SAKSLISTE HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING. Sak 3/12. Utvalg: ARBEIDSMILJØUTVALGET Møtested: Formannskapssalen Møtedato:

Transkript

1 Sak 3/12 Utvalg: ARBEIDSMILJØUTVALGET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: 1300 Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 3/12 12/2333 KONSTITUERING - VALG AV LEDER SAKSLISTE 4/12 12/261 ÅRSRAPPORT BEDRIFTSHELSETJENESTE 2011 HANDLINGSPLANER 5/12 12/2286 RAPPORT SYKEFRAVÆR 6/12 12/2346 HANDLINGSPLANER HMS-ARBEID 7/12 12/2332 OMORGANISERING AV TEKNISK ENHET 8/12 12/2342 MØTEPLAN AMU 2013

2 Sak 3/12 I tillegg til de oppsatte sakene, blir det orientering om følgende saker: 1. Turnusplan omsorgsetaten 2. Status HMS 3. Arbeidsopplegg AMU forventninger, lovverk, regler og rutiner 4. Dokumentasjonssystem HMS Herøy, Roy Skogsholm Rådmann Side 2 av 16

3 Sak 3/12 KONSTITUERING - VALG AV LEDER Saksbehandler: Jan Nikolaisen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 12/2333 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/12 Arbeidsmiljøutvalget Rådmannens innstilling Saksutredning: Side 3 av 16

4 Sak 4/12 ÅRSRAPPORT BEDRIFTSHELSETJENESTE 2011 HANDLINGSPLANER Saksbehandler: Siv Nilsen Arkiv: 441 Arkivsaksnr.: 12/261 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/12 Arbeidsmiljøutvalget Rådmannens innstilling Årsrapport for 2011 fra bedriftshelsetjenesten Hjelp24 tas til orientering. Saksutredning: Herøy kommune har en inngått avtale med Hjelp24 om bedriftshelsetjeneste for alle ansatte. Avtalen ble inngått Vedlagt følger årsrapporten for bedriftshelsetjenesten for 2011 Vedlegg: årsrapporten

5 Sak 5/12 RAPPORT SYKEFRAVÆR Saksbehandler: Merete Storrø Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 12/2286 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/12 Arbeidsmiljøutvalget Rådmannens innstilling Rapport om sykefravær tas til orientering. Saksutredning: Bakgrunn: Rapport for sykefravær. I henhold i Arbeidsmiljøloven 7-2 skal Arbeidsmiljøutvalget følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. I henhold til dette legges oversikt over sykefravær for perioden fram for arbeidsmiljøutvalget til orientering. Sykefraværet for nevnte periode for hele kommunen er 6,9 %. Vurdering: I 2009 ble det lagt fram en statistikk som viste at Herøy kommune hadde en fraværsprosent på hele 9,3 %. Den forholdsvis høye fraværsprosenten hadde nok sammenheng med store omstillingsprosesser og reduksjon av flere stillinger i 2008 og Bemanningsreduksjonen og etablering av nye interkommunale løsninger, nytt økonomisystem og omorganiseringer har sannsynligvis også bidratt til stort fravær. Fra 2010 har det vært en positiv utvikling. Sykefraværet har holdt seg stort sett uendret de siste 2 årene. Sykefraværet for 2010 er på 6,1 % og i 2011 er det på 6,8 %. I 2012 er samlet fraværsprosent i perioden på 6,9 %. Mappevedlegg: Fraværsrapport for

6 Sak 6/12 HANDLINGSPLANER HMS-ARBEID Saksbehandler: Siv Nilsen Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 12/2346 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/12 Arbeidsmiljøutvalget Rådmannens innstilling Handlingsplaner 2013 HMS arbeid tas til orientering Saksutredning: Kommunen er pålagt å knytte til seg godkjent bedriftshelsetjeneste. Kommunen inngikk avtale med Hjelp 24, som senere har skiftet navn til Stamina HOT Bedriftshelsetjeneste. Bedriftshelsetjenesten skal bistå virksomheten i arbeidet med å skape sunne og trygge arbeidsforhold slik det framgår av forskriften. De mest sentrale oppgavene til bedriftshelsetjenesten er: Kartlegging Organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø Ergonomi Støy og lys Kjemiske stoffer og støv Inneklima Målrettede helseundersøkelser Ulykkesforebyggende arbeid Sykefraværsforebyggende arbeid Bedriftshelsetjenesten skal kunne bistå med arbeidsmiljøarbeidet på svært mange områder, så det er viktig at vi er bevisste og bruker dem aktivt. Arbeidsgiver skal blant annet samarbeide med BHT om å utarbeide handlingsplaner for BHT sitt arbeid i virksomheten. Planen skal inngå som en del av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Den enkelte enhetsleder har i samarbeid med verneombudet og bedriftshelsetjenesten utarbeidet handlingsplaner for den enkelte enhet. Administrasjonsenheten skal lage handlingsplan i januar Kommunen har abonnementsordning og betaler for et visst antall timer i året. Det er viktig å sørge for at vi følger opp og får utført de tjenester som er avtalt gjennom handlingsplanene. Vedlegg: Vedlagt følger handlingsplaner for 2013 med oversikt over avtalt bistand fra bedriftshelsetjenesten

7 OMORGANISERING AV TEKNISK ENHET Saksbehandler: Jan Nikolaisen Arkiv: 034 Arkivsaksnr.: 12/2332 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/12 Arbeidsmiljøutvalget Rådmannens innstilling 1.Teknisk enhet opphører som egen enhet og legges under administrasjonsenheten 1.1.Enhetsleder teknisk overføres til rådmannens stab som kommunalleder 3 med ansvar for tekniske saker Bygningsingeniør, oppmålingsingeniør og reguleringsingeniør tilknyttes rådmannens stab som fagledere Alt prosjektarbeid, bestillinger/kontrakter, bygningsvedlikehold og alt arbeid utenfor fagledernes arbeidsområde legges til kommunalleder Vaktmestrene tilknyttes rådmannens stab og underlegges kommunalleder 3 3. Utgifter til drift(strøm, olje, renvasjon) av enhetenes bygninger legges til enheten. 4. Alle vedlikeholdsmidler legges i samlet pott under administrasjonsenheten. Prioritering av bruk gjøres av ledergruppen. 7. Det etableres avtale om innleie av bistand oppmåling. Kostnadsramme kr i 2013 og Det etableres avtale om advokatbistand. Kostnadsramme kr pr. år. 9. Det etableres avtale om innleie av vaktmestertjenester. Finansieres med midler i vedlikeholdsbudsjettet. 10.Det etableres et teknisk servicekontor med to ansatte med oppgaver som beskrevet ovenfor. Tiltaket er finansieres i 2013 med avsatte midler til omorganiseringen. 11.Den nye organiseringen etableres Fram til da iverksettes gradvis de foreslåtte administrative tiltakene. 12.For å sikre framtidig ingeniørkompetanse opprettes en rekrutteringsstilling ingeniør VA fra Finansieres over VA Bakgrunn: Saksbeh. Rådmann Roy Skogsholm (Sak 12/1998) Kommunestyret gjorde følgende vedtak: Som en følge av avvikling av teknisk hovedutvalg ber kommunestyret rådmannen å foreta en gjennomgang av etaten for å tilpasse den til ny politiske struktur. Kommunestyret vil komme tilbake til finansieringen av dette tiltak i Teknisk enhet har i lang tid hat for liten kapasitet i forhold til arbeidsmengden. Dett har ført til for lang behandlingstid/ventetid på en del saker. Enheten har hatt problemer med å være à jour på flere tjenesteområder og har problemer med å kunne betjene publikum på en ønsket måte. Dette har ført til for mange klager på flere tjenesteområder.

8 Saksutredning: Generelt Teknisk enhet utfører følgende oppgaver: Byggesaker Oppmålings- og delingssaker Arealplanlegging og behandling Brannvern og beredskap Vern og beredskap mot akutt forurensing Katastrofevern og beredskap Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygninger Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale anlegg Vannforsyning Avløp og rensing Renovasjon Feiing Slam Samferdsel Kommunale veier Kai Veglys Landbruksforvaltning Havneforvaltning Jakt- og viltstell Eiendomsskatt Teknisk enhet har gått gjennom store nedskjæringer som følge av de innsparingstiltakene som ble gjennomført i kommunen i Spesielt hardt rammet er uteseksjonen. Fra å være en enhet på 10 er de nå nede i 3 personer; to vaktmestre og en vedlikeholdsarbeider på vann og avløp. Øvrig bemanning er stort sett opprettholdt med unntak landbruk der tjenesten ivaretas av Dønna kommune. De siste tre årene har vi hatt ekstra ressurser tilknyttet regulering, deling og byggesaksbehandling. Herøy kommune har de siste årene opplevd en sterk vekst som har ført til stor saksmengde både på bygg, deling og regulering. Vi har hatt meget tunge utbyggingsoppgaver som videreføring av vannverksutbygging, utbygging av Herøy Marine Næringspark og en rekordhøy boligbygging. Samtidig er arealdelen av kommuneplanen revidert og vi har gjennomført en krevende prosess med innføring av eiendomsskatt og gatenavnadressering for alle innbyggere i Herøy. Antall delingssaker de siste årene har ligget på saker pr. år. De siste tre årene har vi ligget på saker pr. år. I 2012 ligger vi an til ca. 60 saker. Det er vanskelig å fastslå kapasiteten vi har p. dato da det er svært avhengig av kompleksiteten på sakene. Det ser imidlertid ut til at normal kapasitet ligger på saker pr. år. Vi må derfor øke kapasiteten med prosent for å holde tritt med utviklingen. Det ligger pr. dato ( ) 222 saker som ikke er avsluttet. Den eldste saken er fra Mange av disse sakene gjenstår det lite på mens andre ikke er påbegynt. Mye tyder på at det kan ligge et par årsverks arbeid for å ta inn etterslepet. I tillegg er det 68 saker som er avsluttet men ikke arkivert. (Pr. dato er det ca. 50 byggesaker som ikke er avsluttet. Merk: Denne utredningen er ikke avsluttet) Side 8 av 16

9 Ved innføring av ny administrativ styringsmodell fra ble etatmodellen nærmest videreført uberørt for teknisk. Den eneste forandringen var at etatsjefsstillingen ble omgjort til enhetsleder. De andre enhetene/enhetslederne fikk en kommunalleder å forholde seg til. Kontaktpunktet mot politisk ledelse var i hovedsak teknisk hovedutvalg mens de andre enhetene arbeidet gjennom rådmannen mot formannskapet. Dette isolerte på en måte den løpende saksbehandlingen på teknisk i forhold til den øvrige virksomheten i kommunen både administrativt og politisk selv om rådmannen hele veien hadde den nødvendige kontakten med teknisk enhet. Spesielt utfordrende ble dette når saker fra teknisk skulle videre direkte til kommunestyret til behandling. Selv om Herøy kommune er liten og oversiktlig var ikke kommunikasjonen mellom teknisk og øvrig organisasjon både politisk og administrasjon tilfredsstillende. Da teknisk enhet behandler og avgjør svært mange saker på delegert myndighet ble arbeidet på teknisk til en viss grad isolert fra øvrig virksomhet. Den utstrakte delegeringen førte også til stadig færre saker til behandling i teknisk hovedutvalg. Dette var også i stor grad saker som skulle videre kommunestyret. Ved revisjon av det politiske styringssystemet og delegeringsreglementet i kommunestyret ble det framlagt følgende konklusjon: Av egne erfaringer vil jeg bemerke saksmengden i formannskap og plan- og teknisk hovedutvalg. Saksmengden er sterkt redusert i forhold til forrige periode. Hovedutvalget har hatt flere utsettelser og avlysninger av møter p.g.a. få saker. Vi opplever også noen kommunikasjonsproblemer mellom saksbehandling i formannskapet og hovedutvalget og videre opp mot kommunestyret. Dette er svært uheldig i større plansaker spesielt komuneplansaker som behandles gjennom hele perioden. Her har formannskapet hatt ansvar for samfunnsdelen og hovedutvalget for arealdelen. Disse har klare sammenhenger. Ved sluttbehandlingen av kommuneplanen opplevde vi at store deler av kommunestyret hadde vært lite involvert i viktige planprosesser. Det samme synes å gjelde for større reguleringsplaner. Det er uheldig at hovedutvalgsmøter blir forskjøvet og utsatt. Det kan føre til utsettelser av viktige avgjørelser for tiltakshavere. Etter plan- og bygningsloven er det opp til kommunestyret å fastlegge de politiske styringsorganene som skal forvalte loven i kommunen. I de fleste kommuner på vår størrelse er det formannskapet som er planutvalg. Også større kommuner som Vefsn har for lengst gjennomført dette. Dette gir grunnlag for gjennomgående saksbehandling fra formannskapet til kommunestyret. Det gir også grunnlag for hyppigere møter noe som vil være fordelaktig i forhold til tiltakshavere/brukere. Ut fra dette foreslår jeg at plan- og teknisk hovedutvalg nedlegges og at oppgavene ivaretas av formannskapet. Kommunestyret vedtok å nedlegge teknisk hovedutvalg og overføre sakene til formannskapet. Dette avdekker at teknisk enhet er noe isolert i forhold til den øvrige saksbehandling mot formannskapet. Dette synes å være bakgrunnen for kommunestyrets vedtak om å se nærmere på organiseringen. Ut fra dette er det åpenbart at leder av teknisk enhet/tidligere teknisk etatsjef bør knyttes opp mot rådmannen som kommunalleder etter samme mønster som det som ble gjennomført for etatsjefene for oppvekst og kultur og helse-, sosial og omsorg. Til tross for at dette skaper utfordringer for hvordan resten av den tekniske virksomheten organiseres vil jeg anbefale denne løsningen. Jeg vil med bakgrunn i den prosessen som er gjennomført i teknisk enhet komme med forslag til øvrig organisering. Vaktmestertjenesten Side 9 av 16

10 Etter en del klager på rutinene for vaktmestertjenesten ble det i 2010 gjennomført en gjennomgang av rutinene. Vi har i dag to vaktmestre; den ene med utgangspunkt Herøy skole med spesialekompetanse på snekring/håndtverk, den andre har utgangspunkt HOS og har spesialkompetanse innen elektrofag. Begge utfører oppdrag for andre enheter. Vaktmestrene er administrativt underlagt bygningsingeniør/saksbehandler byggesak som prioriterer og tilrettelegger større tiltak. Alt budsjettansvar for vedlikehold og drift av bygningsmassen er lagt til teknisk enhet. Dette er et gjentakende ankepunkt for enhetslederne at de ikke får være med å prioritere vedlikeholdsoppgavene for sine bygninger. Ved gjennomgangen i 2010 ble rutinene for bestilling av vaktmesteroppdrag forenklet og systematisert. Vaktmestrene ble også delegert større myndighet sammen med enhetslederne å ta beslutninger om vedlikeholdsoppdrag til en viss grense. (fortsatt noe uklart definert). Ved gjennomgang i 2012 avdekkes noe varierende praksis ute på enhetene med hensyn til bestilling av oppdrag. Dette vil bli innskjerpet. Siden vaktmestrene utfører oppdrag for flere enheter synes vi ikke å være tjent med at disse knyttes til enhetene. Forslag fra vaktmestrene: - Det ansettes en ny vaktmester for å utføre småoppgaver - Styring av vedlikeholdsoppgavene kan delegeres mer til vaktmestrene - Vedlikeholdsbudsjettet bør ligge under fagenhet bygning Budsjettansvaret for drift av bygninger (strøm,olje, renovasjon osv.) kan med fordel legges direkte til enhetene mens vedlikeholdsmidler alternativt kan legges i en samlet pott under administrasjonsenheten slik at enhetslederne kan være med å prioritere bruken av midlene. Vaktmestrene har etter hvert også fått myndighet til å bestille og følge opp mindre oppdrag. I tillegg til fylkesavtalen bør vi knytte til oss avtaler på løpende vedlikehold som vaktmestrene kan bruke i sitt arbeid. Jeg vil komme tilbake til deres framtidige organisasjonstilknytning. Administrasjon, prosjektadministrasjon,bygning,oppmåling,regulering, landbruk osv. Enheten har følgende stillingsressurser med oppgaver: Leder teknisk enhet: Administrativ ledelse av enheten. Prosjektledelse/prosjektstyring/byggeledelse. Spesiell oppfølging brannvern (brannsjef), VA, veivedlikehold, gatelys. Han er kommunens representant i interkommunale ordninger på teknisk sektor. Sekretær teknisk Eiendomsarkiv. Kommunale gebyrer. Kom-tek-løsninger. Tilfeldig fakturering. Attestering av fakturaer. Lønn. Registrering slamtømming og feiing. Protokoll for fradelingsaker. Utsending av foreløpige svar. Sende saker til høring. Avslutte, kopiere og sende ut saker. Matrikkelføring. Enkle byggesaker. Levering av meglerpakker. Publikumshenvendelser. Ekstraressurs adm. Adressetildeling fra oppretting til avslutning. Eiendomsskatt. Bistand sekretær teknisk og servicekontoret. Bygningsingeniør 80 % byggesaksbehandling. 20 % bygningsvedlikehold og ledelse av vaktmestertjenesten. Fordeling av enkle byggesaker til sektretær. Fordeler 3 ukerssaker/3 mndr. saker. Alle saker er delegerte unntatt klagesaker. Foreløpig svar til søkere. Oppmålingsingeniør Side 10 av 16

11 Matrikkelføring eiendom og adresser. Kartforretning. Vedlikehold av kartbaser (midlertidig nedprioritert p.g.a. stor arbeidsmengde.) Reguleringsingeniør Plan. Regulering. Dispensasjoner. Ekstraressurs ingeniør deling,regulering, bygg Forslag til forbedringer fra de ansatte: - Faste publikumsfrie dager for saksbehandlerne - Timebestilling hos saksbehandlerne - Oppgradering av milepælsystemet i ESA - Innføring av nitidig bruk av milepælsystemet - Statusinformasjon kan utføres av servicekontoret med basis i opplysninger fra ESA - Flere forhåndskonferanser i forbindelse med byggesak med sjekklister - Det utarbeides sjekklister for kontroll av ufullstendige søknader - Sjekkliste/krav til byggesøknad sendes ut til ansvarlig søker før forhåndskonferanse - Publikum må få nødvendig informasjon/veiledning (tjenestebeskrivelse) slik at de kan forberede sin egen byggesak før forhåndskonferanse bestilles - Alle søknader må umiddelbart gis et foreløpig svar med bekreftelse av omtrentlig saksbehandlingstid - Ved regulert tomteinndeling kan deling kun gis i henhold til vedtatt plan. - Servicekontoret bør dele ut kart, nabolister og søknadsskjemaer og gi veiledning om utfylling - Kompetansen i servicekontoret må styrkes - Det bør stilles krav om at de som ikke kan fylle delingssøknader selv må søke bistand hos en ansvarlig søker. Det utarbeides norm for søknadsinnhold - Noe etterarbeid etter kart- og oppmålingsforretning kan gjøres av andre - Det må settes av rimelig tid for planlegging av hasteoppgaver - Det må etableres et prioriteringssystem med basis i overordnet prioritering 1. Næring 2. Bolig 3. Fritidsbolig - Effektivisering av mottak og registrering av saker - Det skal alltid i brev til søkere presisere bruk av saksnr. - Saksbehandlere skal umiddelbart etter avslutning levere sakene til servicekontoret for kvalitetssikring, ekspedering, avslutning og arkivering. Min kommentar til forslagene: Jeg støtter samtlige forslag med litt modifikasjoner. Mange av forslagene betinger at vi etablerer et servicekontor med stor teknisk kompetanse som kan svare på de fleste spørsmålene som publikum har og gi tilfredsstillende veiledning. Jeg støtter innføring av timebestilling for saksbehandlerne hvis teknisk servicekontor er tilgjengelig hver dag hele dagen. Vi kan ikke redusere servicegraden i forhold til det vi har i dag. Tilgjengeligheten må forbedres. Forslag til forbedring av støttefunksjoner fra de ansatte: - Strømlinjeformede datasystem - Advokattilgang spesielt for klagebehandling - Utarbeide bedre instrukser, maler, stillingsbeskrivelser, egnede milepæler - Digitalt byggesaksarkiv - Opprette formelle fagmiljø Side 11 av 16

12 - Fagsamarbeid på tvers av kommunegrensene - Bedre arbeidsmiljøfokus og medvirkningsfokus - Etablere formelt ansvar for oppdatering/forbedring av hjelpefunksjoner - Gyldendals rettdata/lovdata - Tilpasse delegasjonsreglementet for å oppnå effektiv saksbehandling - Delegere myndighet og budsjettansvar så langt ned som mulig - Godt fungerende servicekontor med klar normbeskrivelse for servicekontoret. Normen skal bidra til en forutsigbar behandling av publikum og å unngå for høye forventninger. Min kommentar til forslagene: Jeg støtter samtlige forslag. Tiltakene vil kreve økonomiske og menneskelige ressurser på kort og lang sikt. De ansattes forslag til organisasjonsmessige tiltak: - Det etableres et teknisk servicekontor med hovedvekt på publikumsbetjening, veiledning, enkel saksbehandling (bygg og delingssaker), eiendomsskatt. ajourhold av registre som Komtek, matrikkel og lignende. Det etableres tilfredsstillende kompetanse i forhold til dette. Kontoret plassers lett tilgjengelig for publikum. - Ekstraressurs regulering/oppmåling som mentor og starthjelp for det tekniske servicekontoret - Fordeling av saker mellom teknisk servicekontor og øvrige saksbehandlere gjøres en gang i uken i felles møte - Bygningsingeniør og oppmålingsingeniør rendyrkes for behandle de delings- og byggesakene som ikke kan tas av teknisk servisekontor. - Delingssøknader kan behandles av reguleringsingeniør. - Periodisering av ikke ferdige saker bør unngås. - Engasjement av 2 ingeniører 2-3 år for å komme à jour innenfor delingssak og bygningssak. - Beholde dagens organisasjonsmodell - Enhetsleder flyttes til kommunallederfunksjon. Bygning, oppmåling, regulering leder seg selv. Det opprettes en egen driftslederfunksjon. Det opprettes teknisk servicekontor. - Dagens organisasjonsmodell med noen endringer. Driftsleder. Bedre servicekontor - Det etableres tre fagenheter; plan, byggesak og oppmåling direkte underlagt rådmannen - Ukentlige prioriteringsmøter for fagenhetene der rådmannen deltar - Det etableres et teknisk servicekontor med to ansatte underlagt rådmannen direkte - Innleie av ekstraressurs innenfor oppmåling og byggesak en periode - Opprette en rekrutteringsstilling for ingeniør innenfor VA finansiert over VA - Kontakt med utdanningsinstitusjoner for å motivere studenter til å ta prosjektarbeid og hovedoppgaver i Herøy - Vedlikeholdsavdeling underlegges rådmannen. Mer delegering til vaktmestrene. - Budsjett for strøm,olje og renovasjon overføres til enhetene. - Organisering i seg selv vil ikke alene gi effekter. De øvrige tiltakene vil gi effektene. Øvrige innspill fra de ansatte: - Mal for utgående brev som hele tiden oppfordrer søkerne til å bruke saksnr. - Problematisk å forholde seg til stadige politiske innspill om prioritering av enkeltsaker. Dette forstyrrer den fastlagte prioriteringen og skaper dårlig effektivitet i saksbehandlingen - Innskjerping at utsending blir foretatt så snart saker er klar - Gebyr for meglerpakke settes høyere. Side 12 av 16

13 - Innskjerping på bruk av milepeler - Politikerne bør gis beder skolering i plan- og bygningsloven Drøftingsmøte med NITO og Fagforbundet Følgende innspill kom: - Fagingeniørene bør defineres som fagldere - Oppmålingsingeniøren bør delta i utformingen av kontraktene for innleie av ingeniør - Det bør legges stor vekt på tilrettelegging for godt arbeidsmiljø - Bygningsingeniør bør fortsatt være fagansvarlig for kommunens bygninger - Detaljert beskrivelse av samarbeidet mellom teknisk servicekontor, servicekontor og saksbehandlere. - Digitalisering av byggesaksarkivet er viktig - Det bør tilstrebes elektroniske søknader med digitalisert dokumentasjon/tegninger. - De administrative tiltakene bør tidfestes - Det påpekes stor kostnadsøkning og tap av kompetanse ved høy grad av bortsetting av planfunksjoner Forøvrig sluttet møtedeltakerne seg til det framlagte forslaget. Verneombudene for arbeidsområdene deltok i drøftingsmøtet. Min kommentar til innspillene: Det er meget godt samsvar mellom de innspillene som er kommet. Alle er opptatt av hvordan man kan skape større effektivitet og øke kapasiteten og holde tritt med økende saksmengde. Ut fra de økonomiske rammene vi har må vi finne løsninger som er realistisk økonomisk. Det bør være et mål å øke kapasiteten med ca. 30 % gjennom en annen fordeling av oppgaver, bedre tilrettelegging i støttefunksjoner og en mer rasjonell publikumsbehandling. Dette vil være nok i forholdet til det saksnivået vi forventer på byggesaker mens det på delingssaker fortsatt kan være et gap. På deling må vi først komme gjennom etterslepet og så må vi avstemme hvor vi står før vi bestemmer nye tiltak. Spørsmålet blir da hvordan vi skal komme oss gjennom det etterslepet vi har opparbeidet. Her varierer forslagene fra å leie inn på timebasis, oppdragsbasis eller permanent engasjement av 2 ingeniører i 2-3 år. I første omgang vil jeg foreslå at vi leier inn/engasjerer en ekstraressurs tilvarende et årsverk x to år. Vi arbeider med å knytte til oss en oppmåler fra et lokalt firma med en årlig kostnad på ca. kr Dette er omtrent samme kostnad som å ansette en nyutdannet ingeniør. Problemet er at en nyutdannet ingeniør krever minst 6 mdr. opplæring i saksbehandling før han/hun kan fungere alene. Det er liten kapasitet i organisasjonen for å drive opplæring. Det andre problemet er at vi ikke kan sysselsette en hel stilling etter år 2. Skal vi drive nyrekruttering må vi finne en annen innfallsvinkel (se nedenfor). Ekstra kapasitet vil gi økte gebyrinntekter. Etter våre regnskaper og med det gebyrnivået vi har i dag, vil maksimum gebyrinntekt ligge på ca. halvparten av lønnskostnadene til en stilling. Det er tvil om hvor mye vi klarer å ta inn i gebyrer på saksetterslepet p.g.a. overståtte frister. Jeg vil anslå halvparten, ca. kr Alternativet til å engasjere lokalt er å benytte bemanningsbyrå. Det er mulig men vil koste oss mellom 1,0-1,2 mill kr. pr. årsverk. Det er meget vanskelig å rekruttere ingeniører i markedet. Kommuner og spesielt småkommuner er taperne i dette markedet. Skal vi makte dette bør vi jobbe langsiktig. Vår ingeniørstab begynner å dra på årene. Jeg slutter meg til ideen om å rekruttere en nyutdannet ingeniør til VA finansiert over VA for i første omgang å arbeide med planer på området. Denne ingeniøren får gjennom dette god opplæring i kommunen. Med dette kan vi lettere rekruttere han/hun over til andre ingeniøroppgaver senere. Jeg slutter meg innspillene som kom fram i drøftingsmøtet. Side 13 av 16

14 De administrative tiltakene tidfestes innen Andre oppgaver med utfordringer Kommunen har de siste årene hatt betydelige utfordringer med å gjennomføre slambehandlingen etter planen. Dette skyldes stadig skifte av operatører og problemer med deponi. En ny solid operatør har fått oppdraget og det virker tilfredsstillende så langt. Vi har fortsatt utfordringer med planlegging, dokumentasjon og informasjon til publikum. Vi har også hatt problemer med kontinuiteten i feiingen p.g.a. sykefravær og vakanse i stillingen. Også her har vi en betydelig utfordring med planlegging, dokumentasjon og informasjon til publikum for tjenesteområdet. Vurdering: Teknisk enhet har i dag betydelige utfordringer med: - Lang behandlingstid på lavt prioriterte saker - Stadig økende etterslep på delingssaker. - Stadige publikumshenvendelser forstyrrer effektiv saksbehandling - Publikum klager på at det er vanskelig å komme i kontakt med teknisk enhet - Servicekontoret kan i liten grad svare på saker vedrørende teknisk enhet - Dagens organisasjon medfører en tungvint kommunikasjon mot rådmann, formannskap og kommunestyre. - Enkelte tjenesteområder har hatt betydelige funksjonsproblemer - Støttefunksjoner mangler eller er ikke oppdaterte - Uryddig prioritering av lavt prioriterte saker - Søknader er mangelfulle og saker dårlig forberedt - Klagebehandling mer kompleks søkere bruker i stor grad advokat Jeg slutter meg til alle forslagene til forbedringstiltak fra de ansatte inklusiv opprustning av støttefunksjoner. Dette innebærer at vi må gjennomføre følgende administrative tiltak: 1. Milepælsystemet i ESA oppgraderes og tas i bruk i all saksbehandling 2. Utarbeide bedre instrukser, maler, stillingsbeskrivelser, egnede milepæler 3. Det opprettes et Teknisk servicekontor som tilføres tilstrekkelig kompetanse. Dette er også en organisasjonsmessig. Det tekniske servicekontoret skal være tilgjengelig for publikum hver dag kl Det tekniske servicekontoret skal dele ut søknadsskjemaer/gi informasjon hvor publikum finner elektroniske skjemaer og gi veiledning om utfylling og saksprosedyrer. Det tekniske servicekontoret skal gi statusinformasjon for all saksbehandling fra milepælsystemet i ESA og andre tjenesteområder (for eksempel slamtømming, feiing, osv.). Det tekniske servicekontoret skal også foreta byggesaksbehandling enkle saker og delingssaker enkle saker. 4. Bygningsingeniørstillingen rendyrkes til saksbehandling byggesaker. I tillegg skal han være fagansvarlig for kommunens bygninger.oppmålingsingeniørstillingen rendyrkes til oppmålingssaker. Etterbehandling av kartforretninger og oppmålingssaker overføres til tekniskservicekontor. Reguleringsingeniørstillingen skal ivareta forvaltningsbehandling av reguleringssaker/dispensasjonssaker og saksforberede delingssaker etter Plan- og bygningsloven.. 5. Det gjennomføres fordelingsmøter/statusmøter en gang i uken. Her fordeles enkle og andre saker og status gjennomgås for alle saker og kontroll mot milepæler i ESA. Kommunalleder og rådmann deltar i disse møtene. 6. Det kjøpes tjenester for nye planer eller utbygger foretar privat planlegging. 7. Det etableres avtaler for advokatbistand til klagebehandling. Side 14 av 16

15 8. Strømlinjeformede datasystem 9. Digitalt byggesaksarkiv 10. Opprette formelle fagmiljø 11. Fagsamarbeid på tvers av kommunegrensene 12. Bedre arbeidsmiljøfokus og medvirkningsfokus 13. Etablere formelt ansvar for oppdatering/forbedring av hjelpefunksjoner 14. Gyldendals rettdata/lovdata 15. Tilpasse delegasjonsreglementet for å oppnå effektiv saksbehandling 16. Delegere myndighet og budsjettansvar så langt ned som mulig 17. Alle innkomne saker registreres i saksarkivet i løpet av et døgn i et samarbeid mellom teknisk servicekontor og servicekontoret. 18. All utsending av saker ivaretas av servicekontoret 19. Alle økonomiske/administrative saker overføres til servicekontoret 20. Alle delingssøknader skal være forberedt av ansvarlig søker 21. Timebestilling hos saksbehandlerne (ingeniørene). Organisasjonsmessige/budsjettmessige endringer: 1.Teknisk enhet opphører som egen enhet og legges under administrasjonsenheten 1.1.Enhetsleder teknisk overføres til rådmannens stab som kommunalleder 3 med ansvar for tekniske saker Bygningsingeniør, oppmålingsingeniør og reguleringsingeniør tilknyttes rådmannens stab som fagledere Alt prosjektarbeid, bestillinger/kontrakter, bygningsvedlikehold og alt arbeid utenfor fagledernes arbeidsområde legges til kommunalleder Vaktmestrene tilknyttes rådmannens stab og underlegges kommunalleder 3 3. Utgifter til drift(strøm, olje, renvasjon) av enhetenes bygninger legges til enheten. 4. Alle vedlikeholdsmidler legges i samlet pott under administrasjonsenheten. Prioritering av bruk gjøres av ledergruppen. 7. Det etableres avtale om innleie av bistand oppmåling. Kostnadsramme kr i 2013 og Det etableres avtale om advokatbistand. Kostnadsramme kr pr. år. 9. Det etableres avtale om innleie av vaktmestertjenester. Finansieres med midler i vedlikeholdsbudsjettet. 10.Det etableres et teknisk servicekontor med to ansatte med oppgaver som beskrevet ovenfor. Tiltaket er finansieres i 2013 med avsatte midler til omorganiseringen. 11.Den nye organiseringen etableres Fram til da iverksettes gradvis de foreslåtte administrative tiltakene. 12.For å sikre framtidig ingeniørkompetanse opprettes en rekrutteringsstilling ingeniør VA fra Finansieres over VA Side 15 av 16

16 Sak 8/12 MØTEPLAN AMU 2013 Saksbehandler: Jan Nikolaisen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 12/2342 Saksnr.: Utvalg Møtedato 8/12 Arbeidsmiljøutvalget Rådmannens innstilling Det foreslås følgende møtedager for AMU i 2013: Onsdag 6. mars, onsdag 13. juni, onsdag 25. september og onsdag 4. desember. Saksutredning: Det satses på å gjennomføre minimum fire møter i AMU i 2013 Møteplan er å betrakte som veiledende.