Vedtekter for Siemenslaget Norge 2. september 2014

Transkript

1 Vedtekter for Siemenslaget Norge 2. september Formål 1. Siemenslaget Norge har som formål å arbeide for samhold og trivsel blant Siemenslagets medlemmer. 2. Siemenslaget er upolitisk og styres/drives av frivillige ansatte. 2. Organisasjonsform 1. Siemenslaget Norge (registrert i Enhetsregisteret med organisasjonsnummer: ) er en forening hvor de fire lokale Siemenslagene i Oslo, Trondheim, Bergen og Stavanger inngår som lokale underavdelinger. 2. Siemenslaget Norge har som formål å samordne aktiviteten i de fire lokale Siemenslagene. 3. De lokale Siemenslagene står ansvarlig overfor Siemenslaget Norge. 4. Siemenslaget Norge styres av et hovedstyre som består av lederne i de fire lokale Siemenslagene. 3. Vedtekter 1. Siemenslaget styres etter vedtektene for Siemenslaget Norge. 2. Lokale Siemenslag (Oslo, Trondheim, Bergen og Stavanger) kan i tillegg til vedtektene ha lokalt tilpassede regler. 3. Lokale regler vedtas på årsmøtet og kan ikke bryte med bestemmelser i vedtektene. 4. Forslag til endring av vedtektene tas opp gjennom hovedstyret som må sende forslaget til behandling på årsmøtene hos de lokale Siemenslagene. 5. Endring av vedtektene må så vedtas med 2/3 flertall på årsmøtet hos minst 3/4 av de lokale Siemenslagene på ordinært eller ekstraordinært årsmøte. 6. Endring av vedtektene trer i kraft når punktet over er oppfylt. 4. Medlemskap 1. Medlemskapet i Siemenslagene er for ansatte i Siemens og tilhørende datterselskaper, innleide og pensjonister. 2. Tidligere Siemens selskaper kan inkluderes i Siemenslagene så lenge de har naturlig tilknytning til Siemens lokalt og bedriften yter økonomisk tilskudd. Dette styres av Siemenslagene lokalt. 3. Siemenslagene sine tilbud kan som hovedregel også benyttes av medlemmene sin familie (ektefelle/samboer og barn under 20år), men det kan være lokale avtaler eller begrensninger for enkelte aktiviteter. Eksterne kan delta etter lokal avtale mot betaling av egenandel. 4. Alle medlemmer av Siemenslagene kan benytte seg av ethvert lokalt Siemenslags tilbud.

2 5. Kontingent 1. Finansiering av Siemenslagene er basert på tilskudd fra Siemens AS, andre medlemsbedrifter, pluss kontingent fra hvert medlem. 2. Alle ansatte i Siemens blir automatisk medlem når de blir ansatt og blir trukket medlemskontingent en gang i året. 3. Størrelsen på kontingenten fastsettes lokalt men skal ikke være lavere enn det beløp som hovedstyret har vedtatt. 4. Hver enkelt ansatt kan reservere seg mot medlemskap. 5. Innleide må selv ta kontakt med Siemenslaget og melde seg inn i laget. 6. Innleide betaler samme kontingent som fast ansatte, i tillegg må den innleide selv dekke et beløp som hovedstyret fastsetter. 6. Årsmøte 1. Det er ikke et sentralt årsmøte for Siemenslaget Norge. 2. Hvert lokale Siemenslag avholder sitt årsmøte. 3. Årsmøtet er de lokale Siemenslagenes øverste myndighet, og avholdes før utgangen av januar. 4. Alle medlemmene i lokalt Siemenslag har stemmerett på årsmøtet og er valgbare for styreverv. 5. Årsmøtet innkalles av lokalt styre skriftlig minimum 3 uker i forkant. 6. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet, sendes til lokalt styre innen to uker før årsmøtet. 7. Årsmøtet er beslutningsdyktig når møtet er lovlig innkalt og satt. 8. Vedtak på årsmøtet, med unntak av vedtektsendringer, avgjøres ved simpelt flertall og leder har dobbel stemme ved stemmelikhet. 9. Årsmøtet velger en valgkomité på to medlemmer som gir innstilling til styremedlemmer og andre funksjoner som skal velges. 7. Lokalt Styre 1. Årsmøtet velger et lokalstyre på 5 medlemmer som består av: Leder, nestleder, kasserer, sekretær og 1 styremedlem pluss 2 varamedlemmer. Leder velges ved særskilt valg. 2. Alle i lokalstyret er valgt for en 2 års periode. På grunn av nødvendig kontinuitet i styret bør ikke mer enn 3 medlemmer være på valg på hvert årsmøte. Leder og sekretær er på valg på ett årsmøte og nestleder, kasserer og styremedlemmet er på valg neste årsmøte. 3. Lokalstyret er beslutningsdyktig når minst tre styrerepresentanter er til stede. 4. Vedtak i lokalstyret avgjøres ved simpelt flertall og leder har dobbelstemme ved stemmelikhet. 5. Nestleder fungerer som leder i leders fravær. 6. Lokalstyret bør ha et møte hver måned.

3 8. Hovedstyre 1. Lederne av de fire lokale Siemenslagene i Oslo, Trondheim, Bergen og Stavanger er hovedstyre for Siemenslaget Norge. 2. Hovedstyret konstituerer seg selv. 3. Hovedstyret velger selv én av styremedlemmene som leder for ett år av gangen. 4. Hovedstyret er beslutningsdyktig når minst 3 av medlemmene er til stede. 5. Vedtak i hovedstyret avgjøres ved simpelt flertall og leder har dobbelstemme ved stemmelikhet. 6. Hovedstyret har myndighet til å gripe inn overfor et lokalt styre når lokalstyre ikke utfører sine plikter i henhold til vedtekter og eller lovverket. 7. Møter i hovedstyret kan gjennomføres som telefonmøte. 8. Tilstedeværelse på møtet og avstemmingsregler gjelder også om en eller flere medlemmer deltar via telefon. 9. Hovedstyret bør ha ett møte hver måned, fire av disse møtene hvert år bør være samlinger hvor medlemmene møtes i hver av de fire byene. 9. Økonomi 1. Siemenslaget Norge har hovedansvar for økonomien i Siemenslaget. 2. Økonomisk tilskudd fra Siemens og evt. andre selskaper utbetales til Siemenslaget Norge, som fordeler midlene til lokale Siemenslag. 3. Tilskudd til lokalt Siemenslag gis i form av et grunntilskudd pluss tilskudd i henhold til antall medlemmer 4. Størrelse på grunntilskudd og tilskudd per hode skal vedtas av hovedstyret. 5. Det skal hvert år settes av tilstrekkelige midler til utgifter i forbindelse med hovedstyremøter og evt. andre utgifter som er relatert til drift av Siemenslaget Norge. 6. Andre midler som f.eks salg av eiendeler eller eiendommer skal forvaltes gjennom et fond. 10. Budsjett 1. Hvert av de fire lokale Siemenslagene skal i forkant av hvert årsskifte utarbeide et budsjett for perioden 1.1 til Budsjettunderskudd skal kun godkjennes dersom hovedstyret og det lokale styret finner dette forsvarlig. 3. Lokalt budsjett skal godkjennes av hovedstyret før det legges frem for lokalt årsmøte. 4. Budsjettet skal gjennomgåes og vedtas av lokalt årsmøte. 5. Budsjett for alle de fire lokale Siemenslagene blir sendt til Siemens til informasjon.

4 11. Regnskap 1. Hvert av de fire lokale Siemenslagene er ansvarlig å utarbeide en regnskapsoppstilling i henhold til god regnskapsskikk. Norske lover og regler skal følges og ivaretas. 2. Regnskapsoppstillingen skal utarbeides for perioden til Regnskapsoppstillingen skal samtidig inkludere budsjettet samt en avstemming av bankbeholdningen gjennom året. 3. Regnskapsoppstillingen skal godkjennes og vedtas av lokalt styre på årsmøte i januar. 4. Hvert av de fire lokale Siemenslag skal ha en revisor. Revisor skal gjennomgå regnskapsoppstillingen ihht god regnskapsskikk og vedtekter samt utstede en revisjonsberetning. Revisoren kan være medlem/ansatt i Siemens AS. 5. De lokale Siemenslagene skal levere sine reviderte og godkjente regnskapsoppstillinger til hovedstyret innen 15. mars hvert år. 6. Hovedstyret må godkjenne lokalt regnskap innen 14 dager etter denne datoen. 7. Hvis hovedstyret ikke kan godkjenne et lokalt Siemenslags regnskapsoppstilling, sendes det tilbake til lokalt styre for ny behandling (styrebehandling og ekstraordinert årsmøte). 8. Regnskapsoppstillingen og revisjonsberetning blir sendt til Siemens AS til informasjon. Bankkonti skal kun opprettes i Siemenslaget Norges organisasjonsnummer. Bankkonti skal avstemmes på månedlig basis. 9. Bruk av kontantkasse skal begrenses og unngås dersom praktisk mulig. En kontaktkasse skal til enhver tid være avstemt. Fullstendig avstemming skal foreligge månedlig. 10. Alle utbetalinger fra bank skal godkjennes av to personer med bankfullmakt. 11. Alle fakturaer skal godkjennes og signeres av kasserer og daglig leder uavhengig av beløp. 12. Utleggsrefusjonsbilag krever følgende dokumentasjon: 1. Hvem krever refusjon 2. Formålet med refusjonen 3. Oppstilling over utleggene 4. Vedlagt original dokumentasjon som underbygger utleggene 5. Utleggsrefusjonen skal signeres og dateres av vedkommende som søker refusjon 6. Utleggsrefusjonen skal godkjennes og signeres av kasserer og daglig leder før utbetaling skjer. 13. Enhver form for kompensasjon til styreleder eller styremedlemmer skal skriftlig forhåndsgodkjennes av lokalt styre og hovedstyre. 14. Alle regnskapsbilag skal være i original og skal dokumentere formålet/ aktivitet samt inneholde blant annet navn på deltagere der det er mulig. Det skal klart fremkomme at utgiften tilhører Siemenslaget. 15. Siemenslaget skal som hovedregel ikke dekke kostnader til alkohol. Unntak fra dette kan kun skje dersom styret skriftlig har godkjent dette på forhånd. 16. Eiendeler og formue skal forvaltes forsvarlig.

5 17. Alle regnskapsbilag skal lagres sentralt i 10 år. 12. Underavdelinger 1. Enkelte Siemensavdelinger har så få ansatte at det ikke er hensiktsmessing å opprette eget Siemenslag. 2. Ansatte i slike avdelinger skal også ha tilbud fra Siemenslaget. 3. Dette gjøres ved at det opprettes en underavdeling til det lokale Siemenslaget som de geografisk tilhører. 4. Støtten til medlemmene i slike lag vil normalt være lik støtten som Siemenslaget får fra bedriften pr. ansatt. 5. Underavdelingen skal ha en leder som plikter å levere budsjett og regnskap til det lokale Siemenslaget. 6. Regnskap og budsjett skal sendes til lokalt Siemenslag ved regnskapsårets slutt.. 7. Underavdelingen har møte- og stemmerett på årsmøtet til det lokale Siemenslaget det er knyttet til. 13. Aktiviteter/grupper 1. Hver aktivitet må ha en gruppeleder som er ansvarlig for gruppens administrasjon og økonomi. 2. Styret har myndighet til å overta styringen av en gruppe, hvis Siemenslagene sine vedtekter ikke blir fulgt. 3. Gruppelederen eller en stedfortreder skal møte på årsmøte. 4. Oppretting av ny aktivitet skjer ved søknad til styret på eget formular, eller på styrets eget initiativ. Dette kan skje gjennom hele forretningsåret. 5. Søknad om tilskudd for neste forretningsår, skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet. 6. Alle aktiviteter/grupper plikter å sende søknad om midler hvert år hvis aktiviteten skal opprettholdes. 7. Deltagere i en aktivitet må regne med å betale deler av kostnadene selv. 14. Oppløsning av Siemenslag 1. Ved opphør av virksomhet, skal det lokale Siemenslaget avvikles og lagets aktiva overføres til hovedstyret og fordeles til de øvrige lokale lagene. 2. Er virksomheten som avvikles en underavdeling til et lokalt Siemenslag skal eventuelle aktiva tilbakeføres til lokalt Siemenslag. 3. Hvis et lokalt Siemenslag ikke har et fungerende styre, skal styrets funksjon ivaretaes av hovedstyret inntil et nytt styre er kommet på plass. 2. oktober 2014