Regnskapsrutiner i OSI. Hvordan gjøre bilagshåndteringen til en fest - del 2 Tema Marlene Persson

Transkript

1 Regnskapsrutiner i OSI Hvordan gjøre bilagshåndteringen til en fest - del 2 Tema Marlene Persson

2 Hva skal leveres og hvordan? ALT Alt som leveres inn skal leveres sammen med bilagsskjema som fylles ut av gruppeøkonom/leder. Inkluderer inntekter til gruppa, fakturaer til betaling, kjøregodtgjørelser, lønnsskjemaer. Alle skjemaer finnes på Refusjoner til medlemmer Skal alltid fylles ut av medlemmet selv og signeres av medlemmet selv, pluss gruppeøkonom/leder Merk at man gruppeøkonom/leder ikke kan signere på egne utlegg Må alltid vedlegges originaldokumentasjon PÅ SELVE UTGIFTEN (Ikke legg ved kun faktura f.eks) Leveres til gruppeøkonom, som fyller ut og leveres med bilagsskjema Kasse- og varetellingsskjema: Hver gang det er solgt varer eller endret kontantkassebehold. OBS: MÅ signeres av to personer Annet: Lønnsskjema, kjøregodtgjørelse, årsavslutningsskjemaer

3 Hvorfor skal det leveres?

4 Hvorfor skal det leveres? Vi er revisjonspliktige og alt som går både inn og ut av konto må følgelig dokumenteres og dobbeltsigneres Særlig på inntektssiden syndes det en del. Ved tilskudd, innbetalinger og annet må dere ALLTID bilagsføre og legge ved dokumentasjon på inntekten. OBS: Tilskudd bilagsføres med tildelingsbrev umiddelbart. For at grupperegnskapet deres skal bli riktig For at medlemmer skal få utbetalt refusjonene sine og for at regningene skal bli betalt Leveres minst en gang i uka/fortløpende

5 Når utbetales ting?

6 Når utbetales ting? Lønn, kjøregodtgjørelser og annet innberettingspliktig: Den 15. hver måned om sendt inn senest 5. Bilag sendes til regnskapsfirmaet en gang i uka, vanligvis tirsdag/onsdag. Utbetales påfølgende fredag/mandag, om alt er riktig. Beregn en uke fra bilagsskjema er levert til meg til utbetaling Om noe haster mer, kan det sendes inn digitalt og betales før. Merk det i så fall med HASTER

7 Dommerregninger og forhåndsutbetaling Dommerutbetalinger = skattepliktige = krever fødsels- og personnummer Kan følgelig ikke betales/refunderes dersom dette ikke er påført Kan forhåndsutbetale beløp for å slippe store personlige utlegg, f.eks. I forkant av store arrangement Man må i så fall signere en avtale om forhåndsutbetaling

8 Do s and dont s Skriv leselig Skriver du feil på tre-fire linjer, ta et nytt skjema Fyll ut konto IKKE del det opp: Send alt som hører med bilags- og refusjonsskjemaet, sammen med riktig skjema Husk signatur, på både refusjons- og bilagsskjema, av både mottaker og gruppeøkonom Legg ALLTID ved dokumentasjon på selve transaksjonen Kvittering, kontoutskrift Hva om kvittering mangler? Heller for mye info enn for lite! Ta høyde for at jeg og regnskapsfirmaet ikke aner hva det er snakk om

9 Hva jeg trenger av informasjon for å kunne sjekke opp ting for dere? Når jeg skal sjekke ting, enten etter at dere har mottatt rapporter, eller når dere savner utbetalinger o.l. trenger jeg følgende: Eksakt beløp Leverandørnavn Bilagsdato Bilagsnummer (Om det allerede er ført og dere har spørsmål til hovedbokutskriften)

10 Digitalisering av bilagshåndtering Daglig leder foretar nå all fakturering. Når dere har behov for faktura sender dere: Beløp som skal faktureres, spesifikasjon av varer/tjenester som skal faktureres, fakturainformasjon til organisasjonen/personen som skal faktureres, organisasjonsnummer Sende bilag på mail som pdf = <3 Alle vedlegg med i samme mail. Samme krav til dokumentasjon, signatur osv. som eller Hvordan signere? Mac, apper på mobil, eventuelt klipp og lim bilde av signatur På sikt er målet å få alle skjemaer digitalt så også enkeltmedlemmer kan fylle ut alt digitalt. Papir skal ut på sikt

11 Hvor søke/skaffe penger? NSI Utviklingsmidler Maks Men kan søke så mange ganger man gidder Stiftelser Legathåndbok Sponsorer HUSK: Alle sponsoravtaler må godkjennes og signeres av hovedstyret for å være gyldig! Dugnadsjobbing

12 Spørsmål?