av forpliktelser. Periodisk revisjon utføres hvert år, for å påse at standardens krav følges. Periodisk revisjon gjennomføres normalt med besøk hos kunde Tilbaketrekking av Sertifikat Ved misligholdelse vil sertifikatet kunne trekkes tilbake. Eksempler på misligholdelse er: a) Vurderingstjenesten som markedsføres som sertifisert er ikke i samsvar med Sertifikatet b) Vurderingstjenesten er vesentlig endret uten at sertifiseringsorganet er informert c) Det sertifiserte organisasjon har utestående regninger med sertifiseringsorganet e) Sertifikatet benyttes utenfor dets gyldighetsområde 9 FORVALTNING AV TJENESTEBESKRIVELSEN DNV er ansvarlig for vedlikehold av denne tjenestebeskrivelsen. Tjenestebeskrivelsen er tilgjengelig på DNV sine nettsider. Victoria Ward Siv Inderdal Eklo of 6