Instituttlederne Trine Knutsen og Anne Marit Myrstad. Evalueringen av instituttledermøtet, veien videre.

Transkript

1 1 av 7 Det humanistiske fakultet Møtereferat Til stede: Dekan Anne Kristine Børresen, prodekanene Britt Andersen og Svein Gladsø, instituttlederne Tor Einar Fagerland, Dagfinn Dybvig, Margrethe Aune og Sarah Paulson, nestlederne Asbjørn Tiller og Sigurd Saue, studentrepresentantene Rune Frøhaug og Ida Krüger. Fra administrasjonen møtte Unni Rohnes, Hanne Siri Sund og Ståle Rønning. Forfall: Instituttlederne Trine Knutsen og Anne Marit Myrstad Kopi til: Gjelder: Instituttledermøte Møtetid: Møtested: Møterom 7 Signatur: Det var ingen merknader til innkallingen. En ymsesak ble meldt. HFL 66/2014 Evalueringen av instituttledermøtet, veien videre. Dekanen oppsummerte følgende punkter fra forrige møte - Møtene avholdes ca. annenhver uke - Referatene fra møtene blir korte - Det legges inn færre saker i møtet, dette vil gi bedre tid til å diskutere de viktigste sakene. Færre saker i instituttledermøtet gir behov for andre arenaer som kan benyttes til informasjon/diskusjoner på detaljnivå, særlig på utdanningsområdet hvor det er mange saker, f.eks.: - Studieprogramrådslederforum som har møter ca. to ganger i semesteret - Det foreslås å opprette et utdanningsutvalg hvor nestlederne sitter, her kan studiesaker forankres. Dette kan være en viktig arena ettersom fakultetet satser på å styrke kvaliteten i utdanningen. - Ikke alle instituttene har nestledere med ansvar for studier, og det kan bli for mange oppgaver for disse dersom de i tillegg til dagens oppgaver også skal sitte i et utdanningsutvalg Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon seniorrådgiver 7491 Trondheim E-post: Bygg 2, nivå Unni Rohnes postmottak@hf.ntnu.no Dragvoll Telefaks Trondheim Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 7 - Institutter med annen organisering må endre denne dersom nestledere forventes å ha ansvar for studier? - En kan tenke seg et rådgivende utdanningsutvalg hvor instituttlederne kan utpeke hvem som skal sitte der. Et utdanningsutvalg vil være en positiv ordning ettersom ansvaret fordeles på flere - Det er viktig for nestlederne å ha et felles forum hvor de kan treffes og utveksle erfaringer - Det er viktig med god kommunikasjon mellom institutter og fakultet, gjerne spredd på flere fora Dekanen avrundet diskusjonen: Vi hører at det er ulike ordninger og ulike behov på instituttene. Vi tror at et utdanningsutvalg er en god idé, og kommer tilbake til instituttledermøtet med saken når den er ferdig diskutert i dekanatet. Vi har merket oss forslaget om at instituttlederen bør beslutte hvem som skal møte i et eventuelt utdanningsutvalg. HFL 67/2014 Strategi Dekanen innledet. Forslag til langsiktige mål og hovedprioriteringer for perioden legges her fram til diskusjon, i neste runde vil det bli lagt fram for fakultetsstyret til drøfting og vedtak. Forslaget er basert på diskusjoner gjennom semesteret. Det foreslås videre at instituttene skal utarbeide tiltaksplaner, og forslag til mal er vedlagt saken. Prioritering av de ulike tiltakene er viktig. Fakultetet vil sette av strategimidler som instituttene enkelt kan søke på. Frist for skisser til tiltaksplan: Endelig frist Den praktiske gjennomføringen av tiltaksplaner må tas opp i kontorsjefmøtet, det er behov for tydeligere retningslinjer/spilleregler for hvordan dette skal gjøres - Det bør gjøres en prioritering mellom de ulike mål og hovedprioriteringer som er foreslått - Målene om styrking av kvaliteten i forskning/kunstnerisk virksomhet og utdanning/læringsmiljø er ok, men hovedprioriteringene som er foreslått bidrar ikke på en tydelig måte til å styrke kvaliteten; i høyden kun indirekte - Hovedprioriteringene som er foreslått vil gi resultater som bidrar til å styrke kvaliteten, er indikatorer på forbedret kvalitet - Å styrke kvaliteten er selvsagt, det er det vi holder på med hele tiden; dette målet er for diffust/vanskelig/uoppnåelig. - Forslag til tiltak for å bygge bedre kvalitet må komme nedenfra, fra fagmiljøene - Hva betyr «å øke publiseringen i bredden»? - Statistikk viser at vi er for dårlig på publisering, vi skal sette oss måltall på dette området - Det er ok at instituttene kan søke om midler, dermed må tiltakene konkretiseres

3 3 av 7 - Strategiprosesser som den som foreslås her er vanskelig å gjennomføre for de instituttene som har styrer; styrer skal spille en strategisk rolle, men har ofte en konserverende effekt og gir instituttledelsen lite handlingsrom Dekanen oppsummerte og avrundet diskusjonen: Vi har diskutert «de store steinene» ved flere anledninger, og bør være enige om dem. Det er vanskelig å styrke kvaliteten i primærvirksomheten, men vi må ha en ambisjon om å strekke oss for å bli bedre. Vi holder på med en vifte av aktiviteter, det er ikke naturlig å prioritere mellom ulike virksomhetsområder som forskning/kunstnerisk virksomhet og utdanning/læringsmiljø. Vi kan likevel endre teksten slik at utdanning/læringsmiljø nevnes spesielt for Det er ok om ikke alle følger forslag til mal for tiltaksplaner, alle planene behøver ikke å se likedan ut bare de inneholder de nødvendige opplysninger for å kunne bearbeides til en felles plan for fakultetet. Vi noterer oss at en diskusjon om tiltak for å styrke kvalitet er en «bottom-up-prosess». Det er for sent å sette i gang en slik diskusjon for 2015, men vi vil legge inn et slikt ledd i neste års strategiprosess med ambisjon om at mål og prioriteringer/tiltak skal henge bedre sammen. Vi møter også denne diskusjonen igjen når vi skal diskutere indikatorer for strategiperioden. Instituttene kan foreslå de tiltak de selv mener er de beste for å nå målene som er foreslått. Det ligger et handlingsrom for instituttleder også når det gjelder strategi. Instituttene kan prioritere ulikt. Gjennom tiltaksplanene får fakultetsledelsen informasjon om hva instituttene planlegger å gjøre, og kan benytte denne informasjonen som grunnlag for rapportering til rektor. Tiltaksplanene blir tema på dialogmøter mellom institutt og fakultet i mars. Forslaget til strategi legges fram for fakultetsstyret i sak HFs 17/2014. HFL 68/2014 Kvalitet i forsking og kunstnarleg verksemd - verkemiddelapparatet PP v/ seksjonssjef Hanne Siri Sund. Forutsetning: virkemiddelapparatet skal omfatte ordninger som gir muligheter for alle vitenskapelige ansatte til å søke om midler til forskning/kunstnerisk virksomhet.

4 4 av 7 Det strammes litt til når det gjelder forventning om at tildelte virkemidler skal gi resultater, f.eks. forventning om publikasjon som resultat av innlegg på konferanse, men vi baserer oss på tillit til at de ansatte leverer, ikke kontroll. Forslagene til revisjon av nåværende ordninger betyr ikke at det flyttes midler mellom ulike poster i forhold til dagens ordninger, f.eks. betyr ikke flytting av arkivopphold fra posten vit/fag-reiser at det blir mindre midler fordelt til vit/fag. I noen tilfelle vil det lyses ut midler til faste frister, i ande tilfelle behandles søknader løpende gjennom året. - Konkrete forslag, lett å forstå - De virkemidlene som er foreslått her vil bidra til å øke publiseringen - Virkemidlene er tydelige bidrag til å øke kvaliteten - Å sette av midler til trykkestøtte er viktig, må ses i sammenheng med konferanser (finansiering av «proceedings») - At det settes krav/forventninger til de ansatte om resultater av tildelinger virker bevisstgjørende - Støtte fra fakultetet i anledning utarbeidelse av større prosjektsøknader er et godt tiltak - Hva med virkemidler knyttet til kunstnerisk virksomhet? Dekanen avrundet diskusjonen: Kunstnerisk virksomhet ligger implisitt her i begrepet forskning. De nye retningslinjene for registering av kunstnerisk virksomhet i Cristin vil bli vurdert når de foreligger, og virkemiddelapparatet vil bli endret dersom det viser seg nødvendig. Forslaget til virkemiddelapparat for forskning/kunstnerisk virksomhet vil bli lagt fram for fakultetsstyret i notats form, sak HFs 16/2014. Det vil bli foreslått at ordningen evalueres innen utgangen av Fordeling av strategimidler til ulike elementer i virkemiddelapparatet vil bli gjort så snart budsjettfordelingen 2015 er vedtatt av fakultetsstyret, sak HFs 17/2014. HFL 69/2014 Arbeidsplanlegging Dekanen innledet med utgangspunkt i utsendt PP. Arbeidsplansaken har vært drøftet i LOSAM som har sluttet seg til bruken av selve verktøyet, men spørsmålet om felles normer for vekting av undervisningsformer skal tilbake til ny drøfting. Instituttene kan selv velge om de vil bruke det nye verktøyet eller beholde det de bruker i dag.

5 5 av 7 - Positive erfaringer fra pilotperioden med det nye verktøyet når det gjelder muligheter for å ta ut rapporter og statistikk. Det krever mye ressurser å gå over til nytt system, men det vil gi gevinst over tid - Det er nødvendig med tydeligere føringer for hva som skal til for å kunne gjøre unntak fra paritetsprinsippet - Paritetsprinsippet er vanskelig ettersom tidsbruk registreres når det gjelder undervisning, men ikke forskning; de ansatte ønsker derfor at alle «fratrekk» skjer fra undervisningsplikten - Revisjon av normene etterspørres - Det er vanskelig å ikke ha normer for alle typer undervisningsoppgaver; hva er det rimelig å gi for BA-oppgaver f.eks.? - Hva er definisjonen av administrasjonsoppgaver, hvor går grensen mellom undervisningsadministrasjon og undervisning? - Dagens system fungerer bra dersom det brukes fleksibelt - Vi bruker i dag mer ressurser på undervisning enn normen tilsier - Når det gjelder avvik fra paritetsprinsippet på grunn av at ansatte ikke oppfyller forskningsplikten; lite aktuelt/ønskelig ettersom de ansatte er gode både på undervisning og forskning - Å gi innsyn når gjelder arbeidsplaner har god effekt ettersom det bevirker avprivatisering, og de ansatte tåler en viss grad av transparens Dekanen avrundet saken: - Spørsmålet om revisjon av veiledende normer kommer i forbindelse med arbeidet med studietilbudet 2016/ De normene vi har i dag er veiledende, de må benyttes med skjønn og klokskap. Instituttene har de ressursene (stillingene) de har, det er den overordnede rammen en kan gå ut fra ved fordeling av timeverk - Når det gjelder avvik fra paritet, vil det etter hvert bli utarbeidet et drøftingsnotat som blir lagt fram for instituttledermøtet - Når det gjelder administrasjonsbegrepet, så må instituttene vurdere selv. Vi anbefaler robuste ordninger, ikke for finmasket - Vi drar den slutning ut fra diskusjonen at instituttlederne finner det tilstrekkelig med et veiledende normsett som de da har mulighet/handlingsrom til å fravike - Ståle Rønning står til disposisjon for instituttlederne når det gjelder valg mellom gammelt og nytt arbeidsplanleggingsverktøy; han kan tilkalles til instituttene for å vise mulighetene i det nye verktøyet Spørsmålet om felles normer for undervisningsoppgaver vil bli drøftet på nytt i LOSAM i desember.

6 6 av 7 HFL 70/2014 Budsjettfordeling 2015 Dekanen innledet. Fakultetet har i fordelingsarbeidet for 2015 prioritert å øke driftsrammene til alle instituttene sml. med tildelingen i Dette er i tråd med løfte gitt ved fordelingen for Økning av rammene er gjennomført ved å legge inn i en noe romslig lønns-/priskompensasjon på toppen av bevilgningen. Rammene for 2014 besto av en basisdel og en del knyttet til ekstraordinære tildelinger som f.eks. frikjøpsmidler dekanat, forskningsterminer etc. I tillegg til å legge inn lønnsog priskompensasjon er det gjort noen korreksjoner i form av tillegg knyttet til ekstraordinære tildelinger. Ut over dette har instituttene fått en engangsbevilgning på 0,85 mill. knyttet til studieområdet; halve beløpet er fordelt knyttet til lektorutdanningen (lektoremne X) og halvparten er knyttet til studiepoengproduksjonen. Dette er i overensstemmelse med diskusjon i forrige møte hvor instituttlederne foreslo at strategiske forskningsmidler skal legges på fakultetet, mens instituttene kunne ha nytte av at en del strategiske midler til utdanningsformål ble lagt inn i instituttenes rammer. Med utgangspunkt i 2014-fordelingen er enkeltposter i fakultetsbevilgningen slått sammen til større samleposter. Fastlønnsposten er beregnet i tråd med strategisk personalplan. - Detaljert fordeling for det enkelte institutt ønskes lagt inn i notater vedr. fordeling - Lønns- og priskompensasjon betyr bare at lønns- og prisvekst dekkes, dermed ingen realøkning - Hva med resultatandel av bevilgningen? - Hvilke faglige midler er lagt på fakultetet? Dekanen avrundet saken: Fakultetet hadde ikke realøkning i bevilgningen fra 2014 til Den andel realøkning instituttene får dekkes av innsparing på fastlønnsposten. Det er gjort en beregning av resultatandel knyttet til resultatelementene i inntektsfordelingsmodellen, beregnet gjennomsnitt over tre år. Det viste seg at denne fordelingen gav omtrent samme resultat som den modellen som er beskrevet ovenfor. Gjennomsnittsberegning over tre år gir for lite skille mellom instituttene. Vi skal vurdere en ny form for resultatberegning i forbindelse med fordelingen for 2016, hvor vi i større grad beregner resultatmidler på grunnlag av positive endringer i utvalgte resultatelementer nærmere knyttet til prioriteringene i strategien. Ved fordelingen 2015 har vi økt instituttenes driftsrammer så mye som er mulig gitt den samlede bevilgningen vi har til disposisjon. Ytterligere økning av handlingsrommet forutsetter at fakultetets inntekter øker gjennom økning i produksjonen. Dersom vi ikke har økning i bevilgningen 2016, vil vi måtte skjære ned basis for å skaffe midler til resultatbevilgning. På fakultetet ligger det nå strategiske midler i størrelsesorden 7,4 mill. (forskning/kunstnerisk virksomhet og utdanning/læringsmiljø; så langt ikke ytterligere fordelt) og midler til samarbeid med VM om arkeologi og egenandel Anvendt etikk.

7 7 av 7 Saken om fordeling av midler 2015 behandles i fakultetsstyret i sak HFs 17/2014. HFL 71/2014 Studentene orienterer Rune og Ida orienterte om Studentrådet HF med utgangspunkt i en PP. Arbeidsfordeling for fakultetstillitsvalgte; Ida jobber i størst grad mot instituttene og Rune mot fakultetet. De ønsker å styrke funksjonen til de instituttillitsvalgte og de programtillitsvalgte. De samarbeider med de andre fakultetene om å styrke studentrådene. De ønsker å ta opp alle typer spørsmål knyttet til studenter/undervisning, og inviterer alle ledere til å ta kontakt med studentrepresentantene på de ulike nivå. De instituttillitsvalgte trives i arbeidet i instituttstyre/-råd, men de kunne også vært invitert inn i flere sammenhenger enn det de er i dag. Studentene streber etter kontinuitet, men har dessverre ikke kapasitet til alt de føler bør gjøres. Dekanen avrundet saken: Studentrepresentantene jobber godt «i linja», og takler kontinuitetsutfordringen godt. HFL 72/2014 Ymse Dekanen informerte om at instituttledermøtet 26.november utgår. Siste møte i høstsemesteret blir da 10. desember.