Ragnar Gulowsen, Stiftelsen Miljøfyrtårn Sertifisørkurs i Oslo januar 2011

Transkript

1 Ragnar Gulowsen, Stiftelsen Miljøfyrtårn Sertifisørkurs i Oslo januar 2011

2 Roller i nettverket V K S Virksomhet VIL Konsulent HJELPER Sertifisør GODKJENNER MFT Stiftelsen Miljøfyrtårn UTVIKLER og ADMINISTRERER kravene, sertifiseringssystemet, verktøy, regler mv.

3 Sertifisørens rolle Sertifisørene i Miljøfyrtårnordningen er vår viktigste og mest kritiske ressurs Sertifisørene er siste instans i kvalitetssikringen og er suverene i sine vurderinger Sertifisørene kan: a. bidra til forbedringer og suksess b. bidra til å opprettholde status quo c. bidra til nedgang og skape omdømmeutfordringer

4 Sertifisørens rolle Sjekke at bransjekravene er oppfylt Sjekke at sertifiseringsobjektet er definert og at kravanvendelse og rapportering samsvarer med det Være en uavhengig kontrollør Være en medspiller, og ikke politi Spre gode idéer, men ikke være konsulent Se sertifiseringsveilederen.

5 Habilitetshensyn Kommunale/fylkeskommunale sertifisører kan ikke sertifisere egne enheter, inklusive interkommunale selskaper (IKS), kommunale foretak (KF) og kommunale aksjeselskap der kommunen har aksjeandeler. Sertifisører kan ikke sertifisere virksomheter der den som skal revideres har et nært slektskap med eller er i nært bekjentskapsforhold til sertifisøren. En konsulent som også er sertifisør kan ikke sertifisere i de virksomhetene vedkommende har vært konsulent for.

6 Rapporter Konsulentrapporten / miljøanalysen (ved 1.g. sertifisering): Hoveddokumentet og sertifiseringsgrunnlaget Miljørapporten: Del av sertifiseringsgrunnlaget konkret resultatoppnåelse Sertifisørrapporten: Statusrapport etter sertifiseringsmøte (avvik, merknader) Godkjenningsbrevet: Det formelle dokumentet som beviser godkjenningen. Bruk malene:

7 Rapportering Generelt Skriv korte og konsise rapporter (maks 2 - to-sider)- bruk malene Riktige formalia (juridisk navn, kontaktinformasjon, deltakere mv.) Henvis til versjonsnr. av bransjekrav og modeller, eksempel; Krav til alle bransjer, sist endret Konkluder: avvik er lukket, virksomheten godkjennes Dater og signer rapportene.

8 Hvem sertifiserer? Kommunen er sertifiseringsmyndighet! Disse kan sertifisere for sertifiseringsmyndigheten: Sertifisører fra egen kommune (det vanlige) Sertifisører fra nabokommuner / fylkeskommune Private sertifisører Hovedsertifisører (konsern, kjeder) Alle sertifisører må ha gjennomført sertifisørkurs. Private sertifisører må ha skriftlig avtale med kommunen de sertifiserer på vegne av. Sertifisører som ikke er kommunalt/fylkeskommunalt ansatt må ha etablert egen virksomhet (brreg.no).

9 Hvor lang tid bruker virksomheten i gjennomsnitt fra oppstartsmøte til den er klar for sertifisering? Prosenter. N= måneder måneder måneder måneder 10 Mer enn to år

10 Virksomhetens gjøremål Miljøfyrtårnansvarlig forbereder sertifiseringen i god tid (bransjekravene, dokumenter, status, intern informasjon mv) Gir sertifisøren tilgang til MP i god tid før sertifisering Legger til rette for sertifisøren på gjennomføringsdagen Følger opp merknader i sertifisørrapporten (lukker avvik) Følger opp ansvaret som Miljøfyrtårnansvarlig mellom resertifiseringene f.eks miljørapporter, revisjoner mv. Oppdaterer miljøkompetansen, utfører forbedringstiltak mv.

11 Nye kommuner Kommunen der bedriften er lokalisert skal ha et politisk vedtak om å bruke Miljøfyrtårn Kontakt Stiftelsen Miljøfyrtårn dersom en bedrift ligger en kommune som ikke står på lista over Miljøfyrtårnkommuner Bedriften får ikke sertifikat uten at kommunen stiller seg bak! Oppfordre til regionalt samarbeid (regionavtaler)

12 Større oppdrag (kjeder, konsern, rederier ) er naturlig å dekke via anbudsrunder til hovedsertifisører. Timeforbruk og priser Sertifiseringer og resertifiseringer: Snittforbruk alle virksomheter: 7,5 timer Timeforbruk og priser bør reguleres av kommunene. For private sertifisører reguleres dette i avtalene som sertifisørene inngår med kommunene. Det bør være fleksibilitet til å dekke opp for uforutsette forhold (mange bransjekrav, inspeksjoner på byggeplasser, ekstra arbeide i bistand med å lukke avvik, lang reisetid osv.)

13 Pause Orientering om sertifisørens rolle slutt. Neste: miljøfyrtårnportalen og miljørapporteringssystemet

14 Webbaserte bransjekrav (april 2010) Høyere kvalitet enkel og effektiv oppdatering Bedre versjonskontroll - oversikt over endringer via logg Konsulenter og sertifisører kan hente ut sjekklister, rapporter Miljøfyrtårnportalen Portalen (des 2008) Alle virksomheter lagret på web Søkefunksjoner på sertifiseringsstatus Automatisert tids- og meldingssystem Sertifikatadministrasjon Miljørapporteringssystemet MRS (des 2008) Brukervennlig Inn- og utrapporter (dokumentasjon) Konsern- og bransjetilpasninger

15 Miljøfyrtårnportalen Miljøfyrtårnportalen krever brukertilgang ved brukernavn og passord. Alle brukere i nettverket har fått tilsendt dette. Nye virksomheter vil få dette når konsulenten har opprettet brukeren deres. Nye sertifisører og nye konsulenter vil få dette i forbindelse med kursene

16 Vilkår Vilkår Virksomhet SYSTEMDOKUMENTASJONEN Vilkår Konsulent Vilkår Sertifisør Vilkår Kommune Ansvar: Ansvar: Ansvar: Ansvar: Ansvar: R u t i n e r & Prosess Veiledere Bruker- Veiledninger Rapporter/ Vedtak (som de respektive roller skal / kan laste opp i portalen) Virksomhet Miljø rapport Konsulent Konsulent Ansvar: Konsulen t rapport Sertifisør Sertifisør Ansvar: Ansvar: Ansvar: Sertifisering s rapport Ansvar: Kommune Godkjenning sbrev Ansvar: Innføring i MRS (Generell, for alle) Ansvar: annet s t i l l i n g s b e s k r i v e l s e r

17 Automatiske meldinger (1) Du, Ragnar Gulowsen, skal snart sertifisere Kongsgård skolesenter! Virksomhet Kongsgård skolesenter er blitt opprettet i Miljøfyrtårnportalen av konsulent. Konsulenten har tatt kontakt med Kristiansand kommune som har oppgitt deg som sertifisør. Dere har hatt kontakt og blitt enige om at du kan være sertifisør for denne virksomheten når den blir klar for sertifisering om en stund. Virksomheten har gitt deg tilgang til å lese dokumentasjon på Miljøfyrtårn-prosessen: Gå inn i denne linken, og bruk ditt tilsendte brukernavn og passord for å komme inn i Miljøfyrtårnportalen og inn på virksomheten sin side. Der kan du lese miljørapporten, konsulentrapporten og evt andre dokumenter. Du skal etter sertifiseringsmøtet laste opp sertifiseringsrapport og godkjenningsbrev og bestille sertifikat fra denne siden. Når virksomheten er klar for sertifisering, vil du få en automatisk mail om dette. Med hilsen Stiftelsen Miljøfyrtårn

18 Automatiske meldinger (2) Vitus Apotek Elefanten ønsker sertifisering/resertifisering! Virksomhet Vitus Apotek Elefanten i Kristiansand kommune har gitt deg, Ragnar Gulowsen, tilgang til å lese dokumentasjon på Miljøfyrtårn-prosessen: Gå inn i denne linken, og bruk ditt tilsendte brukernavn og passord for å komme inn i Miljøfyrtårnportalen og inn på Vitus Apotek Elefanten sin side. Vitus Apotek Elefanten Der kan du lese miljørapporten, konsulentrapporten og evt andre dokumenter. Du skal etter sertifiseringsmøtet laste opp sertifiseringsrapport og godkjenningsbrev og bestille sertifikat fra denne siden. Denne mailen går som kopi til Miljøfyrtårnansvarlig i kommunen, slik at han/hun er informert om de sertifiseringer som skal gjøres i egen kommune. Med hilsen Stiftelsen Miljøfyrtårn

19 Automatiske meldinger (3) Gratulerer!!! Stiftelsen Miljøfyrtårn gratulerer Kongens Senter Eldresenter i Kristiansand kommune med nytt Miljøfyrtårn-sertifikat! Sertifikatet er nå kontrollert av Stiftelsen Miljøfyrtårn, og sertifisøren skal gå inn i Miljøfyrtårnportalen og skrive det ut. Dette vil så bli sendt dere pr post eller mail så raskt som mulig, og senest innen 14 dager. Ved nysertifiseringer, vil diplomet (linosnittet) bli sendt til sertifisør i løpet av få dager. Kommunen vil kontakte dere i forbindelse med overrekkelse av diplom. Sertifikatet er normalt gyldig i 3 år. Virksomheten vil få informasjon fra oss gjennom nyhetsbrev og nettside. Følg med på hva som skjer her: Med hilsen Stiftelsen Miljøfyrtårn

20 Miljørapporten Skal fylles ut under miljøanalysen, slik at bedriftene får hjelp av konsulenten. Etablererer startgrunnlaget. Danner grunnlag for den årlige resultatundersøkelsen et samarbeid med NTNU. Rapportering og bruk av handlingsplan et verktøy for miljøledelse og forbedringer.

21 Hovedelementer i miljørapporteringssystemet Innrapportering av av data (basert på eksisterende skjema) Utrapportering (uthenting av innrapporterte data) Brukeradministrasjon

22 Fordeler med nytt MRS fleksibilitet. Muligheter for bransjespesifikke rapportmaler Eksempel barnehager: Antall barnehageplasser

23 Erfaringene så langt hva mener brukerne? Konsulenter og sertifisører: Forstår godt hvem som har ansvar for hva De automatiske e-postene er tydelige og en forstår hva en skal gjøre Kan bli noe tydeligere på hvor i prosessen virksomheten er Kilde: Brukerundersøkelse 2010, ved Sentio Research AS

24 Miljøfyrtårnportalen (MP) ble lansert i november 2009 for å forenkle administrasjonen av sertifikater og for å være et nyttig verktøy for både virksomheter, sertifisører, konsulenter og miljøfyrtårnansvarlig i kommunene. Hvor enig er du i påstandene nedenfor? Standardisert gjennomsnitt, 0=Helt uenig, 100=Helt enig. Jeg forstår hva som er konsulentens ansvar og hva som er mitt ansvar i MP(N=68) 77 De automatiske e-postene jeg mottar er tydelige og jeg forstår hva jeg skal gjøre(n=67) 76 Jeg forstår hvordan jeg skal bruke MP i rollen som sertifisør(n=68) 73 Det er enkelt å forstå hvor i prosessen virksomhetene er(n=63) 69 Jeg ønsker å kunne gjøre avklaringer med Miljøfyrtårnvirksomhetene direkte i Miljøfyrtårnportalen på virksomhetens side, i stedet for på e-post(n=47)

25 Miljøfyrtårnportalen er viktig Miljøfyrtårnportalen gjør det mulig å effektivt håndtere en-1- sertifisering (kontroll/ godkjenning) på ca 3 min. for en øvet kontrollør. Bransjekrav kan justeres/revideres raskt ved hjelp av krav-id og søk-erstatt-funksjon Miljøfyrtårnportalen er et viktig verktøy for å kunne håndtere de eksisterende kundene og den store økning i nysertifiserte virksomheter ( sertifikater i 2015)