Økonomirutiner for Sunde Idrettslag

Transkript

1 Økonomirutiner for Sunde Idrettslag Sunde Idrettslag Heiloveien HAFRSFJORD Organisasjonssnummer Side 1

2 INNHOLD 1. Bakgrunn Innledning om utbetaling Betaling fra idrettslagets konti til ekstern mottaker Betaling fra idrettslagets konto til leder/andre i det enkelte laget/avdeling Rekvirering/sending av faktura Avtaler... 4 a. Avtaler uten forpliktelse... 4 b. Avtaler med forpliktelse Fakturering Medlemskontingent - treningsavgift Kontanter/innbetalinger Diverse... 5 a. Ferjekort... 5 b. Bompenger... 5 c. Lønnsutbetalinger... 5 d. Interne utbetalinger/overføringer... 6 e. Gavekort/styret... 6 f. Dommerutbetaling internt... 6 g. INNLEVERINGSFRISTER FOR BILAG... 6 h. RAPPORTERING Buene... 7 a. Buer - varetelling... 7 b. Buer - innbetaling Lotteri, Sundedagen, 17. mai og andre arrangement... 8 a. Arrangement... 8 b. Lotteri Utleie klubbhus Daglig leder og styret... 9 a. Daglig leder... 9 b. Styret... 9 Side 2

3 1. BAKGRUNN Bakgrunnen for at det nå er utarbeidet nye økonomirutiner for Sunde Idrettslag er: Idrettslaget er i stadig vekst og det kommer nye lag og medlemmer Vi har fått daglig leder som nå fører regnskapet for hele idrettslaget og som forestår alle utbetalinger. Håndballen og fotballen har hatt ulike rutiner og det må være et felles system. I kapittel 4: Revisjonsbestemmelser for lag tilknyttet NIF kreves det også at vi har et gjennomarbeidet system. Økonomirutinene skal tas inn i idrettslagets organisasjonsplan. 2. INNLEDNING OM UTBETALING Det skal være en klar arbeidsdeling mellom den som initierer en transaksjon, den som attesterer og den som har tilgang på likvider Det er daglig leder som har tilgang på likvidene det vil si at det er daglig leder som forestår alle utbetalingene fra idrettslagets konti. Det er også daglig leder sitt ansvar å påse at det enkelte laget har nok penger til å dekke den betalingen som skal skje. Utbetalinger skjer kun innenfor det som faller innenfor idrettslagets virksomhet. 3. BETALING FRA IDRETTSLAGETS KONTI TIL EKSTERN MOTTAKER. a) Den som initierer utbetalingen skal sende melding med betalingsanmodning til daglig leder. Den som skal attestere skal også stå som mottaker av mailen. b) Daglig leder sjekker at det er nok penger på lagkontoen. c) Er det ikke dekning skal det umiddelbart meldes tilbake til laget. d) Daglig leder kontrollerer at kvitteringene er gyldige i h.t krav i regnskapsloven e) Er det nok penger på lagkonto foretas utbetalingen til rett tid og det sendes melding til bestiller og attesterer på laget. 4. BETALING FRA IDRETTSLAGETS KONTO TIL LEDER/ANDRE I DET ENKELTE LAGET/AVDELING a) Har en leder for et lag lagt ut og betalt for varer eller tjenester, skal krav om utbetaling sendes daglig leder på mail med kopi til den på laget som kan attestere kostnaden/pengebruken. Om kravet leveres på papir så skal både den som skal ha pengene og den som skal attestere signere på utbetalingsskjemaet. b) Daglig leder sjekker at det aktuelle laget har nok penger på lagkontoen. c) Er det ikke dekning så skal kravet omgående avvises. Side 3

4 d) Er det nok penger betales kravet omgående hvis kvitteringene er gyldige. e) Utlegg til alkoholholdige drikkevarer dekkes kun for det som ansees som normal servering på en bankett og når navnene på dem som har deltatt er oppgitt. f) Det utbetales ikke forskudd. 5. REKVIRERING/SENDING AV FAKTURA Det er kun personer med fullmakt fra styret som har lov å kjøpe varer/tjenester der faktura skal sendes til Sunde Il i etterkant. Styret bestemmer til enhver tid hvem som har rekvisisjonsrett. Om noen uten rekvisisjonsrett har gjort et kjøp, skal fakturaen avvises. 6. AVTALER Vi har 2 typer avtaler med hensyn til om Sunde Idrettslag påtar seg en forpliktelse eller ikke. A. AVTALER UTEN FORPLIKTELSE Dette er typisk støtte fra bedrifter som ikke krever noen form for gjenytelse eller som ønsker reklame på det enkelte lag sitt draktsett. Her skal daglig leder ha kopi av avtale/tilsagn og så foreta fakturering på bakgrunn av det. I enkelte tilfeller ønsker ikke giver faktura, da skal daglig leder kontrollere innbetaling mot avtale/tilsagn. Idrettslaget tar ikke imot kontant innbetalinger. Dersom for eksempel draktreklame kommer i konflikt med sentrale avtaler for hele idrettslaget, må disse godkjennes av daglig leder eller styret. B. AVTALER MED FORPLIKTELSE Avtaler som innebærer en forpliktelse for idrettslaget skal godkjennes av daglig leder eller styret. Dette kan for eksempel være dugnader. Daglig leder skal ha kopi av alle avtaler. I tilfelle ikke skriftlig avtale skal arbeidsoppgavene og oppgjøret bekreftes på mail og kopi sendes daglig leder. Avtale/mailbekreftelse skal være grunnlaget for bokføring/fakturering. 7. FAKTURERING All fakturering knyttet til Sunde Idrettslag skal gjøres av daglig leder. Side 4

5 All fakturering skal skje på bakgrunn av skriftlige avtaler med fakturamottakeren. 8. MEDLEMSKONTINGENT - TRENINGSAVGIFT Lagleder samler inn pengene og overfører disse til idrettslaget samtidig som det sendes et skjema i excel over hvem som har betalt til daglig leder. Det skal alltid sendes kopi til trener. Når det kommer nye spillere til, skal pengene innbetales og medlemsskjemaet ajourføres og sendes til daglig leder med kopi til trener. 9. KONTANTER/INNBETALINGER Når det gjelder alle innbetalinger av kontanter, skal disse først settes inn på egen konto for så å overføres til idrettslagets konto. På denne måten slipper vi å betale gebyr. Idrettslaget slipper omløp av kontanter og alle pengestrømmer i idrettslaget er sporbare. 10. DIVERSE A. FERJEKORT 1. Ferjekort må fylles på av den som skal reise og det ikke er tilstrekkelig beløp på konto. 2. Når ferjekort og oppgjørsskjema med angivelse av hvem som har reist, og til hvilken kamp, betales utlegget omgående til den som har fylt på kortet. 3. Kopi av kvitteringer skal legges ved oppgjørsskjemaet. B. BOMPENGER Dersom det kreves dekning for bompenger skal leder sende inn krav med angivelse av hvem som har kjørt og om de har bombrikke. Bompenger dekkes ikke for ordinære bompasseringer, men kun ved undersjøiske bommer. C. LØNNSUTBETALINGER Daglig leder sender en anmodning til styrets leder om utbetaling av fast lønn og eventuell overtid. Når bekreftelse er kommet fra styrets leder kan utbetaling skje. Lønn til trenere og andre skjer i følge avtale. Avtalen legges ved som bokføringsbilag. Side 5

6 D. INTERNE UTBETALINGER/OVERFØRINGER Disse skal kun bokføres og godkjennes når det foreligger signerte referater fra styret/su. E. GAVEKORT/STYRET Utbetalinger i form av gavekort, kontanter eller andre ytelser til styret eller andre, skal framkomme i årsrapporten som framlegges for godkjenning av årsmøtet. Alternativt kan godtgjørelsen godkjennes av årsmøtet for den påfølgende styreperioden. F. DOMMERUTBETALING INTERNT Medlemmer som har dommerkurs skal få betalt for dommeroppgaver internt i idrettslaget. Andre som tar dommeroppgaver skal la godtgjørelsen gå til ett lag i idrettslaget. I en overgangsperiode til vi har fått nok klubbdommere, kan utbetaling skje også til personer uten dommerkurs. G. INNLEVERINGSFRISTER FOR BILAG For at det skal være kontroll på økonomien, settes følgende frister for innlevering av bilag. Håndballavdelingen: 31. mai og 15. desember Fotballavdelingen: 15. august og 30. november Nye bilag som kom kommer etter 15. desember og 30. november må innleveres til daglig leder omgående. H. RAPPORTERING Det er kun trenere/ledere på det enkelte lag som kan be om å få ut lagsaldoer og regnskapsrapporter. Disse personene skal være registrert på Sunde IL sin hjemmeside som trener/leder. Side 6

7 11. BUENE A. BUER - VARETELLING Bu fotball Buansvarlig skal sørge for at det bli foretatt følgende varetellinger i løpet av et kalenderår. 1. Før buen åpnes om våren. 2. Før 17. mai 3. Etter 17. mai 4. Når buen stenges for sommeren 5. Når buen åpnes etter sommeren 6. Når buen stenges Bu håndball 1. Når håndballsesongen starter om høsten 2. Ved årskiftet/årsoppgjøret 3. Når sesongen avsluttes 4. Før og etter store arrangementer jmfr 17. mai/fotball Varetellingslistene skal overleveres til daglig leder. Side 7

8 B. BUER - INNBETALING 1. For hver dag skal omsetning utover kassabeholdningen telles opp og noteres på et skjema og signeres av de som har stått i bua. Pengene sammen med skjema legges i en plastpose og overlates til ukesansvarlig. 2. Ukesansvarlig lager et samleskjema og sender dette sammen med de signerte dagskjemaene på mail til daglig leder. Kan også leveres i papirutgave til daglig leder. 3. I håndball-bua er det en postkasse hvor signert oppgjørsskjema og penger legges fra salget. Bu-ansvarlig henter penger og skjema og gjør innbetalingen 4. Innbetaling fra ukesalget i buene skal innbetales senest uken etter. 5. Daglig leder sjekker innbetaling mot uke/dagslister. 12. LOTTERI, SUNDEDAGEN, 17. MAI OG ANDRE ARRANGEMENT A. ARRANGEMENT 1. Styret skal ha mottatt og godkjent innkjøps og inntektsbudsjett for hvert enkelt arrangement. 2. Styret skal godkjenne hvilke 2 personer som skal ha økonomiansvaret. 3. Begge de økonomiansvarlige skal signere oppgjørsskjemaet og oppgjøret skal være overført til Sunde Idrettslag sin konto senest 1 uke etter avsluttet arrangement. B. LOTTERI 1. Lotteriansvarlig sender/deler ut loddbøker til de enkelte lag. 2. Lotteriansvarlig sender melding til daglig leder over antall loddbøker som er sendt det enkelte laget. 3. Leder for det enkelte lag overfører loddpengene til Sunde Idrettslag sin konto og sender samtidig mail om hvor mange loddbøker som er solgt og hvor mange som ikke er solgt. 4. Daglig leder belaster det enkelte laget for ikke-solgte loddbøker. 5. Det utarbeides et lotteriregnskap som overleveres og godkjennes av daglig leder og lotteriansvarlig i fellesskap. 13. UTLEIE KLUBBHUS Alle leietakere skal faktureres fra daglig leder. Daglig leder skal ha kopi av alle bestillinger. Det lages en utleieavtale der det også reguleres hvor mye som skal betales dersom avbestilling skjer senere enn x uker (vedtas av styret) før leie. Styret lager disse reglene/denne avtalen. Side 8

9 Godtgjørelse/utbetaling til vaskehjelp/annen hjelp skal gjøres i henhold til gjeldende skatteregler og utbetales av daglig leder. Ansvarlig for utleie av klubbhus attesterer utbetalingene. 14. DAGLIG LEDER OG STYRET A. DAGLIG LEDER Daglig leder får fullmakt fra styret og kan handle innen for de fullmakter som styret gir. Daglig leder er ansvarlig for at lagets regnskap føres i henhold til gjeldende kontoplan, krav til god regnskapsskikk og krav i gjeldende regnskapslov. Daglig leder sender perioderegnskap til lagets styre i henhold til de vedtatte rapporteringsrutiner mellom styret og daglig leder. Daglig leder er ansvarlig for at idrettslaget overholder alle lovpålagte rapporteringsplikter som f.eks terminoppgaver, skattetrekk og arbeidsgiveravgift. B. STYRET Styret er ansvarlig for å utarbeide stillingsbeskrivelse og fullmakter til daglig leder Styrets leder er daglig leders overordnede og daglig leder rapporter eget sykefravær til styrets leder. Styrets leder er ansvarlig for å gjennomføre medarbeidersamtale med daglig leder og ved sykefravær fra daglig leder å følge opp sykefraværet i henhold til NAVs rutiner. Styrets leder er ansvarlig for å melde daglig leder inn i idrettslagets pensjonsordning. Styret er ansvarlig for å gjennomføre internkontroll knyttet til lønnsutbetalinger til daglig leder og kontroll av at lovpålagt rapportering og innbetaling av skattetrekk, arbeidsgiveravgift og pensjon. Styret utarbeider en oversikt over hvem som har ansvaret for de ulike oppgavene i klubben. Side 9