Hovedprosjektplan for gjennomføring av vergemålsreformen i Hordaland fylke ( )

Transkript

1 Fylkesmannen i Hordaland Hovedprosjektplan for gjennomføring av vergemålsreformen i Hordaland fylke ( ) Dato Status Ansvarlig Godkjent Rune Fjeld/Kari Tepstad Utvær Godkjent Rune Fjeld/Kari Tepstad Utvær Ajourført Sørevik

2 1 Bakgrunn Stortinget har vedtatt ny vergemålslov. Loven legger til grunn at Fylkesmannen skal bli ny lokal vergemålsmyndighet. Denne prosjektplanen viser hvordan Fylkesmannen i Hordaland har planlagt arbeidet med oppbygging av den lokale vergemålsforvaltningen i eget fylke i tidsrommet fra 1. juli 2012 fram til ikrafttredelse av loven 1. juli 2013 og iverksetting av vergemålsreformen. Prosjektplanen er et aktivt styringsdokument som oppdateres ved behov med nye versjoner av seksjonsleder vergemål. Nye versjoner av prosjektplanen godkjennes av styringsgruppa. 2 Mål Med den nye vergemålsloven og tilhørende forskrift får Norge et modernisert regelverk og en ny organisasjon som skal gi økt rettssikkerhet og rettslikhet for grupper som har behov for vergemål. I verdigrunnlaget i loven står begrepene verdighet, integritet og minste inngreps prinsipp sentralt. Overordnede politiske målsettinger med vergemålsreformen: Disse målene vil bli operasjonalisert og kommunisert av Justis- og beredskapsdepartementet (JD) i forkant av ikrafttredelsen og lagt til grunn for rapporteringen fra Fylkesmennene. De viktigste og overordna resultatmålene i prosjektets gjennomføringsfase for oss er: God kommunedialog: Bygge opp lokal vergemålsmyndighet i Hordaland ved overføring av alle sakene fra 33 overformynderier i fylket ved overføring av ca 4500 saker i datafangstprosjektet. Ha god kontakt og dialog med alle kommunene i fylket Etablere kontakt og dialog med dagens verger. Rekruttere fast vergekorps i Hordaland. Personaloverføring: Personaloverføring gjennom virksomhetsoverdragelse samt rekruttering av nye medarbeidere. Informasjonsarbeid Å nå både interne og eksterne målgrupper gjennom aktivt informasjonsarbeid i fylket Opplæringsarbeid Forberede og gjennomføre nødvendig og god opplæring av saksbehandlere og andre medarbeidere. Forberede og gjennomføre god og nødvendig opplæring av instruktører for opplæring av verger Forberede og gjennomføre god opplæring av verger/hjelpeverger i fylket Bank og regnskap Delta i bankprosjektet om forvaltning av finansielle midler for å ha kjennskap til plassering av vergemålsmidler og få en best mulig prosess ved overføring Dataprosjekt Delta i dataprosjektet for å få et godt og moderne fagverktøy i vergemålsarbeidet. Være med å teste og videreutvikle for å kunne ha god kompetanse også her. Side 2 av 14

3 Internkontrollsystem Få et godt internkontrollsystem for å oppnå best mulig forhold innen helse, arbeidsmiljø og sikkerhet. 3 Organisering Rune Fjeld Kari Tepstad Utvær Styringsgruppa Sørevik Prosjektleder Krey prosjektmedarbeider Serine M. A. Lauritzen prosjektmedarbeider Ekstern ressursgruppe overformynderiet Fjell overformynderiet Stord overformynderiet Fusa overformynderiet Meland Rådmann i Lindås Hjelpeverge PROSJEKTGRUPPER Intern ressursgruppe prosjekteier, prosjektleder, prosjektmedarbeidere, ikt, arkiv, økonomi, personal, klage, fagforening overformynderiet i Bergen REKRUTTERE FASTE VERGER, Serine OPPLÆRINGS- PROSJEKTET, Serine PERSONALPROSJEKT, Kari KOMMUNEDIALOG PROSJEKTET,, Serine BANKPROSJEKTET DATAPROSJEKTET Reidun og Marina deltar i akseptansetest Regnskap og arkivmodul INFORMASJONSPROSJEKTET, Kari, Rune Edvard deltar mediekontakt Samarbeid: Nettredaksjonen Fagorganisasjonene KSA 33 kommuner Ovfm Bergen Side 3 av 14

4 Fylkesmannen i Hordaland har lagt arbeidet med vergemålsreformen til Administrasjons- og vergemålsavdelingen. I det daglige har seksjonsleder og prosjektleder Sørevik ansvaret for arbeidet med gjennomføring av reformen. Krey og Serine Margareth Ammerud Lauritzen deltar som prosjektmedarbeider. Prosjektleder rapporterer til styringsgruppa, som består av avdelingsdirektør Kari Tepstad Utvær og assisterende fylkesmann Rune Fjeld. Arbeidet med klager vedrørende dagens vergemålslov ivaretas av Kommunal og Samfunnsplanavdelinga ved seniorrådgiver Anne Kjersti Sande. Hun har dermed også den daglige kontakten med overformynderiene. Serine Margareth Ammerud Lauritzen deltar som prosjektmedarbeider fra 15. januar 2013 og skal ha ansvaret for det praktiske i forbindelse med opplæring av verger (lokaler, påmelding mv.) samt det praktiske i forbindelse med rekruttering av faste verger. Peder Vedde/Marina Dias Grande er ansvarlig for akseptansetesting av arkivmodulen i datasystemet. Reidun Kjelstrup er ansvarlig for akseptansetesting av regnskapsmodulen i datasystemet. er ansvarlig for akseptansetesting av saksbehandlermodulen i datasystemet. Møteplan og samlinger 2013 a. Fredag 11. jan: Planleggingsmøte flytting av Bergen ovfm b. Onsdag 30. jan: møte med sør-vest-nettverket, Stavanger c feb: Marina, og Reidun deltar akseptansetest Oslo d. Onsdag 13. feb: work shop sentral prosjektgruppe, Oslo e. Torsdag 14. feb: møte sentral prosjektgruppe, Oslo f. Mandag 18. feb: oppfølgingsmøte flytting Bergen ovfm/intern ressursgruppe g. Tirsdag 19. feb: møte ekstern ressursgruppe h. Fredag 8. mars: instruktøropplæring i Bergen i. Mandag 11. mars: planlegging av vergeopplæringen i distriktet, fordeling av oppgaver j. Mandag 25. mars: oppfølgingsmøte flytting Bergen ovfm/intern ressursgruppe k. Tirsdag 2. april: Bergen overformynderi flytter inn i Statens Hus l. Torsdag 18. april: avdelingsseminar m/tone Bergan m. Onsdag 24. april: møte sentral prosjektgruppe, Oslo n. Torsdag 25. april: møte sentral prosjektgruppe, Oslo o. Tirsdag 30. april: møte intern prosjektgruppe p. Mandag 6. mai: saksbehandleropplæring i Bergen q. Tirsdag 7. mai: saksbehandleropplæring i Bergen r. Onsdag 22. mai: møte intern prosjektgruppe s. Torsdag 6. juni: møte med sør-vest- nettverket, Kristiansand t. Tirsdag 11. juni: samling for alle overformyndere/rådmenn i Hordaland u. Onsdag 12. juni: møte sentral prosjektgruppe, Oslo v. Torsdag 13. juni: møte sentral prosjektgruppe, Oslo w. Mandag 17. juni: datasamling for alle saksbehandlere i regionen x. Tirsdag 18. juni: datasamling for alle saksbehandlere i regionen y. Mandag 1. juli: drift vergemålsenheten Deltakelse nasjonalt Prosjektleder deltar i nasjonal prosjektgruppe under ledelse av nasjonal prosjektleder hos Justis- og beredskapsdepartementet. I tillegg er prosjektleder referanseperson fra Fylkesmennene i det nasjonale bankprosjektet, som skal etablere bankavtaler for plassering av vergemålsmidler. Prosjektlederen er også meldt inn som medlem i det nasjonale informasjonsnettverket. Prosjektmedarbeider er referanseperson for dataprosjektet og for det nasjonale opplæringsnettverket. Peder Vedde/Marina Dias Grande er ansvarlig for akseptansetesting av arkivmodulen i datasystemet. Reidun Kjelstrup er ansvarlig for akseptansetesting av regnskapsmodulen i datasystemet. er ansvarlig for akseptansetesting av saksbehandlermodulen i datasystemet. Side 4 av 14

5 4 Generell framdrift 1. juli juli 2013 Dato Milepæl Nr.: Sentrale milepælsaktiviteter Ansvarlig Utført Godkjenning av budsjett for 2013 gjennomført, Kari, Reidun, Rune Virksomhetsplan 2013 utarbeidet Informasjonskampanje 2013 planlagt, Kari, Rune X Rekruttering av faste verger planlagt, Serine FASTE VERGER Påmelding til vergekurs iverksatt, Serine Nasjonal frist for kommunene til å registrere pågående vergemålssaker DATAFANGSTPORTALEN Kommunene,,, Serine Banker valgt for plassering av midler Opplæring av instruktører gjennomført Dataapplikasjonen vergemål levert og klar for produksjon med data fra kommunene DATA De nye lokalene inkl. arbeidsplasser til alle er fullt ut operative med møbler og utstyr LOKALENE, Kari Vergeopplæringen igangsatt Flytting av Bergen overformynderi Gjennomført PERSONAL Opplæringsprogram internt og eksternt gjennomført OPPLÆRING Interne rutiner, oppgave- og arbeidsfordeling i vergemålsenheten besluttet. INTERNKONTROLL Informasjonskampanje i fylket sluttført INFORMASJONSKAMPANJE VÅR Overføring av alle vergemålssaker mv. fra kommunene fullført KOMMUNENE Sentralt prosjekt Kommunene, Side 5 av 14

6 Midler, eiendeler etc. som skal forvaltes av Kommunene, fylkesmannen er overført fra kommunene BANK Helhetlig plan for drift av vergemålsenheten, Kari er utarbeidet og iverksatt DRIFTSPLAN HØST Fullt operativ vergemålsenhet, Kari 5 Risiko I prosjektplan for gjennomføringsfasen fra Justis- og beredskapsdepartementet er det foretatt en risikovurdering fra sentralt hold. Det vises til denne planen. Risikovurdering lokalt for vergemålsseksjonen: Område Mål Suksessfaktorer Risiko Risiko Vurdering Datafangstprosjektet 33 kommuner skal Kommunene nok Kommunene har Moderat overføre alle aktive ressurser til ikke nok saker innen 1. mars gjennomføring ressurser eller prioriterer ikke nok til gjennomføring Opplæring av verger i Hordaland Informasjonsprosjekt Bankprosjektet Dataprosjektet Fast vergekorps Opplæringsopplegg planlagt innen 1. feb instruktøropplæring 8. mars. Opplæring av alle verger i perioden 11. mars mai Alle berørte i primær målgruppe (se egen plan) har fått god informasjon og kjenner til reformen Overføring av midler til forvaltning (kapitalkonto) går etter planen Dataapplikasjonen fungerer optimalt Ha et fast vergekorps på ca verger klart i Hordaland til loven trer i kraft God planlegging Nok instruktører og god opplæring og oppfølging av disse Gode møtelokaler Godt oppmøte verger Evaluering underveis God planlegging og gjennomføring av informasjonskampanje Nok tid og ressurser til informasjonsarbeidet i fylket Interesse fra berørte parter Kommunene har krysset av for alle saker i datafangstportalen innen 1/3. Bankavtalene gode nok Informasjon til vergene når frem Alle får opprettet kapitalkonto innen fristen Vi følger opp dataprosjektet og deltar på samlinger hvor det er aktuelt Vi deltar aktivt i testing Vi deltar med superbruker som får lært opp videre på en god måte. Vi har egne fagfolk til alle tre modulene (saksbehandling, arkiv, regnskap) Ansatte deltar og får god kjennskap til datasystemet. God oppfølging Mange nok som melder seg frivillig God koordinering God opplæring og god informasjon Instruktører takler ikke oppgavene Møtelokaler ikke forberedt Verger melder seg ikke på kursene FMHO prioriterer ikke informasjon og arbeidet med å formidle dette Media eller berørte parter ikke interessert Kommunene følger ikke opp Innen fristen Bankene følger ikke opp kontoopprettelse Vergene velger ikke bank Data fra kommunene er ikke korrekt Dårlig opplæring For lite testing Avdekker ikke vesentlige feil Sårbar i forhold til bemanning og ressurser For få som melder seg Dårlig opplæring For dårlig informasjon som ikke når ut Moderat Moderat Moderat Lav Tiltak Følge opp kommuner. Ha en god dialog. Koble inn øverste ledelse kommunen dersom ikke blir fulgt opp Kvalitetssikre arbeidet som kommer inn Følge opp instruktører Følge opp påmelding Følge opp gjennomføringen Sette inn ressurser der det er behov God dialog overformynderier Følge opp planen og lage forberedte artikler og ha klart informasjon om ulike tema på forhånd Ta kontakt med de som blir direkte berørt og invitere seg til orienteringsmøter Deltakelse sentralt. Tett oppfølging kommuner Tett og god dialog med sentralt vergemålsprosjekt /delprosjekt bank Oppfølging av verger som ikke velger bank, evt FM velger bank for de Kvalitetssikring av det som kommer av data fra kommunene Tett oppfølging og deltakelse sentralt. Deltar på samlinger. Videreformidler kunnskap. Oppfølging av alle som skal bruke systemet FM Kontakte overformyndere Kontakte frivillige organisasjoner Legge info ut på nettside Søknadsskjema nettside Oppfølging Serine Kari Rune Edvard Kari Serine Serine Side 6 av 14

7 6 Rapportering Prosjektleder rapporterer jevnlig til styringsgruppen. Status og behov for oppdatering av prosjektplanen skjer kontinuerlig i samarbeid med avdelingsdirektør. Avdelingsdirektør informerer ved behov til embetsledelsen og på ledermøter. Statusrapport gis ca en gang pr måned eller ved behov til embetsledelsen. Utover dette følges de rapporteringskrav som til enhver tid gis fra sentralt hold. Dato Rapport milepælsaktivitet Ansvarlig Utført STATUSRAPPORT Intern prosjektgruppe STATUSRAPPORT Embetsledelsen STATUSRAPPORT Embetsledelsen 7 Informasjon Se vedlegg 1: «nformasjonskampanje Hordaland 2013» Plan for gjennomføringsfasen vår 2013 Dato Rapport milepælsaktivitet Ansvarlig/deltar Utført Side 7 av 14

8 Informasjon II: utsendelse av brosjyre til hhv aktører m/meldeplikt/begjæringsrett, pårørende og potensielle, SRF verger Informasjonskampanje i fylket gjennomført, Kari, Rune 8 Opplæring Se vedlegg 2 «opplæringsprosjektet 2013» for deltaljer Plan for gjennomføringsfasen OPPLÆRING internt og eksternt i fylket Dato Aktivitet Ansvarlig Deltar UTFØRT Påmelding til kurs iverksatt og fulgt opp Serine Instruktørkurs i Bergen SRF, Alle instruktørene Alle instruktører deltar i forberedelse til opplæring ALLE Fordeling av oppgaver INSTRUKTØRER Fordeling av distrikt Praktisk koordinering kurs i Meland og Osterøy gjennomført 8 instruktører Kurs i Odda, Bømlo, Kvinnherad, Sveio og 8 instruktører Stord gjennomført Kurs på Os og i Kvam gjennomført 2 instruktører Kurs på Voss gjennomført 4 instruktører mai Saksbehandlerkurs i Bergen, SRF ALLE personer fra Bergen deltar. Andre regioner? Kurs i Fjell gjennomført 4 instruktører Kurs i Bergen gjennomført Alle instruktører juni Opplæring av ansatte i sør-vestregionen - SRF ALLE datasamling. Evry sine lokaler 18 personer fra Bergen deltar Opplæring for alle gjennomført Side 8 av 14

9 9 Forvaltning av midler Plan for BANKPROSJEKTET i gjennomføringsfasen Dato Aktivitet Ansvarlig Deltar Utført Første møte i ressursgruppa Oddbjørn Vassli X Gardermoen Telefonmøte Kristine Enger X Hans Dalby Første bankmøte, Gardermoen Kristine Enger X Andre bankmøte, Gardermoen Kristine Enger X Planleggingsmøte, JD Kristine Enger X Konkurransegrunnlaget sendt ut JD X Innkommende tilbud gjennomgått Kristine/SRF X og vurdert Planlegging videre bank/regnskap Kristine Enger Banker er valgt for plassering av midler Datafangst ferdigstilt Kristine Enger Portal lanseres med info Brev sendes ut Avklart ID kontroll med bankene for disponering hos FM SRF for verger å melde fra om opprettelse av kapitalkonto til FM Ferdigstilling av registrering fra FM for FM sende «opprett kto» til bank bankene rapporterer inn kto nr for overførsel Brev til overformynderiene om overføring til angitt konto Overformynderiene overfører til overformynderiene angitte konti Midler er plassert på kapitalkonto 10 Videre aktivitetsplan Milepæl 1: Prosessen med å få innredet og flyttet inn i nye LOKALER samt FLYTTING av Bergen overformynderi Dato Aktivitet Ansvarlig Deltar UTFØRT Datautstyr: Bestilt PC+datautstyr, Kari X til 15 arbeidsplasser Løsninger/behov for utforming akseptert av huseier Kari X Planleggingsmøte flytting av Bergen overformynderi, Kari Bg overformynderi v/marianne og Ane X Ikt, personal, arkiv Gjennomført individuelle Side 9 av 14

10 samtaler med alle som kommer over gjennom virksomhetsoverdragelse Nye lokaler tas i bruk av, Serine og Bestilling av møbler, utstyr mv. for 15 arbeidsplasser, møterom samt kopimaskin og annet utstyr det er behov for Oppfølgingsmøte Bergen overformynderi SAMLING FOR ALLE Gjennomgang av lokalene for plassering av overformynderiets ansatte Entra gjennomført renovering. Arbeidsplasser til alle er fullt ut operative med møbler og utstyr Oppfølgingsmøte Bergen overformynderi SAMLING FOR ALLE, Kari /Kari, Kari /Kari /Kari /Kari /Kari Bg overformynderi sine ansatte Serine, Trond Morten Helene IKT Alle Bergen overformynderi Marianne K, Ane Alle ved Bergen overformynderi Bergen overformynderi flytter inn /Kari Bg overformynderi De nye lokalene inkl. arbeidsplasser til alle er fullt ut operative /Kari Marianne Ikt, personal IKT X X X Milepæl 2: Prosessen med å få avviklet Bergen overformynderi sine oppgaver ETTER overgangen til Fylkesmannen 1. juli Dato Aktivitet Ansvarlig Deltar UTFØRT Etterarbeid i f m årsoppgjør og avslutning av regnskapet i Agresso Etterarbeid i f m avslutning av arkiv Bergen kommune Bergen kommune Ane Laila Bergen byarkiv Side 10 av 14

11 Milepæl 3: Prosessen vedrørende BEMANNING av vergemålsenhet samt ORGANISASJONSOPPBYGGING hos Fylkesmannen i Hordaland er gjennomført Dato Aktivitet Ansvarlig Deltar UTFØRT Bergen overformynderi på plass i lokalene, men arbeider opp mot Bergen kommune frem til 1/7, Kari Bergen overformynderi En ny medarbeider på plass, Kari Helene AVDELINGSSEMINAR heldagssamling m/ Tone Bergan, Kari En ny medarbeider på plass, Kari Helene Fullt bemannet vergemålsenhet Kari AVDELINGSSEMINAR heldagssamling m/tone Bergan ALLE ALLE på avd. + overformynderi Milepæl 4: Prosessen vedrørende overføring av vergemålssakene mv fra kommunene til fylkesmannen er gjennomført (datafangstprosjektet) samt KOMMUNEDIALOGEN Dato Aktivitet Ansvarlig Deltar UTFØRT Side 11 av 14

12 Oppfølging av kommunene i forhold til fremdrift datafangst Eksternt ressursgruppemøte Tema: status, vergeopplæring, faste verger Oppfølging av kommunene i forhold til fremdrift datafangst Nasjonal frist for kommunene til å registrere pågående vergemålssaker AVSLUTNINGSSAMLING for alle overformynderiene i Hordaland Overføring av alle vergemålssaker mv. fra kommunene fullført Kommunene Kommunene Kari, 4 overformynderier, hjelpeverge Tommy Peder Overformynderier Rådmenn Alle på vergemålsenheten Tommy Peder Milepæl 4: Prosessen vedrørende REKRUTTERING AV FASTE VERGER i et vergekorps Dato Aktivitet Ansvarlig Deltar UTFØRT Ekstern ressursgruppe diskuterer rekruttering av Ekstern ressursgruppe + X faste verger Adv Forberedende møte med idèdugnad Serine, Samle alle innmeldte forslag fra personer som ønsker å være fast verge Sende forespørsel til dagens Serine overformyndere m/info om vergeoppdraget Informasjon lagt inn på Serine nettsida FM Workshop Oslo SRF/Justisdept., Kari Side 12 av 14

13 Iverksette tiltak for finne målgruppe Lokalisert og sendt invitasjon til alle aktuelle faste verger Gjennomført opplæring av alle faste verger i Hordaland Vergekorps på ca personer spredt i fylket klare for oppdrag Milepæl 4: Prosessen vedrørende INFORMASJONSFORMIDLING internt og eksternt er gjennomført Dato Aktivitet Ansvarlig Deltar UTFØRT Medieoppmerksomhet om Sentralt prosjekt x vergemålsreformen Informasjonskampanje i fylket planlagt Kari,Rune, Trond Morten,Edvard, X Helga Informasjonskampanje i fylket gjennomført, Kari, Rune, Edvard Milepæl 5: Prosessen vedrørende OPPLÆRING internt og eksternt er gjennomført Dato Aktivitet Ansvarlig Deltar UTFØRT Opplæringsopplegg for medarbeidere i vergemålsenheten planlagt Opplæringsprogram i fylket gjennomført både for verger og for medarbeidere SRF Milepæl 6: Prosessen vedrørende OVERFØRING AV MIDLER mv som fylkesmannen skal forvalte inkl. bankavtaler, opprettelse av individuelle konti etc. er gjennomført Dato Aktivitet Ansvarlig Deltar UTFØRT Bidratt til en god gjennomføring av Sentralt prosjekt for etablering av bankavtaler for plassering av vergemålsmidler (bankprosjektet). prosjekt Overføring av midler, eiendeler etc. som skal forvaltes av fylkesmannen er overført Kommunene Sentralt prosjekt Side 13 av 14

14 Milepæl 7: Helhetlig plan for DRIFT av vergemålsenheten Dato Aktivitet Ansvarlig Deltar UTFØRT Rutiner ved opprettelse av nye vergemål, oppnevnelse av Sentralt prosjekt verger, setteverger og representanter inkl. hastesaker og samarbeid med tingretten utarbeidet Rutiner for veiledning av verger inkl. drift av vergenettverk, Ekstern prosjektgruppe rekruttering, tilsyn av verger utarbeidet Rutiner for formuesforvaltning Sentralt prosjekt utarbeidet Intern oppgave- og arbeidsfordeling i vergemålsenheten besluttet Kari Rune Rutiner for å møte publikum utarbeidet Plan for videreføring av informasjonsarbeidet i driftsfasen Plan for videreføring av opplæringsarbeidet i driftsfasen Helhetlig plan for drift av vergemålsenheten er utarbeidet og iverksatt Kari Resepsjonsansatte Bg ovfm, Gunnhild, Ann Irene Sentralt prosjekt, Kari Kari/Rune 10. UNDERSKRIFT (godkjent plan) (ajourført plan) (ajourført plan) Rune Fjeld/Kari Tepstad Utvær (s) Prosjekteier/-ansvarlig Sørevik (s) Prosjektleder Side 14 av 14