OPPDRAGSAVTALE. Oppdragstaker - Autorisert regnskapsfører/regnskapsførerselskap (Regnskapsbyrået):

Transkript

1 OPPDRAGSAVTALE Oppdragsgiver (Kunden) ENOVA SF Organisasjonsnummer: Oppdragstaker - Autorisert regnskapsfører/regnskapsførerselskap (Regnskapsbyrået): Organisasjonsnummer: 1. AVTALENS OMFANG Oppdrag: Sett (x) a) Bokføring X b) Årsregnskap X c) Ligningsoppgaver d) Lønn og personal X e) Fakturering og/eller purringer X f) Oppbevaring av regnskapsmateriale X g) Budsjettering X h) Bankbelastning (remittering) X i) Merverdiavgiftsrepresentasjon (utland) j) Annet X Oppdrag som omfattes av avtalen spesifiseres nærmere under punkt 8 eller i egne bilag, jf. punkt OPPDRAGETS REPRESENTANTER Kontaktperson hos Kunden: Jørgen Bårdli Oppdragsansvarlig (autorisert regnskapsfører) hos Regnskapsbyrået: Partene er enige om at kommunikasjonen kan skje elektronisk. Inntil annen skriftlig melding blir gitt, skal følgende e-postadresser anvendes: Basert på standardmal, NARF Ekstra AS 2008, rev. 2013, 2014, Side 1 av 10

2 For oppdragstaker: For oppdragsgiver: 3. FULLMAKTER Oppdragsansvarlig gis ved denne avtale fullmakt til å: Innhente regnskapsopplysninger fra relevante tredjepersoner, herunder reskontroopplysninger og bankkontoutskrifter. Innhente samtlige relevante opplysninger for utfylling av offentlige oppgaver, herunder laste ned elektroniske data til relevant programvare hos Regnskapsbyrået Oppdragsansvarlig gis i tillegg, når det inngår som en del av oppdraget, fullmakt til å fylle ut og sende inn offentlige oppgaver via Altinn eller annen innleveringsportal den eller de aktuelle oppgaveetatene har på Internett. Dette inkluderer å signere oppgaven(e), så langt lovgivning ikke er til hinder for det. Ved signering på vegne av Kunden bekrefter fullmektig at innsendte oppgaver stemmer med registrerte og dokumenterte opplysninger, og at opplysningene så langt fullmektigen kjenner til stemmer med de faktiske forhold. Det er fortsatt Kunden som har det fulle ansvar for innsendte oppgaver og opplysninger overfor oppgaveetaten. Det påligger den som overlater signering til en annen å forsikre seg om at oppgavene og opplysningene er korrekte og fullstendige. Oppdragsansvarlig har rett til å delegere alle forhold som er regulert i denne fullmakt videre til andre ansatte i Regnskapsbyrået. Fullmakten gjelder fra inngåelse av denne avtale og inntil oppdraget opphører, eller fullmakten er skriftlig tilbakekalt. Kunden medvirker i nødvendig utstrekning til å utferdige og undertegne på særskilte fullmaktsskjema som spesifisert i avtalens punkt FRISTER FOR OVERLEVERING AV BILAG MV. OG UTARBEIDELSE AV REGNSKAP MV Regnskapsmateriale som overleveres Regnskapsbyrået fra Kunden skal være fullstendig og relatere seg til næringsvirksomheten. Der det av dokumentasjonen ikke klart fremgår av sammenhengen hvorledes denne skal behandles, skal Kunden uoppfordret gi nødvendig tilleggsinformasjon slik at korrekt bokføring kan skje. Kunden har ellers ansvar for å tilrettelegge og overlevere regnskapsdokumentasjonen i tråd med Regnskapsbyråets veiledning. Frister for levering både fra kundens side og fra Regnskapsbyrået fremgår av avtalens punkt 8 nedenfor. Regnskapsrapporter overleveres Kunden elektronisk, dersom ikke annet er avtalt. Dersom frist for levering faller på helge- eller helligdag skal levering finne sted på siste virkedag før fristen. Dersom Kunden ikke leverer sitt materiell rettidig eller på annen måte ikke medvirker til at prosessen følger oppsatt tidsplan, vil Regnskapsbyrået måtte tilpasse ferdigstillelse i forhold til øvrig drift. Basert på standardmal, NARF Ekstra AS 2008, rev. 2013, 2014, Side 2 av 10

3 Forsinkelser i innlevering kan således medføre lengre forsinkelser i ferdigstillelsen. Regnskapsbyrået har intet ansvar for følgene av slike forsinkelser. 5. TAUSHETSPLIKT Regnskapsbyrået har taushetsplikt etter regnskapsførerloven 10 og kan ikke bringe videre opplysninger vedrørende regnskapet eller annet som det har blitt kjent med gjennom samarbeidet, unntatt hvor dette er tillatt i henhold til gjeldende lovgivning, herunder bl.a. ved kvalitetskontroll, ved skifte av regnskapsfører, som ledd i avtalt internkontroll med annet regnskapsbyrå, eller i tilfeller hvor Kunden gir sitt særskilte samtykke. Taushetsplikten skal ikke gjelde overfor Kundens valgte revisor. Regnskapsbyrået kan etter eget skjønn og av eget tiltak alltid gi informasjon om forhold av betydning til person som etter lovgivning er tillagt personlig ansvar for Kundens regnskapsavleggelse. 6. HONORAR Regnskapsbyråets honorar beregnes etter Regnskapsbyråets til enhver tid gjeldende satser og beregningsmetoder. Ved endring i honorarsatsene/beregningsmetodene skal Kunden varsles før perioden endringen gjelder for påbegynnes. 7. OPPSIGELSE Denne avtalen kan sies opp av partene med en gjensidig oppsigelsestid på 6 måneder regnet fra den 1. i måneden etter mottak av oppsigelsen. Oppsigelsen skal være skriftlig og det skal klart fremgå av denne at det er en oppsigelse. Regnskapsbyrået skal i oppsigelsestiden utføre de oppgaver som følger av avtalen samt de oppgaver som naturlig hører sammen med regnskapsføring for disse måneder, så som for eksempel innsendelse av a-melding, omsetningsoppgave mv. Dersom oppsigelsestiden løper under perioden for avslutning og/eller levering av årsregnskap, skal Regnskapsbyrået også avslutte årsregnskapet og eventuelt utfylle og innsende ligningspapirer, med mindre kunden samtidig med oppsigelsen opplyser om at dette ikke ønskes utført. Kunden plikter å betale for avtalt arbeid i oppsigelsesperioden. Dette gjelder også dersom Kunden ikke ønsker eller lar Regnskapsbyrået utføre de avtalte oppgaver. Honoraret i oppsigelsestiden beregnes i henhold til utført arbeid og minimum til 75 % av gjennomsnittlig honorar regnet ut fra de 12 siste måneder før oppsigelsestidspunktet. Dette innebærer at det vil påløpe honorar selv om Kunden ikke ønsker at Regnskapsbyrået skal utføre avtalte oppgaver. Dersom deler av oppsigelsestiden sammenfaller med kundens sedvanlige årsoppgjørsperiode og regnskapsbyrået normalt utarbeider årsregnskap og/eller ligningspapirer, skal siste års honorar for årsoppgjøret i tillegg medregnes i grunnlaget. 8. SPESIFIKASJON AV OPPDRAGET Etter nærmere gjennomgang av regnskapsfunksjoner og annet som er nødvendig og/eller ønskelig for Kundens regnskapsavleggelse mv, er Regnskapsbyrået tjenesteleveranse spesifisert nedenfor. Basert på standardmal, NARF Ekstra AS 2008, rev. 2013, 2014, Side 3 av 10

4 A) BOKFØRING Lovbestemte regnskapsspesifikasjoner Kunde skanner inngående bilag Overføring til Leverandøre n via Basware Kunden leverer bilag til regnskapsfører 5. virkedag Remittering To ganger pr. uke Tirsdag og torsdag Kontospesifikasjon ("hovedbok") 8. virkedag Kundespesifikasjon ("kundereskontro") 8. virkedag Leverandørspesifikasjon ("lev.reskontro") 8. virkedag Spesifikasjon av merverdiavgift 8. virkedag neste mnd 8. virkedag Uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet Salg til eiere og deltakere Salg og andre ytelser til ledende ansatte Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige 8. virkedag opplysninger Prosjektregnskap etter bokføringsforskriften 8-1 Periodiske rapporter til kunden Regnskapsoversikt, resultat og balanse, evt. 9. virkedag med budsjettsammenligning Aldersfordelt saldoliste eller åpen post-liste 9. virkedag kunde og leverandører Avdelingsregnskap 9. virkedag Prosjektregnskap 9. virkedag Merverdiavgiftsoppgaver Omsetningsoppgave mva 10. om 2 mnd Oppgave merverdiavgiftskompensasjon Årlig 10. januar neste år Se kravspesifikasjon Se kravspesifikasjon Se kravspesifikasjon B) ÅRSREGNSKAP Årsregnskap med noter Årlig 20. januar Utarbeides egen tidsplan med kunden Konsernregnskap med noter Bistand med årsberetning Innsending til Regnskapsregisteret Basert på standardmal, NARF Ekstra AS 2008, rev. 2013, 2014, Side 4 av 10

5 C) LIGNINGSOPPGAVER Selvangivelse med vedlegg Aksjonærregisteroppgave D) LØNN OG PERSONAL Innrapportere opplysninger om arbeidsforhold/personalopplysninger (amelding) Kunden leverer lønnsgrunnlag 4 virkedager før lønnen skal være på konto Lønnskjøringsforslag for kundes godkjenning Senest 2 virkedager før lønnen skal være på konto Kundes godkjenning av lønnsforslag Senest 1 virkedag før utbetaling Lønnskjøring Inkluderer selve lønnskjøringen og levering av avtalt rapportpakke og regnskapsbilag. Lønnsgrunnlag skal overføres automatisk gjennom integrasjoner mellom Current og leverandørens lønnssystem Inkluderer selve lønnskjøringen og levering av avtalt rapportpakke og regnskapsbilag. Utbetaling av lønn 12. hver måned eller siste virkedag før den 12. Utsendelse av lønnsslipper til ansatte Sendes på mail, samme morgen som utbetaling Innrapportere lønn og andre ytelser, skattetrekk og AGA (a-melding) Overføres når siste ordinære kjøring i perioden er ferdigstilt. Avstemming lønnsrelaterte poster/kontoer Utbetaling av skattetrekk og arbeidsgiveravgift Utbetaling av andre lønnsrelaterte 2-mnd Basert på standardmal, NARF Ekstra AS 2008, rev. 2013, 2014, Side 5 av 10

6 trekk/kostnader Utbetaling av fagforeningstrekk Utbetaling av lønnsforskudd Sende NAV inntektsopplysningsskjema v/sykemeldinger m.v. Grunnlag for innrapportering av arbeidsforhold/personalopplysninger leveres av Kunden umiddelbart etter inngåelse av arbeidsavtale og senere endringer På forespørsel Sende NAV krav om refusjon av sykepenger 30. denne mnd Sende NAV krav om andre lønnsrelaterte refusjoner Kontrollere refusjoner mottatt fra NAV 10. denne mnd Administrering OTP/pensjonsordning Grunnlag for innrapportering av forsikringsordninger leveres av Kunden umiddelbart etter inngåelse av arbeidsavtale og senere endringer Administrering yrkesskadeforsikring Annen forsikring og pensjon arbeidstakere, spesifisert Årsavstemming lønn Sende sammenstillingsoppgave (årsoppgave) lønn til ansatte og andre Utarbeidelse av pliktig dokumentasjon ved årsavslutning Lønnsstatistikk SSB (rapporter/statistikker ikke inkluderert i a-meldingen) HR-tjenester/andre lønnsrelaterte tjenester Årlig Årlig Årlig På forespørsel På forespørsel Grunnlag for innrapportering av arbeidsforhold/ personalopplys ninger leveres av Kunden umiddelbart etter inngåelse av arbeidsavtale og senere endringer Grunnlag for innrapportering av forsikringsordninger leveres av Kunden umiddelbart etter inngåelse av arbeidsavtale og senere endringer. E) FAKTURERING OG/ELLER PURRINGER Kunden leverer fakturagrunnlag Utstedelse av salgsdokument 2 dager (faktura/kreditnota) Etterkontroll av fakturaer 2 dager Utsendelse av fakturaer 2 dager Fakturajournal sendes kunde 2 dager Purring i kundens navn 2 dager I henhold til avtale med Basert på standardmal, NARF Ekstra AS 2008, rev. 2013, 2014, Side 6 av 10

7 Fakturering av forsinkelsesrenter Iht. forsinkelsesrenteloven og de til enhver tid gjeldene satser Oppfølging overfor inkassoforetak Inkassoklare krav godkjennes av oppdragsgiver før oversending til inkassoselskap. kunde Iht. forsinkelsesrenteloven og de til enhver tid gjeldene satser. Inkassoklare krav godkjennes av oppdragsgiver før oversending til inkassoselskap. F) OPPBEVARING AV REGNSKAPSMATERIALE Dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag, dokumentasjon av balansen m.v) Bokførte opplysninger som er tilgjengelig elektronisk Lovbestemte spesifikasjoner som regnskapsfører utarbeider Årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning Ligningsoppgaver og andre offentlige oppgaver levert av regnskapsfører Annet 10 År 5 År 10 År 10 År 10 År Se kravspesifikasjon G) BUDSJETTERING Resultat-/driftsbudsjett Årlig Utarbeides av kunden Prognose 2 dager etter mottak Utarbeides av kunden Likviditetsbudsjett H) BANKBELASTNING (REMITTERING) Remittering To ganger pr. uke Tirsdag og torsdag I) MERVERDIAVGIFTSREPRESENTASJON (UTLAND) Basert på standardmal, NARF Ekstra AS 2008, rev. 2013, 2014, Side 7 av 10

8 J) ANNET Se kravspesifikasjon 9. BILAG TIL AVTALEN Som bilag til denne avtale gjelder: Bilag 1: Kundens spesifikasjon av Oppdraget Bilag 2: Regnskapsbyråets løsningsbeskrivelse Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Pris og prisbestemmelser Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Standard leveransevilkår for regnskapsføringsoppdrag Bilag 8: IT-sikkerhetsinstruks Bilag 9: Taushetserklæring Bilag 10: Databehandleravtale Bilag 11: Fullmakter Som bilag til denne avtale regnes også eventuelle senere daterte endringsbilag i henhold til punkt 12 i Standard leveransevilkår, jf. avtalens punkt 10. Ved motstrid mellom oppdragsavtaleteksten og bilag etter denne klausul, skal bilagene gå foran. 10. STANDARD LEVERANSEVILKÅR Partene er kjent med og vedtar som en del av denne avtale den til enhver tid gjeldende Standard leveransevilkår for regnskapsføringsoppdrag fastsatt av NARF. Standard levereansevilkår regulerer blant annet forhold vedrørende: Informasjonsplikt og regnskapsansvar Oppbevaring Opplysningsplikt overfor offentlige myndigheter Behandling av personopplysninger Oppsigelse og mislighold Tilbakeholdsrett Partene kan fravike bestemmelser i Standard leveransevilkår for regnskapsføringsoppdrag ved særskilt regulering i denne Oppdragsavtale. Basert på standardmal, NARF Ekstra AS 2008, rev. 2013, 2014, Side 8 av 10

9 Regnskapsbyrået plikter i alle tilfeller å utføre oppdraget i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og regler, herunder regler som følger av standardene for God regnskapsføringsskikk, jf. Gjeldende Standard leveransevilkår for regnskapsføringsoppdrag fastsatt av NARF finnes tilgjengelig hos Regnskapsbyrået og på KONKURRANSEKLAUSUL På bakgrunn av investeringer for Regnskapsbyrået, både faglig, økonomisk, og menneskelig, er partene enige om at Kunden ikke kan tilby Regnskapsbyråets personell som har utført, utfører eller vil utføre arbeid etter denne avtale oppdrag i noen som helst form før tidligst 2 år etter oppdragets avslutning. Begrensningen gjelder både fast eller midlertidig ansettelse, både hel- eller deltidsstilling, eller selvstendig arbeid utført etter kontrakt, Begrensningen gjelder uavhengig av når det enkelte personell utførte oppdrag etter denne avtale. Kunden er kjent med at Regnskapsbyråets personell har konkurranseklausuler i sine ansettelsesavtaler med Regnskapsbyrået og at personellet er gjort kjent med klausulen i denne avtalen. Dersom Kunden misligholder denne klausul, kan Regnskapsbyrået kreve erstatning med minimum kr ,-. For det tilfelle det kan påvises større tap, kan dette kreves dekket etter alminnelige erstatningsrettslige prinsipper. 12. ANSVAR Regnskapsbyrået er ansvarlig for leveransen i henhold til avtalte frister, såfremt Kunden har etterkommet sin del av avtalen. Kunden/Oppdragsgiver kan kreve erstattet den del av direkte tap som alene skyldes forsinkelse, mangel eller annet mislighold fra Regnskapsbyråets side. Dette ansvaret er likevel begrenset til 6 måneders honorar, basert på gjennomsnittlig månedlig honorar siste 12 måneder. Indirekte tap vil ikke kunne kreves erstattet. Dersom Kunden ikke har overholdt frister, eller det foreligger mangler i bilag eller dokumentasjon som er oversendt Regnskapsbyrået, kan erstatningskrav ikke gjøres gjeldende overfor Regnskapsbyrået. 13. MISLIGHOLD OG ERSTATNINGSANSVAR Hver av partene kan heve denne avtale med øyeblikkelig virkning etter forutgående skriftlig varsel, dersom det foreligger et vesentlig mislighold fra den annen part. Som vesentlig mislighold anses blant annet mislighold av betalingsforpliktelser, og/eller vesentlig mislighold av andre plikter etter Oppdragsavtalen. Det vises til Standard leveransevilkår for ytterligere informasjon vedrørende heving av Oppdragsavtalen. Ved heving av avtalen opphører umiddelbart samtlige av Regnskapsbyråets plikter etter avtalen. Dersom avtalen heves fra Regnskapsbyråets side skal Kunde erstatte Regnskapsbyråets tap, avtalt til honorar for 6 måneder beregnet av gjennomsnittlig honorar regnet ut fra foregående 12 måneders periode før hevingserklæringens tidspunkt. Basert på standardmal, NARF Ekstra AS 2008, rev. 2013, 2014, Side 9 av 10

10 14. FORBEHOLD VED INNGÅELSE AV OPPDRAGSAVTALE Dersom Kunden nylig har fått levert tilsvarende tjenester fra en annen regnskapsførervirksomhet, innhentes det fra Regnskapsbyrået en uttalelse vedrørende oppdragsforholdet fra denne. Denne avtale inngås under forutsetning av at ingen kritikkverdige forhold eller mislighold av tidligere oppdragsavtale kommer frem i uttalelsen. Dersom uttalelsen inneholder informasjon om kritikkverdige forhold eller mislighold av avtalen, kan dette medføre at Regnskapsbyrået kansellerer Oppdragsavtalen. Eventuelt arbeid utført av Regnskapsbyrået frem til kansellering skal honoreres i henhold til punkt VERNETING Tvist mellom partene behandles ved de ordinære domstoler. Partene vedtar som verneting Regnskapsbyråets ordinære verneting. Oppdragsavtalen er utferdiget i 2 eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt. Oppdragsavtalen gjelder fra og i 4 år, med opsjon for Oppdragsgiver til å forlenge Oppdragsavtalen i inntil ytterligere 1+1 år, totalt maksimalt 6 år. Evt. forlenging skal skje med minimum 1 måneds skriftlig varsel før utløp av inneværende avtaleperiode. Sted og dato Trondheim, xx.xx.2015 for Enova SF for Regnskapsbyrået Enova SF <Oppdragstaker> Basert på standardmal, NARF Ekstra AS 2008, rev. 2013, 2014, Side 10 av 10