Kap. 551, postene 60 og 61 - Tilbakemelding på årsrapporten for 2011

Transkript

1 Fylkesmannen i Vestfold Svend Foyns gate TØNSBERG Deres ref. Vår ref. Dato / Kap. 551, postene 60 og 61 - Tilbakemelding på årsrapporten for 2011 Vi viser til innsendt rapportering for budsjettåret I dette brevet gir Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) fylkesvis tilbakemelding på: - Den beskrivende rapportering (vedlegg 4a til tilskuddsbrevet for kap. 551 post 60) - Rapp13.50 (vedlegg 4b) KRD vil heller ikke i år kommentere rapportering på felles effekt- og resultatindikatorer på prosjektnivå (vedlegg 4c) for den enkelte fylkeskommune. Erfaringer med systemet, resultatindikatorer og bruk av informasjon vil imidlertid bli tema for diskusjon på erfaringskonferansen 5. og 6. september For å kunne synliggjøre effektene av den distrikts- og regionalpolitiske innsatsen legger KRD ned en betydelig innsats i gjennomgangen av rapporteringen fra fylkeskommunene. I tillegg er vi opptatt av å gi tilbakemeldinger som kan bidra til å forbedre rapporteringen på alle områder. God informasjon om hvordan virkemidlene brukes og hvilke resultater fylkeskommunene oppnår, bidrar til å skape legitimitet til politikken og virkemidlene, samt gir tillit til forvaltningen. For å lykkes i dette arbeidet er vi avhengig av et det utvikles indikatorer knyttet til resultater for det enkelte prosjekt eller program, korrekt bruk av systemene og overholdelse av frister. Tilbakemeldingene i dette brevet er spesifikt knyttet til den enkelte fylkeskommune og må tas hensyn til ved neste års rapportering. Vi ber om at fylkeskommunene videreformidler denne tilbakemeldingen til relevante aktører. Postadresse Kontoradresse Regionalpolitisk avdeling Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg. 59 Eli Nygaard 0032 Oslo postmottak@krd.dep.no Sentral: Org. nr

2 Departementet har i gjennomgangen av rapporteringen ikke sett på om det forekommer virkemiddelbruk som bryter mot gjeldende bestemmelser. Dette vil vi gjøre til høsten. I. Beskrivende del Vi viser til tilskuddsbrevets vedlegg 4a, som angir krav til den beskrivende rapporteringen fra fylkeskommunene om bruk, resultater og måloppnåelse av virkemidlene. Fylkeskommunens beskrivende rapport legges ubearbeidet ut på KRDs hjemmesider som et elektronisk vedlegg til Prop. 1 S ( ). Siden materialet fra fylkekommunen brukes ubearbeidet, er det viktig at fylkeskommunene er seg bevisst innholdet i rapporteringen til departementet. Det vil, som for de to siste år, bli laget en informasjonsside på for hver fylkeskommune. Som et ledd i departementets informasjonsarbeid, vil det også lages en pressemelding for hver enkelt fylkeskommune samt en samlet pressemelding om fylkeskommunenes arbeid med regional utvikling. Fylkeskommunene vil bli involvert i kvalitetssikringsarbeid med frist over sommeren. Selv om alle fylkeskommunene kan bli bedre med å redegjøre for resultater og måloppnåelse, har enkelte fylkeskommuner kommet lenger enn i fjor. Finnmark fylkeskommune og Vest-Agder fylkeskommune er de fylkeskommunene som etter KRDs mening har levert de beste rapportene for Vi oppfordrer fylkeskommunene til å ta en titt på rapportene fra andre fylkeskommuner når de legges ut på KRDs hjemmesider. Som en generell kommentar til rapporteringen vil KRD særlig oppfordre til at rapporteringen på resultater inkluderer prosjekter som avsluttes i 2011 selv om tilskuddet er gitt i tidligere år. Rapporten fra Vestfold fylkeskommune er datert 19. april 2012, en oversittelse av gitte frist med ca. 14 dager. Vi ber om at fylkeskommunen for fremtiden forholder seg til de frister for rapportering som er satt. Rapporten til Vestfold fylkeskommune er fortsatt mangelfull. Departementet savner en omtale av hvilke utfordringer Vestfold fylkeskommune har lagt til grunn for sitt regionale utviklingsarbeid. Dette er viktig for vise departementet koplingen til de mål og strategier som er satt for arbeidet. Vi ber om at dette tas inn i rapporten for neste år. Rapporten viser at Vestfold fylkeskommune ikke har særskilte målgrupper knyttet til disponeringen av kap 551, post 60. Rapporteringen fra Vestfold viser til enkelte aktiviteter resultater for satsingene, men er i liten grad knyttet til målene for det regionale utviklingsarbeidet. Fylkeskommunen kunne med fordel tatt inn en vurdering

3 av i hvilken grad midlene som forvaltes av Innovasjon Norge og etablererstipend bidrar til å nå målene om er omtalt i rapporten. II. Statistikkrapporteringen Tilbakemeldingene nedenfor oppsummerer statistikkrapporteringen etter første innsending. En del forhold er rettet opp i etterkant. a) Fylkeskommunenes statistikkrapportering Vi viser til tilskuddbrevets vedlegg 4b, der kategorier for registrering av tilskudd i Rapp13.50 er beskrevet. KRD har i kvalitetssikringen av årsrapportene for 2011 foretatt en gjennomgang av manglende utfylt informasjon, registrering av geografi på både kommune og fylkeskommune (dobbeltregistrering), og tilsagn registrert som kategori Andre tiltak. Deretter har vi med utgangspunkt i ca ti prosent av den enkelte fylkeskommunes rapporterte tilsagn vurdert om informasjonen som er registrert virker konsistent. Der KRD har vært usikker på om informasjonen som er registrert er korrekt, har den enkelte fylkeskommune blitt bedt om å vurdere hvorvidt den registrerte informasjonen stemmer eller om det er grunn til å justere. Departementet vurderer årsrapporten fra Vestfold fylkeskommune til å være tilfredsstillende. Departementet vil takke for god oppfølging av våre henvendelser angående rapporteringen. III. Rapportering på felles effekt- og resultatindikatorer på prosjektnivå Vi viser til vedlegg 4c til KRDs tilskuddsbrev om krav til rapportering på felles effekt- og resultatindikatorer. Det skal kun rapporteres på avsluttede prosjekter. Det betyr at dersom det er gitt flere tilsagn til samme prosjekt er det ikke nødvendig å rapportere før prosjektet er avsluttet. I alt fikk vi i 2011 koblet 426 prosjekter fra MRS-rapporteringen med aktivitetsrapporteringen, noe som er betydelig høyere enn fjorårets 160. Antallet er likevel fortsatt for lavt til at vi kan si noe generelt om resultatoppnåelse. De viktigste resultatene blir presentert i statsbudsjettet Resultatene fra rapporteringen vil bli publisert i en egen rapport. Dette vil også bli et tema på erfaringskonferansen til høsten. IV. Erfaringskonferanse I tråd med innarbeidet praksis vil departementet gjennomføre en erfaringskonferanse om forvaltningen av distrikts- og regionalpolitiske virkemidler. Samlingen blir den 5. og 6. september 2012 i Bodø. Vi viser for øvrig til e-post av 10. mai 2012 der konferansen ble varslet. Invitasjon til konferansen sendes ut uke 27.

4 V. Andre tiltak for å styrke forvaltningen i fylkeskommunene a) Dialogmøter om regionalt utviklingsarbeid KRD ønsker å videreutvikle dialogen med fylkeskommunene og legger fra høsten 2012 opp til møter om regionalt utviklingsarbeid med hver enkelt fylkeskommune. Målet er at dialogen skal gi økt kunnskap og bidra til bedre forståelse, både i den enkelte fylkeskommune og KRD, av hvilke utfordringer fylkeskommunene står overfor, hvorfor de gjør de prioriteringene de gjør og hva som virker/ikke virker av utviklingstiltak for å fremme lokal og regional utvikling. Videre ønsker departementet å åpne for faglig utdyping og klargjøring som ellers kan være vanskelig i skriftlig dialog. Møtene skal omhandle utviklingsarbeid for å nå distrikts- og regionalpolitiske mål både gjennom samarbeid med andre aktører om sektorpolitiske virkemidler og gjennom bruk av 60 og 61-postene. Det er også en arena for å drøfte hvordan fylkeskommunene utøver sitt forvaltningsoppdrag. Fylkeskommunene skal ta utgangspunkt i sin rolle som regional utviklingsaktør og sitt helhetlige ansvar for utviklingstiltak som styrker regional utvikling. KRD tar sikte på å møte alle fylkeskommuner innen utgangen av 2014 og vil besøke tre til fire fylkeskommuner til høsten. Når det er gjennomført møter med alle fylkeskommunene, vil KRD gjøre en ny gjennomgang for å vurdere om møtene skal fortsette. b) KS-nettverk for internkontroll PwC gikk i 2010 gjennom tilskuddsforvaltningen av midler over kap. 551, postene 60 og 61. Oppdraget var et ledd i utøvelsen av KRDs ansvar for å føre kontroll med at fylkeskommunen forvalter tilskudd på en forsvarlig måte. Et hovedfunn var at svært få fylkeskommuner gjennomfører regelmessige risikovurderinger av forvaltningen. Som en oppfølging av dette støtter KRD KS-prosjektet Styrket kommunal internkontroll. Det er p.t. etablert to nettverk for internkontroll for kommunene og et tilsvarende opplegg for fylkeskommunene vil komme innen utgangen av Invitasjon til fylkeskommunene planlegges sendt ut i nær framtid. VI. Evalueringer KRD ønsker å bli orientert om det på fylkesnivå er gjennomført evalueringer innenfor fagfeltet distrikts- og regionalpolitikk. Evalueringsrapportene vil blant annet være med å danne grunnlaget for framtidig distrikts- og regionalpolitikk. I tillegg ønsker KRD å legge disse ut på KRDs hjemmeside slik at fylkeskommunene kan få oversikt over relevante studer gjennomført i andre fylkeskommuner. Vi ber derfor om at fylkeskommunene oversender alle evalueringer inkl. lenke til hvor de ligger publisert på Internett. VII. Tilbakemelding til Kommunal- og regionaldepartementet Dersom fylkeskommunen har synspunkter/kommentarer til KRDs tilbakemelding på rapporteringen eller forbedringsforslag, ber vi om at dette sendes departementet senest 1. september Evt. spørsmål om tilbakemeldingen kan rettes til følgende:

5 - Beskrivende rapportering: Eli Nygaard, tlf / Ingebjørg Fiskum, tlf Statistikkrapportering og MRS: Anne Gjerdåker, tlf Kommunale næringsfond: Kari Theting, tlf Med hilsen Gerd Slinning e.f. avdelingsdirektør Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Eli Nygaard seniorrådgiver Vedlegg: Skjematiske oppsummeringer Kopi: Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 OSLO