Den økonomiske styring blir konkret ivaretatt gjennom ulike tiltak som beskrevet under:

Transkript

1 Økonomistyring I henhold til FK Bergen Nord sin strategi er følgende nedfelt: FK Bergen Nord skal til enhver tid ha en egenkapital som er tilfredsstillende i forhold til klubbens aktivitetsnivå. Klubbens aktiviteter og sportslige ambisjoner skal utvikles i takt med klubbens økonomiske stilling og være basert på langsiktighet og et trygt økonomisk fundament. Klubbens økonomiske drift skal være basert på nøkternhet og liten grad av usikkerhet i årlige budsjetter. For å oppnå de mål og retningslinjer som er nedfelt i strategien er det viktig at klubben har en godøkonomistyring og rutiner som bygger opp under dette. Den økonomiske styring blir konkret ivaretatt gjennom ulike tiltak som beskrevet under: Budsjettprosess Budsjettet til FK Bergen Nord blir vedtatt årsmøte hvert år etter forslag fra FK Bergen Nord sitt styre. Budsjettet skal være nøkternt og være basert på inntektsposter som er sikre og ta med alle kjente kostnader. Det bør også tas høyde for uforutsette hendelser (reduserte inntekter/økte kostnader). Vurdering av dette må også ses opp mot FK Bergen Nords l til enhver tid bokførte egenkapital og likviditetssituasjon. Ved utarbeidelse av budsjett legges regnskap siste år og erfaringstall til grunn. I tillegg må en se om det er forhold som tilsier endringer i inntekter / kostnader. Håndtering av bilag/omsetning/innkreving med mer Inngående faktura. Inngående faktura gjennomgås av daglig leder, eventuelt i samarbeid med personer som har bestilt varer/tjenester med mer. Inngående faktura skal godkjennes av både daglig leder og økonomiansvarlig. Økonomiansvarlig aller daglig leder betaler regninger via nettbank. Bilag anvises / konteres før utbetaling. Øvrige bilag. Dette gjelder i all hovedsak refusjoner av ulike kostnader som frivillige har lagt ut på vegne av klubben. Bilag gjennom gås og anvises av både daglig leder og økonomiansvarlig før utbetaling. Utgående faktura All fakturering av sponsorer, dugnader o.l. enten dette er avtalt sentralt eller med det enkelte lag, skal skje sentralt fra administrasjonen sin side. Oppfølging, kontering skjer fra administrasjonen. Eventuell tilbakebetaling til de enkelte lag ved kjøp av klubbkolleksjon, reiser med mer, skjer ved innlevering av bilag. Innkreving av egenandeler til sommerturneringer med mer. Egenandeler på cuper og turneringer skal skje fra lagleder/spiller/foresatt til klubbens konto. Klubben betaler cuparrangør, reisebyrå o.l., jfr punktet under inngående faktura. Innkreving av kontingent/treningsavgift. Daglig leder håndterer all utsendelse/innkreving av kontingent.

2 Utsendelse skjer april. Kontingent fastsettes av årsmøte i FK Bergen Nord, mens treningsavgift besluttes av styret. Oppfølging ved manglende innbetaling skjer i tett samarbeid mellom daglig leder og lagledere. Viktig å få avdekket om manglende betaling skyldes vilje eller evne. Ved manglende evne skal det søkes løsninger i hvert enkelt tilfelle. Barn/ungdom skal ikke tvinges til å slutte på grunn av manglende betalingsevne hos foreldre/foresatte. Kontanthåndtering. Kiosksalg, billetter og til dels fotballskole skjer ved kontant innbetaling. Ved hver kioskvakt, kamp o.l. skal utarbeidet skjema benyttes og undertegnes av ansvarlig for dokumentere kontantsalget. Kontantomsetning skal snarest mulig innsettes på bankkonto. Kontantkasser (vekslepenger med mer) skal telles opp hver måned og rapporteres sammen med regnskapsbilag. FK Bergen Nord har tatt i bruk VIPPS via DNB Bank AS, og betaling via VIPPS kan skje ved f.eks. kiosksalg på interncup eller andre cuper som klubben arrangerer. VIPPS nr Sponsormidler og lagskasser Lag skal ikke operere med egne lagskasser eller lagskonti. Dersom et lag har skaffet sponsormidler eller inntekter via dugnadsarbeid skal disse midlene øremerkes laget og brukes til utstyr, sportslige eller sosiale aktiviteter for det enkelte laget. Egne lagskonti Det kan opprettes egne lagskonti hos klubbens bank, øremerket det enkelte lag. Disse konti skal disponeres av daglig leder og økonomiansvarlig. Utbetalinger foretas av daglig leder eller økonomiansvarlig mot bilagsdokumentasjon. Det er ikke lov med private bankkonti som lagskonto i idrettslag underlagt NFF Kvalitetsklubb. All økonomi skal bokføres i klubbens regnskap. Å bruke prosjektregnskap (Excel) er en hensiktsmessig løsning for å styre pengeflyten for de ulike lagene. Lagleder og/eller hovedtrener er ansvarlig for prosjektregnskap (Excel) for det enkelte lag. Lagskonto for håndtering av kontanter kan være praktisk for å betale sommercup, dommer, frukt, pizza eller for andre små utlegg. Det anbefales minst mulig kontanthåndtering og at bilag sendes daglig leder forut for utbetaling fra lagskonto. Intet bilag, ingen utbetaling. Lagleder/hovedtrener kan gis innsynsrett i nettbank for det enkelte lags lagskonto. Dette avklares med økonomiansvarlig person i styret eller styreleder. Utbetaling skjer ved dobbel signatur i nettbank; helst en person fra laget og en fra administrasjonen. Regnskapsføring Ved månedsslutt skal alle bilag gjennomgås for kvalitetssikring, kontering, avstemming av bank med mer. Oppfølging av regnskap og rapportering til styret. Administrasjonen gjennomgår regnskap her under leverandører/kunder for med hensyn til kvalitetssikring av føringer, gjennomgang av åpne poster med mer og har ansvar for at eventuelle nødvendige tiltak blir iverksatt. Gjennomgang av regnskap er fast post på alle styremøter. Styret får tilsendt regnskap på notenivå, samt avviksrapport i forkant av møte. Regnskapet viser bokførte poster pr. siste rapportering, mens

3 avviksrapporten viser alle kjente (og vesentlige) avvik i forhold til budsjett på tidspunkt for utarbeidelse. Perioderegnskap sier ikke nødvendigvis så mye om årsregnskapet, da poster både på inntekts og kostnadssiden ikke kommer med jevn fordeling i året. Avviksrapportering i forhold til budsjettert resultat er derfor en bedre prognose enn eksempelvis halvårsresultat x2. Grunnlag budsjett Ved utarbeidelse av budsjett legges regnskap siste år og erfaringstall til grunn. I tillegg må hver enkelt konto/note gjennomgås for å se om det er forhold som tilsier endringer i inntekter / kostnader. Kommentarer i forhold til den enkelte note i budsjettet: Inntekter: Medlemsinntekter Ta utgangspunkt antall medlemmer forventet for ny sesong Kontingent fastsettes av styre i FK Bergen Nord Vurdere størrelse på treningsavgift for ulike aldersgrupper og bredde vs satsingslag Ta høyde for ikke betalere (erfaringstall) Tilskuddsordninger Tilskudd Bergen Kommune Spillemidler Momskompensasjon Turneringer (som vi arrangerer) Baseres på vedtatte turneringer og erfaringstall på disse. Salgsinntekter Kiosk og kalendersalg basert på erfaringstall Inntektsbringende tiltak Vedtatte tiltak og erfaringstall på disse Reklame /sponsorinntekter Basert på avtaler med sponsorer. Andre inntekter / refusjoner /egenandeler Basert på erfaringstall / avtalte poster Kostnader Deltakelse i cup og serie og andre kamper Beregne påmeldingsavgifter ut fra antall lag. Reisekostnader A lag ut fra puljeoppsett og reisestøtte, erfaringstall må også brukes. Ellers erfaringstall Gebyrer, lisenser, bøter, avgifter Baseres på antall lag i ulike klasser / erfaringstall Utdannelse og kurs Erfaringstall på «ordinære kurs» + kurs med mer for enkeltrenere som er dyrere

4 Utstyr og medisinsk behandling Basert på erfaringstall i forhold til behov på utstyrssiden, med mindre det er avdekket ekstrabehov. Medisinskbehandling basert på erfaringstall og inngåtte avtaler med fysioterapeut med mer. Personalkostnader Baseres på lønnsutgifter + sosiale kostander til adm og andre ansatte. Avtaler om kostnadsdekning (kjøring med mer) og evt. administrative reiser Kontormaskiner og utstyr med mer Basert på erfaringstall og eventuelle ekstra kjente behov Kontorhold Basert på erfaringstall. Kontorrekvisita, telefon/linjer, regnskap, revisjon, porto med mer. Turneringer (som vi arrangerer) Baseres på vedtatte turneringer og erfaringstall på disse. Treningsleir / samlinger /sosiale aktiviteter og cuper Baseres på vedtatte aktiviteter. For cuper til ungdomslag budsjetteres en ca sum basert på fjorårets aktivitet. Tilsvarende motpost på inntektsside (egenandeler). Bane og andre anlegg Basert på erfaringstall og eventuelle ekstra kjente behov Salgsutgifter Kiosk og kalender basert på erfaringstall Utgifter inntektsbringende tiltak Vedtatte tiltak og erfaringstall på disse Reklame /sponsorutgifter Basert på erfaringstall og eventuelle ekstra kjente behov Anleggsutvikling / Avskrivning Basert på aktiverte anleggsmidler

5 Signatur og fullmakt Signatur tildeles normalt flg. personer i styret; styreleder, nestleder i styret og økonomiansvarlig i styret. Signaturrett tildeles i styremøte og meldes til Foretaksregisteret ved endring i signaturrett. Fullmakt til å alene belaste klubben kostnader inntil kr gis til daglig leder(-e) og signaturberettigede styremedlemmer. Kostnader utover kr skal styrebehandles. Kostnader eller investeringer utover kr skal behandles på årsmøte eller ekstraordinært årsmøte. Sportslig leder herrer og sportslig leder damer gis fullmakt til å disponere sportslig budsjett vedtatt av styret. Omdisponeringer innenfor rammene for vedtatt budsjett av styret kan gjøres inntil kr uten fornyet vedtak av styret. Rutine kostnadsdekning Personer som har avtale om å få dekket kostnader av klubben, får dette dekket gjennom følgende rutine. Bilgodtgjørelse. Dette skal gjøres i form av kjørelister. Dette gjelder kjøring til og fra aktiviteter relatert til forhold til FK Bergen Nord. Dette kan være treninger, kamper (egne eller kampobservasjon), eventuelt andre aktiviteter relatert til funksjonen som spiller/trener/andre. For A lag herrer foreligger det en aktivitetsplan som er grunnlaget, og i tillegg kommer egentreninger og eventuelle andre aktiviteter relatert til FK Bergen Nord Fotball. Utsendt kjøreliste skal benyttes. Det er en flik for hver måned (Navn, nummer ++ i opplysningsfliken). Det er en linje for hver dag, men har man flere aktiviteter en dag, legges det til en ekstra linje for den aktuelle dagen nederst på de åpne linjene (se eksempelflik). Det er viktig at sted for kjøring til / fra samt antall kilometer er nøyaktig. Hjemmeadresse/jobbadresse med vei/nr skal benyttes. For å finne rett antall kilometer er et godt hjelpemiddel. Husk bompenger hvis man passerer disse til eller fra aktivitet eller begge veier (kr. 19 eller kr 36. pr. passering. AutoPass for Bomringen i Bergen forutsettes benyttet, slik at rabatt oppnås.) Innsendelse av kjøreliste skal skje innen den 10. i påfølgende måned. Innsendelse skjer til daglig leder som vil kvalitetssikre / attestere listene før utbetaling /eventuelt gi tilbakemeldinger hvis spørsmål til listene. Utbetaling vil så skje innen den 20. Annen kostnadsdekning Hvis man har andre kostnader relatert til spiller /trenergjerning/annet må disse dokumenteres med bilag. Dette kan eksempelvis være kjøp av utstyr (sko/treningsklær etc.). Skjema for refusjon av utlegg skal benyttes (tilgjengelig på hjemmesiden). Før opp det enkelte bilag med dato, beskrivelse/formål, og vedleggsnummer. Nummerer bilagene og lim de inn på et etterfølgende ark. Slike skjema med vedlegg leveres fortløpende administrasjonen ved daglige ledere, som godkjenner og foretar utbetaling. xxx