Nordhordland Ballklubb Postboks Isdalstø. Telefon En klubb å vokse i

Transkript

1 ØKONOMISTYRING NORDHORDLAND BALLKLUBB NBK s ØKONOMISKE PRINSIPPER Klubben skal ha en god økonomistyring som skal gi trygghet for våre medlemmer og våre tillitsvalgte. Klubbens aktiviteter og sportslige ambisjoner skal utvikles i takt med klubbens økonomiske stilling og være basert på langsiktighet og et trygt økonomisk fundament. Klubbens økonomiske drift skal være basert på nøkternhet og liten grad av usikkerhet i årlige budsjetter. Budsjett Budsjett skal fremlegges for styret første gang pr november for kommende år. Styret skal ha ferdigbehandlet budsjett innen utgangen av januar for fremleggelse til årsmøtet. Merk følgende: Note Inntekter/kontonavn Kommentarer Medlemskontingent Kultur/breddemidler Åpen hall Fastsettes av årsmøtet Benytt forrige års antall Bruk tall fra Alvidra/Seim/Knarvik på 13 årsklassen Benytt medlemstall og fjorårets medlemstall Benytt fjorårets tall eventuelt vedtak fra kommunen vedr tildeling Benytte erfaringstall Grasrotandel Reklame/sponsor inntekter Benytte erfaringstall Nye og bortfall av gamle sponsorinntekter rapporteres fortløpende fra utvalg og justeres i budjett. ENK Under inntekter føres bidraget fra Eikanger og Kvernbit.

2 Kiosk Brukskonto alle lag Salg av spillere Andre inntekter Egne Arrangement NBK Cup Akademier Fotballskoler Vinterserie Bøter Bruk erfaringstall. Vurdere kiosktall fra hallvert ordning Lages separat prosjektnummer på hvert lag. Budsjett for hvert lag knyttes opp mot brukskonto på utgift siden Inngåtte avtaler skal inn, ingen spekulasjon på salg/utdanningskompensasjon Basert på fjorårets tall Vesentlige inntekter skal føres opp og budsjetteres mot egen konto. Maks under andre inntekter Benytt erfaringstall Eget prosjektregnskap Benytte erfaringstall Sponsorer for Vinterserien føres inn under vinterserie og ikke under sponsorer Erfaringstall Holde dialog mot dommerkomite Kostnader/kontonavn Kommentarer Seriepåmelding/cuper Trenerutgifter Utdanning/kurs Beregne ut ifra antall lag Vinterserier/cuper før og etter serie skal inn her. Tall vedtatt ifb med trenerhonorar skal til årlig behandling i styrmøte Kostnader ENK føres i sin helhet her Dommerkurs Kompetanse trenere Daglig leder Styre/lederkurs Breddemidler moderlag Erfaringstall/antall medlemmer Lønnsutgifter + sosiale kostnader Personalkostnader Kjøring m.m føres under

3 Brukskonto alle lag Kiosk Klubbhus reisegodtgjørelse Laget separate budsjetter hvert lag Eget prosjektnummer pr lag slik at disse kan presenteres som egne prosjektregnskap Benytt erfaringstall Budsjetter kiosk ifb med halvertordning Benytt årlig rapport fra klubbhusutvalget. Rapport ferdig levert september. Kontorrekvisita Erfaringstall Data/tlf Erfaringstall. Økte linjer data. Forsikringer/lisenser Erfaringstall/lister fra lagledere Avskrivninger Fast årlig avskrivning på klubbhus Utstyr Dialog med alle trenere/lagledere Erfaringstall Økonomiplan Økonomiplanen skal være innen for samme tidsrammer som strategiplanen for klubben: - Kortsiktig 1-2 år - Langsiktig 3-5 år Økonomiplanen skal gjennomgås/evalueres på årlig strategisamling. Fullmaktsoversikt. TBA Behandling av bilag

4 Alle inngående fakturaer/utgifter skal attesteres av daglig leder og minst en annen person. Alle bilag skal konteres oppimot kontoplan/prosjektnr. Alle bilag scannes til regnskapskontoret minimum månedlig. Nærmere beskrivelser angående godtgjørelser/utbetalinger under. Bilgodtgjørelse. (Vedlegg 1) For kjøring til obligatoriske seriekamper, samt samlinger i regi av krets vil en normalt ikke refundere kjørekostnader. Bilgodtgjørelse fordrer en kontrakt med klubben, og skal godtgjøres i form av innlevert liste «reiseregningsskjema» som man finner på klubbens hjemmeside. Dette gjelder kjøring til og fra aktiviteter relatert til forhold til NBK. Dette kan være treninger, kamper eventuelt andre aktiviteter relatert til funksjonen som spiller/trener/andre. Listen skal fylles ut med: - Navn og rolle - Kontonummer - Fra til samt eventuell retur med antall kilometer - Formål med reisen - Navn på eventuelle passasjerer - Eventuell passasje av bompenger merkes og betales med kr 25 pr vei. Eventuelle utbetalinger vil skje innen den 20. påfølgende måned. Lister sendes til daglig leder (post@nbksport.no )som godkjenner/konterer lister for utbetaling. Er det personer som har/kan få kjøring over kr pr år skal dette godkjennes i styret. Utlegg for klubben. (Vedlegg 2) Har en person hatt private utlegg som klubben skal dekke skal det lages en reiseregning på dette. Kvittering skal limes på et A4 ark og det skal beskrives hva/hvorfor denne kostnaden er tatt. Daglig leder godkjenner/konterer for utbetaling (ref. utgående betaling). Utbetaling vil skje innen den 20. påfølgende måned. Dommeregningshåndtering. NBK skal betale alle dommerhonorar over bank, dette skal bemerkes i stillingsinstrukser trenere/lagledere. Dommeregning skal leveres i postkassen utenfor daglig leders kontor eller sendes pr epost post@nbksport.no dagen etter kamp. Alle dommerregninger vil bli betalt fredag eller mandag hver uke. Trener/lagleder signerer dommeregningen og er ansvarlig for at denne leveres som beskrevet ovenfor. Cupregistrering Alle innbetalinger fra enkeltspillere for cuper som Norway cup, Gotia Cup etc skal gå gjennom lagskontoen til hvert enkelt lag/årgang. Private lagskasser er ikke lovlig. Hvert enkelt lag organiserer innbetalinger til gjeldende NBK - lagskonto lagleder har fått tildelt fra klubben. Lagleder eller daglig leder foretar deretter betalingen for cupen i sin helhet.

5 Medlemskontingent Alle lagledere/trenere i klubben skal sørge for oppdaterte lister over sin egen gruppe. Listene skal være klubben i hende 1. mars og skal fylles ut som beskrevet i vedlegget (vedlegg 3). Listene skal oppdateres/korrigeres ved endringer, kontroll opprettholdes også av daglig leder ved eventuelle overganger i løpet av sesongen. Ubetalt kontingent/registrering i FIKS medfører også at spiller ikke er forsikret og kan derfor ikke delta i kamp. Klubben/daglig leder er ansvarlig for fakturering av kontingent som fastsatt av årsmøtet senest 1 uke etter årsmøtet. Medlemsregisteret skal føres lagvis grunnet enklere kontroll oppimot hvert lag. Ved manglende betalingsevne skal det søkes løsninger, daglig leder har i alle slike saker fullmakt til å finne løsninger med de involverte. Ingen skal tvinges til å slutte som grunn av manglende betalingsevne. Alle medlemmer skal registreres med følgende: a) Fullt navn b) Adresse c) Kjønn d) Fødselsdato e) E-postadresse (foresatt sin e-post dersom man er under 18 år) f) Telefonnummer g) Medlemmets tillitsverv h) Dato for betaling av medlemskontingent, jf. NIFs lov 10-4 (3). i) Dato for innmelding og avslutning av medlemskap, jf. NIFs lov 10-4, 10-6 (1), 11-7 (1). j) Medlemmets aktive tilknytning til særidretter k) Dato for betaling av eventuelle aktivitetsrelaterte avgifter Sponsorer Det er daglig leder/markedsutvalg og styret som skal ha kontakt ut mot sponsorer og eventuelt nye sponsorer. Det er særs viktig at all kommunikasjon ut mot sponsorer går igjennom overnevnte kanaler. Det skal fra daglig leder/markedsutvalg utarbeides årlige strategiplaner på hvordan en søker økte inntekter mot markedet. Det er også viktig at det skrives evaluering etter kontakt mot selskap som nevnt i strategien. Dette for å gjøre arbeid enklere når nye medlemmer tiltrer disse utvalgene. Med bakgrunn i dette kan ikke enkelt lag kontakte det samme markedet for egne sponsoravtaler for sitt lag. Alle eventuelle avtaler mot sponsorer skal godkjennes av daglig leder i forkant av etablering av kontakt mot firmaer. Der enkelte medlemmer har særs gode kontakter innad i potensielle sponsorer/firmaer skal det diskuteres om dette kan løftes opp på klubbnivå for å se på helhetlig potensial av en avtale.

6 Det gjeldende lag vil da ta direkte del i deler av sponsoravtalen etter gitte avtaler vedr fordeling. Kontanthåndtering (kiosk, cuper, arrangement) TBA Lagskasse TBA Regnskapsfører NBK har ansvar for å tilrettelegge og overlevere regnskapsdokumentasjonen i tråd med regnskapsbyråets veiledning. Alle bilag fra NBK skal være kontert ihht til gjeldende kontoplan/prosjektnr, dette oversendes månedlig Når NBK har levert regnskapsdokumentasjonen rettidig, tilstreber regnskapsbyrået seg å ha utarbeidet det avtalte regnskap senest 15 virkedager etter utløpet av perioden. Årsregnskapet og ligningsoppgaver omfattes ikke av denne frist og avtales særskilt for det enkelte år. Regnskapsrapporter overleveres NBK elektronisk hver mnd, dersom ikke annet er avtalt. Lønnsgrunnlag (lønnsbilag) leveres 3 virkedager før lønningsdag. NBK s lønningsdag er 12. i hver måned. Ved forfall på helge- eller helligdager, skjer utlønning siste virkedag før forfallsdato. a) Bokføring Sett (X) Oppdrag, spesifisert: Frekvens 1 / hyppighet Kommentar: Skanning av bilag Månedlig Løpende Lovbestemte regnskapsspesifikasjoner Spesifikasjoner av regnskapet Bokføringsspesifikasjon ( dagbok ) Kontospesifikasjon ( hovedbok ) Kundespesifikasjon ( kundereskontro ) Leverandørspesifikasjon ( lev.reskontro ) Spesifikasjon av merverdiavgift Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige opplysninger Månedlig Prosjektregnskap etter bokføringsforskriften 8-1 Etter behov Periodiske rapporter til kunden Regnskapsoversikt, resultat og balanse, eventuelt med Periodiseringer gjennomføres i den grad dette

7 budsjettsammenligning Aldersfordelt saldoliste eller åpen post-liste kunder og leverandører Avdelingsregnskap Prosjektregnskap vurderes som vesentlig for regnskapsrapporten, og nødvendige opplysninger er kjent for regnskapsbyrået. Merverdiavgiftsoppgaver Omsetningsoppgave mva Ikke behov Oppgave merverdiavgiftskompensasjon Årlig Beregne kompensasjon 2 hver mnd Inngående faktura Inngående faktura gjennomgås og godkjennes av daglig leder. Alle inngående fakturaer skal konteres ihht kontoplan/prosjektnr. Alle fakturaer scannes å sendes regnskapsbyrået månedlig. Ugående betalinger All form for betaling skal godkjennes av to personer, Daglig leder og styreleder. Dette gjøres med at det opprettes krav om to godkjenninger i nettbank før utbetaling. Eventuelle utbetalinger utover kr 1000,- kontant skal også godkjennes av to personer med signatur på bilag. Regnskapsrapportering Gjennomgang av økonomi er fast post på hvert styremøte. I månedene 1, 3, 5 osv skal regnskapsrapport foreligge, men ikke med avviksrapport som beskrevet under. Det skal annenhver måned (2, 4, 6 osv.)fremlegges regnskapsrapport med prosjektregskap for styret. Regnskapet skal sendes ut sammen med alle saker i god tid før styremøtet. Det skal utarbeides noter/avviksrapport på alle vesentlige avvik ihht budsjett på til regnskapsrapport som presenteres styret. Kontrollrutiner Styret ref regnskapsrapportering har overordnet ansvar for all økonomisk kontroll i klubben. Et styremedlem med økonomisk bakgrunn/kompetanse vil være kontaktperson for daglig leder ved eventuelle spørsmål ila året. Denne personen skal brukes som en sparringspartner ovenfor daglig leder og påser at de økonomiske rutiner blir overholdt. Det skal kontinuerlig vurderes om det skal velges en egen kontrollkomite i klubben. Dette vurderes av styret/årsmøtet.