Revisjonsteknikk. Vitek Novak. Sertifisør i Miljøfyrtårn-ordningen

Transkript

1 Revisjonsteknikk Vitek Novak Sertifisør i Miljøfyrtårn-ordningen

2 Innhold Grunnlag Miljøstyringssystemer Revisjonsprinsipper Personlige egenskaper Fra kriterier til funn Sertifiseringsprosessen Samtaleteknikk Miljøfyrtårn skritt for skritt Situasjoner i revisjonsmøtene Spørsmålsstillinger Aktiv lytting

3 Sertifiserbare miljøstyringssystemer med krav Internasjonalt: NS-EN ISO 14001:2004 Europa: EMAS Norge: Miljøfyrtårn

4 NS-EN ISO 19011:2002 Revisjon av systemer for kvalitets- og/eller miljøstyring Prinsipper for revisjon Styring av revisjonsprogram Revisjonsaktiviteter Kompetanse og vurdering av revisorer

5 Prinsipper for revisjon - ISO 19011:2002 Etisk adferd - grunnlaget for profesjonalitet Rettferdig presentasjon - forpliktelsen til å rapportere sannferdig og nøyaktig Nødvendig faglig omtanke - anvendelsen av oppmerksomhet og dømmekraft ved revisjon Uavhengighet - grunnlaget for upartiskhet ved revisjonen og saklighet på revisjonskonklusjonene Fremgangsmåte basert på beviser - den fornuftige metoden til å komme frem til pålitelige og reproduserbare revisjonskonklusjoner i en systematisk revisjonsprosess

6 Revisors personlige egenskaper - ISO Etisk, dvs. rettferdig, sannferdig, ærlig og diskret Åpenhjertig, dvs. villig til å betrakte alternative idéer og synspunkter Diplomatisk, dvs. taktfull i omgang med mennesker Observant, dvs. aktiv oppmerksom overfor omgivelser og aktiviteter Allsidig, dvs. tilpasser seg raskt forskjellige situasjoner Fokusert, dvs. fokusert på fremdriften Besluttsom, dvs. trekker raskt konklusjoner basert på logikk og analyse Selvstendig, dvs. fungerer på egenhånd og er effektiv i omgang med andre

7 Fra kriterier til funn Revisjonskriterier (krav) Revisjonsbevis (innhentet info) Revisjonsfunn (sammenligning)

8 Typer funn l Sterke sider l Avvik l Anbefalinger

9 AVVIK - ANBEFALING Ikke samsvar med krav = avvik I hovedsak samsvar, men kan forbedres = anbefaling Krav oppfylt, men har større potensial = anbefaling Tilføring av erfaring, idéer = anbefaling

10 Sertifiseringsprosessen - Miljøfyrtårn Forespørsel fra kunde 5% 25% Tilbud/avtale Forarbeid 50% 20% Sertifiseringsmøte Etterarbeid Sertifikat til kunde

11 Forespørsel fra kunde Innhente informasjon fra kunde: Navn og kommunikasjonsdata Kontaktperson Relevante bransjekrav

12 Tilbud/avtale Kalkulere oppdrag Gi skriftlig tilbud og få aksept: Basis for tilbudet (beskrive kompleksitet og evt. særforhold) Pris Konfidensialitet (opplys om dette i tilbudet) Tilgang til Miljøfyrtårnportalen Avtale tid for sertifisering Orientere om program, sted, og behov for dokumentasjon knyttet til internkontroll ved sertifiseringsmøtet

13 Forarbeid Studere konsulentrapport og annen dokumentasjon Studere miljørapporten Avklare eventuelle spørsmål med konsulent Utarbeide sjekkliste Søk kunnskap om bransjen og virksomheten

14 l Kle deg for anledningen og møt opp presist l Kort orientering om prosessen/avklaringer (15-20 min.) l Intervjuer (samtaler) Gjennomgå dokumenter (verifisere) Observere (rundgang i lokaler og eventuellt besøk der det foregår uteaktiviteter, f.eks. byggeplass) l Snakke med ansatte Sertifiseringsmøtet l Oppsummering og presentasjon av funn l Avtale tidsfrist for oppfølging av eventuelle avvik

15 Etterarbeid Skrive sertifiseringsrapport (mal lagt ut) og laste opp rapporten i Miljøfyrtårnportalen til virksomheten. Sende faktura til kunden. Følge opp og godkjenne lukking av avvik. Laste opp godkjenningsbrev og bestille sertifikat i Miljøfyrtårnportalen

16 Sertifikat Signere sertifikatet og diplomet som sertifisør Laste signert sertifikat opp i Miljøfyrtårnportalen og gi beskjed til virksomheten Videresende signert diplom til sertifiseringsinstans

17 Situasjoner i revisjonsmøtene HUMOR OG TEMPO Sertifisering bør være en god opplevelse Løs opp stemningen fra starten av Gi en tidsramme for møtets varighet Disponer tiden og hold koken. Ikke gå dypt i opplagte spørsmål

18 Situasjoner i revisjonsmøtene INNKJØP Miljømerkede produkter/sertifiserte leverandører Leverandører er bl.a. renhold, avfallsmottaker, gårdeier, kantine i tillegg til bransjetypiske De som leverer minst 2/3 av det totale produkt-/tjenestevolumet bør regnes som sentrale leverandører

19 Situasjoner i revisjonsmøtene ENERGI Gårdeieren skal energimerke bygget og energivurdere klimanlegget Er all energibruk tatt med i miljørapporten?

20 Situasjoner i revisjonsmøtene AVFALL Avfallsreduksjon er hovedmålet Kildesortering må tilpasses lokale forhold og opplegget må stå i rimelig grad til fraksjonsvolumer Forsvarlig lagring og levering av farlig avfall

21 Situasjoner i revisjonsmøtene Rollekonflikt Hold deg til Miljøfyrtårn og sertifiseringsgrunnlaget. Ikke ta på deg tilsynshatten når du er sertifisør

22 Situasjoner i revisjonsmøtene WORST CASE Miljøanalyse og virkelighet spriker vesentlig Miljøansvarlig og/eller leder er på bærtur Virksomheten er opplagt ikke klar for sertifisering Bruk ikke mer tid enn nødvendig for å konkludere: AVBRYT SERTIFISERINGEN

23 Samtaleteknikk Hva skal det spørres etter og hvordan skal det spørres? Forhold deg til sak - bruk saksspørsmål Still åpne spørsmål Unngå diskusjoner Gjenta svaret med egne ord

24 Hvordan spørre Hva Hvem Når Fortell Hvordan Kan jeg se

25 Samtaleteknikk Unngå: Mener ikke du at? Blir det dokumentert..? Må du sjekke det eller ikke..? Er det bestemt? Bruk HV-spørsmål: Hvordan sikres..? Hvordan går du frem..? Hvordan tilrettelegges for? Hvordan skjer kontrollen..? Hvordan utnyttes papir..? Hvorfor gjøres det slik..? Hva vil du oppnå..? Hva er energiforbruket..?

26 Aktiv lytting Sammendrag - starttips: Forstår jeg deg riktig, så Du tenker, at Med andre ord Jeg gjør et kort sammendrag Du mener altså at Jeg forstår deg slik at Du sier at... Fordeler: Misforståelser unngås Essensen kommer tydeligere frem når mye informasjon Samtaleklimaet blir positivt og mye bedre Enklere å føre revisjonsprotokollen

27 Hold en frisk tone, gjerne litt humor Se på den du snakker med/hører på - øyekontakt! Snakk om ett saksforhold av gangen La den andre fortelle og vise, vær tålmodig Vær var for usikkerhet og uro i situasjonen Vær oppmerksom på kroppsspråk Vis interesse og forstyrr ikke med eget kroppsspråk Styr forløpet Samtaleteknikk Noen huskeregler for en god samtale

28 Lykke til!