Revisjonen ble gjennomført i henhold til tidligere avtalt gjennomføringsplan.

Transkript

1 REVISJONSRAPPORT Virksomhet: Revisjonslag: Revisjonsleder: Fagekspert: Systemrevisor: Anders Q. Nyrud Sertifiseringsrevisjon i henhold til PEFC sporbarhetssertifisering Sammendrag og konklusjon: Revisjonen ble gjennomført i henhold til tidligere avtalt gjennomføringsplan. Bedriften formidler råvarer fra skogbruk og skogindustri til industrielle kjøpere. Bedriften inngår rammeavtaler for totalleveranser med kunder om kjøp av varepartier fra leverandører. Rammeavtalene oppfylles ved at mindre varepartier (virkespartier) kjøpes inn fra leverandører og videreformidles til kunder inntil rammeavtalen er innfridd. Virkespartiene måles både av leverandør ved opplasting for transport og av kunde ved mottak. Kundens måledokument brukes som dokumentasjon av leveransens størrelse. Bedriften opererer ikke med varelager, og det er i utgangspunktet ikke mulig for revisor å kontrollere de enkelte vareleveransene. Det er derfor spesielt viktig måledokumentasjon for alle vareleveranser arkiveres. Det har tidligere forekommet at bedriften har måttet lagre varer på utskipningsterminal når det har oppstått problemer med å skaffe transport. Dette må i størst mulig grad unngås, fordi lagring uten tilsyn medfører en risiko for at varenes sporbarhet ikke kan dokumenteres. Bedriften omsetter flere typer varer fra skogsråstoff (tømmer, trelast, flis og never). Dersom bedriften benytter den prosentbaserte metoden å regne ut andel sertifiserte varer, er det viktig at det benyttes riktige konverteringsfaktorer når varenes vekt eller volum regnes om til den funksjonelle enheten som brukes i virkesregnskapet. Bedriften må kunne oppgi kilder for konverteringsfaktorene som benyttes. Bedriften har et godt og oversiktlig interndokumenteringssystem for alle innkjøp og leveranser. Bedriftens virkesoversiktsdatabase kan i prinsippet benyttes til rapportering av virkesregnskap, men dette fordrer at det lages egne rapporter som innfrir kravene i PEFCs regelverk for sporbarhetssertifisering (Annex 4). Alle punkter i gjennomføringsplanen som ikke er nevnt i rapporten, er funnet i orden. Revisjonsleder vil innstille til sertifikat når korrigerende tiltak er tilfredsstillende iverksatt og godkjent. Vi ber derfor om at De besvarer de ovennevnte forhold på vedlagte avviksskjemaer innen angitt tidsfrist. Relevant dokumentasjon vedlegges. Besvarelsen bes vennligst sendt fortrinnsvis i elektronisk format Sertifikatets virksomhetsområde: Vi vil be Dem vurdere tekst for virksomhetsområde som skal angis på sertifikatet. Dersom sertifikatet skal utstedes på flere språk, bes det om utkast til oversettelser for de aktuelle språk. Sertifikat kan ikke utstedes før vi mottar og godkjenner denne informasjon. Neste revisjon: Neste revisjon vil være en oppfølgingsrevisjon. Rapportdato: Side: 1 av 7

2 AVVIK Avvik nr: 1 av 3 Revidert organisasjon: Type revisjon: Sertifiseringsrevisjon Avvik fra styrende dokumenter: X PEFC Annex 4, kravelement 3.2 og 3.1 X Systembeskrivelser SB 2-2 og SB 2-4 Avvik: Det må etableres bedre rutiner for rapportering av sertifiserte og ikke-sertifiserte varer i bedriftens virkesoversiktsdatabase. Rutinene må tilfredsstille PEFCs krav til rapportering. Følgende informasjon må kunne dokumenteres: 1) rapport som viser gjennomsnittlig omsatt volum i de siste tolv kalendermåneder regnet ut som et tolv måneders glidende gjennomsnitt, 2) månedlige rapporter som viser vareleveranser fordelt på leverandører og 3) rapport som viser månedlig andel sertifisert råvare og hvor stor differansen er mellom andel sertifiserte råvarer og minimumskravet på 70 % sertifisert råvare. Dette er basert på følgende observasjoner: Bedriftens utregninger av andel sertifisert råvare Gjennomgang av SB 2-2 Gjennomgang av SB 2-4 Intervju med bedriftens personell Svarfrist: Revisjonsleder: Anders Q. Nyrud Gjennomførte korrigerende tiltak (fylles ut av virksomheten): Rapporter iht. stilte krav er utarbeidet. Det er laget standardrapporter i Excel, som henter data fra MNVIs virkesoversikt. Rapportene følger vedlagt. Dokumentasjon av omregningsfaktor for varetypen Never er tatt inn i SB 2-4 kap. Omregning av volum : - Never (kg): x0,02 (avledet av tørrdensitet på ca 500 kg/fm3 og barkandel på ca 10%) Dato: Navn: Ole Lauglo Korrigerende tiltak verifisert begrunnelse for lukking av avvik (fylles ut av revisjonsleder): Nye virkesrapporter er gjenomgått og godkjent. Godkjent dato: Revisjonsleder: Anders Q. Nyrud Rapportdato: Side: 2 av 7

3 AVVIK Avvik nr: 2 av 3 Revidert organisasjon: Type revisjon: Sertifiseringsrevisjon Avvik fra styrende dokumenter: X PEFC Annex 4, kravelement X SB 2-3 og SB 2-4 Avvik: Måledokumenter må arkiveres. Alle dokumenter som arkiveres i forbindelse med PEFCs sporbarhetssertifisering skal lagres i minst fem år. Dette er basert på følgende observasjoner: Gjennomgang av SB 2-3 Gjennomgang av SB 2-4 Intervju med bedriftens personell Svarfrist: Revisjonsleder: Anders Q. Nyrud Gjennomførte korrigerende tiltak (fylles ut av virksomheten): Krav til arkivering av målesertifikater er tatt inn i systembeskrivelsen SB 2-3, kap. Arkivsystem : Dokumenter som vedrører PEFC c-o-c sertifisering (data i virkesoversikten, kontrakter, måledokumenter etc.) skal oppbevares i min. 5 år. Dokumenter som er en del av regnskapet (herunder inngående og utgående virkesfakturaer) skal oppbevares i min. 10 år. Etablert egen mappe for målesertifikater i MNVIs elektroniske arkiv. Scannet og arkivert alle målesertifikater for virkespartier omsatt i Målesertifikatene arkiveres med navnene Measurement certificate (prosjektnr), jf eksemplene nedenfor, slik at målesertifikatene enkelt kan gjenkjennes og knyttes til riktig prosjekt (virkesparti). Dato: Navn: Ole Lauglo Korrigerende tiltak verifisert begrunnelse for lukking av avvik (fylles ut av revisjonsleder): Nye interne rutiner i bedriften er kontrollert og godkjent. Dokumentasjon av arkiv er mottatt og kontrollert. Godkjent dato: Revisjonsleder: Anders Q. Nyrud Rapportdato: Side: 3 av 7

4 AVVIK Avvik nr: 3 av 3 Revidert organisasjon: Type revisjon: Sertifiseringsrevisjon Avvik fra styrende dokumenter: X PEFC Annex 4, kravelement X HP 1-1 Avvik: Innhente sertifikater fra Vestskog og Sogn og Fjordane skogeierlag. Dette er basert på følgende observasjoner: Dokumentgjennomgang Gjennomgang av HP 1-1 Intervju med bedriftens personell Svarfrist: Revisjonsleder: Anders Q. Nyrud Gjennomførte korrigerende tiltak (fylles ut av virksomheten): Levende Skog sertifikater er hentet inn fra Vestskog BA og Sogn og Fjordane Skogeigarlag. Se utklipp fra MNVIs arkiv nedenfor. Kopi av sertifikatet følger vedlagt. Dato: Navn: Ole Lauglo Korrigerende tiltak verifisert begrunnelse for lukking av avvik (fylles ut av revisjonsleder): Sertifikatene er mottatt og kontrollert. Godkjent dato: Revisjonsleder: Anders Q. Nyrud Rapportdato: Side: 4 av 7

5 ANBEFALINGER ANBEFALING NR. 1 av 4: Lagring av varer på utskipnings- eller mottaksterminal bør ikke være langvarig. Dersom denne typen mellomlagring blir hyppig benyttet, vil det være behov for at det gjennomføres befaring og kontroll av disse lagrene. ANBEFALING NR. 2 av 4: Bedriften bør dokumentere at konverteringsfaktorene som benyttes utregning av funksjonelle enheter, kan benyttes på varene som omsettes. ANBEFALING NR. 3 av 4: Bedriften bør lage en mal for egenerklæring som skal brukes når leverandør ikke er PEFC-sertifisert. ANBEFALING NR. 4 av 4: Bedriften bør innlemme PEFCs regler for logobruk i sine interne prosedyrer. Rapportdato: Side: 5 av 7

6 GRANSKET DOKUMENTASJON - HP 1-1 Virkeskjøp - HP 1-2 Virkessalg - SB 1-2 Organisasjonsplan - SB 2-2 Kvalitets- og miljøsystem - SB 2-3 Informasjonssystemer - SB 2-4 Virkesoversikt - Organisasjonskart - Virkesoversiktsdatabase - Leveranserapport Kontrakt med leverandør - Kontrakt med kunde - Div. sertifikater Rapportdato: Side: 6 av 7

7 REGISTRERINGSSKJEMA Virksomhet: Revisjonsdato: Type revisjon: Sertifiseringsrevisjon Revisor: Anders Q. Nyrud Navn: Ole Lauglo Stilling: Daglig leder, ansvarlig PEFC Rapportdato: Side: 7 av 7