Vedtekter for. Bergen Teknikersamfund

Transkript

1 Vedtekter for Bergen Teknikersamfund

2 Gjeldende fra Generalforsamling i Februar 2018 Når et ord er skrevet med kursiv, betyr dette at ordet henviser til en egen definisjon gitt i en egen paragraf et annet sted i vedtektene. Sindre Ranaweera Formand, 14. Februar

3 Innholdsfortegnelse VEDTEKTER FOR BERGEN TEKNIKERSAMFUND BERGEN TEKNIKERSAMFUND MEDLEMMER VEDTEKTENE ADMINISTRASJON VALG OG KONTROLLKOMITEEN (VKK) GENERALFORSAMLING VEDTEKTSENDRINGER VALG BEVILGNINGER REGNSKAP OG ØKONOMI ORDENSREGLER OG STRAFFER MISTILLITSVOTUM OPPLØSNING AVDELINGER OG UNDERGRUPPER

4 1. Bergen Teknikersamfund 1. Bergen Teknikersamfund er en partipolitisk uavhengig studentorganisasjon ved HVL, nærregion Bergen. 2. Bergen Teknikersamfund har som oppgave å ivareta medlemmenes fritidsinteresser på best mulig måte ved å; a. Å skape et godt miljø gjennom å tilby ulike fritidsaktiviteter. b. Å skape et forum for kulturelle aktiviteter og tverrfaglige diskusjoner, slik at medlemmenes kunnskaper og kameratslige samvær styrkes. 3. Ingeniørringen og skolemerket skal ikke undergå noen forandring fra opprinnelig utseende. 2. Medlemmer 1. Enhver student ved HVL, nærregion Bergen er å betrakte som ordinært medlem. Med student menes her en med studierett ved HVL, nærregion Bergen som har betalt semesteravgift. 2. Alle som har avsluttet sin utdanning, og som har minimum ett års sammenhengende verv i organisasjonen er å betrakte som seniormedlem. 3. Æresmedlemsskap i Bergen Teknikersamfund mottar den som blir slått til ridder av den gyldne regnestav, eller får tildelt plakett fra Bergen Teknikersamfund. 4. Æresmedlemskap er livsvarig. 3. Vedtektene 1. Vedtektene gjelder for Bergen Teknikersamfund. 2. Endringer av vedtektene fattet under Generalforsamling, trer i kraft etter møtes slutt. 3. Vedtektene er gyldige inntil de blir erstattet av nye eller inntil Bergen Teknikersamfund opphører som organisasjon. 4. Forkortelser brukt i vedtekene: HVL BTS VKK => Høgskulen på Vestlandet => Bergen Teknikersamfund => Valg- og kontrollkomité 5. Med flertal menes det i disse vedtekene: Simpelt flertall => Flere stemmer for, enn i mot, av stemmeberettigede i lokalet. Alminnelig flertall => Minst halvparten av de stemmeberettigede tilstede i lokalet. 2/3 Flertall => 2/3 av de stemmeberettigede tilstede i lokalet. ¾ Flertall => ¾ av de stemmeberettigede tilstede i lokalet. Absolutt flertall => Minst halvparten av de stemmeberettigede. 4

5 4. Administrasjon 1. Hovedstyret er Bergen Teknikersamfund sin øverste myndighet mellom Generalforsamlingene. Kjernestyret skal stå for den daglige ledelse og organisering av Bergen Teknikersamfund. Bergen Teknikersamfund skal bestå av avdelinger, undergrupper og komiteer i tråd med vedlagte organisasjonsplan og valgnøkkel. 2. Formand fungerer som styrets leder og daglig leder. 3. Dersom Formand ikke lenger har mulighet til å bestå sin rolle, faller alle Formandens plikter umiddelbart til Viceformand. Hovedstyret skal ved første anledning sette inn en settevara fra sittende Hovedstyre. 4. Hovedstyret består av Kjernestyret, samt ledere av avdelingene underlagt Bergen Teknikersamfund. 5. På Hovedstyrets møter har alle dets medlemmer møte-, tale-, stemme- og forslagsrett. Formand har møte-, tale- og forslagsrett. HR-ansvarlig har møte- og talerett. 6. På Hovedstyremøte har VKK møteplikt og talerett, men ikke forslags- eller stemmerett. 7. Dersom et av Hovedstyrets medlemmer ikke har anledning til å møte, skal denne sende en personlig valgt representant fra sin avdeling med tale-, stemme- og forslagsrett. 8. Formand har dobbeltstemme ved likt stemmetall på Kjernestyremøter. 9. Hovedstyret er beslutningsdyktig når 3/4 av de stemmeberettigede er fremmøtt. 10. Hovedstyret samt alle undergrupper med tilhørende verv i Bergen Teknikersamfund, plikter å gjennomføre en overlappingsperiode på to uker ved valg av nye styremedlemmer. Dette skal omfatte gjennomgang av stillingsinstrukser og de daglige rutiner som de ulike vervene omfatter. Hvis overlapping ikke er mulig grunnet at gjeldende verv ikke har vært besatt, er det leder eller fungerende leder i det enkelte styre som har det overordnete ansvar for å gjennomføre overlapping og kunnskapsoverføring. 11. Hovedstyret kan innvilge andre møte-, tale- og forslagsrett til Hovedstyrets møter. 12. Avdelinger og undergrupper skal etablere stillingsinstrukser som skal gjøres tilgjengelig for Hovedstyret. 13. Det skal føres referat fra alle Hovedstyremøter. Disse skal gjøres tilgjengelig for alle verv. Medlemmer, senior- og æresmedlemmer skal få tilgang på forespørsel. 5

6 5. Valg og kontrollkomiteen (VKK) 1. Bergen Teknikersamfund skal ha en valg- og kontrollkomité (VKK) bestående av én leder og to medlemmer. Komiteens medlemmer velges av Generalforsamling eller valgmøte. Komiteen konstituerer seg selv. 2. VKK fungerer som kontrollkomité for Bergen Teknikersamfund. VKK skal se til at arbeidet som gjøres ved alle organer i Bergen Teknikersamfund er innenfor gjeldende vedtekter, mandater og vedtak fattet av Hovedstyret. VKK skal informere det aktuelle organet og kjernestyret umiddelbart om overtredelser. VKK sin tolkning kan overprøves med 2/3 flertall i Hovedstyret. 3. VKK skal ikke uttale seg på vegne av organisasjonen. 4. VKK skal være representert med minst et medlem på alle Hovedstyremøter. 5. VKK skal avholde Generalforsamling og valgmøte i henhold til vedtektene. 6. Som medlem av VKK, frasier du deg retten til andre verv i organisasjonen for den gjeldende vervperioden. 6. Generalforsamling 1. Generalforsamlingen er Bergen Teknikersamfunds øverste myndighet. VKK innkaller til Generalforsamling. Ordinær Generalforsamling skal finne sted i februar. Alle ordinære medlemmer i Bergen Teknikersamfund skal innkalles. Dersom Karrieredagen eller Revyen holdes etter Generalforsamlingen, skal det nye Næringslivsutvalget/Revystyret tre inn etter arrangementet er ferdig. 2. Ved absolutt flertall i Hovedstyret kan ordinær Generalforsamling utsettes med inntil 1 (en) måned. I tilfelle utsetting skal dette varsles umiddelbart, og 5-3 til 5-12 er fortsatt gjeldende innkalling sendes ut senest 30 (tretti) dager før Generalforsamlingen. Denne skal inneholde informasjon om hvor og når Generalforsamlingen skal avholdes, gjeldende vedtekter for Bergen Teknikersamfund, organisasjonskart, valgnøkkel, protokoll fra valgmøtet og Generalforsamlingen fra foregående år, gjeldende frister, samt hvilke saker som skal tas opp innkalling skal sendes ut senest 7 (syv) dager før Generalforsamlingen. Denne skal inneholde Hovedstyrets og alle undergruppenes regnskap, budsjett, årsberetning, valgnøkkel, dagsorden, forretningsorden og innkomne forslag til vedtektsendringer. 5. Protokoll fra Generalforsamling skal sendes ut til alle ordinære medlemmer senest 7 (syv) dager etter Generalforsamling. 6

7 6. På ordinær Generalforsamling skal følgende saker behandles: a. Godkjenning av innkalling, dagsorden og forretningsorden b. Årsberetning c. Regnskap og budsjett d. Økonomireglementet e. Kontingent f. Endringer i vedtektene g. Valg 7. Følgende personer har følgende retter på Generalforsamlingen: a. Ordinære medlemmer har tale-, forslags- og stemmerett. b. Seniormedlemmer har tale- og forslagsrett. c. Æresmedlemmer har tale- og forslagsrett. d. Ordstyrer og bisitter har talerett. e. Kjernestyret har tale- og forslagsrett. f. Valg- og Kontrollkomiteen har tale- og forslagsrett g. Bare ordinære medlemmer kan stille til valg. 8. Generalforsamlingen er beslutningsdyktig når minst tretti medlemmer er tilstede. 9. Innkomne forslag må være Hovedstyret i hende senest 12 (tolv) dager før Generalforsamlingen. Innkomne forslag regnes kun gyldige dersom forslagsstiller er navngitt. 10. Dersom et medlem krever spesifikasjoner av deler av revidert regnskap skal dette fremlegges, og fremlegges på Generalforsamling dersom dette kreves. 11. Vedtektsendringer avgjøres ved 2/3 flertall. Endring av kontingent avgjøres ved 2/3 flertall. Eksklusjon avgjøres ved 2/3 flertall. Personvalg avgjøres ved alminnelig flertall. Dersom det er flere enn 2 (to) som stiller til samme verv, kan det brukes preferansevalg. Ved stemmelikhet skal valget avgjøres ved loddtrekning. 12. Generalforsamlingen velger to referenter og to protokollunderskrivere. Alle valgmetoder og valgresultater skal protokollføres. 13. Ekstraordinær generalforsamling innkalles når over femti av medlemmene krever det, eller hovedstyret beslutter det med 2/3 flertall. 14. Kun den sak/de saker som gjør det nødvendig med ekstraordinær Generalforsamling kan behandles på møtet. Regnskap og budsjett sendes kun ut ved ekstraordinær Generalforsamling dersom det er nødvendig for å behandle den sak/de saker. 15. Ekstraordinær Generalforsamling kan avvikles dersom Hovedstyret finner det nødvendig eller dersom 50 (femti) navngitte personer av de stemmeberettigede medlemmene forlanger det. 7. Vedtektsendringer 1. Vedtektsendringsforslag kan kun behandles av Generalforsamlingen. Forslag som fremmes for sent til å bli behandlet, kan forlanges protokollført for votering på den påfølgende Generalforsamling. 7

8 8. Valg 1. Valg av Kjernestyret og styrerepresentanter til avdelinger, undergrupper og komiteer foregår på Generalforsamlingen for de verv som velges på våren, og på Valgmøtet for de verv som velges på høsten. Valgnøkkelen dikterer hvilke verv som oppnevnes ved intervju. Dersom valgnøkkelen ikke er fylt etter endt generalforsamling eller valgmøte, kan resterende verv oppnevnes ved intervju, jmf Avdelingene konstituerer seg selv og velger hvilke av lederne av undergruppene som skal være avdelingens representant til Hovedstyret innen én uke etter Generalforsamling og valgmøte. 3. Intervju skal gjennomføres av minimum to personer, hvorav en av disse skal være fra Kjernestyret. Ved inhabilitet skal den aktuelle personen erstattes av en ny person som kan vurdere ut ifra et nøytralt ståsted. 4. Hovedstyret kan om hensiktsmessig benytte settevara i verv som blir ledige. Innsetting av vara skal være midlertidig, og i samråd med den aktuelle undergruppen og komiteen. Ekstraordinær Generalforsamling bør vurderes om flere verv står ledige. 5. Dersom et leder- eller økonomiverv står ledig i en undergruppe etter valg, skal en i Kjernestyret besitte vervet til en settevara er opplært. Dette for å sikre stabil drift. 6. Dersom innehaver av et verv av ulike grunner ikke kan gjøre sine plikter skal denne personen finne en settevara i samråd med Kjernestyret. Innehaver er ansvarlig for arbeidsoppgavene frem til arvtaker foreligger. 7. Valgmøte holdes i september. Valgmøtet skal kun inneholde valgsaker. 8. Alle medlemmer har rett til å stille til valg, med mindre det foreligger spesielle omstendigheter. Dersom en person ikke har mulighet til å møte, skal det sendes inn et kandidatskjema. Dette må være ordstyrer i hende før valgtalene begynner. Kandidatskjemaet leses opp av ordstyrer. 9. Ordensrådet skal bestå av to personer fra første klasse og to personer fra andre klasse. 10. Hovedstyret skal så snart det lar seg gjøre etter Generalforsamling/Valgmøte velge en HRansvarlig for organisasjonen. 11. Alle vervtakere sitter ut Valgmøte eller Generalforsamlingen, hvor erstatter velges. 12. Ordstyrer skal be Generalforsamlingen/deltagere på Valgmøtet om å godkjenne at verv som ikke blir besatt, kan velges på intervju. Godkjennes ikke dette, skal det foretas ekstraordinært valg ved første anledning. Dette kan gjøres på Generalforsamling, Valgmøte eller Ekstraordinær Generalforsamling. 8

9 9. Bevilgninger 1. Hovedstyret har den bevilgende myndighet til alle konti. 2. Hovedstyret skal sørge for forsvarlig forvaltning av Bergen Teknikersamfunds formue. 10. Regnskap og økonomi 1. Økonomireglementet skal godkjennes av Hovedstyret, og gjelder fra etter møtet det ble godkjent. Økonomireglementet skal legges frem for Generalforsamlingen. 2. Samsvarer ikke økonomireglementet og disse vedtekene, er disse vedtekene overordnet. 3. Halvårsregnskap avsluttes 30. juni og 31. desember, årsregnskap avsluttes 31. desember. Økonomiansvarlig i Hovedstyret er ansvarlig for at revidert regnskap for Bergen Teknikersamfund blir lagt frem for Hovedstyret henholdsvis 1. februar og 1. september. 4. Regnskap skal godkjennes av revisor valgt av Hovedstyret. 5. Undergruppene som gjennomgår kontoregulering nullstiller ett gitt beløp på sine konti ved høstens semesterstart. Differansen, positiv eller negativ, overføres til eller fra prosjektkonto. Eksterne søknadsmidler holdes utenfor kontoreguleringen. Hovedstyret og Markedsgruppen blir støttet med gitt beløp i forbindelse med kontoreguleringen. Gruppe Støtte Kontoregulering BTS Hovedstyrets brukskonti kr ,00 BTS Markedsgruppen kr ,00 BTS Foto og Video kr ,00 BTS Events kr ,00 BTS Idrett kr - Karrieredagen kr ,00 Vinterlekene kr ,00 Prosesjonskomiteen kr 5 000,00 BTS Invest kr 5 000,00 BTS Bryr seg kr 5 000,00 BTS-revyen kr ,00 Bandkomiteen kr 5 000,00 Teknolikken kr ,00 Rebellium kr 5 000,00 Prosjektgruppe kr 5 000,00 TVIST-dotten kr 5000,00 9

10 6. Ved søknad om bevilgninger skal Hovedstyret samles for å bestemme utfallet. Bevilgninger gitt under dette møtet, spesifiseres i resultat- og balanseregnskap til Hovedstyret og aktuelle komiteer/undergrupper. Beløp inntil 5000,- kan Kjernestyret behandle uten Hovedstyrets godkjenning. Beløp inntil 1000,- kan behandles av Formand eller Økonomiansvarlig i kjernestyret uten Hovedstyrets godkjenning. 7. Økonomikomiteen har ansvaret for å ha kontroll på økonomien til enhver tid, følge god regnskapsføringsskikk, følge vedtekter, budsjetter og internt økonomireglement. 8. Økonomikomiteen består av økonomiansvarlig i Kjernestyret samt de økonomiansvarlige i undergruppene. 9. Økonomiansvarlig i Hovedstyret og Formand i Bergen Teknikersamfund har tilgang til nettbank. De økonomiansvarlige i undergruppene har innsyn til aktuelle konti. 10. Hvis noen av undergruppene/komiteene til Bergen Teknikersamfund bedriver økonomisk uforsvarlighet, kan denne settes under administrasjon av Hovedstyret. Komiteen skal i et slikt tilfelle varsles skriftlig fra Hovedstyret med pålegg om tiltak og tidsfrist for å rette opp i økonomistyringen. 11. Kun Formand og økonomiansvarlig i Kjernestyret skal være kontodisponenter på Bergen Teknikersamfund sine konti. Økonomiansvarlig i Kjernestyret må personlig godkjenne alle utbetalinger fra nettbanken. Hovedstyret skal sende inn ny oversikt over vervansvarlige til banken senest 1 (én) måned etter Generalforsamlingen. 11. Ordensregler og straffer 1. Finnes et medlem ved sin opptreden å ha skadet Bergen Teknikersamfunds interesser, kan Hovedstyret midlertidig ekskludere vedkommende fra enkelte, eller alle vervaktiviteter og rettigheter, samt utstyr knyttet til vervet. Beslutningen om permanent eksklusjon skal eventuelt behandles på Generalforsamling. 2. BTS ringen kan bestilles gjennom Ordensrådet og gis ut i anledning rosettballet. For at personen skal kunne bestille ringen må vedkommende ha oppnådd status som Seniormedlem i løpet av året, eller allerede være seniormedlem. 12. Mistillitsvotum 1. Skulle medlemmer av Hovedstyret eller komité-/undergruppestyrene vise seg uegnet, kan det fremstilles mistillitsvotum. 2. Hovedstyret skal informeres dersom det er ønske om mistillitsvotum. Hovedstyret har plikt til å kalle inn til høring der alle parter er representert. Hovedstyret skal ikke ta stilling til mistillitsvotumet, men sørge for at alle sider av saken er belyst. 10

11 3. Hovedstyret kan ved særskilte anledninger ekskludere medlemmer og/eller vervinnehavere med øyeblikkelig virkning inntil ekstraordinær Generalforsamling. I dette tilfellet skal innkallelse til ekstraordinær Generalforsamling foreligge innen en uke fra ekskludering. 4. Medlemmer kan bare avsettes på ordinær- eller ekstraordinær Generalforsamling. Beslutning krever 2/3 flertall. 13. Oppløsning 1. Bergen Teknikersamfund kan kun oppløses av Generalforsamlingen og krever 3/4 flertall. I tilfelle oppløsning legges driftsmidlene til Bergen Teknikersamfund i et fond som kun skal brukes til aktiviteter som samsvarer med 1.1 og 1.2 i Bergen Teknikersamfunds vedtekter. Ledelsen ved HVL, nærregion Bergen skal administrere fondet. 2. Ved oppløsning skal siste sittende Hovedstyre, ledelsen ved HVL, nærregion Bergen og alle æresmedlemmer av Bergen Teknikersamfund bli invitert til et møte som skal beslutte retningslinjer for videre forvaltning av Bergen Teknikersamfunds formue. Høgskoleledelsen kan på dette møtet stille med opptil 10 (ti) personer. Alle i Hovedstyret og oppmøtte æresmedlemmer har stemmerett, ingen har dobbeltstemme. 14. Avdelinger og undergrupper 1. Avdelinger og undergrupper kan kun opprettes og oppløses ved en Generalforsamling. 2. Hovedstyret har fullmakt til å opprette oppstartsgrupper med drift frem til neste Generalforsamling. 3. Oppstartsgrupper må ha et budsjett og rapporterer direkte til Kjernestyret. 4. En avdeling er en samling av en eller flere undergrupper. Alle avdelinger har én representant i Hovedstyret. Det skal avholdes formøter i alle avdelinger før hovedstyremøter. 5. Undergrupper skal drive aktivitet i henhold til Bergen Teknikersamfund sine formål. Undergruppene rapporterer til formøtene i sin avdeling. 6. Undergrupper og komiteer kan kreve inn medlemskontingent. Dette må godkjennes av Kjernestyret. 11