Økonomireglement for BTS Studentersamfundet ved Høgskolen i Bergen

Transkript

1 Økonomireglement for BTS Studentersamfundet ved Høgskolen i Bergen 1 Virkeområder og definisjoner 1. Dette dokumentet er gjeldende for BTS Studentersamfundet ved Høgskolen i Bergen og dets undergrupper, komiteer og alle arrangementer BTS står ansvarlig for. 2. Benevninger og forkortelser: BTS BTS Studentersamfundet ved Høgskolen i Bergen KS Kjernestyret i BTS HS Hovedstyret i BTS 3. Med økonomiansvarlige menes de respektive undergruppenes økonomiansvarlige 4. Med økonomiansvarlig menes økonomiansvarlig i KS, med mindre annet er spesifisert. 5. Med godkjenning av BTS menes: Beløp under kr 1000 Formand eller Økonomiansvarlig i KS kan godkjenne. Beløp under kr 5000 KS kan godkjenne. Beløp over kr 5000 Må godkjennes av HS. 2 Økonomiansvarlige og Økonomikomiteen 1. Følgende verv kan ha bankkort for organisasjonen: Formand, Økonomiansvarlig i KS, Økonomiansvarlig BTS Vinterlekene, Økonomiansvarlig BTS Events, Økonomiansvarlig Næringslivsutvalget.

2 2. Alle økonomiansvarlige må ha kjennskap til dokumentet og er pliktige til å følge det opp. 3 Kontanthåndtering 1. Oppbevaring Med unntak av HS sin kontantkasse, skal kontanter kun oppbevares i korte perioder, inntil to uker etter avsluttet aktivitet. Formand og økonomiansvarlig i KS har nøkkel til safen. Denne nøkkelen er strengt personlig og skal under ingen omstendigheter lånes bort. 2. Overlevering av kontanter Overlevering av kontanter fra ett ledd til et annet skal telles og kvitteres av den som avleverer og den som tar mot. Dette gjelder også for innlevering av kontanter til oppbevaring i safe. Ved opptelling av kontanter skal det alltid være minst 2 personer tilstede. 3. Kontanter som oppbevares i safen skal telles av ansvarlig for undergruppen, og den av Formand eller Økonomiansvarlig i KS som låser dem inn. Kontantene skal oppbevares forseglet. Beholderen skal være merket med beløpet, dato for innlevering og skal være signert av den som avleverer og den som mottar, jfr Ved oppbevaring av kontanter skal det kvitteres inn og ut i beholdningsboken i safen. 4 Økonomisøknader 1. Alle økonomisøknader som går ut av organisasjonen skal godkjennes av organisasjonssekretær før de sendes. 2. Alle økonomisøknader skal inneholde et budsjett.

3 3. Ved arrangementer i regi av BTS der det bevilges prosjektstøtte, eller som har en omsetning over kr skal det skrives arrangementsrapport. 4. Arrangementsrapporten skal leveres til organisasjonssekretær innen en måned etter arrangementet. Dette gjelder også arrangementer som gjøres sammen med andre organisasjoner. Undergrupper som har utestående arrangementsrapport har ikke mulighet til å søke HS om støtte til ytterligere arrangementer. 5 Lån 1. Økonomiansvarlige i KS kan godkjenne kortsiktige likviditetslån til undergrupper dersom man vet at pengene vil bli tilbakebetalt i løpet av 2 uker. 2. Lån som har en varighet på mer enn 2 uker må godkjennes av BTS, jf. 1(5). 3. Økonomiansvarlig i KS kan i samråd tilbakebetale lån fra undergrupper, dersom denne ser at undergruppen har økonomi til det. 4. Interne lån fra Prosjektkonto skal holdes utenfor undergruppenes kontoregulering. 6 Budsjetter 1. Alle utgifter skal være forankret i budsjett, undergrupper skal tilstrebe å holde budsjettene sine. Dersom man går utover budsjettets rammer, må HS godkjenne dette. Utgifter som ikke har en budsjettpost, må godkjennes av BTS, jf. 1(5). 7 Bevilgninger 1. HS har den bevilgende myndighet til alle konti. 2. HS skal sørge for forsvarlig forvaltning av BTS formue.

4 8 Regnskap 1. Halvårsregnskap avsluttes 30. juni og 31. desember, årsregnskap avsluttes 31. desember. 2. Økonomiansvarlig i KS er ansvarlig for at revidert regnskap for BTS blir lagt frem for HS henholdsvis 1. februar og 1. september. 3. Regnskap skal godkjennes av revisor valgt av HS. 4. HS skal gjøre revidert regnskap tilgjengelig for alle medlemmer senest 7 dager før Generalforsamlingen. Revidert regnskap og budsjett for BTS skal fremlegges for, og godkjennes av Generalforsamlingen. 5. Dersom et medlem krever spesifikasjon av deler av revidert regnskap skal dette fremlegges, og fremlegges på Generalforsamlingen dersom dette kreves. 6. Undergruppene som gjennomgår kontoregulering nullstiller ett gitt beløp på sine konti ved høstens semesterstart. Differansen, positiv eller negativ, overføres til eller fra Prosjektkonto. Eksterne søknadsmidler skal holdes utenfor kontoreguleringen. Hovedstyret og Markedsgruppen blir støttet med gitt beløp i forbindelse med kontoreguleringen. 1 9 Økonomikomiteen 1. Økonomikomiteen består av en økonomiansvarlig i HS samt de økonomiansvarlige i undergruppene. 1 Jf. Vedtekter for Bergen Teknikersamfund 9.3

5 2. Økonomikomiteen har ansvaret for til enhver tid å ha kontroll på økonomien, følge god regnskapsføringsskikk, vedtekter og budsjetter. 3. Økonomiansvarlig i KS skal innkalle til møte minst to ganger i semesteret. På møtene skal det legges frem foreløpig regnskapene for perioden for alle undergruppene, som Økonomiansvarlig i KS skal rapportere videre til HS. 4. Økonomiansvarlige har møteplikt og forslags- og stemmerett på økonomimøter. 5. Økonomiansvarlig i KS og Formand i BTS er administrator til nettbank. De økonomiansvarlige i undergruppene er disponenter for aktuelle konti. 6. Hvis noen av underkomiteene til BTS bedriver økonomisk uforsvarlighet kan denne settes under administrasjon av HS. Komiteen skal i et slikt tilfelle varsles skriftlig fra HS med pålegg om tiltak og tidsfrist for å rette opp i økonomistyringen. 7. Økonomiansvarlig i KS må personlig godkjenne alle utbetalinger fra nettbanken. HS skal sende inn ny oversikt over vervinnehavere til banken senest 1 måned etter Generalforsamling eller valgmøte. 10 Refusjon og utlegg 1. For å få refundert utlegg, må refusjonsskjema fylles ut og kvittering foreligge. Alle utlegg skal refunderes av den undergruppen som er ansvarlig for utlegget. 2. Ved internfakturering har økonomiansvarlig i KS myndighet til å overføre penger fra en undergruppe til en annen. 3. Økonomiansvarlige kan få tilbakebetalt et beløp inntil kr 150 for utskrifter gjort som følge av verv i BTS. Økonomiansvarlig i KS har ansvaret for å godkjenne og utbetale dette beløpet.

6 11 Endringer 1. Dokumentet skal revideres på første HS- møte etter Generalforsamling og valgmøte. 2. Dette dokumentet kan endres av HS med 2/3 flertall.