HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING SAKSLISTE STILLINGENE SOM KOMMUNALLEDER 3 OG ENHETSLEDER TEKNISK ENHET

Transkript

1 HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAP Møtested: Formannskapssalen, Herøy Rådhus Møtedato: Tid: Eventuelt forfall meldes til tlf. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 111/16 16/814 SAKSLISTE STILLINGENE SOM KOMMUNALLEDER 3 OG ENHETSLEDER TEKNISK ENHET 112/16 16/835 4/356 - JUSTERING AV AVTALE OM TOMTEFORHOLD - BRAKASSER -. UTVIDET LÅNEOPPTAK Herøy,

2 STILLINGENE SOM KOMMUNALLEDER 3 OG ENHETSLEDER TEKNISK ENHET Saksbehandler: Morten Sandbakken Arkiv: 410 Arkivsaksnr.: 16/814 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/16 Administrasjonsutvalg /16 Formannskap / Kommunestyret Innstilling: 1. Stillingen som kommunalleder 3 dreies i retning av samfunnsutvikling med ansvar for bl.a. teknisk sektor, overordnet planlegging, overordnet prosjektstyring inkl. anbud og kontraktsinngåelse, næringsarbeid og beredskap. 2. Rådmannen i samarbeid med ordfører gis fullmakt til å lyse ut stillingen og å gjennomføre intervju. 3. Formannskapet delegeres myndighet til å ansette kommunalleder Det opprettes en ny stilling som enhetsleder teknisk enhet. Finansieringen innarbeides i kommende budsjetteter. 5. Som støttefunksjon for administrasjonen oppnevnes følgende utvalg; Elbjørg Larsen, leder Yngve Magnussen Tillitsvalgte Rådmannens innstilling 6. Stillingen som kommunalleder 3 dreies i retning av samfunnsutvikling med ansvar for bl.a. teknisk sektor, overordnet planlegging, overordnet prosjektstyring inkl. anbud og kontraktsinngåelse, næringsarbeid og beredskap. 7. Rådmannen i samarbeid med ordfører gis fullmakt til å lyse ut stillingen og å gjennomføre intervju. 8. Formannskapet delegeres myndighet til å ansette kommunalleder Det opprettes en ny stilling som enhetsleder teknisk enhet. Finansieringen innarbeides i kommende budsjetteter. Behandling/vedtak i Administrasjonsutvalg den sak 1/16 Behandling: Leder Arnt Frode Jensen framsatte følgende tilleggsforslag, nytt pkt. 5; Som støttefunksjon for administrasjonen oppnevnes følgende utvalg; Elbjørg Larsen, leder Yngve Magnussen Tillitsvalgte Votering: Det ble først votert over rådmannens innstilling som ble enst. vedtatt. Det ble så votert over leders tilleggsforslag som ble enst. vedtatt.

3 Vedtak: 10. Stillingen som kommunalleder 3 dreies i retning av samfunnsutvikling med ansvar for bl.a. teknisk sektor, overordnet planlegging, overordnet prosjektstyring inkl. anbud og kontraktsinngåelse, næringsarbeid og beredskap. 11. Rådmannen i samarbeid med ordfører gis fullmakt til å lyse ut stillingen og å gjennomføre intervju. 12. Formannskapet delegeres myndighet til å ansette kommunalleder Det opprettes en ny stilling som enhetsleder teknisk enhet. Finansieringen innarbeides i kommende budsjetteter. 14. Som støttefunksjon for administrasjonen oppnevnes følgende utvalg; Elbjørg Larsen, leder Yngve Magnussen Tillitsvalgte Saksutredning: Bakgrunn: Kommunalleder 3 gikk brått bort medio august i år. Det må gjennomføres en ansettelsesprosess for å få besatt denne stillingen. Ansettelse av kommunalleder er ikke delegert til rådmannen. Det er kommunestyret som har tilsettingsmyndigheten. I nåværende organisasjonsplan ligger ansvaret for tekniske saker til stillingen som kommunalleder 3. Teknisk enhet ble omorganisert Kommunestyret gjorde i sak 38/12 følgende vedtak: 1. Teknisk enhet opphører som egen enhet og legges under administrasjonsenheten 1.1. Enhetsleder teknisk overføres til rådmannens stab som kommunalleder 3 med ansvar for tekniske saker Bygningsingeniør, oppmålingsingeniør og reguleringsingeniør tilknyttes rådmannens stab som fagledere Alt prosjektarbeid, bestillinger/kontrakter, bygningsvedlikehold og alt arbeid utenfor fagledernes arbeidsområde legges til kommunalleder Vaktmestrene tilknyttes rådmannens stab og underlegges kommunalleder 3 3. Utgifter til drift(strøm, olje, renovasjon) av enhetenes bygninger legges til enheten. 4. Alle vedlikeholdsmidler legges i samlet pott under administrasjonsenheten. Prioritering av bruk gjøres av ledergruppen. 7. Det etableres avtale om innleie av bistand oppmåling. Kostnadsramme kr i 2013 og Det etableres avtale om advokatbistand. Kostnadsramme kr pr. år. 9. Det etableres avtale om innleie av vaktmestertjenester. Finansieres med midler i vedlikeholdsbudsjettet. 10. Det etableres et teknisk servicekontor med to ansatte med oppgaver som beskrevet ovenfor. Tiltaket er finansieres i 2013 med avsatte midler til omorganiseringen. 11. Den nye organiseringen etableres Fram til da iverksettes gradvis de foreslåtte administrative tiltakene. 12. For å sikre framtidig ingeniørkompetanse opprettes en rekrutteringsstilling ingeniør VA fra Finansieres over VA Det meste av dette er gjennomført som forutsatt. Det bør likevel bemerkes: Vedr. pkt. 7. Oppmålingsbistand er leid inn også for 2015 og Side 3 av 6

4 Vedr. pkt. 8. Det er ikke etablert avtale om advokatbistand Vedr. pkt. 9. Det er ikke etablert avtale om innleie av vaktmestertjenester, men en del vedlikeholdsoppdrag er satt bort til eksterne firma. Vedr. pkt. 12. Det er ikke opprettet en rekrutteringsstilling som VA-ingeniør. Omorganiseringen av teknisk enhet i 2013 var vellykket på flere punkter; Teknisk servicekontor har fungert er intensjonen. Publikum får rask og god hjelp til kurante saker. Faglederne får mer arbeidsro og anledning til å konsentrere seg om saksbehandling. Effektiviteten har økt. Strategisk ledergruppe ble styrket både faglig og strategisk ved opprettelsen av stillingen som kommunalleder 3. Det som kanskje ikke var like heldig var at teknisk enhet ble oppløst og enhetens samlede kompetanse ble mer fragmentert. Ganske mange ansvarsområder innen det tekniske området ble overført til kommunalleder 3 (se pkt 1.3. i kommunestyrevedtaket i sak 38/12) og ble slik sett håndtert av en person, og falt mer eller mindre ut av teknisk enhets «kollektive bevissthet». Det må også tas i betraktning at det har vært svært høy bygge- og anleggsaktivitet i Herøy de senere år med rekordhøy boligbygging og flere store kommunale prosjekter. Overføring av faglederne og teknisk servicekontor til rådmannens stab har medført økt personalledelse til rådmannen. Det gamle og godt innarbeidede begrepet «teknisk» eller «teknisk etat» ble formelt sett oppløst, men på mange måter består det i folks bevissthet. Det kan også være grunn til å minne om at kommunestyret den (sak 34/14) vedtok å opprette en stilling som utviklingssjef. Stillingens hovedoppgaver skulle bl.a. være bindeledd mellom næringslivet, politikere og administrasjon, bistå næringslivet i strategiske utviklingsprosesser, bistand til gründere, overvåke næringslivets behov for tilrettelegging av rammebetingelser, iverksette og lede prosjekter/tiltak vedtatt i sektorplanene for næring og økt bosetting. I den senere tid har det også flere som har tatt til orde for en stillingsressurs som samfunnsutvikler. Rådmannen ser flere grunner til å vurdere innholdet i stillingen som kommunalleder 3. Vurdering: Når vi nå står overfor en nyansettelse i rollen som kommunalleder 3 er det rådmannens oppfatning at denne stillingen bør dreies mer i retning av samfunnsutvikling med ansvar for bl.a. teknisk sektor, overordnet planlegging, overordnet prosjektstyring inkl. anbud og kontraktsinngåelse, næringsarbeid og beredskap. Herøy kommune står overfor betydelige utfordringer med bl.a. å opprettholde en positiv befolkningsutvikling, integrere en voksende andel tilflyttere med fremmed kulturbakgrunn, utvikle infrastruktur, tilrettelegge for næringsutvikling, tilrettelegge for bygging av boliger og fritidsboliger osv. Disse områdene bør få større oppmerksomhet og større kapasitet enn det vi makter med dagens organisering og bemanning. Det er naturlig at kommunalleder 3 med ansvar for samfunnsutvikling også har det overordnede ansvar for bosettingsutfordringene. Ønsket kompetanse for stillingen bør ligge i retning ingeniør eller samfunnsplanlegger på høyskole eller universitetsnivå. En dreiing av kommunalleder 3 i denne retning forutsetter på mange måter at det opprettes en ny stilling innenfor det tradisjonelle kommunaltekniske området. Denne stillingen bør omfatte alt prosjektarbeid i samråd med kommunalleder 3, byggeledelse, bygningsvedlikehold og alt arbeid utenfor fagledernes arbeidsområde. Den vil få hovedansvaret for VA-området. Side 4 av 6

5 Rådmannen vil vurdere å gjenopprette teknisk enhet under ledelse av en enhetsleder. Det er behov for både en faglig og personalmessig ledelse. Det vil kunne bidra til en samlet sett bedre ressursutnytting, bedre tjenester og faglig utvikling. Vedlikeholdsteamet bør underlegges denne enheten. Rådmannen vil se nærmere på muligheten for å opprette en slik stilling i forbindelse med budsjett 2017 og økonomiplan Iht. delegasjonsreglementet skal kommunallederne tilsettes i kommunestyret. På grunn av tidsfaktoren vil rådmannen anmode om at formannskapet gis fullmakt til å ansette kommunalleder 3. Vedlegg: Side 5 av 6

6 Sak 112/16 4/356 - JUSTERING AV AVTALE OM TOMTEFORHOLD - BRAKASSER -. UTVIDET LÅNEOPPTAK Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: GBNR 4/356 Arkivsaksnr.: 16/835 Saksnr.: Utvalg Møtedato 112/16 Formannskap Rådmannens innstilling 1. Herøy formannskap godkjenner utvidelse av tomteleieavtale med Brakasser AS der arealet utvides med 1036 m2 og kostnadsrammen for utbygging med kr eks. MVA. 2. Tomteutvidelsen finansieres med låneopptak. 3. Rådmannen gis fullmakt til å innhente lånetilbud og låneavtale. Saksutredning: I forbindelse med utbygging av kassefabrikken tilrettela kommunen ferdig planert tomt og Brakasser AS leier ferdig bearbeidet tomt i.h.t avtaler av Ved årsskiftet 2015/2016 meldte Brakasser AS at de ønsket å tilrettelegge for overgang til LNG som energikilde. Dette innebar at tomten måtte utvides og tilrettelegges for plassering av LNG tank. Tomteutvidelsen ble 1036 m2. Før igangsetting av arbeidet var det et møte mellom Herøy kommune og Brakasser AS der Brakasser ønsket at videre tomteutvidelse skjedde etter de inngåtte avtalene. Den inngåtte avtalen setter en begrensning på påkostning av tomta på kr Denne grensen er allerede nådd. Tomteutvidelsen har en kostnadsramme på kr eks. MVA. Brakasser AS har allerede bekostet denne tomteutvidelsen og klargjøringen av tankfundamentet og søker om refusjon i henhold til tidligere inngått avtale. Rammen for den inngåtte avtalen er overskredet må avtalen utvides. Utvidelsen av tomta og ny opparbeidelse av tomta medfører økte leieinntekter på kr pr. år. Bakgrunn: Vurdering: Siden en allerede har lagt prinsippene i den inngåtte avtalen vil det bli uheldig å etablere andre ordninger på deler av tomta. Rammen må derfor utvides med det omsøkte beløpet, kr Leieavtalene justeres i. h.t. dette og tomteleien økes med kr pr. år. Kostnadene finansieres med låneopptak. Vedlegg: