1 Generell info. 1.1 Forkortelser (akronymer) og begreper. 1.2 Testperiode Testing mot det norske tollvesenet (TVINN)

Transkript

1 1 Generell info 1.1 Forkortelser (akronymer) og begreper SAD Single Adminstration Document, på norsk enhetsdokumentet (dvs. tollblanketten). I Sverige sier de ED eller ED-blanketten (ED=EnhetsDokumentet). TAD Toll- og Avgifts Direktoratet. TDS TullData Systemet (TDS= TVINN -systemet i Sverige). TVINN TollVesenets INformasjonssystem med Næringslivet. Noen begreper ifbm norsk fortolling EN Endelig deklarasjon (oppgjør av en FO). FO Foreløpig deklarasjon. NB! Dette har ikke noe å gjøre med midlertidig inn- eller utførsel! FO brukes når man ikke har alle opplysningene som trengs for å gjøre en fullstendig fortolling (FU). Man må da sende en endelig deklarasjon (EN) innen 10 kalenderdager. (Ved eksport trenger man spesiell tillatelse til dette.) Midlertidig inn- eller utførsel er noe helt annet betyr at man fører varer inn i landet som man vet skal ut igjen, eller omvendt. FU Fullstendig deklarasjon. KO Korrigert deklarasjon. MA Manuell deklarasjon (annet enn ordinær). Ekspedisjonsenhet Et sekssifret nummer som angir hvor tolldeklarasjonen du sender skal ekspederes. Ulike nr for innførsel/utførsel, test/drift og tollsted. De fleste tildeles kun én ekspedisjonsenhet for innførsel og én for utførsel. Sekvensnummer Alle norske fortollinger tildeles et sekvens- og versjonsnummer. Dette sammen med registreringsdatoen (felt 54B på fortollingen) identifiserer fortollingen før den er blitt godkjent og fått et ekspdisjons- og løpenummer (også kalt linjedeklarertnummer). Noen begreper ifbm svensk fortolling DNU vanlig svensk import. HNU svensk hemtaging (HEM), må gjøres opp med en TNU i etterhånd. UGE eksport når man er Godkjent Eksportør. UNU vanlig svensk eksport. Tullid Alle som som fortoller mot Sverige får sin egen tullidserie. Hver fortolling tildeles et nr fra denne serien, som er fortollingens unike id. Ett tullid består av 3 bokstaver som er unikt for ditt firma, ett sekssiffret løpenr og et kontrollnr til slutt. 1.2 Testperiode Testing mot det norske tollvesenet (TVINN) Alle som skal begynne å deklarere mot TVINN må først igjennom en testperiode. Du er tildelt en kontaktperson, se pkt 2.1 for navn og nr, som sjekker og kommenterer det du sender inn. Man må sende ca 10 testdeklarasjoner for innførsel og 10 for utførsel, hvis man skal ha begge deler. Når man er på test, så blir alle deklarasjonene lagt til manuell behandling, dvs. at man ikke får svar før en toller (din kontaktperson så lenge du er på test) har sett på dem. Tar det lang tid før du får svar på en deklarasjon som ligger til manuell behandling må du ta kontakt ProTeria Toll Brukerveiledning Side 1

2 med tollvesenet og få dem til å se på den. Spesielt på test er det aktuelt, fordi tolleren må da inn på en egen testmaskin for å sjekke, og det er ikke noe han gjør med mindre han vet at noen holder på å teste. Når du har sendt ca 10 stk. og hvis kontaktpersonen din fortsatt ikke har sagt noe om at det holder, så kan du spørre ham/henne om du nå kan komme i drift. Vedkommende vil da trolig svare ja, eller at du sende én deklarasjon til av en eller annen type. Sette programmet i produksjon (drift) mot TVINN Når du kommer i drift, så får du tildelt nye ekspedisjonsenheter som du skal bruke. Det eneste du trenger å gjøre i programmet for å endre fra test- til driftsmodus er å velge: System -> TVINN innstillinger..., du får da opp dette skjermbildet: Sett prikken på Drift, klikk på linjen med testekspedisjonsenheten i rutenettet nede til høyre i bildet. Trykk så på piltasten på tastaturet som peker nedover for å lage en ny linje. Legg så inn de nye ekspedisjonsenhetene du har fått, og skriv på tilhøredende tollsted. Dobbeltklikk på denne nye linjen når du er ferdig. Det som skjer når du dobbeltklikker på linjen er at de nye ekspedisjonsenhetene spretter opp der det står Defaulte ekspedisjonsenheter: rett over ruttenettet (griddet). Det betyr at det er disse som blir brukt neste gang du trykker på et norsk flagg for å lage en ny norsk deklarasjon mot tollvesenet. Trykk på [OK]-knappen, og du er klar til å starte med å fortolle på egenhånd! Send en mail til support@proteria.com og fortell at du har kommet i drift hvis vi ikke allerede har snakket sammen Testing mot det svenske tullverket (TDS) Alle som skal begynne å deklarere mot TDS må først igjennom en testperiode. Du må sende 5 tester av hver type som du skal komme i produksjon på. Når det er gjort må du sende en sluttprøve (et slutprov) og hvis den er ok så blir man satt i produksjon. Mer info om testingen og de ulike sluttprøvene finner du inne på hvis du står inne på en svensk deklarasjon og velger: Hjelp -> Test og slutprov -> Tullverkets oversikt. Inne på denne siden under overskriften ProTeria Toll Brukerveiledning Side 2

3 Testinformation TDS klikker du på den linken som heter Tester och meddelanden för import och export. Dit kommer også direkte med denne linken: av_meddelanden.pdf Når du har gjort testene dine så sender du en liste med tilhørende tullid er til EDItestfunksjonen, og spør om du nå kan sende slutproven. Slutproven kan se litt vanskelig ut, men ta kontakt med oss når du er klar, så blir det veldig enkelt Sette programmet i produksjon (drift) mot TDS Når tullverket sier at du er klar for produksjon er det eneste du trenger å gjøre i programmet å velge: System -> TDS innstillinger..., og sette prikken på Drift istedenfor Test og trykke på [OK]-kanppen! 2 Viktige telefonnummer og kontaktpersoner 2.1 Tollvesenet/tullverket Din kontaktperson i tollvesenet under test/drift er: Navn: telefon: Tullverket ved testing på TDS EDI-testfunksjonen, edi.test@tullverket.se, eller telefon, Velg IT-support og spør etter EDI-testfunksjonen. 2.2 ErgoGroup (de som har postkassen din) ErgoGroup (Ergo) er de som kontrollerer din postkasse. Alle meldingene til og fra både det norske og svenske tollvesenet går via postkassen din hos Ergo. De svenske meldingene går også innom Logica i Sverige før de kommer frem til tullverket. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, velger du: Hjelp -> Siste status/info for å se om det er noen kjente stopp eller problemer akkurat nå. Hvis det ikke er det, sender du en etterlysningsmail til support@proteria.com. Vi vil da spore/ etterlyse meldingen din hos Ergo for å finne ut hva som har skjedd. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 3

4 Etterlysningsmailen må inneholde følgende opplysninger: Norsk fortolling: Ditt firmanavn, sekvensnummer (og versjonsnummer hvis det er noe annet enn 1) og dato den ble sendt til tollvesenet. Svensk fortolling: Ditt firmanavn, tullid og dato den ble sendt til tullverket. 2.3 ProTeria AS Ved problemer send helst en mail til eventuelt hvis det haster veldig ring: Support: Sentralbord: Standard gjennomføring 3.1 Oppstart av ProTeria Toll Du finner ikonet for ProTeria Toll på skrivebordet. (Hvis ikke så må du dra ut en snarvei fra fila...\proteria\pt_tds.exe.) Dobbelklikk på dette for å starte programmet (eller marker ikonet og trykk [Enter]). (Du kan også som regel starte programmet ved å velge: Start -> Programmer -> ProTeria -> ProTeria Toll.) Aller første gang du starter programmet vil du få opp denne meldingsboksen: Her taster du inn passordet du fikk i mailen fra ProTeria som inneholdt installasjonslinken til programmet. Når passord for første gangs oppstart er angitt, så får du opp et påloggingsvinduet: Velg ditt navn og trykk [OK]. Det er ikke noe passord før du eventuelt velger å sette ett. (Ønsker du å angi et passord, så gjøres det her: System -> Databaser -> Brukere.) ProTeria Toll Brukerveiledning Side 4

5 Programmet starter da opp med det vi kaller for hovedbildet eller oversiktsbildet. Her ser du de fortollingen som er gjort etter angitt dato. Default vises de siste 10 dagene. Dette kan du endre inne i bildet: System -> Databaser -> Brukere Lage et nytt oppdrag Etter at programmet er startet, er første trinn å lage ett nytt oppdrag. Deg gjør du ved å klikke på knppen Nytt oppdrag eller Ctrl+N. Du får nå opp endel knapper nederst i bildet. Her velger du de typene fortolling og de dokumenter du øsnker på oppdraget ved å klikke på de ulike knappene. (Hvilke knapper som vises avhenger av hva du har kjøpt/bruker.) Foreløpig norsk eksport (FO), må gjøres opp med en endelig (EN) i ettertid (som regel innen 10 kalenderdager). Ikonet vises ikke lenger default, da tollen er strammet inn på bruken. Må også ha egen tillatelse til å bruke denne. NB! Foreløpig fortolling er noe helt annet enn midlertidig utførsel! Midlertidig utførsel angis i felt 37 på en ordinær eksport. Ordinær norsk eksport. Svensk eksport, for dem som er godkjent eksportør. Vises ikke før du angir du er godkjent eksportør, det gjøres i System -> TDS-innstillinger... (UGE) Ordinær svensk eksport. (UNU, UFF) Foreløpig norsk import (FO), må gjøres opp med en endelig (EN) i ettertid (som regel innen 10 kalenderdager). Ikonet vises ikke lenger default, da tollen er strammet inn på bruken. NB! Foreløpig fortolling er noe helt annet enn midlertidig innførsel! Midlertidig innførsel angis i felt 37 på en ordinær import. Ordinær norsk import. Svensk hemtagning, tilsvarer norsk FO, og må gjøres opp med TNU i ettertid (mener det er innen 11 dager). (HNU) Ordinær svensk import. (DNU, TNU) CMR-fraktbrev. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 5

6 Dangerous goods declaration. EUR.1 opprinnelsesbevis. Skrives ut på fortrykt papir. Etter hvert som du velger hva som skal være på oppdraget spretter disse knappene opp på linjen over med en annen bakgrunnsfarge. På oppdraget til venstre er d et for eksempel valgt norsk eksport, svensk import og CMR-fraktbrev. For å komme inn på de ulike dokumentene klikker man bare på knappen til det aktuelle valgte dokumentet Utfylling av dokumentet Under utfyllingen er det lurt å bruke (tabulator) [TAB]-tasten til å flytte seg mellom feltene. Markøren vil da automatisk hoppe innom de felt som må fylles ut. Dette kan overstyre om du ønsker. Hvis du har en fast verdi i et felt, så kan du taste inn denne og så høyreklikke i feltet og velge Sett... som Default verdi. Du kan så høyreklikke en gang til og velge: Fjern Tab-stop i.... (Du kan alltid klikke deg inn i et vilkårlig felt med musepekeren om du ønsker det.) Hvis du er usikker på hva du skal skrive i et felt, så trykk på [F1]-tasten eller på felthjelpknappen:. I noen felt kan du også trykke [F7], for å komme ut på Internett for å lese mer om det aktuelle feltet du står i. Hvis du fremdeles ikke vet hva du skal skrive så se etter i tollvesenets veileder, ring din kontaktperson i tollvesenet eller oss i ProTeria, tlf , support@proteria.com. Trenger du hjelp av kalkulator ved summering så trykk på [Ctrl + K] tastene når du står i feltet som skal summeres og en kalkulator vil komme frem. Og du kan benytte talltastaturet på pc-en din. 3.3 Hvordan legge inn ny avsender/mottaker, felt 2/8 Ved utfylling av rubrikk 2 og 8 kommer registeret for avsendere/mottakere automatisk opp, velg den rette, eventuelt så legger du den inn i registeret først, ved å velge [Ny]-knappen (eller Ctrl+N). Hvis du ikke ønsker å lagre avsenderen/mottakeren, kan du trykke [Esc]-knappen på ProTeria Toll Brukerveiledning Side 6

7 tastaturet og legge den direkte inn på deklarasjonen. (Hvis du står i felt 2 eller 8 kan du også åpne registeret ved å dobbeltklikke i feltet, trykke F4 eller F6.) 3.4 Hvordan lage ny varepost, rubrikk Har du flere varetyper ved fortollingen må du dele opp tolldeklarasjonen i flere vareposter (tolltariffnummer). Du finner ikonet for flere vareposter i rubrikk 31 på tolldeklarasjonen. Klikk på knappen Ny varepost for å lage en ny varepost på tolldeklarasjonen. (Du må fylle ut felt 33 Varenummer på den vareposten du står på før du får lov til å lage en ny varepost.) Ønsker du å bla imellom de forskjellige varepostene bruker du disse knappene: Knappene med pekefinger brukes til å gå til første, forrige, neste og siste varepost. Den med mannen på brukes til gå til et bestemt varepostnummer. Trenger du å slette en varepost, klikker du på knappen Slett varepost (søppeldunken). OBS! Tollvesenet vil ha tilsendt varepostene i stigende varenummerrekkefølge. De vil også at varepostene kommer i den rekkefølgen på utskriften. Vi opererer derfor med 2 sorteringer av varepostene. Inntastingsrekkefølge (gjerne den rekkefølgen de står på fakturaen) og stigende rekkefølge den som sendes til tollen og brukes ved utskrift. Du svitsjer mellom disse 2 sorteringene ved å trykke på knappen: Hvis du får en feilmelding fra tollen på varepost 3, så er det nr når varepostene er sortert i stigende rekkefølge. Det kan derfor hende at du må klikke på sorteringsknappen for å få varepostene i stigende rekkefølge før du kan bla deg til varepostnr 3. Antall vareposter du har på deklarasjonen ser du i rubrikk nr 5. Varepostnummeret du står på nå ser du i rubrikk nr 32. Når du tar en utskrift av en deklarasjon med mer enn en varepost så vil varepostene komme på enten tilleggsark eller en dataliste. Du avgjør selv om du vil ha tilleggsark eller dataliste. Det gjør du ved å velge Register -> innstillinger... -> Innstillinger, når du er inne på en deklarasjon. Legg inn det antall vareposter du vil benytte tilleggsark i steden for dataliste. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 7

8 3.5 Hvordan fylle ut tolltariffnummeret, felt 33 Ved utfylling av rubrikk 33 kan du skrive direkte i feltet. Feltet innholder en liste med alle gyldige nr. Hvis du har benyttet tolltariffnummeret tidligere vil også teksten komme fram (det som blir stående i felt 31GB). GB står for godsbesrivelse. Hvis tolltariffnummeret ikke er benyttet tidligere må du legge inn teksten i felt 31GB. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 8

9 Alternativet til å velge varnummer direkte er altså at du henter tolltariffnummeret fra ditt eget artikkelregister, dette er et felles register for de norske og svenske tolltariffnumrene. Klikk på knappen hent artikkel (Ctrl+R) i felt 31 for å legge inn et nytt tolltariffnummer i ditt, eller når du står i hovedbildet velger du System -> Databaser... -> Artikkelregister. Du kan nå legge inn et nytt tolltariffnummer / en ny artikkel ved å klikke på ikonet ny. Fins det særavgifter på valgt varenummer vil dette vises i feltet for særavgifter. Hvis du ikke har et artikkelnr, så kan du f.eks skrive inn tolltariffnummeret også i feltet for artikkelnr. Skal din artikkel ha disse avgiftene må du dobbeltklikke i feltet på den aktuelle avgiften, slik at de legger seg i feltet på høyre side. (Avgiften er nå knyttet opp mot den aktuelle artikkelen). Når vi senere velger dette artikkelnummeret blir alle avgiftene som vi har definert tatt med under avgiftsberegningen. Her kan du nå legge inn det svenske tolltariffnummeret ved å klikke på mappen TDS Her må du være obs på at I Sverige (EU) har 8 siffer for eksport og 10 siffer for import, legg inn det aktuelle. Også her kan du legge inn avgifter tilhørende det aktuelle tolltariffnummeret ved importen til Sverige (EU). ProTeria Toll Brukerveiledning Side 9

10 Har du problemer med tarifferinga kan du ved å trykke på F7-knappen på tastaturet når du står i feltet med tariffnummeret. Du kommer da rett inn på tollvesenets hjemmesider vedrørende tariffering. Står du på tvinn kommer du til den norske, står du i TDS kommer du til de svenske hjemmesiden. Her får du da en komplett oversikt over avgifter og restriksjoner vedrørende det aktuelle tolltariffnummeret. Hvis du ikkje vet om dette er riktig nummer kan du ved å klikke på feltet som heter tolltariffens posisjon... får du frem den tekstlige delen av tolltariffen. Har du produkter med for eksempel GSP-preferansetoll og ikke vet om den aktuelle varer er med i avtalen kan du ved å klikke på landgruppa og få frem en fullstendig landliste over den enkelte avtale. Du kan også klikke på logoene til tollen for å komme til den norske eller svenske tollens hjemmeside. 3.6 Statusbaren på en deklarasjon Statusbaren har fire felter. Første felt viser deklarasjonen sin id. Sekvens og versjonsnr hvis det er en norsk fortolling, eller tullid hvis det er en svensk deklarasjon som i eksemplet over (tullid RCT ). ProTeria Toll Brukerveiledning Side 10

11 Andre felt viser grønt, gult eller rødt lys. Det angir om du får lov til å endre på deklarasjonen. Grønt lys : du kan endre på alle felt i deklarasjonen. (Hvis deklarasjonen vært sendt til TVINN og fått versjonsnr 2 eller høyere, så kan du ikke endre datoen i felt 54b selv om det er grønt lys. Det har da blitt en del av id en på deklarasjonen.) Gult lys : du kan endre på det som ikke er felles mellom den norske og svenske deklarasjonen. Gult lys vises hvis du har en dobbeltsak, både norsk og svensk fortolling, og den ene av disse har rødt lys, dvs allerde er sendt til tollen eller er godkjent. Rødt lys : du kan ikke endre på deklarasjonen, fordi den er godkjent eller under behandling hos tollen, du har sendt den. (Hvis du bare har lagt den klar til sending og ikke sendt den enda, kan du ta den ut av kø igjen, så litt lenger ned.) Tredje felt viser statusen på deklarasjonen. F.eks Ny fortolling, Klar til sending, Sendt tollvesenet, Godkjent Fullstendig etc. Fjede felt viser eventuelle hint, hjelpetekster på knapper og felt du har musepekeren over Sjekk utfylling For å sjekke om man har fylt ut de feltene som skal fylles ut kan du klikke på knappen, Sjekk utfylling. Finner den interne inputkontrollen feil eller mangler vises disse i et vindu under deklarasjonen slik: Klikker du på en av feilene, så hopper markøren til det aktuelle feltet på deklarasjonen. Det fins tre ulike symboler som kan vises ifbm feilene funnet i intern inputkontroll: Informasjon, gjerne at programmet bare endret en verdi som måtte være feil. Advarsel om at noe kanskje er feil, du bør sjekke. Noe er feil. Hvis du f.eks har fått en advarsel (gul trekant) og det ikke er en feil, eller du mener at inputkontrollen tar feil, så kan tvinge deklarsjonen klar til sending ved å bruke knappen:. Utfyllingen blir også sjekket når du gjør klar til sending, så du trenger ikke å bruke knappen for sjekk utfylling separat. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 11

12 3.7.2 Gjør klar til sending Før man sender en deklarasjon til tollvesenet, så må den oversettes til et spesielt språk som kalles EDIFACT. Din oppgave er bare å klikke på knappen: Gjør klar til sending. Når oversettelsen er ferdig skal det stå Klar til sending i feltet Sakens status : forrige punkt, sjekk utfylling. med mindre det ble funnet feil, i så fall se Deklarasjonen er foreløpig ikke sendt til Tollvesenet, men den ligger klar til sending. Hvis det ikke haster med denne saken kan du lage én eller flere deklarasjoner til, før du sender dem til tollvesenet. Men det er kanskje lurt å sende dem fortløpende. Etter at man har lagt en sak klar til sending er det ikke mulig å gjøre endringer på den. Dette er en sperre som er lagt inn slik at det alltid er samsvar mellom det du har på skjermen og det du har sendt til tollvesenet. Dette vises med det røde lyset. Skulle du imidlertid oppdage en feil på en sak som ikke er sendt til tollvesenet er det mulig å ta ut av kø igjen. Saken får da tilbake forrige status og skrivesperren blir opphevet. For å ta ut av kø velg menyen: Tvinn Ta ut av kø. 3.8 Sende deklarasjonen til Tollvesenet For å få sendt deklarasjonen til tollvesenet trykker du på Send og hent -knappen startbildet for programmet. Du må gå ut av SAD-blanketten. i Når saken er sendt ut av huset, så vil sakens status endres fra: Klar til sending til Sendt til tollvesenet. Du kan også sende ved å bruke menyen: System -> Send og hent eller hurtigtastene Shift+Ctrl+S. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 12

13 Programmet legger nå alle meldingene som du har lagt klar til sending siden sist over i postkassa di hos ErgoGroup. Samtidig vil programme hente eventuelle svar som har kommet siden sist. 3.9 Finne igjen saken(e) som det er kommet svar på For å finne frem til alle saker det er kommet svar på, kan man velge å kun vise de sakene som har en gitt status. De gjør du i feltet oppe til høyre som heter Status. Her kan du nå velge for eksempel: Mottatt melding, TVINN. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 13

14 Finner du ikke saken under Mottatt, kan du søke etter saken ved å klikke i andre feltene. Klikker du f.eks. på Sendt så får du frem alle deklarasjonene som du har sendt til tollvesenet og ikke fått svar på enda Veksle mellom import, eksport Står du i SAD-blanketten kan du veksle mellom norsk og svensk fortolling ved å klikke på knappen svitch til motsatt sak, eller bruke hurtigtasten F Skrive ut deklarasjonen ProTeria Toll Brukerveiledning Side 14 For å skrive ut deklarasjonen kan du klikke på utskriftsikonet når du har den aktuelle fortollingen på skjermen. Når man skriver ut en godkjent deklarasjon endres statusen fra mottatt ok til ferdig behandlet. Man må samle på utskriften sammen med andre til hørende papirer som faktura og opprinnelsesbevis i 10 år. Man kan også skrive ut fra menyen eller med hurtigtasten Ctrl+P. Det er også mulig å høyreklikke på et oppdrag i hovedbildet og skrive ut derfra.

15 Mange velger også automatisk utskrift når man får godkjent svar. Ønsker man det, så stilles det inn per bruker i Register -> Databaser -> Brukere. (Hvis man står i hovedbildet så må man velge System -> Databaser -> Brukere.) 3.12 Melding fra tollvesenet For å lese melding/feilmeldinger fra tollvesenet klikker du på meldingsikonet når du har den aktuelle fortollinga på skjermen. Du kan også lese statusen nede i hovedbildet og se om det er noen melding fra tollvesenet eller om den er godkjent, for å lese på meldingen fra hovedbildet så høyreklikker du må det aktuelle flaggikonet. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 15

16 4.0 Maler 4.1 Finne igjen tidligere saker For å finne frem til tidligere saker skriver du inn søkerkriteriet ditt i startbildet, velger man Type og deretter sekvensnr. Eller avsender og Mottaker Her velger du ut ifra hvilket kriterie du selv ønsker å søke på for å finne den aktuelle deklarasjon. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 16

17 Ved søking etter tidligere saker må du være obs på følgende: Sett inn dato og eventuelt bruker, hvis ikke så søker den kun blant de siste oppdragene. Sett en huk i feltet Vis alle før t.o.m. Når du har funnet den aktuelle saken som du vil kopiere markerer du ut den deklarasjonen og klikker deretter på knappen Oppdrag Bruk som mal og nå vil den nye saken bli identisk med den forrige, med noen få unntak som dato og valutakurs. Her har du også muligheten for å lage dine egne maler som du senere kan benytte. For eksempel hvis det er bestemte leverandører/ kunder eller samme vare som går igjen. Da kan det gjøres på følgende måte: Da kan du legge inn Mal + f.eks bestemt varenavn i felt 7 referansenummer på deklarasjonen. Dette vil da være et søkekriterie senere for å finne igjen denne malen. NB I tillegg må du sette datoen i felt 54 langt frem i tid f.eks år 2015, dette for at du ikke skal slette dine maler ved eventuelle sletting av saker. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 17

18 4.2 Sette inn faste verdier Du har anledning til å sette inn faste verdier på deklarasjonen. Dette gjøres ved å høyreklikke på musa og sette inn den aktuelle verdien for dette feltet. I tillegg kan du her sette om du vil ha Tab stopp i dette feltet Ønsker du å se hvilke felter du har satt Tab stopp på kan du velge vis Tabulator stopp, Ved å velge Register -> Innstillinger... vil du få opp et nytt bilde hvor du kan sette standarverdier som blant annet skriver og hvor mange kopier du ønsker skrevet ut. Selv om du har satt inn en fast verdi kan du alltid overskrive den på deklarasjonen senere. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 18

19 5.0 Diverse nyttige funksjoner 5.1 Siste status/info Hvis du ikke får svar på fortollingen så kan det være problemer hos Tollvesenet eller hos ErgoGroup. Du kan da gjøre følgende: velg Hjelp -> Siste status/info og det vil komme frem et vindu som viser om det er noen kjente problemer akkurat nå. Står det at alt er ok tar du kontakt med ProTeria og vi vil etterlyse fortollingen din for deg. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 19

20 5.2 Kontoutskrift For å finne frem til kontoutskriften velger man Tvinn -> Kontoutskrift... Her kan dere få en oversikt over hva som dere har fortollet via deres tollkredittkonto. Velg deretter hvilken periode det gjelder. 5.3 Slette saker For å slette saker velg Oppdrag - > Slett og du får da flere alternativer. Velg det rette og saken/ene vil bli slettet fra systemet. (Det er sjelden at man vil slette gamle saker.) For å slette markert oppdrag i hovedbildet kan du bruke hurtigtasten Ctrl+Del. Hvis du er inne på et oppdrag, så vil Ctrl+Del slette ulike ting avhengig av hvor du står. Som står du i felt 28 så vil det slette en fakturarad, står du i felt 44 vil det slette en rad med tilleggsopplysninger. Ellers vil det som regel spørre om du vil slette en varepost. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 20

21 5.4 Dokumentliste For å skrive ut dokumentliste velg Oppdrag -> Dokumentliste og du får nå muligheten til å velge hvilke oppdrag du vil skal være med på den aktuelle dokumentlisten. Dobbeltklikk på oppdragene og de vil legge seg inn i lista (velger du feil oppdrag så dobbeltklikk på den igjen og den blir tatt ut av listen). Når du har valgt ferdig klikker du på OK får ut en liste over de valgte oppdrag. 5.5 Hurtigtaster For å få en oversikt over hurtigtaster velg Ctrl+H eller Hjelp -> Hurtigtaster. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 21

22 5.6 Ekspedisjonsenheter I TVINN brukes noe som kalles ekspedisjonsenheter. Ekspedisjonsenheten angir hvor tolldeklarasjonen blir sendt, hvilket tollkontor som skal ekspedere den. Man har ulike nr for innførsel og utførsel. Hvilke ekspedisjonsenheter du skal bruke i testperioden står på tvinntillatelsespapiret fra tollen. Når man er ferdig med testperioden, og skal i produksjon så skal man bruke andre ekspedisjonsenheter enn det man gjorde i test. Ekspeisjonsenhetene består av 6 siffer. Testekspedisjonsenhetene begynner med I drift angir de 2 første siffrene i ekspedisjonsenheten tollregionen, 01 Oslo, 02 Øst,... Ekspedisjonsenheten som blir brukt på en TVINN-fortolling blir starten av ekspedisjons- og løpenummeret på fortollingen når den er godkjent. Også kalt linjedklarert nr og godkjenningsnummer. Dette kommer i felt A på deklarasjonen, istedenfor ekspedisjonsenheten, når fortollingen er godkjent. For å få å legge inn ekspedisjonsenheter velg System -> TVINN-innstillinger... og legg inn nye ekspedisjonsenheter i bildet. Husk å sette huk i feltet Bruker flere ekspedisjonsenheter. Når du skal legge inn en ny ekspedisjonsenhet, klikker du i feltet Tillatte ekspedisjonsenheter og bruker nedover-piltasten for å få en ny linje. Feltet Tollsted er et fritekstfelt, som du kan gi en fornuftig beskrivelse i. Som Default- ekspedisjonsenhet velger du den som dere sender fast mot. Når du lager deklarasjonen velger du ved å klikke i felt A en annen ekspedisjonsenhet enn default - ekspedisjonsenhet. Hvis du dobbeltklikker i på en linje i griddet med tillatte eksp.enheter, så flyttes disse opp og legger seg som defaulte. De som er default er de som kommer på deklarasjonen som forslag når du lager en ny tolldeklarasjon (TVINN). ProTeria Toll Brukerveiledning Side 22

23 Du kan endre ekspedisjonsenhet oppe i felt A, hvis du har huket av for at du bruker flere ekspedisjonsenheter inne i bildet System -> TVINN-innstillinger Brukerinnstillinger For å legge inn ny bruker eller ender på eksisterende velg System -> Databaser -> Brukere og rediger det som er skal endres. Hvis du ikke får lov til å trykke på ny, så kontakt ProTeria for å få passord som åpner for dette. Hvis dere har betaling pr. deklarasjon, så koster det ikke noe ekstra med flere brukere. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 23

24 6.0 Noen ulike typer med fortollinger ProTeria Toll Brukerveiledning Side 24

25 6.1 Foreløpig deklarasjon For å lage en foreløpig deklarasjon velger du flagg-knappen med parantes rundt Ex for eksport (Ex) eller rundt Im for import (Im). Hvis disse flaggene ikke vises og du bruker foreløpige deklarasjoner, så må du velge System-> Tvinn-innstillinger..., og huka av der for at du bruker foreløpige deklarasjoner. Ved en foreløpig eksportdeklarasjon må det i felt 44 legges inn koden FOR og journal-/ tillatelsesnummeret fra tollvesenet Ved importen trengs en forklaring i felt 44. Har man en særskilt tillatelse ved import, f.eks endelig deklarering utover 10 dager, fyller man ut felt 44 på samme måte som ved eksport. Journalnr blir automatisk fylt ut hvis det er lagt inn i avsender/mottaker registeret. For å gjøre opp foreløpige deklarasjoner går dere inn på Status -> Uoppgjorte FO (TVINN) og vi finner der frem den aktuelle saken som skal gjøres ferdig (innen 10 dager). Gå inn på saken, komplimenter og rett det som trengs. Legg så deklarasjonen klar til sending ProTeria Toll Brukerveiledning Side 25

26 og send den på nytt til tollvesenet som vanlig. Den får da status som Endelig (EN) istedenfor Foreløpig (FO). 6.2 Midlertidige deklarasjoner Midlertidige deklarasjoner må gjeninnføres/gjenutføres innen et år. Man kan velge Status -> Godkjent midlertidig for å finne frem den aktuelle saken som skal gjøres ferdig. Når du har funnet og markert oppdraget i hovedblidet, så kan du velge det nye menypunket: Oppdrag - > Gjeninnfør/gjenutfør. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 26

27 Programmet lager da et nytt oppdrag som går motsatt vei av det opprinnelige. Ved utfylling av en reimport av ferdig varer etter bearbeiding i utlandet gjør du følgende: Fyller ut deklarasjonen som en ordinær importdeklarasjon men i felt 37 prosedyre velger du f.eks kode 64, gjeninnførsel etter bearbeiding/ foredling i utlandet. I felt B regnskapsmessige opplysninger legger du inn bearbeidingskostnaden i utlandet. (Dette er et hjelpefelt og du vil kun gå innom den ved de aktuelle kodene avhengig av hva du velger i felt 37.) 6.3 Direktefortolling For å skrive ut skjemaet for direktefortolling velger man Oppdrag -> Skriv ut direktefortolling. Da får dere skrevet ut standardskjemaet som dere sender med sjåføren slik at tollvesenet får de nødvendige data for å finne frem deres deklarasjon. Direktefortolling gjelder norsk import, og det er mest aktuelt for dem som har behov for å ta i bruk varen veldig fort etter at de kommer til landet. Man har som kjent ikke lov til å ta i bruk varene før de er fortollet men med direktefortolling er de fortollet i det de passerer grensen! ProTeria Toll Brukerveiledning Side 27

28 Hvis man får tillatelse til direktefortolling, så slipper man å godsregistrere varene og fortolle dem innen 10 dager. Varene blir altså istedenfor fortollet i det de passerer grensen. I felt 49 godsnummer bruker man da en fast verdi, f.eks D. (YYYYXXD, der YYYY er år XX er tolldistriktskode og D er fast for direktefortolling.) Det er diverse krav for at man skal kunne direktefortolle, f.eks må det (helst) være fortolling av hele biler. Man må søke mot alle de grensene som det er aktuelt å kjøre over. Man må også vite at tollstedet er betjent når bilene kommer dit. Det er ikke noe eget skjema for søknad om direktefortolling. Den skal inneholde ditt org.nr, nodinr, og du kan ikke søke før du er i drift på TVINN. Ved direktefortolling sender man altså fortollingen til TVINN før varene kommer til grensen. Fortollingen blir automatisk lagt til manuell behandling, og den blir ekspedert i det du passerer grensen, hvilket betyr at grenseovergangen må være åpen og betjent når blien passerer. Det har blitt mer og mer vanlig med direktefortolling. 7.0 Diverse opplysninger 7.1 Nye versjoner/oppdateringer av programmet Du kan sjekke om det har kommet nye versjoner/oppdateringer av programmet ved å velge Hjelp -> Sjekk om ny oppdatering i hovedbildet. Hvis det er kommet en ny versjon spør programmet deg om du vil oppdatere, ønsker du den nye versjonen svarer du ja og følger de instrukser som blir gitt underveis. Når du har mottatt oppdateringen klikker du på Neste og versjonen/oppdateringen pakker seg ut der du har programmet liggende. NB i flerbrukermiljø må de andre brukere være avlogget under oppdateringen. For å se hva som er nytt velger dere Hjelp -> Nytt fra ProTeria her får dere nå opp en oversikt over de siste endringer. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 28

29 Ved viktige oppdateringer sender vi ut mail om at du bør oppdatere. Man bør minimum oppdatere etter nyttårskifte. Har du varer med mange toll og særavgifter, kan det være smart å oppdatere toll og avgiftsfilene hvert kvartal. Det er gjerne en del endringer i disse 1. jan, 1. april, 1. juli og 1. oktober. Det kan du gjøre ved å velge System -> Databaser... -> Vedlikehold. Det er to nedlastningsmetoder, FTP og HTTP, får du feilmelding på den ene, så prøver du den andre. Valutakurser skal oppdateres automatisk, får du beskjed om at den ikke finner riktig kurs, så prøv å trykke på send og hent -knappen. Da bør du få inn riktige kurser. Velg en annen valuta og så tilbake til ønsket valuta for å få den oppdatert. Får du fortsatt melding om at kursen mangler, så kan du laste ned valutakursene på samme måte som toll og avgiftene. Men send gjerne også en mail til ProTeria, så kan vi dobbeltsjekke at det du får tilsendt valutakurser som du skal. 7.2 Support/ brukerstøtte osv Ved problemer ring ProTeria AS supporttelefon eller send mail til support@proteria.com, eller ring sentralbordet på: Du kan sende mail direkte fra programmet ved å velge Hjelp -> Om ProTeria her kan du klikk på mailadressen og du får opp en mail som du da skriver inn problemet og sender til ProTeria, i tillegg får du også her frem telefonnummerene. Vi anbefaler at dere bruker supportnummeret, da kommer dere i kontakt med en person som jobber med TVINN/TDS. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 29

30 Hvis du har problemer eller vi skal vise deg noe, så bruker vi ofte menyvalget: Fjernstyr min PC. Du får da opp boksen under, og vi gir deg en kode som du må taste inn. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 30

31 Vi kan da overta og vise deg ting direkte på din pc. ProTeria Toll Brukerveiledning Side 31