Hovedsertifisør, rolle og prosess

Transkript

1 Hovedsertifisør, rolle og prosess Hovedkontorsertifisør Kirsten Vaaje Hovedkontorkurs

2 Hovedkontormodellen Se:

3 Erfaring fra Meny (hovedsertifisør og lokal sertifisør) KPMG (hovedsertifisør) Multiconsult (hovedsertifisør) Danske Bank (som lokal sertifisør)

4 Viktige forutsetninger Kontinuitet i arbeidet Konsulent og miljøansvarlig må ta sikte på å stå løpet ut HK-sertifisør må prøvesertifisert minst to underliggende enheter før malen blir operativ

5 Opplegg av arbeidet HK sertifisør bør tidlig inn for å legge premisser Formøte for å gå gjennom sertifiseringsgrunnlaget Sertifiseringsmøte for HK og underliggende enhet kan gjøres samme dag Sertifisør bør gjøre så mye som mulig klart før sertifiseringsmøtet

6 Hovedsertifisørs hovedoppgaver Sertifisere hovedkontoret (HK). Godkjenne krav som oppfylles sentralt for underliggende enheter (UE) Sertifisere minst to underliggende enhet Utvikle sertifiseringsgrunnlag for UE for lokale sertifisører Tidsforbruk totalt maks 15 timer uten reise Etter avtale med virksomheten: Svare på spørsmål fra lokale sertifisører Løse utfordringer 6

7 Sertifiseringsrapport HK HK-sertifisør skal: Laste ned konsulentrapporten for HK og kalle denne sertifiseringsrapport HK Fylle ut aktuelle data om HK sertifisør Skrive merknader direkte inn i kolonnen «hovedsertifisørs merknader» og bruke denne under sertifiseringen av HK. Markere krav som godkjennes for HK med grønt i feltet HK-sertifisørs merknader Laste opp sertifiseringsrapport HK i portalen. 7

8 Sertifiseringsgrunnlag for UE HK-sertifisør skal: Laste ned konsulentrapporten for UE og kalle denne sertifiseringsgrunnlag for UE Fylle ut aktuelle data om HK sertifisør Markere krav som godkjennes for UE med grønt i feltet HK-sertifisørs og lokal sertifisørs merknader Markere krav hvor systemet og/eller rutinene godkjennes med grønt i feltet HK-sertifisørs merknader. Skrive i feltet HK sertifisør merknader hva lokal sertifisør må sjekke i UE med uthevet skrift

9 Eksempler Excel ark Sertifisørrapport med HK sertifisørs merknader Vær obs på at det kan være lagt inn flere ark, se i bunn av skjermen Virksomhetens navn: MENY butikk Besøksadresse: Eierskap: Egeneid av Norgesgruppen Miljøfyrtårnansvarlig: Deltakere sertifiseringsmøte: Konsulentens navn: Lokal sertifisør: Godkjent av hovedsertifisør: Navn: Dato: Ja KIRST EN VAAJ E Sertifiseringsplan lokal sertifisør Brans jekra v: Krav til alle bransjer, dagligvarebutikk Sertifisørbesøk planlagt dato: Sertifisert dato: Møte plan: Dato Grønn farge markerer krav som er oppfylt av hovedkontoret L Møte 1: Gul farge indikerer uavklarte forhold Navn / tlf / e-post Navn / tlf / e-post Møte 2 : Rød farge indikerer uoverenstemmelse med kravet / avvik Torill Glørsen Møte 3: (telefonmøte) Hvit farge indikerer at lokal sertifisør må verifisere kravet tlf Torill.Gloersen@meny-ultra.no

10 Systemet godkjent av HK sertifisør Krav / tema-område Krav id Lov- HK Kravtekst Ansvar Status ved på- lagt oppstart Tiltak Tidsfrist Dato utført Henvisning Hovedsertifisørs merknader Lokal sertifisørs merknader System-krav (Alle bransjer) 1 HK Virksomheten skal ha et godt system for HMS-arbeid som fungerer i praksis og tilfredsstiller minimumskravene i henhold til forskrift FOR , Internkontrollforskriften, 5. Miljømål for arbeidsmiljø og ytre miljø samt miljørutiner for innkjøp, energi, transport, avfall og utslipp til luft og vann samles og innarbeides i HMS- / internkontrollsystemet. Virksomheten skal ha et godt system for HMS-arbeid som fungerer i praksis og tilfredsstiller minimumskravene i henhold til forskrift FOR , Internkontrollforskriften, 5. Miljømål for arbeidsmiljø og ytre miljø samt miljørutiner for innkjøp, energi, transport, avfall og utslipp til luft og vann samles og innarbeides i HMS- / internkontrollsystemet. Meny Hovedkonor / Butikksjef Ny butikk og det tar litt tid å få alt på plass. Butikken åpnet i august 2012 Dere må: -Velge verneombu d. -Vær gode på å følge opp systemet - gjennomfør vernerunde før 31. okt, -Fyll ut risikoanalys e Før nest e møte 14/2-13 Steffen K. Hellandsvik er valgt til verneombud. Vernerunde gjennomført i oktober Risikoanalyse er fylt ut Stenge-melding hver kveld som gjennomgås ved behov på morgenmøter HMSpermen Systemet er godt AVVIK: Risiko og tilrettelagt i henhold handlingsplan til kravet. HMShåndbok skal finnes i og legg den under mangler. Lag denne butikken. dokumenter i Vernerunder Miljøportalen. gjennomføres i Anbefaling: La HMS butikken som permen ligge på rapporteres spiserommet. elektronisk til hovedkontoret. Lokal sertifisør må sjekke i butikken om HMS-systemet er levende og ikke bare en perm i hylla

11 Kravet godkjent av HK sertifisør Krav / Krav temaområd id e Lovp HK Kravtekst Ansvar Status ved ålag oppstart t Tiltak Tidsfr Dato utført Henvisning Hovedsertifisørs ist merknader Lokal sertifisørs merknader Innkjø p (Daglig vare) 126 HK Butikken skal lage og jevnlig oppdatere en oversikt over økologiske varer og andre miljømerkede varer butikken fører Hovedkontor Sortimentlist er finnes og ligger på intranettet under Miljø Meny. Listene oppdateres årlig. Miljø Meny på intranettet Kravet er overoppfylt. Ivaretatt av hovedkontoret.

12 Kravet er ikke godkjent av HK sertifisør Krav / Krav temaområd id e Lovp HK Kravtekst Ansvar Status ved ålag oppstart t Tiltak Tidsfr Dato utført Henvisning Hovedsertifisørs ist merknader Lokal sertifisørs merknader Syste 2 HK Virksomheten skal ikke ha åpne pålegg fra m-krav (Alle offentlig tilsynsmyndighet som er relatert til til arbeidsmiljø eller ytre miljø. bransj er) Hovedkontor Håndteres av hovedkontor /regionsansvarlig

13 Sertifiseringsinstruks til lokal sertifisør Lage sertifiseringsinstruks til lokal sertifisør som lastes opp i miljøportalen til UE Ta gjerne utgangspunkt i malen som er foreslått av Miljøfyrtårn.

14 Ved sertifisering av UE skal Lokal konsulent bruke sertifiseringsgrunnlaget som mal for konsulentrapporten for UE lokal sertifisør bruke konsulentrapporten for UE for å sertifisere de krav som må oppfylles lokalt 14

15 Forslag til forbedringer av malen Ta kun med vesentlige kolonner i sertifiseringsmalen til underliggende enheter Legg veiledningen fra Stiftelsen MFT eller sertifiseringsinstruksen inn som første dokument i Excel arket Legg basisinformasjon om UE som punkt ark 2 Legg konsulentrapporten med HK-sertifisørs kommentarer som ark 3.

16 Tilbakemelding fra lokale sertifisører Lokal forankring av bransjekrav og miljørutiner manglet hos UE Informasjon om UE syntes å være for like Sikkerhetsdatablad for farlige stoffer manglet Rader forsvant ved utfylling av malen

17 Eksempler på spørsmål fra lokal sertifisør Felles kildesorteringsinstruks ble ikke godtatt Sikkerhetsdatablad for farlige produkter til salgs i forbrukerpakning ble etterlyst Søl fra farlige produkter i forbrukerpakning hvilke regler gjelder?

18 Utfordringer Lokal sertifisør hadde ikke lest sertifisørinstruksen Lokal sertifisør uenig med/overprøver HK-sertifisør Lokal sertifisør blir frustrert fordi mye er forhåndsgodkjent av HK-sertifisør

19 Viktig Hvis sertifisøren skal ha betalt for jobben, må alle spørsmål gå via internkonsulent eller hovedmiljøansvarlig i virksomheten Vedkommende eller Stiftelsen kan erfaringsmessig svare på de fleste spørsmål Vedkommende bestemmer om HK-sertifisør må kobles inn Dette må komme klart frem i veiledningen til lokal sertifisør

20 Råd til virksomhet og HK konsulent Sett av god tid på prosessen Utpek en miljøansvarlig som er interessert og som får satt av tid til arbeidet Følg oppsettet i malen Skaff HK-sertifisør og lokale sertifisører i god tid

21 Råd til lokal sertifisør Aksepter det som er godkjent av HK-sertifisør Følg veiledningen og oppsettet i malen Gjør alt arbeid på PC n i Excel malen Sett OK på alt som er dokumentert før møtet Skriv sertifiseringsrapport og lag godkjenning i malen

22 Påstand: Ca 45% av kravene til UE kan dekkes av HK Virksomhet Helt Delvis Totalt Meny egne: 15% 10% 25% - kjøpmenn: 9% 16% 15% KPMG: 21,5% 32% 53,5% Danske Bank: 39% 3,5% 42,5% Multiconsult: 32% 19,5% 51%