Saksframlegg. Krav om erstatning sakskostnader endringsvedtak reguleringsplan for gang- og sykkelvei Ormelia - Lohnelier

Transkript

1 Søgne kommune Arkiv: L12 Saksmappe: 2007/ /2014 Saksbehandler: Daniel Holm Dato: Saksframlegg Krav om erstatning sakskostnader endringsvedtak reguleringsplan for gang- og sykkelvei Ormelia - Lohnelier Utv.saksnr Utvalg Møtedato 85/14 Plan- og miljøutvalget Rådmannens forslag til vedtak: Med hjemmel forvaltningsloven 36 første ledd tilkjennes Terje Eik sakskostnader på 4000 kr inkl. moms som fremsatt av advokat Bakka i brev av Bakgrunn for saken: Terje Eik påklaget kommunestyrets vedtak av reguleringsplan for gang- og sykkelvei Ormelia Lohnelier den Søgne kommune tok klagen delvis til følge i vedtak av Med bakgrunn i at kommunestyret delvis tok tilfølge Eik klage fremmes det krav om erstatning for dekning av sakskostnader for advokatbistand i klagesaken iht. forvaltningsloven (fvl.) 36 første ledd. Det vises vedlagte brev framsatt av advokat Jakob Bakka, datert (vedlegg 1). Saksutredning: Hovedregelen etter fvl. 36 ledd går ut på at en part skal få dekket vesentlige og nødvendige sakskostnader ved enhver endring av enkeltvedtak til gunst for en part. Bestemmelsen lyder slik: «Når et vedtak blir endret til gunst for en part, skal han tilkjennes dekning for vesentlige kostnader som har vært nødvendige for å få endret vedtaket, med mindre endringen skyldes partens eget forhold eller forhold utenfor partens og forvaltningens kontroll, eller andre særlige forhold taler mot det.» Kravet er rettidig framsatt jf. fvl. 36 tredje ledd. Kommunen må ta stilling til om vilkårene i loven er innfridd og om sakskostnader skal tilkjennes. Kommunens avgjørelse om å tilkjenne eller avslå sakskostnader etter fvl. 36 er et enkeltvedtak som kan påklages til Fylkesmannen.

2 Administrasjonen vil gå gjennom de ulike vilkårene som må være oppfylt for at sakskostnader skal tilkjennes. Det er uomtvistelig at Eik er part i saken. Likeledes er det uomtvistelig at kommunestyrets vedtak endrer rettsstillingen i saken til gunst for Eik som part i saken ved å gi han delvis medhold. Videre er spørsmålet om det innsendte kravet kan betraktes som vesentlig kostnader og om de var nødvendig for å få endret vedtaket. Med vesentlig kostnader menes normalt kostnader til reise, gebyrer og sakkyndig bistand som advokathonorar etter lovens forarbeid, Ot.prp. nr. 3 ( ) s Det vil si at mindre kostnader som porto, kopiering o.l. ikke dekkes av bestemmelsen. Kravet om å få dekket advokathonoraret som omsøkt faller derfor inn under bestemmelsens formål med vesentlige kostnader. Administrasjonen har ingen merknader til honorarets størrelse på 4000 kr som virker forholdsmessig ut fra sakens omfang. For at utgiften skal ha vært nødvendig er første kriterium at den er pådratt i tidsrommet fra første vedtak i saken ble fattet. I denne saken vil det si fra og frem til vedtaket ble endret den av kommunestyret. Utgifter påløpt før eller etter disse tidspunktene vil ikke i lovens forstand kunne sies å være nødvendige for å få endre vedtaket jf. fvl. 36 første ledd. De pådratte utgiftene er innenfor det angitte tidsrommet og derfor har parten i utgangspunkt krav på å få dekket kostnadene ut fra første kriterium. Hvorvidt kostnadene har vært nødvendige må avgjøres på bakgrunn av en konkret skjønnsmessig vurdering. Av lovens forarbeid Ot.prp. nr. 3 ( ) s. 101 fremgår det at det må legges vesentlig vekt på feilens art og sakens vanskelighetsgrad. Juridisk litteratur (Woxholth, Forvaltningsloven s. 560) fremholder at det også må legges vekt på om saken har et komplisert faktum. Videre gir forvaltningspraksis på området, uttalelser fra Sivilombudsmannen og Justisdepartementets Lovavdeling at skal legges vekt på partens subjektive oppfatning på tidspunkt kostnadene ble pådratt. Dette innebærer at det ikke skal foretas en objektiv vurdering med bakgrunn i utfallet av saken når nødvendighetskriteriet skal vurderes. Administrasjonen er av den oppfatning at reguleringsplanen og problemstillingen rundt plasseringen av avkjørselen isolert ikke kan klassifiseres å ha en vanskeliggrad eller et komplisert faktum som gjør det under normale omstendigheter var nødvendig å innhente advokatbistand. Det avgjørende i saken var at plan- og miljøutvalget før kommunestyrevedtaket den besluttet at Eiks avkjørsel skulle flyttes som foreslått under høringen av planforslaget. Når planen kom opp til sluttbehandling i kommunestyret var Eiks innspill ikke ivaretatt som utvalget hadde besluttet. Kommunen vedtok samme forslag som var ute på høring uten at Eiks forslag til avkjørsel var tegnet inn i plankartet som foreslått. Videre ble det fra kommunens side avholdt møter og skrift korrespondanse med parten der man fastholdt at kommunestyrets vedtak hadde ivaretatt Eiks forslag. I forbindelse med klageforberedelsen kom det helt motsatte faktum fram i saken. På dette tidspunktet valgte parten og kontakte advokat, og spørsmålet videre er da om det var berettiget ut fra situasjonen som oppsto - det vil si partens subjektive oppfattelse av situasjon. Etter administrasjonens syn endret sakens kompleksitet seg vesentlig under klageforberedelsen ettersom det oppstår tvil om hva som faktisk ble vedtatt i saken. Dette må også sees i sammenheng med informasjonen som tidligere var gitt om at Eiks innspill var ivaretatt. Ut fra situasjonen som oppsto virker det ikke utenkelig at parten var av den oppfattelse at advokat var helt nødvendig for å ivareta sine interesser i saken, når det ble kjent at partens innspill allikevel ikke vare ivaretatt. Det er den uryddige saksgangen som skaper situasjonen. Administrasjonen

3 finner med dette at nødvendighetskriteriet må anses som innfridd. Eik hadde med overvekt av sannsynlighet en berettiget grunn til å kontakte advokat. Kommunen må videre ta stilling om endringen skyldes partens eget forhold eller forhold utenfor parten eller forvaltningens kontroll. Disse vilkårene ble tatt inn ved endring av Forvaltningsloven i 1995 med tilhørende forarbeid. Ot.prp. nr. 75 ( ). Det må presiseres at Eik hadde gitt uriktige opplysninger til kommunen under offentlig ettersyn og høring av planen. Eik anførte at motparten i klagesaken Lars Pedersen var enig i flytting av avkjørselen, noe som senere ikke viste seg å medføre riktighet. Kommunestyret vedtok en reguleringsplan som ikke ivaretok Eiks innspill, og de uriktige opplysningene fikk da følgelig ikke innvirkning på vedtaks innhold og kan således ikke tillegges noe vekt når kommunen skal vurdere om saksomkostninger skal tilkjennes. Om de uriktige opplysningene hadde hatt innvirkning på vedtaket ville det uansett ikke virket inn på spørsmålet om parten skal tilkjennes sakskostnader slik administrasjonen ser det. Dette fordi kommunen skulle sendt den planlagte endringen på høring til Pedersen som da ville avdekket uriktige opplysninger fra Eik. Kommunen har ikke fulgt reglene for utarbeidelse av reguleringsplaner og må følgelig bære ansvaret. Det foreligger ingen forhold som kan betegnes å ligge uten for forvaltningskontroll i saken. Her må det heller påpekes at samtlige feil i saken som manglende høring og manglende oppdatering av plankart før kommunestyrebehandling er innenfor forvaltningens kontroll og kan ikke bearbeides partene i saken. Avsluttende er det ytterligere én unntaksbestemmelse i fvl. 36 første ledd som lyder: andre særlige forhold taler mot det. Etter endringen av forvaltningsloven i 1995 hvor bestemmelsene om skyldes partens eget forhold eller forhold utenfor parten eller forvaltningens kontroll har bestemmelsen i realiteten mistet sin funksjon. Bestemmelsen om andre særlige forhold taler mot det var først og fremst ment å fange opp forholdene som ble tatt inn ved loven endringen i Justisdepartementets rundskriv G37/95 presiserer at det skal utvises varsomhet med å benytte når det foreligger feil som er innenfor forvaltningens kontroll. Administrasjonen kan ikke se hva slags særlige forhold som foreligger i saken som tilsier at denne unntaksbestemmelsen skal komme til anvendelse. Konklusjon: Med bakgrunn i overnevnte vurderinger vil administrasjonen tilrå at Terje Eik tilkjennes sakskostnader som fremsatt. Enhetsleders merknader: Rådmannens merknader: Vedlegg 1 Brev med krav om erstatning 2 Kommunestyrevedtak av

4

5 ADVOKATFIRMAET KJÆR Søgne kommune Arealenheten Pb SOGNE Vår ref /22134 J13,/eks Dato. 29. april 2014 SAK 2007/2626: ENDRET REGULERINGSPLAN FOR GANG- OG SYKKELVEG ORMELIA LOHNELIA Det vises til kommunens brev dat med oversendelse kommunestyrets vedtak av Det fremgår av vedtaket at klagen fra Terje Eik delvis ble tatt til følue. Terje Eik har hatt behov for advokatbistand for å ivareta sine interesser i klagesaken og han har hatt utgifter på kr 4 000,- som følge av dette. Jeg vedlegger kopi av faktura m/fakturagrunnlag som dokumentasjon. Med henvisning til forvaltninuslovens 36 har.ferje Eik krav på erstatning for utgifter som han er påfort i klagesaken, og på hans vegne fremsettes herved krav om erstatning fbr ovennevnte kr 4 000,-. Erstatningsbeløpet bes utbetalt til klientkonto Med vennlig hilsen AD OKATF1KMAET KJÆR 84.CO DA»ski Jakob akk advokat bakka ad kiaer.nd \ (11 \ I 0.1o. Iterzenil I r '"td..inger Itn krntiansand' Vedleug: Faktura m/fakturagrunnlag I rorn st I 111,hA rnmer ir Kopi: Terje Eik, Lohneveien g: advisor dok 20 I4_.I \eikkdx i4oxa.doc 198, 4640 Søgne

6 Søgne kommune Arkiv: L12 Saksmappe: 2007/ /2014 Saksbehandler: Daniel Holm Dato: Saksframlegg Klagebehandling- reguleringsplan for gang- og sykkelvei Ormelia Lohnelier Utv.saksnr Utvalg Møtedato 39/14 Plan- og miljøutvalget /14 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak: I medhold av forvaltningsloven 33 tas klagene fra Lars Pedersen og Terje Eik delvis til følge. Med hjemmel i plan- og bygningsloven vedtas nytt forslag avkjørsel for gnr. 69 bnr. 1 som vist i reguleringsplankart vedlegg 6. Saksprotokoll i Plan- og miljøutvalget Behandling: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Innstilling: I medhold av forvaltningsloven 33 tas klagene fra Lars Pedersen og Terje Eik delvis til følge. Med hjemmel i plan- og bygningsloven vedtas nytt forslag avkjørsel for gnr. 69 bnr. 1 som vist i reguleringsplankart vedlegg 6. Saksprotokoll i Kommunestyret Behandling: Repr. Kjelland Larsen (AP) stilte spørsmål med sin habilitet da Terje Eik er representantens fetter. Representanten fratrådte møtet under habilitetsvurderingen. Representanten ble enstemmig vurdert som habil, og tiltrådte møtet.

7 Plan- og miljøutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: I medhold av forvaltningsloven 33 tas klagene fra Lars Pedersen og Terje Eik delvis til følge. Med hjemmel i plan- og bygningsloven vedtas nytt forslag avkjørsel for gnr. 69 bnr. 1 som vist i reguleringsplankart vedlegg 6. Bakgrunn for saken: Søgne kommunestyre vedtok reguleringsplan for gang- og sykkelvei Ormelia Lohnelier i møte av For vedtatt plankart vises det til vedlegg 1, planbestemmelser vedlegg 2 og planbeskrivelse vedlegg 3. Kommunen har i etterkant mottatt klager på reguleringsplanen fra Lars Pedersen (vedlegg 4) og Terje Eik (vedlegg 5). Klagene omhandler avkjørsel til Pedersens eiendommer gnr. 69 bnr. 1. Vedtatt reguleringsplan legger opp til en samlokalisering av avkjørslene til Pedersen og Eik. Løsningen innebærer at Pedersens avkjørsel påkobles Eiks avkjørsel. Utsnitt av forslaget som var til kommunestyrebehandling og således ble vedtatt: Før reguleringsplanforslaget ble sendt til kommunestyrebehandling var saken oppe til behandling i plan- og miljøutvalget den Eik hadde i forbindelse med offentlig ettersyn og høring av planen gitt innspill om at avkjørsel til Pedersen, gnr 69 bnr. 1 bør flyttes lenger nord enn det som var inntegnet i forslaget som nå er vedtatt. Plan- og miljøutvalget valgte i møte av å ta merknadene fra Eik tilfølge. Det vises til kartutsnitt under hentet fra Eiks innspill på hvor ny avkjørsel til Pedersen skulle ligge:

8 Forslaget som gikk til behandling i kommunestyret tok i praksis ikke tilfølge Eiks innspill som plan- og miljøutvalget opprinnelig innstilte. Dette skyldes feil fra kommunens side ettersom reguleringsplankartet ikke ble oppdatert i samsvar med utvalgets vedtak av , og kommunestyret vedtok i realiteten samme forslag til avkjørsel som var ute på høring og offentlig ettersyn tidligere. Dette er bakgrunn for Eiks klage på vedtatt reguleringsplan. Eik anfører i sin klage at avkjørselen til Pedersen må ligge lengst mulig opp i skråningen (nordlig retning). Dette fordi adkomstveien til Eik er relativt bratt noe som medfører behov for å kunne parkere nede ved fylkesveien. Eiks «parkeringsplass» er delvis arealet som nå er innregulert til adkomst for Pedersen og vil gå tapt ved gjennomføring av reguleringsplanen. Realiteten er da at Eik ikke har tilgjengelig parkeringsplass nede ved fylkesveien om planen gjennomføres. Det anføres også at arealet brukes til lagring av ved. Pedersen klage er med bakgrunn i usikkerheten i forhold til hva som faktisk er vedtatt av kommunen. Pedersens anfører at hans avkjørsel som blir påkoblet Eiks avkjørsel ikke kan komme for langt opp i bakken/skråningen (det motsatte av Eiks forslag). Pedersen viser til at han besitter en landbrukseiendom og er avhengig av at landbruksmaskiner skal kunne benytte denne adkomsten. Det er derfor vesentlig at stigning og kurvatur ikke forhindrer drift av landbrukseiendommen (desto lenger opp i bakken avkjørselen flyttes, desto mer stigning vil adkomstveien få). Pedersen ønsker at vedtatt forslag opprettholdes, subsidiært kan administrasjonens alternative forslag aksepteres. Det vises for øvrig til vedlagte klager (vedlegg 4 og 5) Saksutredning: Administrasjonen vil innledningsvis bemerke at både administrasjonen og plan- og miljøutvalget la til grunn i sin behandling av planforslaget at begge partene var enig om å flytte avkjørselen i tråd med Eiks forslag. I Eiks brev til kommunen fremgår det at Pedersen var enig i forslaget. Det fremgår av plan- og bygningsloven første ledd at reguleringsplanforslag skal sendes på høring slik at berørte grunneiere, festere og myndigheter skal ha anledning til og uttalelse seg. Pedersen fikk aldri anledning til å uttalelse seg til Eiks avkjørselsforslag med bakgrunn i at kommunen trodde Pedersen var enig i Eiks forslag. Dersom kommunen hadde vedtatt Eiks forslag ville det følgelig medført en saksbehandlingsfeil og brudd på de prosessuelle reglene i plan- og bygningsloven.

9 Ettersom kommunestyret ikke vedtok dette forslaget vil det heller ikke være nødvendig å komme inn på hva slags innvirkning feilene kan ha hatt på vedtaket. Pedersen interesser er i praksis ivaretatt i forslaget som ble vedtatt av kommunestyret. Klagen fra Pedersen er fremsatt med bakgrunn i at det var knyttet en usikkerhet til hva som faktisk ble vedtatt. Saksbehandler har gjennomført en befaring med begge klagerne den Formålet var å se på muligheter for å komme til en omforent løsning. Med bakgrunn i befaringen ble det tegnet opp et forslag til avkjørsel som ligger mellom innregulert avkjørsel og Eiks forslag (vedlegg 6). Samtidig ble det Eiks forslag til avkjørsel tegnet opp som et fullverdig reguleringsplanforslag ettersom dette ikke har eksistert tidligere (vedlegg 7). Eik meddelte senere at han allikevel ikke kunne gå med på administrasjonen alternative forslag basert på befaringen. Som en del av klageforberedelsen fant administrasjonen det nødvendig å sende Eiks forslag og administrasjonens alternative forslag på formell høring. Dette for at kommunen skal kunne stå fritt i klagebehandlingen til å omgjøre sitt tidligere vedtak (innenfor de forslagene som da har vært på høring). Høringen var således nødvendig som en del av klageforberedelsen. Begge klagerne har fått anledning å uttale til både Eiks forslag og administrasjonens alternative forslag. Det har også andre brukere av avkjørselen, og Statens vegvesen som veimyndighet. Det vises til vedlagte merknadsbehandling av innkommende merknader (vedlegg 8). Av høringen kommer det fram at begge klagerne kan akseptere administrasjonens alternative forslag (vedlegg 6). Administrasjonens alternative forslag medfører at avkjørselen flyttes noe lenger nord enn innregulert, men ikke så langt opp i skråningen som Eiks forslag. Eik fremfører en del forbehold gjennom sin advokat Bakka for at han skal kunne akseptere denne løsningen (se vedlegg 9). Blant annet at det bygges opp en mur i nedkant av veien slik at inngrepet på jordet blir minst mulig. Administrasjonen ser ikke nødvendigheten av å gå inn drøftelser rundt tekniske løsninger for fremføring av veien. Reguleringsforslaget med sitt arealformål avgrenser tiltakets omfang. Hvordan løsning som velges innenfor det avsatte formålet er mindre relevant å ta stilling til på nåværende tidspunkt. Alle parter, både grunneierne og kommunen må forholde seg til planens avgrensning. Dersom man skal gå utenfor de avsatte arealene vil det medføre ny prosess opp mot grunneierne som blir berørt. Administrasjonen utelukker ikke at det vil måtte etablereres en mur for å ta opp mindre høydeforskjeller som foreslått av Eik. Det andre forbeholdet til Eik er at det må kompenseres for tapet av areal med at det bygges en mur og fylles opp en liten skråning på sydsiden av hans garasje. Det kan opplyses at dette er utenfor planens avgrensning. Forbeholdet begrunnes med behovet for plass til lagring av ved o.l. Hvordan tap av arealer skal kompenseres ved gjennomføring av planen ser administrasjonen ikke nødvendigheten av å komme inn på i reguleringsplanprosessen. Dette vil være forhold som må drøftes med grunneierne når planen skal gjennomføres. Det er verken nødvendig eller ønskelig å ta stilling til dette på nåværende tidspunkt. Administrasjonen har vurdert Eiks konkrete forslag nærmere. Det er 3 meters høydeforskjell fra Pedersen tomt til utkjørselspunktet som Eik forslår. Det er mulig å anlegge vei som klarer stigning på 8 % (anbefalt i håndbok 017 på adkomstvei) med Eiks forslag. Men dette vil medføre at man må starte med vesentlige terrenginngrep langt inne på Pedersens tomt for å ta opp høydemeter og oppnå tilfredsstillende stigning. Administrasjonen vurderer en slik løsning å gi uforholdsmessige tyngende inngrep på Pedersen tomt. I tillegg vil kostnader for gjennomføring bli større, desto mer omfattende tiltak som må gjennomføres. Administrasjonen

10 foreslår derfor at avkjørselspunktet flyttet 3 meter lenger ned i skråningen fra Eiks forslag. Dette er det forslaget som ble tegnet opp med bakgrunn i befaringen. Dette vil være en løsning som medfører at det ikke vil være nødvendig med omfattende tiltak som utfylling langt inn på Pedersen tomt. Samtidig vil det bli igjen et areal på i overkant av 100 m 2 som må kunnes sies å dekke de behovene (parkering) Eik og andre brukere av avkjørselen fremfører i klagen og høringen. Administrasjonen oppfatter også høringsuttalelsene slik at begge partene kan akseptere denne planmessige løsningen. Konklusjon: Med bakgrunn i overnevnte vil administrasjonen tilrå at det alternative forslaget til avkjørsel som ble tegnet opp med bakgrunn i befaringen vedtas (vedlegg 6). Klagen fra Eik og Pedersen tas således delvis tilfølge. Ettersom innstillingen medfører endring i opprinnelig vedtatt reguleringsplan vil saken måtte fremmes til kommunestyret som rette organ til å endre tidligere vedtak i saken jf. forvaltningsloven 33 første ledd. Enhetsleders merknader: Rådmannens merknader: Vedlegg 1 Vedtatt plankart 2 Vedtatte bestemmelser 3 Vedtatt planbeskrivelse 4 Klage fra Lars Pedersen 5 Klage fra Terje Eik 6 Administrasjonens alternative planforslag (plankart) 7 Terje Eiks planforslag (plankart) 8 Merknadsbehandling - høring av planforslagene 9 Høringsuttalelse fra Terje Eik v/ advokat Bakka 10 Høringsinnspill fra nabo og Statens vegvesen