Sertifiseringsprosessen

Transkript

1

2 Sertifiseringsprosessen Kommunen er sertifiseringsmyndighet! Disse kan sertifisere på vegne av sertifiseringsmyndigheten: Sertifisør fra egen kommune (vanlig) Sertifisør fra nabokommuner / fylkeskommune Privat sertifisør Hovedsertifisør (konsern, kjeder) Alle sertifisører må ha gjennomført sertifisørkurs. Privat sertifisør må ha skriftlig avtale med kommunen de sertifiserer på vegne av. Sertifisører som ikke er kommunalt/fylkeskommunalt ansatt må ha etablert egen virksomhet (brreg.no).

3 Sertifisørens rolle Sertifisøren i Miljøfyrtårnordningen er vår viktigste og mest kritiske ressurs Sertifisøren er siste instans i kvalitetssikringen og er suverene i sine vurderinger Sertifisøren kan: a. bidra til forbedringer og suksess! b. bidra til å opprettholde status quo c. bidra til å skape nedgang og omdømmeutfordringer

4 1. gangs sertifisering Diplom overrekkes virksomheten Kontrakt konsulent - virksomhet Oppstart: første arbeidsmøte Sertifiseringsmøte Avvik lukkes Sertifisør mottar diplom, signerer. Oversender kommunen som signerer Konsulent oppretter virksomhet. Status: «under sertifisering» Kommunen bestiller sertifisør. Konsulent setter status til «klar» Sertifisør setter status til «gyldig» MFT kontrollerer, bestiller diplom

5 Resertifisering Kommunen mottar varsel, bestiller sertifisør Sertifiseringsmøte Avvik lukket, nytt sertifikat opprettet MFT kontroll Sertifisør skriver under og sender til virksomheten ELLER: STATUS UGYLDIG (E-post) ELLER: STATUS INNDRATT (E-post) Virksomheten mottar varsel, 2 mnd før Virksomheten mottar varsel, 6 mnd før

6 Hva må virksomheten gjøre? Utnevne Miljøfyrtårnansvarlig Miljøfyrtårnansvarlig forbereder sertifiseringen i god tid (bransjekravene, Miljørapporten, andre dokumenter, status, intern informasjon osv) Gi sertifisør tilgang til MP i god tid før sertifisering Legge til rette for sertifisør på gjennomføringsdagen Følger opp merknader i sertifisørrapport (lukke avvik) Følge opp ansvar som Miljøfyrtårnansvarlig mellom resertifiseringer: Miljørapporter, anbefalinger fra sertifisør, osv. Oppdatere miljøkompetanse, utføre forbedringstiltak osv.

7 Sertifisørens rolle Sjekke at bransjekravene er oppfylt Sjekke at sertifiseringsobjektet er definert og at kravanvendelse og rapportering samsvarer med det: evt. avgrenset sertifisering (kun kontorkrav) Være uavhengig kontrollør Være medspiller, ikke politi Spre gode idéer, men ikke være konsulent Bidra til at forbedringer skjer Se vilkår for sertifisører på startsiden Miljøfyrtårnportalen Se Miljøfyrtårn-sertifiseringen/ og resertifisering under miljt/miljt/58#sertifisering_resertifisering

8 Rapporter Konsulentrapport / miljøanalyse (ved 1.gangs sertifisering): Hoveddokument og sertifiseringsgrunnlag Miljørapporten: Del av sertifiseringsgrunnlaget konkret resultatoppnåelse Sertifisørrapport: Statusrapport etter sertifiseringsmøte (avvik, merknader) Godkjenningsbrev: Det formelle dokumentet som beviser godkjenningen. Bruk maler, finnes på nettsiden: Offisielt sertifikat: definert som rapport

9 Sertifiseringsrapport Slå klart fast når og hvor møtet fant sted, hvem som var til stede. Riktig formalia (juridisk navn på virksomheten osv) Generelt inntrykk Hva som ble gått gjennom Positive trekk! Avvik: skjematisk fremstilt med henvisning til bransjekrav, versjon (dato), måte og frist for lukking Anbefalinger frem mot resertifisering Dato og signatur sertifisør (kommune)

10 Obligatoriske felt Godkjenningsbrev: 1.Tid og sted 2.Deltakere 3.Sertifiseringsgrunnlag (= a. bransjekrav; b. dokumenter; c: annet) 4.Hovedinntrykk av sertifiseringsprosessen (evt. ref. sertifiseringsrapport) 5.Evt. avvik m rubrikk for utbedring/lukking (gjenta fra sertif. rapp) 6.Bekreftelse sertifisering evt. lukking av avvik 7.Dato, signatur sertifisør (kommune)

11 VILKÅR FOR KONTROLL FOR AT MFT SKAL KONTROLLERE VIRKSOMHETEN MÅ SERTIFISØR: - LASTE OPP «GODKJENNINGSBREV» - SETTE STATUS TIL «GYLDIG» - OPPRETTE SERTIFIKAT MILJØRAPPORT: STATUS «LEVERT»

12 Miljøfyrtårnportalen Portalen (des 2008) Alle virksomheter lagret på web Søkefunksjoner på sertifiseringsstatus Automatisert tids- og meldingssystem Sertifikatadministrasjon Miljørapporteringssystemet MRS (des 2008) Brukervennlig Inn- og utrapporter (dokumentasjon) Konsern- og bransjetilpasninger Webbaserte bransjekrav (april 2010) Høyere kvalitet enkel og effektiv oppdatering Bedre versjonskontroll - oversikt over endringer via logg Konsulenter og sertifisører kan hente ut sjekklister, rapporter

13 Miljøfyrtårnportalen Miljøfyrtårnportalen krever brukertilgang ved brukernavn og passord. Alle brukere i nettverket har fått tilsendt dette. Nye virksomheter vil få dette når konsulenten har opprettet brukeren deres. Nye sertifisører og nye konsulenter vil få dette i forbindelse med kursene. Virksomheten gir sertifisøren tilgang i god tid før sertifiseringsmøtet Mulighet for bransjerapporter: BENCHMARKING

14 Miljørapporten (MRS) 1. gang: Skal fylles ut under miljøanalysen. Virksomheten får hjelp av konsulent. Etablererer startgrunnlaget. Eierskap er viktig. Leveres før sertifikat kan godkjennes, og hvert år før 1. april Alltid for foregående år (2010 levert før ) Danner grunnlag for den årlige resultatundersøkelsen: årlig gjennomgang av alle innleverte miljørapporter samarbeid med NTNU. Rapportering og bruk av handlingsplan et verktøy for miljøledelse og årlige forbedringer.

15 Miljørapporten (MRS) Miljørapportering: INNrapport (virksomheten fyller ut skjema og leverer før 1. april hvert år) Rapporter: UTrapport (virksomheten kan generere statistikk basert på innrapportert data fra alle i MFT)

16 MRS - Miljørapport Eksempel: barnehage Sykefravær i prosent

17 ALTERNATIVE SERTIFISERINGSMODELLER STANDARD VIRKSOMHETER DEN MEST VANLIGE KJEDER OG KONSERN: HOVEDKONTORMODELLEN KJØPESENTER?

18 Hovedkontormodell: Sertifiseringsprosessen Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 Sertifiseringsgrunnlag Hovedkontoret Generell konsulentrapport Underliggende enhet(ue) Skreddersydd Konsulentrapport UE Sertifisørrrapport UE Hovedkonsulent Miljøfyrtårnansvarlig Hovedsertifisør Hovedkonsulent Miljøfyrtårnansvarlig Hovedsertifisør Hovedkonsulent Internkonsulent Lokal miljøfyrtårnansvarlig Lokal sertifisør

19 KJEDER OG KONSERN (HK) Virksomheten oppfyller krav til Hovedkontor Hovedkonsulent og hovedsertifisør utarbeider sertifiseringsgrunnlag Bransjekrav oppfylles fra sentralt hold Bruk av mal (Excel) Hovedsertifisør legger føringer for lokal sertifisør Konsulentrapport BLIR sertifiseringsrapport og godkjenningsbrev lastes ned og lastes opp NB PORTALEN Sertifisør bruker kortere tid Todelt resertifiseringsmodell: internkontroll/ full resertifisering

20 Ferdig kurset hva nå? ETTER KURSET: BETALT KURSAVGIFT = KURSBEVIS OPPFØRING VÅRE LISTER DU KAN PRAKTISERE SOM SERTIFISØR HVIS DU ER PRIVAT SERTIFISØR: MÅ HA EGET FORETAK REGISTRERT I BRØNNØYSUND HVIS DU ER PRIVAT SERTIFISØR: MÅ HA SKRIFTLIG AVTALE MED EN ELLER FLERE KOMMUNER HVIS DU ER KOMMUNAL SERTIFISØR: DU KAN SERTIFISERE FOR NABOKOMMUNER OG PRIVATE VIRKSOMHETER KRAV: MINST TO SERTIFISERINGER PER ÅR

21 LYKKE TIL SOM SERTIFISØR!