Veileder for konsulenter ved Miljøfyrtårnsertifisering av virksomheter

Transkript

1 Veileder for konsulenter ved Miljøfyrtårnsertifisering av virksomheter 3. utgave 06. november 2012

2 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning Prinsipper og fremgangsmåte Etisk adferd Faglig omtanke Sertifiseringsprosessen, fra oppstart til klar for sertifisering Tilbud/avtale Forarbeid og organisering Oppstartsmøte Arbeidsmøtene Gjennomgang av bransjekrav på møtet Etterarbeid/administrasjon Utarbeidelse av endelig rapport Bestilling av sertifisør Vedlegg Definisjoner... 11

3 1.0 Innledning Denne veileder legger vekt på betydningen av å benytte allment aksepterte arbeidsmetoder og i henhold til kravene i MILJØFYRTÅRN når konsulenten skal guide og rettlede en virksomhet fra oppstart til klar til sertifisering. Veilederen gir retningslinjer for etisk adferd og noen andre viktige prinsipper for å oppnå tillit og aksept som konsulent. Videre går veilederen systematisk gjennom prosessen som virksomhet og konsulent går igjennom før virksomhet er klar for sertifisering. Veileder kommenterer også viktige spørsmål knyttet til hovedelementene i den generelle kravspesifikasjonen. Under punkt 5.1 beskrives vanlig brukte termer og definisjoner. 2.0 Prinsipper og fremgangsmåte 2.1 Etisk adferd Etisk adferd beskrives som grunnlaget for en konsulents profesjonalitet. Relevante stikkord er tillit, rettskaffenhet, fortrolighet og diskresjon. Konsulentens fokus på sin til enhver tid egen etiske adferd er altså helt vesentlig for å utføre oppgaven. 2.2 Faglig omtanke Anvendelse av oppmerksomhet og dømmekraft ved veiledning av virksomheter. Konsulenter skal utøve omtanke i forhold til betydningen av oppgaven de utfører og tilliten de har fått av oppdragsgiver (virksomheten) for sertifiseringen og andre interessepartner. En viktig faktor er å besitte den nødvendige kompetansen. 3.0 Sertifiseringsprosessen, fra oppstart til klar for sertifisering Sertifiseringsprosessen starter med forespørsel fra oppdragsgiver om at de ønsker å bli miljøfyrtårn sertifisert og avsluttes med at konsulent laster opp konsulentrapporten som er utarbeidet, på virksomhetens egen side i Miljøfyrtårnportalen. Deretter gir konsulenten kommunen og sertifisør beskjed om at bedrift er klar for sertifisering. Konsulenten/virksomheten gir sertifisøren tilgang til virksomhetens side slik at sertifisøren kan lese dokumentasjon, se brukerveileder for konsulent. Prosessen mellom start og slutt deles hensiktsmessig i følgende faser: 1. Tilbud og avtale 2. Forarbeid 3. Oppstartsmøte 3. Arbeidsmøter 4. Etterarbeid 5. Slutt 6. Oppfølging

4 Start Tilbud/avtale Forarbeid Oppstartsmøte Arbeidsmøter Etterarbeid Slutt Oppfølging Figur 1 sertifiseringsprosessen fra start til slutt Fasene er beskrevet nærmere i kapitlene under. 3.1 Tilbud/avtale Skriftlig avtale mellom virksomhet og konsulent bør gjøres før arbeidet startes. Kostnader og fremdriftsplan bør være med i avtalen. Før avtale utarbeides bør konsulent stille virksomheten noen kontrollspørsmål for å kartlegge motivasjonen for å bli Miljøfyrtårnsertifisert. Dette bør gjøres for å kunne få en følelse på hvor lang tid sertifiseringen vil ta og hvor grundig konsulenten må være for å få best mulig kvalitet på sertifiseringen. Det er konsulentens ansvar å gi kommunen beskjed ved oppstart av en prosess, og allerede da antyde når virksomheten er planlagt klar for sertifisering. 3.2 Forarbeid og organisering Konsulent blir som regel kontaktet av en sentral person i virksomhet som ønsker å vite mer om Miljøfyrtårn eller som selv har gjort et grundig forarbeid og besluttet at de ønsker å bli Miljøfyrtårnsertifisert. Når avtalen er underskrevet er det viktig at det ved første oppstartsmøte er gjort et grundig forarbeid med å kartlegge virksomhet mtp type bransjekrav og organisering. Følgende metode anbefales for å vurdere valg av bransjekrav til virksomhet der man ikke umiddelbart finner passende bransjekrav: 1. Hva er virksomhetens næringskode? Finn frem org. nummeret, gå hit og søk. 2. Bruk som et verktøy til å finne frem til lover og forskrifter virksomhet allerede er underlagt. Og som vil si noe om hvilke miljøutfordringer virksomheten kan ha. (NB Energimerkeforskriften er det NVE som er ansvarlig for og som ikke vil komme til syne på regelhjelp.no) 3. Hva er de viktigste aktivitetene til virksomheten og miljøutfordringene knyttet til tjenestene og varene de leverer? 4. Hvilke bransjekrav dekker miljøaspektene knyttet til virksomhetens hovedaktiviteter? 5. Gjeldende bransjekrav kombineres slik at en tilfredsstillende andel av virksomhetens aktiviteter og tilhørende miljøaspekt dekkes.

5 6. Tilfeller der det ikke umiddelbart er passende bransjekrav, og det er behov for kombinasjon av bransjekrav, avgrenset sertifisering etc., SKAL miljøfyrtårns rådgivere kontaktes. Se under «kontakt oss» på Miljøfyrtårns hjemmeside. Følgende hovedregel skal anvendes ved valg av organisering av sertifiseringen, og antall sertifikater: Stiftelsen Miljøfyrtårn har som hovedprinsipp at sertifisering skal skje der virksomheten er lokalisert og aktivitetene utføres, og betegner det for sertifisering på virksomhetsnivå. Sjekkliste knyttet til Miljøfyrtårn portalen: 1. Konsulent skal logge seg inn med eget brukernavn og passord på min side i Miljøfyrtårnportalen. 2. Se egen rutine for oppretting av ny virksomhet (brukerveiledning konsulent) i portalen. Hvis virksomhet har gjort et grundig forarbeid og har besluttet å Miljøfyrtårn-sertifisere seg, er det mulig for konsulent, før første oppstartsmøte, å gi virksomhet hjemmelekse for å forberede seg til første oppstartsmøte. Dermed kan man få så effektive og gode arbeidsmøter som mulig. Kontaktperson i virksomhet må før oppstartsmøtet sette sammen og kalle inn en Miljøgruppe til første møtet. I Miljøgruppen bør minimum en representant fra ledelsen delta. Miljøgruppen bør/kan inneholde representanter fra: Konsulent/internkonsulent, Representant(er) fra ledelsen Miljøansvarlig Representant(er) fra AMU og/eller HMS-avdelingen Teknisk ansvarlig Generelt miljøinteresserte Konsulentens ansvar i miljøgruppen: Sende ut møteinnkallelser, være godt forberedt, sekretær, møteleder, informere, motivere og engasjere, stille spørsmål, skrive referater og fordele arbeidsoppgaver. Suksesskriterier for at det skal bli en god Miljøfyrtårnsertifisering av virksomheten: Miljøfyrtårn må være godt forankret i ledelsen Bedriftens eiendomsforhold til Miljøfyrtårn Ansatte deltar aktivt i miljøarbeidet Det ytre miljø skal likestilles med andre saker innenfor HMS- arbeidet (vernerunder, HMS revisjon, miljørapporter) 3.3 Oppstartsmøte Gjennomgang av vesentlige punkter ved Miljøfyrtårn

6 Valg av miljøansvarlig Grovanalyse av bedriften Mål med arbeidet Fremdriftsplan, antall arbeidsmøter, fordeling av miljøtema etc. 3.4 Arbeidsmøtene Tidsbruken for arbeidsmøtene for en virksomhet med ett bransjekrav ligger normalt på 2 4 timer. Det bør være minst 3-5 arbeidsmøter for at det skal bli god kvalitet på arbeidet, avhengig av størrelse på virksomhet og kompleksitet i bransjekrav. Hvert arbeidsmøte bør deles opp i miljøtemaer i henhold til bransjekrav for og ikke gape over for mye på hvert møte. Oversikt over miljøtemaene som skal fordeles: HMS-Internkontroll, arbeidsmiljø, avfallsreduksjon og -sortering, innkjøp og materialbruk, energi, vann, transport, utslipp til luft/vann/støy og estetikk. Arbeidsmøtene er grunnlaget for den endelige rapporten. Bransjekravene varierer sterkt i omfang og har selvfølgelig betydning for tidsforbruket Gjennomgang av bransjekrav på møtet SYSTEMKRAV Internkontrollforskriftens 5 Hvilke lover og forskrifter som gjelder for virksomheten Hvilke mål virksomheten har for helse, miljø og sikkerhet (indre og ytre miljø) Hvordan virksomheten er organisert, blant annet fordeling av ansvar og oppgaver innenfor HMS Hvordan kartlegging av risiko er gjennomført (prosedyre, handlingsplan) Hvordan håndtere avvik (prosedyre, rapportskjema) Hvordan dokumentere at IK-systemet revideres Bedriften må formulere miljømål som omfatter både arbeidsmiljø og ytre miljø. Skal inngå i mappen for IK-systemet. Det skal være tilpasset virksomhetens behov og være konkret. Eksempler på målformuleringer for ytre miljø: 1. Formulere et hovedmål for miljøarbeidet «I vår bedrift skal det skapes et trivelig og trygt arbeidsmiljø for alle ansatte. Vi skal også ta vare på våre bygninger og materiell, og forhindre belastning på det ytre miljø. Tjenestene som vi selger skal være sikre for våre kunder. Disse målene skal nås gjennom stadige forbedringer. Alle ansatte skal delta aktivt i forbedringsarbeidet». 2. Lage delmål knyttet til tema (f.eks. avfall/innkjøp): «Avfallet skal tas forsvarlig hånd om og vi skal aktivt bidra til at det oppstår minst mulig avfall på arbeidsplassen.» 3. Konkretisere målene «Vi skal redusere papirbruken med X %»

7 Det er konsulenten som under miljøanalysen hos virksomheten skal ha forsikret seg om at internkontrollen er god nok, enten at den var god nok i utgangspunktet, eller at virksomheten har fått nødvendig hjelp til å få internkontrollen systematisert og implementert. Sjekk om det finnes pålegg fra Arbeidstilsynet som ikke er lukket. Sertifikat kan ikke utstedes så lenge det eksisterer åpne pålegg. I noen bransjekrav skal Internkontroll Mat være innført. Virksomheten må da kunne dokumentere at de er registrert og godkjent hos Mattilsynet. Sjekk om det finnes pålegg fra Mattilsynet som ikke er lukket. Sertifikat kan ikke utstedes så lenge det eksisterer åpne pålegg. Internkontrollforskriften gjelder for all virksomheter som omfattes av bestemte lover som behandler ulike helse-, miljø- eller sikkerhetshensyn. Disse står listet i Internkontrollforskriften 2. For små bedrifter med lite risikofylt aktivitet, behøver ikke dette bli så mye. Det er et krav at sertifiserte virksomheter årlig (innen 1. april året etter) leverer en årlig Miljørapport med handlingsplan. I tillegg er det nå et krav at siste års miljørapport skal fylles ut og leveres før en virksomhet kan bli sertifisert. Konsulenten forventes å ha gått igjennom prinsippene med den årlige miljørapporten og lagt til rette for at virksomhet har nødvendig informasjon for å fylle denne ut. Følg veileder for Miljørapport. Sett størst fokus på indikatorene i Miljørapporten, og fortell at det kommer en utrapport man kan se med en gang man har trykket «lagre» eller «levert». Har man trykket «ja» på «tilgjengelig for alle» helt øverst (noe vi oppfordrer til) i Miljørapporten, må man være bevisste at man ikke skriver noen konfidensielle opplysninger i kommentarfeltene. Alle kan lese det! Det er også viktig å informere virksomhetene om at kommentarfeltene IKKE er til kommunikasjon med Stiftelsen Miljøfyrtårn, men de er ment for å gi en mer utfyllende forklaring for resultatene. ARBEIDSMILJØ Kartlegging av arbeidsmiljøet, bør omfatte innenfor områdene; Bedriftshelsetjeneste, verneombud, arbeidsmiljøutvalg (AMU), ergonomi, trivsel, inneklima, lysforhold, støy, støv, helsefarlige stoffer, verneutstyr, renhold, universell utforming (skoler og offentlige bygg). VERNE OG HELSEPERSONALE (bedriftshelsetjeneste). En forskrift i Arbeidsmiljøloven regulerer hvem som er pålagt å ha verne- og helsepersonale. Det er viktig å avklare om det virkelig er bedriftshelsetjeneste bedriften abonnerer på. VERNEOMBUD OG ARBEIDSMILJØUTVALG (AMU) «Ved hver virksomhet som går inn under arbeidsmiljøloven 6-1 skal det velges verneombud. Ved virksomhet med mindre enn 10 arbeidstakere kan partene skriftlig avtale en annen ordning, herunder at det ikke skal være verneombud ved virksomheten». «I virksomhet hvor det jevnlig sysselsettes minst 50 arbeidstakere, skal det være arbeidsmiljøutvalg, der arbeidsgiveren, arbeidstakerne og bedriftshelsetjenesten er representert. Arbeidsmiljøutvalg skal opprettes også i virksomhet med mellom 20 og 50 arbeidstakere, når en av partene ved virksomheten krever det (Arbeidsmiljøloven 7-1)».

8 Hva er tilstrekkelig ventilasjon? Hvis det er snakk om vanlige lokaler uten støv eller kjemikalier fra produksjon, er den god nok hvis det er installert et ventilasjonsanlegg med inn- og utluft. I noen helt nye bygg er det brukt «naturlig ventilasjon». Og dette skal helt klart være tilstrekkelig. Hvis ansatte klager på inneklima, er det en god indikasjon på at ventilasjonen er for dårlig. Konsulenten må bruke skjønn under punktet om ventilasjon. Hvis konsulent vurderer det slik at det er tvil om inneluften (inneklimaet) er for dårlig, kan han/hun be bedriften/virksomheten undersøke med målinger av profesjonelle folk. I etterkant kan konsulent gjøre en avtale med bedriften /virksomheten om hva slags tiltak som evt. skal gjøres. En problemstilling er eldre kontorbygg uten ventilasjonssystem. Dersom det er høyt under tak, vinduene kan åpnes, og folk stort sett er fornøyd, er det ikke grunn til å stille krav om å bygge ventilasjonssystem til 4-5 millioner kroner eller mer. I produksjonsbedrifter vil ofte Arbeidstilsynets normer for inneluft kunne brukes som utgangspunkt. Tilfredsstilles dette, bør det også godkjennes av Miljøfyrtårn. Her kan konsulenten be bedriften dokumentere at inneluften er bedre enn normene fra Arbeidstilsynet. Konsulenten kan også be om å få se brev fra Arbeidstilsynet der innehold av støv/kjemikalier i luft omtales. Er det gitt pålegg, og er disse gjennomført? Orden i og informasjon om hensikten med HMS datablad/sikkerhetsdatablad for kjemikalier skorter det ofte på. Sjekk om databladene gjelder for kjemikaliene som oppbevares og brukes i virksomheten, at ansatte er informert, at databladene er av nyere dato og at de oppbevares lett tilgjengelig. Bruk skjønn for tiden du skal bruke på dette, graden av farlighet og volum som anvendes er en rettesnor. Her kan man vise til den nye forskriften FOR Forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid), kap. 2, hvor det står om stoffkartotek. INNKJØP OG MATERIALBRUK Virksomheten skal vise sjekklisten som brukes for miljøvennlige innkjøp. Det kan for eksempel være Miljøfyrtårns veileder; eller en egen sjekkliste som trenger ikke å være særlig avansert. Den kan f.eks. se slik ut:. Vurder om det er nødvendig å handle i det hele tatt, har vi behov for det? Nei til kjemikalier på kandidatlisten til Reach. Velger varer med miljømerking som Svanen, Debio, Bra miljöval og EU- blomsten. Virksomheten må kunne redegjøre for hvilke varer den kjøper som har faktisk har en tredje parts miljømerking Vurderer alternativ bruk i stedet for å kaste (møbler, PC-utstyr, etc.) Foretrekker underleverandører med miljøvennlig drift Reiser med tog fremfor fly, når det er mulig Dersom virksomheten er en del av et konsern eller kjede, begrenses innkjøpsmulighetene, og en forenklet innkjøps sjekkliste er tilstrekkelig for de lokale innkjøpene som gjøres (kafé, kontorrekvisita etc.)

9 Ved rapportering i Miljørapporten kan man velge å angi produkter med 3. parts miljømerking i % eller som antall. Viktig at virksomheten velger det samme fra år til år slik at det blir sammenlignbart. ENERGI Kartlegge det årlige energibruket Etablere systemer for energiregistrering Energibruket skal registreres og følges opp i handlingsplanen (se bransjekravene) Redusere forbruket gjennom: Bruk av sentralt driftsanlegg (SD) som styrer lys varme og ventilasjon Bruk av energivennlige lyskilder (sparepærer/led) Bruk av energigjerrig utstyr Gode interne rutiner som sikrer lavt forbruk ENØK-tiltak som er innspart innen 2 år skal gjennomføres. Andre ENØK tiltak/investeringer Energimerking av yrkesbygg over 1000 kvm byggeiers plikt. For yrkesbygg under 1000 kvm er det tilstrekkelig at ENØK sjekkliste fylles ut. ENØK sjekkliste finner du her. Som leietaker skal virksomheten kunne vise hvordan den kommuniserer med byggets eier for å finansiere energisparingstiltak. Alternativt hvilke tiltak den selv har satt i verk ved manglende respons fra gårdeier. Dersom virksomheten siste år har planlagt og/eller bygget ut eller rehabilitert egen bygningsmasse, skal det i rapporten fra miljøanalysen være redegjort for hvordan miljø er tatt hensyn til. Ved ombygging skal det vurderes om det er av betydning, og om ny miljøanalyse bør utføres. Virksomheten må notere dette i kommentarfeltet i miljørapporten, da dette kan få betydning for energi osv... Ved flytting skal alltid en ny miljøanalyse utføres i samarbeid med en konsulent før resertifisering. TRANSPORT Miljøvennlige transportmidler - Velge mer miljøvennlig transportmidler (tjenestereiser/ansattes reisevaner til og fra jobb) Bedriften skal blant annet: - ha oversikt over drivstofforbruket (gjelder egen bilpark) - ha oversikt over kjøretøyenes kjørelengde (gjelder egen bilpark og ved utbetaling av kjøregodtgjørelse) - ha oversikt over antall flyreiser/flytimer i tjenestereiser - etterspørre mer miljøvennlige kjøretøy (ved nyinnkjøp) AVFALL Konsulent skal sammen med miljøgruppen kartlegge avfallet: Hva slags type avfall, hvor oppstår avfallet, hvor mye avfall, hvor mye utgjør de årlige avfallskostnadene? Resultat skal resultere i en avfallsplan, som inneholder: Hvilke avfallstyper som skal kildesorteres Hvordan avfallet skal håndteres Valg av utstyr og merkesymboler

10 Hvem henter og når tømmes avfallet (internt og eksternt) Oversikt over avfallsmengder og kostnader Lage avfallsinstruks Når det gjelder utregningsprosent for kildesortering, skal bedrift i samarbeid med sin konsulent ha regnet den ut så nøye som det er mulig. Dvs. hvor stor andel av det totale avfallet som er kildesortert, og hva som er restavfall. (NB! Kildesorteringsprosenten for virksomhetene vil også vises i utrapporten som du kan hente på miljøfyrtårnportalen, under rapporter). Virksomhet må også finne ut av sammen med sin konsulent hvor det blir av avfallet etter at det er sortert og blitt hentet av renovasjonsselskap i kommunen. (Energi gjenvunnet eller materialgjenvunnet). Dette er ofte vanskelig å finne ut av. Det er positivt om virksomheten legger press på sin kommune/region, gårdeier/senterledelse for å muliggjøre bedre kildesortering. UTSLIPP TIL VANN Viktig punkt dersom virksomheten har konsesjon for utslipp. Sjekk i så fall om det finnes pålegg som ikke er lukket. Sertifikat kan ikke utstedes så lenge det eksisterer åpne pålegg. Virksomheter som har vaskeplasser er det krav om oljeutskiller og sandfang. Det bør kontrolleres at dette er på plass. UTSLIPP TIL LUFT/STØY Viktig punkt dersom virksomheten har konsesjon for utslipp. Sjekk i så fall om det finnes pålegg som ikke er lukket. Sertifikat kan ikke utstedes så lenge det eksisterer åpne pålegg. ESTETIKK Kravet gjelder kun utvendig estetikk. Ryddighet og orden gir økt trivsel. 4.0 Etterarbeid/administrasjon 4.1 Utarbeidelse av endelig rapport Miljøanalysen som er gjort i forbindelse med arbeidsmøtene med virksomhet legger grunnlag for den endelige rapporten som skal (når den tid er inne) lastes opp på min side og gjøres tilgjengelig for sertifisøren. Forslag til konsulentrapportmal finner du her: 4.2 Bestilling av sertifisør Følg brukerveilederen for konsulent slik at du kan bestille sertifisøren og tildele sertifisøren tilgang til å lese den dokumentasjonen som er lagret på virksomhetens side. Brukerveilederen finner du under verktøy for konsulenter på nettsiden til Stiftelsen Miljøfyrtårn. 4.3 Oppfølging av virksomhet Konsulenten oppfordres til å ha kontakt med virksomheten også etter sertifikatet er utdelt. Gjerne etter nyttår, i forbindelse med klargjøring og utfylling av miljørapport. Få dette inn i avtalen/kontrakten ellers blir det fort glemt.

11 Det er også positivt om konsulenten kan kontakte virksomheten to år etter sertifisering, for å høre om det er behov for en gjennomgang av rutiner før resertifisering. Ofte har det i perioden vært utskifting av ledelse og/eller ansatte, slik at forankringen kan ha blitt noe redusert. Dersom virksomheten i mellomtiden har byttet lokaler eller har endret driften vesentlig SKAL en konsulent ha en gjennomgang før resertifisering. 5.0 Vedlegg 5.1 Definisjoner Oppdragsgiver Organisasjon eller person som ber om en sertifisering. Konsulent Person som har kompetanse til å utføre en sertifisering. En konsulent i Miljøfyrtårnordningen skal ha levert CV til Stiftelsen Miljøfyrtårn og blitt godkjent for å delta på kurs, og ha gjennomført MFT konsulentkurs. Kompetanse Vise personlige egenskaper og god evne til å anvende kunnskaper og ferdigheter. Internkonsulent En konsulent som kun har lov til å være konsulent innen egen organisasjon. Egen organisasjon kan være en kommune, eller en privat kjede/konsern som ønsker å bruke interne konsulenter i miljøanalysen for sine virksomheter/avdelinger. Internkonsulenten kan ikke selge sine Miljøfyrtårntjenester utenom egen organisasjon. Begreper: o o o o o Sertifiseringsrapport: Arbeidsdokument fra sertifisør til virksomhet der alle avvik og merknader er listet opp, med frist for lukking av avvik. Ikke obligatorisk å laste opp i MP Godkjenningsbrev: Siste dokument sertifisør skriver for å dokumentere at alle avvik er lukket og at virksomheten nå er godkjent. Obligatorisk å laste opp i MP. Sertifikat: Det dokumentet som dokumenterer navn på virksomhet, besøksadresse, hvilke bransjekrav som er brukt, gyldighetsdato, sertifikatnummer, signatur fra sertifisør, sertifiseringsmyndighet og kontrollfelt fra Stiftelsen Miljøfyrtårn. Lastes ned fra MP av sertifisør, skrives ut, signeres og sendes til virksomhet. Diplom: Det tradisjonelle Miljøfyrtårnsertifikatet 41 cm x 41 cm + ramme med passepartout med kun navn på virksomhet, signatur fra person i kommunen der virksomheten ligger og evnt. en 3. signatur. Produseres av Figuru AS og sendes pr post som før. Konsulentrapportmal: Konsulentrapportmalen er veiledende og konsulenten har frihet til å nytte eget format i oppsettet.