Prosjekt for Elektronisk Billettering i Ruter Styringsgrupperapport. Oslo, 22. februar 2011 EBIR prosjektet

Transkript

1 Prosjekt for Elektronisk Billettering i Ruter Styringsgrupperapport Oslo, 22. februar 2011 EBIR prosjektet

2 Innhold rapport Godkjenning av referat og oppfølgingspunkter fra siste møte Overordnet status EBIR Status EBIR Beslutningssaker Orienteringssaker

3 Innhold rapport Godkjenning av referat og oppfølging fra siste møte Overordnet status EBIR Status EBIR Beslutningssaker Orienteringssaker

4 Oppfølgingspunkter fra forrige møte Sak Saksbeskrivelse Ansvarl Frist Status 1 Overvåkning av kortforbruk (utstedelser), utarbeide oversikt GE over utvikling i antall utstedte kort relatert til antall aktive kort 2 Lage oversikt over salgsutvikling ut i fra produkt- og GE kanalmatrise 3 Sikre at ledere hos Trafikanten blir invitert til åpningen av nytt MN omgåend Ferdig salgs- og servicepunkt på Jernbanetorget 4 Undersøke med Thales om gyldighetstid (sluttid) kan vises for elektronisk Flexikort EH Omgåend Avventer tilbakemelding fra Thales 5 Sikre at Ruter.no har tilstrekkelige brukerveiledninger for bruk av elektronisk Flexikort GE 6 Endre hvilke sperreporter i rekken som er aktive EH Gjøres ved behov 7 Etablere riktig navn / ord for gate / sperreport EH Omgåend Ansvaret bør ligge hos forretningssiden 8 Utarbeide rapport som viser utstyr som ikke gir fra seg transaksjoner EH Under arbeid. Rapporter lages manuelt i dag men skal automatiseres og inngå i overvåkingen 9 Få på plass merking og rutine for at kunder kan gi tilbakemelding / varsle om ustyr som ikke virker EH Jobber med å få fremhevet merkingen som følger av KTPs navnestandard. Folieringen fortsatt i samarbeid med marked/salg. Nummermerking bestilles og utføres av EBIR Drift. 10 Undersøke årsaken(e) til nedgang i skoletrafikk MLeite Ruteomlegginger har ført til at flere skolebarn har blitt overført til ordinære linjen. En antar også at mindre grad av validering blant skolebarn er årsak til nedgang her. 11 Møte mellom EBIR-drift og Kundesenter i forhold til usikkerhet knyttet til pausing av periodebilletter i forbindelse med vinterferie / påske 12 Informere kontrollen om retningslinjer for personer som ikke har startet billett (enten i reisekortet eller Impuls) kunde registreres en gang og ved nytt tilfelle blir det gebyr 13 Sikre fremdrift på software som teller antall kontrollerte reisekort på kontrollenhet da kontrollører avlønnes i forhold til antall kunder / kort kontrollert 14 Etablere prosess med NSB for videre avklaring om strategiske føringer for flerreiseløsninger EH / M Første møte i begynnelsen av mars (3 mars) MLeite Billettkontrollen er informert om endringen, status er gjennomført EH / M Ingen ny status GE Undersøke årsaker til nedgang i tall for skolekort EH / M Sjekkes nærmere

5 Innhold rapport Godkjenning av referat og oppfølging fra siste møte Overordnet status EBIR Status EBIR Beslutningssaker Orienteringssaker

6 Overordnet status Det er i overkant av aktive kort. Veksten er fortsatt rolig. Det forventes ikke store sprang før det igangsettes markedskampanjer. Det er fortsatt en stor andel av kundesenterets saker som et resultat av at reisende har fått bot ifm bruk av elektronisk reisekort. Spesielt fra kunder som tror at de har igangsatt billett, men ikke har fått det til av ulike grunner. Markedsavdelingen har iverksatt tiltak for å øke kunnskap hos reisende. Overordnet sett følger delprosjektene fremdriftsplanene sine, men det er fortsatt uavklart hvordan det elektroniske alternativ for sonekryssende flerreiser skal være. Brukerforum fortsetter å være en verdifull arena for utveksling av erfaring med kundefront.

7 Innhold rapport Godkjenning av referat og oppfølging fra siste møte Overordnet status EBIR Status EBIR Beslutningssaker Orienteringssaker

8 Status EBIR overordnet status prosjektstyring Prosjektstyring Status punkter i faktabasert prosjektstyring (vedlagt xls) Omfanget av punkter som følges opp er redusert som følge av at en rekke aktiviteter er overlevert til drift. Punkt som fortsatt er rødt er utrulling av erstatning for kupongkort. Tidligere punkt relatert til målbilde er tatt ut av prosjektet og lagt inn i øvrige prosesser i linjen. Økonomi - Vedlagt regnskap pr desember Årsregnskapet for 2010 er ikke ferdig enda så det kan komme endringer. Bemanning/motivasjon - Det er gjennomført felles kick-off med NYPS. Neste felles informasjonsmøte gjennomføres 25 februar. - Det vil bli gjennomført milepælsmarkering ifm oppstart av salgs- og servicepunkter / utrulling av bærbare salgs- og kontroll enheter samt utrulling av erstatning for flexikort så snart salgsenhetene er på plass (forventet slutten av mars)

9 Status EBIR aktiviteter i strategi fasen Strategi Kundefokusert målbilde Oppgaven overføres til linjen og vil ikke bli rapportert videre på i prosjektet Gebyr og innføring av betaling for reisekortet Ingen ny status.

10 Status EBIR aktiviteter i plan, analyse og design fasen Plan, analyse og design Erstatning for kupongkort Det er definert en felles prosess med NSB for å komme frem til en kortsiktig og langsiktig løsning i forhold til erstatningsprodukt for kupongkort Hovedfokus er å finne et erstatningsprodukt som ivaretar strategiske føringer (mål) i både Ruter og NSB samt sikrer en praktisk løsning ved implementering av NYPS samt videre på lang sikt Første felles arbeidsmøte med NSB er , men i forkant skal det gjennomføres et internt arbeidsmøte med en eksternt fasilitator (Markup) i hvert av selskapene Prosjektgruppen har som mål å legge frem endelig beslutningsunderlag i EBIR SG møte Billettsalg på internett Egen gjennomgang av prosjektdefinisjon på styringsgruppemøtet Bærbar salgsenhet Det jobbes med å sikre at Mobitech har tilstrekkelig fokus på å legge software over på de nye enhetene. Nøkkelressurs er tilbake fra ferie. Planlegging av opplæring er igangsatt

11 Status EBIR aktiviteter i utvikling og test fasen Utvikling og test Ingen aktiviteter i denne fasen

12 Status EBIR aktiviteter i utrullingsfasen Utrulling og overføring drift Salgs- og servicepunkter Salgs- og servicepunkt på Jernbanetorget åpnet 1 februar med offisiell markering 8 februar. Salgs- og servicepunkt på Nasjonalteatret åpner 22 februar. Det blir ikke noen offisiell markering Salgs- og servicepunkt på Majorstuen starter litt senere enn planlagt for å sikre at det ikke blir byggeaktivitet i mars (pga ulike skiarrangementer). Det er fortsatt et mål at servicepunktet er i gang før sommerferien Utrulling av erstatning for Flexikort Forsiktig utrulling er gjennomført som planlagt. Salget er åpnet hos kommisjonærer i tillegg til automatene. Utrullingen er støttet av informasjonsmateriale til kundene men det gjennomføres ikke markedskampanjer før nye kort er tilgjengelige. Delprosjektleder jobber med utarbeidelse sluttrapport. Aktiviteten vil fremover være fokusert på test og utrulling av autoreload / automatisk påfylling Bærbar kontrollenhet Enhetene er rullet ut og er nå i drift. Det gjennomføres oppdateringer av software som blant annet skal sikre overføring av data fra kontrollenhet til kundedatabasen. Sluttrapporten utarbeides sammen med sluttrapport for salgsenhetene.

13 Status EBIR aktiviteter innen endringsledelse, opplæring, kommunikasjon Endringsledelse, opplæring, kommunikasjon Arbeid med tiltak innenfor endringsledelse er i full gang Brukerforummøte for februar er avholdt. Møtene oppfattes som nyttige av deltagerne Teknisk implementering av Ekstranettet ferdigstilles primo mars. Innholdsarbeidet pågår. Det planlegges pilot på nettsiden i mars, her vil Brukerforumets deltagere delta Opplæring Personellet som skal bemanne servicepunktet på Nationaltheatret har fått opplæring. Siste gruppe, som skal bemanne Majorstuen, vil få opplæring nærmere åpning. Deretter vil ansvar for videre opplæring av personell til servicepunktene ligge hos OTD E-læringsløsninger skal utvikles for salgsløsning, kasse- og kundeserviceapplikasjonen, samt for kontroll- og salgsenheten. For sistnevnte planlegges det også klasseromskurs. Ansvar for videre opplæring i EBIR vil deretter ligge i linjen Kommunikasjon Runden med EBIR-informasjonsmøter med Prosesser i Ruter er avsluttet (6 av 6 møter avholdt). Det er fra prosessene ytret ønske om oppfølgingsmøter EBIR-artikkel er publisert på intranett (8. feb) Eierrapport for februar er sendt ut

14 Innhold rapport Godkjenning av referat og oppfølging fra siste møte Overordnet status EBIR Status EBIR Beslutningssaker Orienteringssaker

15 Beslutningssaker Forankring av prosjektdefinisjon for delprosjekt salgsløsning på internett Vedlagt prosjektdefinisjon og presentasjon

16 Innhold rapport Godkjenning av referat og oppfølging fra siste møte Overordnet status EBIR Status EBIR Beslutningssaker Orienteringssaker

17 Orienteringssaker underlag vedr hvert punkt er vedlagt Regnskap desember 2010 Driftstatus Oppdatert aktivitetsoversikt for EBIR 2011

18 Aktivitetsoversikt for EBIR 2011 Aktivitet Ansvarlig Status Start Slutt Pris på kortet AL På hold Utarbeide prosess for å lage langsiktig målbilde MN Booke møter MS Sikre ambassadører i front CJ /CK I gang Etablering av ekstranett CK I gang Forventet utrulling (inkl avklaring rundt salgskanaler) HW Utrulling på resterende TVM'er HW Beslutning vedr videre utrulling TH Beslutning vedr bruk av sperreporter til validering (free exit normal enmn/eh Utrulling TH Avklaring av videre utrulling JF I gang Forventet utrulling - inkl pilot TBD Definere hva som skal leveres (inkl leveranse av kundeanalyse og kanth Beskrive teknisk løsning, business case og brukerscenarier for PUD TH I gang Beskrive teknisk løsning, business case og brukerscenarier for USB TH I gang Forventet utrulling - inkl pilot TH I gang Pilot JGB I gang I drift salgsmodul JGB I gang Opplæring gjennomført MH I gang Kontraktsignering ML Opplæring gjennomført ML Jernbanetorget åpnet ML Majorstuen åpnet ML I gang Nasjonalteatret åpnet ML Opplæring gjennomført CJ /MH