ELRAPP System for elektronisk innhenting av rapportdata fra funksjonskontraktentreprenører.

Transkript

1 ELRAPP System for elektronisk innhenting av rapportdata fra funksjonskontraktentreprenører. For å effektivisere og bedre oppfølgingen av kontraktene innenfor drift og vedlikehold, har Statens vegvesen (SVV) utviklet systemet ELRAPP. Systemet settes i drift høsten 2007 og vil tas i bruk på alle kontrakter med oppstart 1.september Formål ELRAPP skal sikre en effektiv oppfølging av oppgavene i drift- og vedlikeholdskontrakter med funksjonsansvar (funksjonskontrakter). Formålet med løsningen er å: - Etablere et godt styringssystem for SVV sine byggeledere for oppfølging av entreprenører og SVV sine egne aktiviteter. - Sikre korrekt innrapportering fra entreprenørene og forbedre innrapporteringsmulighetene i forhold til dagens løsning ved å gå over til elektronisk rapportering der det er hensiktsmessig. - Kvalitetssikre administrasjon, oppfølging og kontroll av funksjonskontrakter. - Sikre arbeidsbesparende dokumentbehandling. - Sikre et konsistent datagrunnlag for statistikk, blant annet ved å bedre innsamlingen av mengdeinformasjon fra aktivitetene på veien (salt, sand etc.). Målsetningen er at systemet skal være effektiviserende og bidra til kvalitetssikring, både for byggherren og entreprenøren. 2 Systemets oppbygning ELRAPP skal benyttes både av entreprenørene og av byggherre (Statens vegvesen). Systemet har derfor følgende moduler: - SVV-modul. Benyttes av byggherre for innlegging av kontraktsspesifikke data, samt oppfølging og kontroll. - Kontraktsmodul. Benyttes av entreprenørene for innrapportering og kontroll med egne arbeider. - Modul for innrapportering av mengdeinformasjon fra entreprenørene. Statens vegvesen Entreprenør SVV modul (Intranett) Kontrakts modul (Internett) System for automatisk datainnsamling (alt. manuelt system) Integrasjoner med tilgrensende systemer Database DAU format 6 Side 1 av 5

2 2.1 SVV-modul SVV-modulen er den modulen som vil benyttes av personellet fra Statens vegvesen. Denne er WEBbasert og vil være tilgjengelig gjennom SVV sitt intranett. Modulen ivaretar SVV sine behov for oppfølging av entreprenørene og av egne aktiviteter. Dette inkluderer: - Entreprenørenes innrapportering av informasjon. - SVV sine egne kontroller. - Oppfølgingspunkter i kontrakter (frister og avvik). - Rapportering. 2.2 Kontraktsmodul Kontraktsmodulen benyttes av entreprenørene. Denne vil derfor ha noe annen funksjonalitet enn SVVmodulen. Kontraktsmodulen vil være WEB-basert, og være tilgjengelig for entreprenørene via Internett. Modulen skal ivareta sentrale deler av entreprenørens behov for rapportering til SVV, samt inneholde oversikt over oppfølgingspunkter i kontrakten. Modulen inneholder i hovedsak følgende: - Overordnet kontraktsinformasjon. - Innrapportering til byggherre basert på rapportskjema fra vedleggsmappe R i kontrakten, samt planer, mengdeinformasjon og avvik. - Oppfølgingslogg over aktuelle oppfølgingspunkter i kontrakten (frister og avvik). 2.3 Rapportering av mengdeinformasjon Entreprenørene skal rapportere inn forbrukte/utførte mengder. Innrapportering av vinterdriftsmengdedata (sand, salt og brøytekilometer) kan skje på to måter: - Gjennom manuell innlegging i rapporteringsskjema for dette i Kontraktsmodulen (jfr. vedlegg R12 i kontrakten). - Gjennom bruk av system for automatisk datainnsamling. I hvert konkurransegrunnlag er det klargjort på hvilke veger/strekninger i vedkommende kontrakt det evt. stilles krav til bruk av automatisk datainnsamling. Data fra øvrige strekninger i kontraktsområdet legges inn manuelt, i den grad entreprenøren ikke på eget initiativ bruker automatisk datainnsamling også på disse strekningene. Det er entreprenørens ansvar å anskaffe og idriftsette løsning for automatisk datainnsamling iht. krav i konkurransegrunnlaget. Det finnes en rekke standard systemer for dette i markedet. SVV har definert et grensesnitt for elektronisk innrapportering av mengdeinformasjon. Dette er basert på DAU-formatet som er foreslått som europeisk standard, og som støttes av de fleste systemer for dette på markedet. 3 Rapporteringskrav til entreprenørene Entreprenørene skal rapportere til byggherre i henhold til kontraktens krav. I Kontraktsmodulen i ELRAPP vil følgende skjema benyttes: - R2 Rapportering av hendelser, skader, feil og mangler - R5 Rapportering av skade på objekter som inngår i kontrakten påført av kjent/ukjent motorvogn (D a). - R10 Innrapportering av kjøreforhold - R11 Rapporteringsskjema for skred og skredfare - R12 Oppfølging av drift og vedlikehold - mengderapportering vinter - R13 Rapportering av vintertiltak og avvik i funksjonskontrakter - R14 Oppfølging av drift og vedlikehold - mengderapportering sommer - R15 Avfallshåndtering - R18 Melding om uønsket hendelse / farlig forhold innen HMS (entreprenørhendelser) - R19 Månedsrapport - HMS Side 2 av 5

3 Utover den rapporteringen som gjøres gjennom disse skjemaene fra vedleggsmappe R, skal entreprenøren gjennom ELRAPP rapportere inn avvik i henhold til kontrakten, mengder, planer og andre dokumenter fastsatt av byggeleder. S kisse automatisk datainnsamling Entreprenør Statens vegvesen Leverandør spesifikk programvare på entreprenørsiden ELRAPP - VINTERCOM FTP / WEB DAU-filer med dataoppsamling Leverandør spesifikk kommunikasjon SVV har definert et standard grensesnitt for kommunikasjon - DAU. Leverandør velger selv system og standard for kommunikasjon med eget utstyr. GP S DAU filene kan overføres via FTP eller lastes inn via Kontraktsmodulen (WEB). 13 Planer som skal rapporteres inkluderer vinterplan, hovedplan, årsplan og beredskapsplan. Godkjente filformat for planer og dokumenter er PDF, DOC, XLS og JPG. Kontrakten vil beskrive på hvilke veger det skal benyttes automatisk dataoppsamling med GPS, og hvor det kan benyttes manuell registrering av vinterdriftsmengdedata. Data fra veger/strekninger med automatisk dataoppsamling skal oversendes byggherren på DAU-formatet ukentlig, dersom ikke annen frekvens er beskrevet i kontrakten. Der automatisk dataoppsamling benyttes, skal følgende data rapporteres som et minimum (se for øvrig DAU standarden for ytterligere informasjon): Enhet, bil- eller maskinnr (1250) GPS posisjon (2022 og 2023) Start/stopp på rode (931000) Km kjørt (1080) Hastighet (2105) Km med spreder på ( eller ) Spredebredde (2074 eller ) Forbruk salt/sand (2077) Materialtype (1300) Er spreder på ( eller ) Er plog nede (931005) Tallene i parentes angir feltkode (rec. id) i DAU standarden. Side 3 av 5

4 4 Opplæring gjennom kurs Byggherren vil arrangere kurs for entreprenørene i bruk av kontraktsmodulen før 1.september 2007, og det forutsettes at entreprenøren deltar på denne opplæringen. Kurset vil være gratis, men kursdeltakerne må selv betale kostnadene med reise og opphold. 5 DAU formatet DAU formatet er en spesifikasjon/standard utviklet av en tysk arbeidsgruppe med spesialister innen mobile datainnsamlingssystemer. Standarden definerer en tekstbasert protokoll der tekstfil blir overført fra entreprenør til byggherre med forhåndsdefinerte datafelt. Protokollen er bygget opp av følgende tre nivåer av informasjon: Data felt, definert som DACODE Data oppføring, definert som DRCODE Beskjeder eller grupper med oppføringer, definert som DGRCODE Alle koder er definert med et nummer mellom 0 til , dette gjelder alle tre grupper av informasjon. DAU formatet dekker eller har reservert koder i intervallet 0 til , og alle koder i intervallet er ledige til å definere brukerspesifikke data. En mer detaljert beskrivelse av DAU versjon 1.40 spesifikasjonen finnes på URL: 6 Tekniske krav Kommunikasjon mellom det utstyret entreprenøren benytter med støtte for automatisk datainnsamling og ELRAPP foregår på følgende måte: - Et leverandørspesifikt program hos entreprenør tar hånd om kommunikasjon mellom utstyret og en datamaskin hos entreprenøren. - Dette programmet må være i stand til å eksportere tekstbaserte filer i henhold til DAU versjon 1.40 spesifikasjonen. DAU versjon 1.40 kan håndtere toveis kommunikasjon mellom entreprenør og utstyret, men det er kun kommunikasjon fra utstyret til entreprenør som er nødvendig for ELRAPP. DAU filene må lages med Windows tegnsett for å støtte de norske bokstavene æ, ø og å. - Hvordan kommunikasjonen mellom utstyret og entreprenør foregår, er irrelevant for ELRAPP, så lenge programvaren hos entreprenøren kan eksportere datafiler i DAU format. - Filer i DAU format skal lagres med filnavn på følgende format: xxx01234.txt. Hvor xxx brukes til å identifisere entreprenør / underentreprenør for kontrakten, og er et stigende løpenummer. De eksporterte DAU filene lastes opp på et avtalt filområde på en FTP server hos SVV for deretter å bli automatisk importert i ELRAPP. - Alle data records (data for hver aktivitet) i DAU filene skal registreres på format DRCODE (931105;VINTERMAN data, large). I tillegg skal hver aktivitet ha en header på format DRCODE For alle data i DAU filene skal det lagres GPS koordinater (lengde- og breddegrad). Koordinatene skal registreres som latitude og longitude i radianer (ikke i grader). - Utstyret skal settes opp til å registrere data om aktuell aktivitet (strøing/brøyting) for hver 100 meter. - Forbruk ved strøing angis alltid i kg salt eller sand. For å bruke ELRAPP's web grensesnitt kreves nettleseren Internet Explorer 6.0 eller høyere, og støtte for JavaScript må være skrudd på. Side 4 av 5

5 7 Begrensninger For å kunne bruke automatisk dataoppsamling er det en forutsetning at de veger det skal samles inn data for er definert i Nasjonal Veg Data Bank (NVDB). Pr i dag mangler det data for mange gang- og sykkelveger i NVDB. Automatisk dataoppsamling kan derfor vanligvis ikke benyttes på gang- og sykkelveger, disse vegene må foreløpig rapporteres manuelt i Kontraktsmodulen. Tilsvarende begrensing gjelder for fortau. Side 5 av 5