MENIGHETSRÅDS ØKONOMIREGLEMENT: ØKONOMIARBEID I DEN LOKALE KIRKE

Transkript

1 MENIGHETSRÅDS ØKONOMIREGLEMENT: ØKONOMIARBEID I DEN LOKALE KIRKE Fastsatt xx dato av Hvasser menighetsråd, av Tjøme menighetsråd og godkjent av Tjøme kirkelige fellesråd (TKF), i henhold til forskrift om økonomiforvaltning for kirkelige fellesråd og menighetsråd i den norske kirke av gitt av KKD. 1 ØKONOMIREGLEMENTETS FORMÅL Økonomireglementet skal legge til rette for en god og forsvarlig økonomiforvaltning i menighetene i kommunen. 2 ØKONOMIREGLEMENTETS VIRKEOMRÅDE Reglementet gjelder for menighetsrådene på Hvasser og Tjøme, og omhandler alle de midler som er stilt til menighetsrådets disposisjon. Menighetsrådets leder er ansvarlig for at økonomiforvaltningen skjer i samsvar med vedtatt budsjett og gjeldende økonomireglement. 3 RÅDETS BUDSJETT Menighetsrådet har ansvar for de midler som disponeres av menigheten. Etter at fellesrådet har vedtatt sitt endelige budsjett, og senest innen skal menighetsrådet snarest mulig vedta budsjett for kommende år. Budsjettet skal settes opp iht. oppsett i Vedlegg 1 til denne økonomiforskriften og inkludert bevilgninger fra TKF. Menighetsrådets budsjett skal omfatte aktiviteter, avdelinger, grupper, kor, utvalg mv som er del av rådets virksomhet. Utvalg, avdelinger og kor mm., som har eget budsjett, disponerer innenfor egen budsjettramme i samsvar med gjeldende retningslinjer og planer. 4 REGNSKAPSFØRING / ØKONOMISTYRING Menighetsrådenes regnskap føres av TKF. Rådets leder er ansvarlig for at det, senest innen 31.08, fremlegges for menighetsråd halvårsrapport pr som skal vise regnskapsutviklingen i forhold til vedtatt budsjett. Ved vesentlige avvik tilligger det menighetsrådet eventuelt å vedta budsjettjusteringer og/eller iverksette tiltak for å overholde opprinnelig budsjettramme. Bank og øvrige balansekonti skal avstemmes etter fastsatt rutine slik at dette sikrer nødvendig kvalitet på regnskapsinformasjonen gjennom året. Rådets leder gis fullmakt til å disponere vedtatte, totale, netto budsjettrammer i den daglige drift. Fullmakten kan delegeres. 5 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSRAPPORT Rådets leder er ansvarlig for å fremlegge årsregnskap og utkast til årsrapport i samsvar med økonomiforskriftens bestemmelser innen de frister, i påfølgende regnskapsår, som forskriften bestemmer, d.v.s. Senest innen 15.02: Kvalitetssikret regnskap fremlegges. Senest innen 20.02: Utkast til årsrapport fremlegges. Senest innen 01.03: Behandling av årsregnskap og årsrapport i TKF. Senest innen 01.06: Fremleggelse av revisjonsrapport. Side 1 av 6

2 6 ANVISNINGSFULLMAKT, DISPOSISJONSRETT BANKKONTO Rådets leder har fullmakt til å anvise utbetalinger innen vedtatte budsjettrammer. Menighetsrådene har inntil annet vedtas delegert denne fullmakten til daglig leder av TKF. TKFs daglige leder forvalter denne fullmakten i henhold til TKF økonomireglements punkt 10 (Anvisning og attestasjon) og 11 (Disposisjonsforhold til bankkonti) Det samme gjelder disposisjonsfullmakt på bankkonti og kontantkasse, hvor henholdsvis punkt 11 (Disposisjonsforhold til bankkonti) og 12 (Bruk av kontantkasse) i TKFs økonomireglement vil være gjeldende. (Vedlegg 3). 7 MOTTAK AV GAVER, INNSAMLEDE MIDLER, ANDRE KONTANTBELØP 7.1. GAVER OG ANDRE KONTANTBELØP Her henvises til punkt 13 i TKFs økonomireglement med vedlegg, som skal være gjeldende. 7.2 KIRKEOFFER / INNSAMLINGER Rådets leder er ansvarlig for at det utarbeides oversikt over gudstjenester / andre arrangement hvor det skjer offer / kollekt / pengeinnsamling. Menigheten legger til rette for digitale betalingsløsninger slik at kontanthåndtering skjer i begrenset omfang. Opptelling av offer, kollekt eller andre innsamlede gaver, skal alltid telles av to personer sammen. Begge skal underskrive på en kvittering som bilag til regnskapet. På bilaget skal det fremkomme beløpets størrelse, dato og formål med gaven. Mottatte offer/kollekter og gaver skal så snart det er praktisk mulig settes inn på bankkonto. Revisor skal ha kopi av liste med oversikt over planlagte offer. For øvrig vises til rutinebeskrivelsen i Vedlegg 2: Kontanthåndtering inkludert kirkeoffer. 8 FINANSFORVALTNING Rådets midler skal forvaltes slik at tilfredsstillende avkastning oppnås uten at dette innebærer vesentlig finansiell risiko. Det er p.t. kun aktuelt å plassere midler på bankinnskudd. Plassering av midler i annet enn bankinnskudd kan kun skje etter nærmere drøftinger i rådet. Side 2 av 6

3 IKRAFTTREDELSE Reglementet trer i kraft fra det tidspunkt menighetsrådene og fellesråd har vedtatt dette. Vedlegg 1: Vedlegg 2: Budsjettoppsett Kontanthåndtering inkludert kirkeoffer Vedlegg 3: Økonomireglement for TKF m/vedlegg 1-6 Side 3 av 6

4 VEDLEGG 1: BUDSJETTOPPSETT TJØME MENIGHETSRÅD BUDSJETTFOR Ansvarlig for utarbeiding budsjett: INNTEKTER Side 4 av 6 Budsjett Betaling fra delt.-egenandel Salg av varer/tjenester Øredifferanse Andre inntekter Annonseinntekter Billettinntekter Leieinntekt Komp for mva Refusjon fra priv. (Bispedømme) Interne overføringer Fra Kirkelig fellesråd Fra Hvasser menighetsråd Fra Tjøme kommune Offer til andre Offer til egen Gaver Fra eget menighetsråd Rente inntekt Disp. tidligere års driftsresultat Bruk av ubundne fond Bruk av bund fond (b./u.arbeid) Regnskapsmessig merforbruk 0 SUM INNTEKTER UTGIFTER Kjøp av tjen. Private Aktivitetsrelatert forbruksmat Matvarer Andre dr.utg./utsmyk./blomster Fakturagebyr Porto Banktjenester Døgnsafe tjenester Gebyr IZETTLE Annonser Trykk/kopiering Kurs og møter Personforsikringer Avg./gebyrer/lisenser Inventar/utstyr Service og driftsavtaler Reparasjon av utstyr Materialer og vedlikehold Renhold Til Kirkelig fellesråd Til Hvasser menighetsråd Interne overføringer Overføring av offer Overføring private Overf til Tjøme Soul Children Avskriving/Tap på fordring Overf. mellom utv Dekning av neg driftsresultat Avsetning til ubundne fond Renteutgifter Avsetning bundne fond Ikke disponert overskudd 0 SUM UTGIFTER Underskudd / overskudd(-) 0

5 ØKONOMIARBEID I DEN LOKALE KIRKE - VEDLEGG 2 (TKF VEDLEGG 7) (Vedtatt av Tjøme menighetsråd og Hvasser menighetsråd xx dato) RUTINEBESKRIVELSE KONTANTHÅNDTERING INKL. KIRKEOFFER I 2016 er det innført avgift for kontantinnskudd i BankiButikk tilsvarende kr 75 per innskudd. Dette har medført en endring i rutiner som gjør at flere arrangementers innsamlinger konsolideres i et bankinnskudd for å minske antall gebyr. Fellesråd og menighetsråd legger til rette for digitale betalingsløsninger slik at kontanthåndtering skjer i begrenset omfang. Hvor dette ikke er mulig er følgende rutine gjeldende. Fellesrådet håndterer kontanter på vegen av rådet, Tjøme menighet og Hvasser menighet. Kontanter kommer inn i forbindelse med ofring, billettinntekter, basarer, loppemarked mv. Ved arrangementet (gudstjeneste, konsert, loppemarked, osv.): Pengene samles inn. Pengene telles normalt av to personer, beløpene noteres på et opptellingsbilag som signeres av begge. Ved arrangement i kirken noteres beløpet i egen dagbok i kirken. Pengene sammen med opptellingsbilaget legges i en konvolutt som limes igjen. Beløpet skrives utenpå sammen med arrangementsnavn og dato. o I Hvasser kirke legges konvolutten i låst safe. Konvolutten hentes av kirkegårdsbetjent som leverer denne på kirkekontoret. Konvolutten med kontanter fra kollekt i Tjøme kirke oppbevares normalt i safen i kirken. Konvolutten hentes opp av sekretær eller kirkegårdsbetjent. Kontanter fra andre aktiviteter leveres også på kirkekontorer for tilsvarende oppbevaring (i safe). Når konsolidert beløp overstiger kr eller et tidsrom på 6 uker er gått, settes det inn et samlet bankinnskudd. Innskuddet telles først opp av to personer (som ikke har mottatt penger og som ikke skal sette inn penger) og beløpene oppsummeres på et oversiktsark med arrangements navn, dato, formål, og beløp. Innsamlede penger bringes av sekretær eller daglig leder av fellesrådet til Spar hvor pengene settes inn via BankiButikk. Det opptelte beløp settes inn på menighetens bankkonto. Oppsummeringsark, innskuddsbilaget, sammen med opprinnelig opptellingsbilag returneres til sekretæren. Side 5 av 6

6 Kontantbilaget føyes kronologisk inn sammen med øvrige bankbilag beskrevet i fakturahåndteringsrutinen. Attestasjon og anvisning dokumenteres ved signatur Brooke Bakken Side 6 av 6