Instituttnestledere, kontorsjefer og fakultetsadministrasjonen. Møtested: HF møterom 7

Transkript

1 1 av 7 Det humanistiske fakultet Dato Referanse Møtereferat Til stede: Dekanus Kathrine Skretting, prodekanene Annlaug Bjørsnøs og Bjørn Myskja, instituttlederne Asbjørn Dyrendal, Jonathan Knowles, Staffan Wahlgren, Anne Marit Myrstad, Britt Andersen, Jacques Koreman, Margrethe Aune, Ingvald Sivertsen, Trine Knutsen. Fra studentene møtte Elena Bogen Slydal og Rikke Magnarsdatter Lund. Fra fakultetsadministrasjonen møtte fakultetsdirektør Ivar Østerlie og seniorrådgiver Unni Rohnes. Seksjonssjef Ståle Rønning møtte under sak HFL 24/2013 og rådgiver Karin Hansen samt førstekonsulent Åse Marit Skarholt møtte under sak HFL 25/2013. Forfall: Kopi til: Instituttnestledere, kontorsjefer og fakultetsadministrasjonen Gjelder: Møtereferat Møtetid: Kl Møtested: HF møterom 7 HFL 22/2013 Orienteringssaker Om campussaken NTNU har fått løfte om ekstrabevilgning på 10,0 mill. pr år for å sikre akseptable arealforhold for Dragvollmiljøene. En mulighetsstudie for endringer/forbedringer for Campus Dragvoll er igangsatt. Som første ledd i dette arbeidet blir det gjennomført en studie med fokus på hvilke laboratorier/spesialrom som ikke kan flyttes, denne kartleggingen vil gå inn som en premiss når det gjelder å se på omrokkeringsmuligheter i forhold til dagens situasjon. Så langt synes det å foreligge to muligheter for å skape bedre romslighet på Dragvoll - Sette opp 5 brakkerigger - Flytte deler av virksomheten, f.eks. til Moholt (ledige lokaler når HIST flytter, ) Denne midlertidige situasjonen vil kunne vare i inntil 10 år. Fakultetet har spilt inn at ved en omrokkering av dagens plassering av de ulike enheter bør stipendiater og masterstudenter plasseres inn i instituttarealene. Noe virksomhet må altså ut av dagens areal, og Dekanus ba instituttlederne om å informere om denne saken ute på instituttene. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler E-post: Bygg 2, nivå 5, Dragvoll Ann-Karin Bromstad 7491 Trondheim postmottak@hf.ntnu.no Telefaks Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 7 Innføring av et formelt 4. nivå ved «Institutt for språk og litteratur» Forhandlinger om innføring av formelt 4. nivå ble ført i LOSAM og enighet ble oppnådd. Vedtaket, jfr. sak LOS 02/2013, er nå klart for implementering. Vervet som faggruppeleder på nivå 4 skal lyses ut internt, og en innstillingsgruppe skal vurdere søkerne og gi sin anbefaling til instituttleder som utpeker faggruppelederne. Samme prosess anbefales brukt ved utpeking av nestleder. Så langt er det kun en ordning for «ISL» som er vedtatt, det er ikke vedtatt at det skal innføres et formelt 4.nivå ved andre institutter. Vi har altså fått vedtatt en modell, men man må vurdere behovet for et formelt 4. nivå for det enkelte institutt Dersom det blir aktuelt, er det sannsynlig at ordningene vil følge de samme prinsippene som for «ISL». Spørsmålet om et formelt 4. nivå skal opprettes er avhengig av størrelsen på instituttene, andre ordninger på nivå 3 kan etableres. Det avgjørende her er hvor mye daglig personaloppfølging som bør delegeres nedover i organisasjonen til et 4. nivå. Hvordan strukturen ved «ISL» blir i praksis, er opp til fakultet og institutt som i samarbeid skal lage et forslag til konkretisering av den vedtatte modellen. Dekanus vil vurdere om det forslaget som utarbeides skal legges fram for fakultetsstyret til vedtak. Medbestemmelse/ medvirkningsordninger ved NTNU Denne saken legges fram til drøfting i NTNUs styre i dag. I Rektors forslag er alternative medvirkningsordninger normalordningen, men instituttene kan søke om å opprette styre eller råd. Vi må avvente styrets vedtak før vi går videre med denne saken. I følge rektors forslag til alternativ medvirkningsordning kan programrådsledere sitte i utvidet ledergruppe. Når ny ledelse vil være på plass, er avhengig av hvem som tilsettes (eksterne kan ha oppsigelsestid). Tidsplanen er ambisiøs, og man er ikke nødvendigvis ferdig til NB! Husk frist til å nominere kandidater til innstillingsutvalg gjennom ephorte, frist Følgende kandidater fra fakultetet er nominert som medlemmer i NTNUs styre: -Kristin M. Eide -Sarah Paulsson Instituttlederne må oppfordre folk til å stemme ved valget på styremedlemmer. Forslag til mandat for programrådene jobbes det nå med, og det vil bli lagt fram for instituttledermøtet i april/mai. Det kan bli noen endringer i forhold til dagens mandat på bakgrunn av NOKUT-rapporten, dvs. at oppgavene til programrådene kan endres noe, for eksempel kan tilsynsfunksjonen bli noe neddempet i forhold til dagens ordning.

3 3 av 7 HFL 23/2013 Dekanus innledet. Dimensjonering av administrasjonen - institutter under omstilling. Organisering av nettarbeidet ved fakultetet - Forslag til dimensjonering av administrasjonene Vedlegg av Denne saken gjelder to spørsmål som har vært drøftet tidligere i år dimensjonering av administrasjonene på de nye instituttene og organisering av web-arbeid. I denne saken er det kun stillingsandeler som er tema, ikke personer. Fra diskusjonen: - Å dele stillinger/ansvar mellom to institutter (her: webansvar) er alltid problematisk hvorfor er det foreslått samarbeid mellom «IHS» og «IFR», hvorfor ikke mellom IFR og KULT? -Alle stillinger foreslås aktivert hvor er stordriftsfordelene? -Weboppgaver bør ligge på flere personer på et institutt, det er ikke bra å tømme institutter for arbeidsoppgaver; de administrativt ansatte vil helst ha mange ulike oppgaver -Det vil være behov for en del nettarbeid før instituttsammenslåingen, mye å forberede -Anbefaler større stillingsandeler som går inn i en redaksjon det gir anledning til mer oppdatering for den det gjelder, og større følelse av ansvar Dekanus avrundet diskusjonen -Det vil bli møte 02. april, da begynner fordeling av arbeidsoppgaver på personnivå. Kontorsjefene deltar i møtet. Rollebeskrivelser vil være en del av dette arbeidet. Blant annet vil spørsmålet om sekretærfunksjon bli drøftet som del av dette arbeidet -Det er satt ned en prosjektgruppe som har ansvar for at nettsidene endres som forberedelse til at ny instituttstruktur innføres -De kontorsjefene som ikke har fått videreført sin kontorsjefstilling vil få tilbud om annen passende stilling det pågår dialoger om dette -Hovedfordelingen av administrative stillinger ser grei ut. En sekretærfunksjon for instituttleder kan være nødvendig på «ISL» på grunn av størrelsen. Rådgiverstilling på «ISL» er ok. -De som sitter i en web-redaksjon bør ha minst 20 % av stillingen sin knyttet til webarbeid. HFL 24/2013 Ressursberegningsprosjektet - videre arbeid med normering og bruk av arbeidsplaner - Videre arbeid med ressursberegningsprosjektet Vedlegg av Dekanus innledet og minnet om de individuelle arbeidsplanenes janusansikt; de er et verktøy «som holder orden på de ansattes undervisnings-, veilednings- og vurderingsoppgaver» (rettferdighetsverktøy), men på den andre siden kan de bli svært ressurskrevende dersom

4 4 av 7 detaljeringsgraden blir for stor slik at det må gjøres stadige korreksjoner på individnivå. Kan dagens system forenkles slik at de individuelle arbeidsplanene blir mer grovmasket? Det foreslås videre et langt mer grovmasket system for ressursberegning av det enkelte studietilbud på fakultetsnivå, basert på de erfaringene man har høstet de siste årene hvor detaljeringsgraden har vært relativt stor. Forslaget innebærer at instituttene slipper å fylle inn opplysninger i en fakultetetsmal (dvs. rapportere til fakultetet). Fra diskusjonen: -forskerkurs og veiledning doktorgrad må belastes undervisningsdelen av stillingene -samme fagspesifikke faktor kan benyttes for alle studieprogram (dvs. ikke skille mellom f.eks. teoretiske og praktisk-estetiske fag) og så kan instituttene fordele ressurser mellom «sine» program -innføringen av selve arbeidsplansystemet har ført til at de ansatte vil ha mange småting inn på arbeidsplanen i tillegg til større sekkeposter som omfatter selve undervisningen. Hvor skal andre ting som konferanser etc. føres? -dagens system er ok og fungerer noenlunde. Man må etablere praksiser på instituttene, og det er ikke ønskelig at det bestemmes for mye på fakultetsnivå, vi har de normene vi har og utover det holder det med skjønn. De oppgavene de ansatte har må ligge i arbeidsplanen. -vi må ha felles normer innad i instituttene, skjønn holder ikke. Vi må ha arbeidsregnskap. Vi må ha faste normer -systemet er implementert, men instituttlederen bruker skjønn. Systemet må være grovmasket, jo mer detaljert, jo mer detaljert blir kravene fra de ansatte (motstrategi). Det er viktig med grovmaskede normer, men rapportering i ettertid er stressende -vi må ha et system som er rettferdig mellom ansatte, og mellom institutter -avspaseringsbegrepet hører ikke hjemme her, når det gjelder plusstid jevnes den ut med forskyvning av undervisning over tid; det er kompensasjonen. Det som er viktig her er at forskningstiden skal skjermes. - forholdet mellom 47 % undervisning og administrasjonsbiten på 6 % er vanskelig; hvilke arbeidsoppgaver hører hjemme hvor? Hvilke oppgaver skal kompenseres? - flat fordeling av 6 % administrasjon; må man da la verv gå på omgang for å oppnå en rettferdig fordeling? - vi har utfordringer når det gjelder føring av arbeidsplaner kan vi sjekke med andre fakulteter? Hvordan gjør de det i Oslo og Bergen? - en grense nedad på 30 timeverk pr. post på arbeidsplanen er for høyt (utelukker at kommisjonsarbeid teller) - det er viktig at arbeidsplanene føres på lik måte på alle HFs institutter (samme metodikk benyttes) - programrådsledelse bør ligge i undervisningsdelen av stillingen, oppgaver som ikke er tilknyttet undervisning må fjernes derfra -ettersom vi ikke har friske ressurser, må dette med ressurser til programrådsledelse bli et nullsumspill, og hvilke konsekvenser får det?

5 5 av 7 -det er vanskelig å endre ordninger som vi allerede har innført, og hvem skal i tilfelle gjøre det? Støtte fra fakultetet er nødvendig. -det er ikke overensstemmelse mellom studieplan og ressursbruk (timeverk) i dag - arbeidsplanene skal også bidra til at de ansattes undervisningsplikt fylles opp -dagens arbeidsplan er detaljert, og min. 30 timeverk er for grovt. De ansatte spør stadig om å få registrere ting i arbeidsplanen, men noe av dette blir registrert uten timetall de ansatte får «godskrevet» dette f.eks. i forbindelse med lokale lønnsoppgjør, FoU-permisjon etc. -dersom man ikke har arbeidsplaner, kan man ikke «bevise» behov for flere stillinger -undervisning og forskning må være like godt beskyttet i dette systemet - i tillegg til instituttledere får vi nå også programrådsledere og forskningsledere som skal kompenseres; dette blir dyrt - et friere system enn dagens er interessant - individuelle arbeidsplaner er et nyttig verktøy på overordnet nivå - vi trenger de normene vi har i dag samt noe nytt for programrådsledere, faggruppeledere og for emner i innføringssemesteret dersom det blir vedtatt en ny BA-struktur - har vi rom i administrasjonsdelen til å dekke frikjøp også av programrådsledere? -en presentasjon av hvordan FI administrerer sine arbeidsplaner, er ønskelig Kommentarer fra ledelsen: -Den individuelle arbeidsplanen skal kun omfatte 47 % av stillingen undervisningsdelen, vi kan ikke bruke av den til andre ting - Skal kommisjonsarbeid belastes kun undervisningsdelen av stillingen, skal den deles mellom undervisning og forskning eller belastes administrasjonsdelen av stillingen må vurderes -Undervisningsnormene bør være mindre detaljerte enn før for å skape rom for nye læringsformer -Programrådslederrollen blir nå viktigere og må profesjonaliseres. Vi må tenke på ressurser i den forbindelse; programrådslederne vil ikke ha lik arbeidsmengde ettersom studieprogrammene er forskjellig -Instituttleder kan ikke opparbeide «plusstimer» -Utviklingsoppgaver- skal det utløse ekstra ressurser fra fakultetet? -Kompetanseutvikling vil også virke inn på arbeidsplanene og må spesifiseres her - Det systemet vi kommer fram til må legge til rette for samarbeid på tvers mellom instituttene -Arbeidet med ressursberegningssystemer skal i denne omgangen avsluttes før sommeren HFL 25/2013 Oppsummering etter arbeidsmiljøundersøkelsen Arbeidsmiljøundersøkelsen oppsummering ved Karin Hansen og Åse Marit Skarholt

6 6 av 7 Jfr. notat med vedlegg -Mange tilbakemeldinger fra fellesmøtene ved HF, ingen er positive når det gjelder selve undersøkelsen - Hansen og Skarholt hatt imidlertid hatt mange positive opplevelser under selve prosessen - Første evalueringsmøte på NTNU-nivå er Fra diskusjonen: Følgende spørsmål ble stilt i notatet - om enhetens ledere kjenner seg igjen i de bildene resultatene tegner - om det genereres refleksjoner og diskusjoner som fører til riktige/viktige/virksomme forbedringstiltak - om ARK bidrar til ivaretagelse av dokumentert og systematisk arbeidsmiljøutvikling Svar: -bare delvis, i noen grad, i noen grad -nei, ja, i noen grad -resultatet fra ARK har ingen stor betydning for instituttet, man kjenner status for arbeidsmiljøet på andre måter -vi er interessert i å ha et godt arbeidsmiljø, men ARK er ikke måten å gjøre en undersøkelse om arbeidsmiljøet på -å ta utgangspunkt i ARK når en skal diskutere arbeidsmiljøet er uten nytteverdi, men prosessen i etterkant hvor konkrete problemer ble tatt opp, var nyttig -den generelle diskusjonen var nyttig, men mange viktige ting var ikke med i ARK som f.eks. midlertidighetsproblemet. Fakultetet har imidlertid fulgt opp undersøkelsen på en god måte -selve møtet med de ansatte var bra -møtet var bra, kjenner delvis igjen instituttet etter beskrivelsen fra ARK. Noen konkrete punkter kunne følges opp. Bidro til å sette arbeidsmiljøet på kartet. -«uff, må vi dette-holdning» blant de ansatte på instituttet, men ok stemning på møtet. Nyttig nok, men var det verdt å bruke 10 årsverk på NTNU på denne undersøkelsen? De årsverkene kunne blitt brukt bedre. Fra ledelsen: Innen utgangen av april skal instituttene gi tilbakemelding til fakultetet på om undersøkelsen har bidratt til større grad av medvirkning fra ansatte i forhold til å foreslå arbeidsmiljøtiltak, jfr. pkt. 2 i notatet. Det vil bli sendt ut fakta-ark til instituttene til høsten, disse skal utfylles i forbindelse med evalueringen av ARK.

7 7 av 7 HFL 26/2013 Ymse Dekanus minnet om frist for nominasjon til innstillingsutvalg for instituttlederstillingene. Annonsen ligger nå ute på nettet. Dagens instituttledere må oppfordre ansatte til å søke, og vurdere å søke selv. Kathrine Skretting Dekanus