Partene skal gi beskjed hvis det bli endringer m.h.t. kontaktpersoner/oppdragsansvarlig/daglig kontakt personer.

Transkript

1 OPPDRAGSAVTALE Oppdragsgiver (Kunden): Ambulanse Midt Norge HF (AMB HF) Oppdragstaker regnskapsførerselskap 1. Avtalens omfang Oppdrag: Sett () a) Bokføring b) Årsregnskap c) Ligningsoppgaver d) Lønn x e) Fakturering og purringer x f) Oppbevaring av regnskapsmateriale x g) Budsjettering h) Bankbelastning (remittering) x i) Merverdiavgiftsrepresentasjon (utland) j) Annet x De oppdrag som omfattes av avtalen spesifiseres nærmere under punkt Oppdragets representanter Kontaktperson hos Ambulanse Midt Norge HF: Oppdragsansvarlig (autorisert regnskapsfører) hos oppdragstaker: Partene er enige om at kommunikasjonen kan skje elektronisk. Partene skal gi beskjed hvis det bli endringer m.h.t. kontaktpersoner/oppdragsansvarlig/daglig kontakt personer. 3. Fullmakter Lønns og regnskaps avdelingen gis ved denne avtale fullmakt til innhenting av samtlige relevante regnskapsopplysninger, herunder kontoutskrifter for Kundens bankkonti. Kunden medvirker i nødvendig utstrekning til å utferdige og undertegne på særskilte fullmaktsskjema som spesifisert i avtalens punkt 8. Oppdragsavtale Side 1 av 7

2 4. Frister for overlevering av bilag mv. og utarbeidelse av regnskap mv Bilag og annen regnskapsdokumentasjon som overleveres lønns og regnskapsavdelingen anses av AMB HF å relatere seg til næringsvirksomheten. Der det av dokumentasjonen ikke klart fremgår av sammenhengen hvorledes denne skal behandles, skal AMB HF uoppfordret gi nødvendig tilleggsinformasjon. AMB HF har ellers ansvar for å tilrettelegge og overlevere regnskapsdokumentasjonen i tråd med lønn og regnskapsavdelingens veiledning. Regnskapsbilag mv leveres minimum: x Løpende 3 månedlig ½ månedlig 4 månedlig Månedlig Årlig 2 månedlig Annet: Når AMB HF har levert regnskapsdokumentasjonen rettidig, tilstreber lønns og regnskapsavd. seg å ha utarbeidet det avtalte regnskap i.h.h.t. frister fra oppdragsgiver. Årsregnskapet omfattes ikke av denne frist og avtales særskilt for det enkelte år. Lønnsgrunnlag (lønnsbilag) leveres løpende og seinest virkedager før lønningsdag. AMB HFs lønningsdag er den 12. i hver måned. Reiseregninger (tilleggskjøring) er den 26. i hver måned. Ved forfall på helge eller helligdager, skjer utlønning siste virkedag før forfallsdato. Fakturagrunnlag leveres virkedager før utfakturering. Ved månedsavslutning må bilag leveres seinest kl xx:xx dagen før frist for ferdig regnskap. Bilagene må registreres samme dag under forutsetning av at oppdragsgiver leverer bilag fortløpende ellers i måneden. Dersom AMB HF ikke leverer sitt materiell rettidig eller på annen måte ikke medvirker til at prosessen følger oppsatt tidsplan, vil lønns og regnskapsavdelingen måtte tilpasse ferdigstillelse i tråd med øvrig drift og oppgaver med ordinær ressursbruk. Forsinkelser i innlevering av bilag kan således medføre lengre forsinkelser i ferdigstillelsen. Lønns og regnskapsavdelingen har intet ansvar for følgene av slike forsinkelser. 5. Taushetsplikt Lønns og regnskapsavdelingen har taushetsplikt etter regnskapsførerloven 10 og kan ikke bringe videre opplysninger vedrørende regnskapet eller annet som det har blitt kjent med gjennom samarbeidet, unntatt hvor dette er tillatt i henhold til gjeldende lovgivning, herunder bl.a. ved kvalitetskontroll, ved skifte av regnskapsfører, som ledd i avtalt internkontroll med annet regnskapsbyrå, eller i tilfeller hvor Kunden gir sitt særskilte samtykke. Taushetsplikten skal ikke gjelde overfor Kundens valgte revisor. Lønns og regnskapsavdelingen kan etter eget skjønn og av eget tiltak alltid gi informasjon om forhold av betydning til person som etter lovgivning er tillagt personlig ansvar for AMB HFs regnskapsavleggelse. 6. Honorar Det er avtalt en timepris på kr., som faktureres hver mnd på grunnlag av vedlagt spesifikasjon av timeforbruk og arbeidsoppgaver. Endring i timesatsen skal reguleres i forhold til gjennomsnittlig prisindeks for helsesektoren med effekt pr 1. januar hvert år. Arbeid ikke definert i denne avtalen skal faktureres som tilleggsarbeid. Tilleggsarbeid må avtales på forhånd. Oppdragsavtale Side 2 av 7

3 7. Avtaleperiode Avtaleperioden er begrenset til regnskapsåret 2012 til og med regnskapsåret 2014, med påfølgende etterarbeid i Endringer Det må gis anledning til å gjøre mindre endringer i oppdragsavtalen etter at økonomisjef i ambulanseforetaket er ansatt og i virksomhet. 9. Avvikshåndtering Ved eventuelle misslighold av avtalen, som gjentatte og vesentlige avvik fra de krav som er stilt i denne avtalen, har oppdragsgiver mulighet til å foreta avkorting av honorar eller terminering avtalen. Oppdragsavtale Side 3 av 7

4 10. Spesifikasjon av oppdraget Etter nærmere gjennomgang av regnskapsfunksjoner og annet som er nødvendig og/eller ønskelig for Kundens regnskapsavleggelse mv, er lønns og regnskapsavdelingens tjenesteleveranse spesifisert nedenfor, jf de av oppgavene det er krysset av for. a) Bokføring Sett () Oppdrag, spesifisert: Frekvens 1 / hyppighet Fordeling av scannede bilag (compello) Løpende Lovbestemte regnskapsspesifikasjoner Spesifikasjoner av regnskapet Bokføringsspesifikasjon ( dagbok ) Kontospesifikasjon ( hovedbok ) Kundespesifikasjon ( kundereskontro ) Leverandørspesifikasjon ( lev.reskontro ) Spesifikasjon av merverdiavgift Spesifikasjon av Uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet Salg til eiere og deltakere Salg og andre ytelser til ledende ansatte 1 mnd Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige opplysninger 2 mnd Prosjektregnskap etter bokføringsforskriften 8 1 Periodiske rapporter til kunden Spesifisert hovedbok, og saldobalanse 1 mnd Kommentar: Leveres i Excel format Aldersfordelt saldoliste eller åpen post liste kunder og leverandører Avdelingsregnskap Prosjektregnskap Forfallsliste fra leverandørreskontro og Compello (likviditetsoppfølging) Merverdiavgiftsoppgaver 1 mnd Omsetningsoppgave mva 2 mnd Oppgave merverdiavgiftskompensasjon Utføres etter avtale b) Årsregnskap () Oppdrag, spesifisert: Frekvens Kommentar: x Årsregnskap med noter Konsernregnskap med noter Bistand med årsberetning Innsending til Regnskapsregisteret c) Ligningsoppgaver Selvangivelse med vedlegg Aksjonærregisteroppgave Oppdragsavtale Side 4 av 7

5 d) Lønn Lønnsslipp til ansatte og andre 2 ganger i mnd Elektronisk Utbetaling av lønn månedlig Dato pr mnd: 12. Terminoppgave skattetrekk og arbeidsgiveravgift 2 mnd Utbetaling av skattetrekk og arbeidsgiveravgift 2 mnd Lønns og trekkoppgave (årsoppgave), følgeskriv Årlig Sykepengerefusjoner Månedlig Inn /utmeldinger arbeidstakerregisteret Månedlig Registrering av ulykkes og yrkesskadeforsikring Månedlig Rapportering inn og ut melding av pensjonsordning 3 mnd (KLP) Registrering av alt fravær Månedlig Rapporter Månedlig Lønnsjournal Fraværsrapport sendes kunden Månedlig Lønnsstatistikk til SSB Kvartal/År Reiseregninger 2 ganger i mnd e) Utgående fakturering og purringer Dato pr mnd: 12. og 26. Utstedelse og utsending av salgsdokument (faktura/kreditnota) Fakturajournal, sendes kunde Purring i kundens navn Løpende f) Oppbevaring av regnskapsmateriale Dette punktet gjelder oppbevaring etter at årsregnskapet er avsluttet. Gjelder regnskapsmateriale fra og med regnskapsåret. (x) Oppdrag, spesifisert: Tid Kommentar: Dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag, dokumentasjon av balansen mv) Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk Lovbestemte spesifikasjoner som regnskapsfører utarbeider Årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning Ligningsoppgaver og andre offentlige oppgaver levert av regnskapsfører 10 år Dersom ikke annet er presisert, omfatter dette den dokumentasjon som er overlevert regnskapsfører og benyttet som grunnlag i bokføringen. 3 ½ år 10 år Oppbevaringsmedium (papir/elektronisk): Lovbestemte spesifikasjoner og offentlige oppgaver oppbevares elektronisk. Øvrig materiale oppbevares på papir. Ved skanning oppbevares materialet kun elektronisk. g) Budsjettering Resultat /driftsbudsjett Likviditetsbudsjett Oppdragsavtale Side 5 av 7

6 h) Bankbelastning (remittering) Remittering Daglig Nettbank Etter avtale I) Merverdiavgifts representasjon (utland) j) Annet spesifisert (x) Oppdrag, spesifisert Frekvens Kommentar: Alle bilag leveres ferdig attestert, anvist og kontert fra kunden Fortløpen de Kundemøter Etter avtale x Konsernmellomværende Månedlig Fra AMB HF Avstemming 11. Bilag til avtalen Som bilag til denne avtale gjelder: Fullmakt om elektronisk oppgavelevering (Altinn) Fullmakt om BBS, Bank Bilag vedrørende oppdrag om bankbelastning (remittering), jf denne avtale punkt 1 h) Bilag vedrørende oppdrag om MVA representasjon, jf denne avtale punkt 1 i) Spesielle avtaleklausuler oppdrag utført i Kundens lokaler Spesielle avtaleklausuler oppdrag der Kunden har ansvar for IKT system Annet: Avstemming egen plan Som bilag til denne avtale regnes også eventuelle senere daterte endringsbilag i henhold til punkt 12 i Standard leveransevilkår, jf avtalens punkt 10. Ved motstrid mellom oppdragsavtaleteksten og bilag etter denne klausul, skal bilagene gå foran. 12. Standard leveransevilkår Partene er kjent med og vedtar som en del av denne avtale den til enhver tid gjeldende Standard leveransevilkår for regnskapsføringsoppdrag fastsatt av NARF. I denne fremgår blant annet partenes rettigheter ved mislighold av avtalen. Partene kan fravike bestemmelser i Standard leveransevilkår for regnskapsføringsoppdrag ved særskilt regulering i denne Oppdragsavtale. Lønns og regnskapsavdelingen plikter i alle tilfelle å utføre oppdraget i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og regler, herunder regler som følger av standardene for God regnskapsføringsskikk, jf Oppdragsavtale Side 6 av 7

7 Gjeldende Standard leveransevilkår for regnskapsføringsoppdrag fastsatt av NARF finnes tilgjengelig hos lønns og regnskapsavdelingen og på Verneting Tvist mellom partene behandles ved de ordinære domstoler. Partene vedtar som verneting Lønns og regnskapsbyråets ordinære verneting. Oppdragsavtalen er utferdiget i 2 eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt. Sted: Dato: Avtalen trer i kraft fra xx.xx Ambulanse Midt Norge HF Oppdragsavtale Side 7 av 7